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一、医院门急诊收费处风险及原因
(一)现金与银行刷卡风险 收费处现金方面风险主要体现在:收费人员挪用风险、现金遗失风险、银行刷卡风险。首先在实际工作中,由于收费员翻班容易导致备用金不足,为方便换零工作,次日上班的收费员被允许保留中午至下班的门急诊收入,从而导致下午收入的现金有被挪用的风险。其次在将现金押运到财务部途中,虽然只有几分钟路程,但几十万元的现金存在遗失与被劫风险。银行刷卡风险随业务增多而显现,如由于密码错误或线路故障而导致刷卡失败、违规刷卡套现、银行POS单第一联未收回、POS明细联汇总与结算联不一致、与银行对帐及收入确认等问题。
(二)业务操作风险 在收费操作中,经常发生电子处方与纸质处方冲突、发票上收费项目重复(有时不必要)、电子处方中的药品下柜、项目写错或停用导致的无法收费、费用项目被输到其他科室、自主挂号问题重重等。究其原因有:一是计算机没有对输入设置限定;二是没有对系统中的挂号收费项目维护更新;三是医院科室之间缺乏约定与沟通;四是实施电子处方后,纸质单据和处方仍在沿用,二者间没有区分规定;五是医保政策宣传不足。另外随着门急诊收费业务量增长,退费量相应增加。其原因既有医院方面,如预检台失误、医生要求、收费员差错或打印机卡纸等;也有患者方面如取消就诊、随意退号和更换科室等原因。由于退费缺少牵制审核,容易产生诈退和舞弊。近年来急诊欠费明显增多,大部分患者事后会将欠费结清,但也有一些患者因昏迷甚至死亡、或涉及工伤及交通事故纠纷、不能确定责任人而无法付费。显而易见,在医院的救死扶伤的同时,缺乏相关制度保障医院的损失风险。
(三)人员与岗位风险 频繁人员变动已然对收费工作产生一定影响,其中既有个人原因,也有时间长、强度大等工作性质原因,同时还有考核奖惩不公、同工不同酬、缺乏培训与晋升机会、排班拖沓无规律(正常排班与加班排班冲突)、请假困难等管理原因。而收费处工作内容增加后,没有及时分离职务与设置具体岗位,进而导致挂号收费、退费审核、审核包账等不兼容职务均由收费员一人负责,增加工作差错与职务舞弊风险。
(四)制度建设与执行风险 许多医院收费处仍处于传统的经验管理期,习惯于行政指挥。正是这种无章可循和有章不循,导致工作缺乏标准和流程不顺、任人唯亲和奖惩不公、以及管理混乱和权力膨胀等问题。收费处在制度建设和监督考评方面的问题,一方面是缺少相关内控知识和内控意识,造成管理者不重视收费处内控建设,编制制度时不联系实际操作,业务扩展后没有相应更新;另一方面是有些领导权利过于集中, 缺少制约监督和检查促进,使得内控制度形同虚设、流于形式,效果不理想。
(五)其他风险 收费处的其他风险包括资产风险、咨询服务风险、计算机网络风险等。收费处资产主要有票据、收费章和办公设备等。其中票据作为收费凭证最重要,需要妥善保管。但收费员箱柜狭小而票据厚重,因此堆放在收费处角落,容易产生票据遗失风险,也曾发生过收费员票据错拿误用情况。收费咨询主要集中于医保金额、医保政策、收费项目和就诊科室等问题。由于收费大厅吵杂和老年患者增多,又没有扩音话筒,收费员在不断大声重复中容易产生疲倦和烦躁;一些患者情绪激动,把矛盾发泄到收费窗口。医院信息化后,收费和医保结算都依赖网络,所以虽然网络故障几率很小,但仍不能忽视门急诊计算机与网络故障风险。
二、医院门急诊收费处风险防控措施
(一)合理设置岗位,建立岗位责任制 新时期医院门急诊收费处的业务范围有了很大变化,为避免职务舞弊和管理越权,应对不相容职务进行分离、合理设置岗位。首先将退款审核、票据保管记录、复核汇总收入和二级银库管理等从收费业务中分开,单独建岗,并且建立岗位责任考评和奖惩机制;其次根据职务分离原则进行一人多岗或一岗多人的任用,通过加强收费员考核培训等手段,提高其业务能力和素质水平;最后通过定期检查和岗位轮换,保证职务牵制的有效性,加强制约监督。
(二)规范操作流程,完善收费制度 更新完善门急诊收费处的规章制度,对不同业务制定不同的操作流程,使服务标准化、规范化。如制定现金管理规定、挂号收费制度与流程、退费制度与流程、欠费制度与流程、窗口服务规定与流程等。组织收费员培训学习, 严格按照操作权限和操作流程办事,最大限度地减少工作差错。对收费制度和通知事项,通过签字确认等方式实现有效传达并明确责任。
根据《内控规定》第十五条规定,建立退费管理制度,各项退费必须提供交费凭据及相关证明,核对原始凭证和原始记录,严格审批权限,完备审批手续,做好相关凭证的保存和归档工作。因此门急诊收费处的退费管理重点是严格遵守制度和流程。
利用医院的网络信息技术,加强对门急诊收费处业务的内部控制:如对收费项目和科室设置权限,减少收费重复和差错;通过系统设置各部门相互收费监督的退费审批机制,严格区分不同部门和人员的退费操作。
(三)加强现金监管,建立管理制度 门急诊收费处的现金管理制度包括现金监管制度、备用金管理制度、现金上缴制度、银行刷卡管理制度等。
(1)由于现金具有流动性最强、诱惑力最大,最容易被挪用和侵吞,所以应重点加强对现金监管。例如在现金押运中增加医院保安护送、不定期的现金盘点和配备监控摄像头等。现金盘点的范围包括收费员银箱和二级银库,由专人负责,并作好盘点记录和后续工作。
(2)由于备用金配备过高会增加现金成本,所以审核备用金定额应根据门急诊人次和具体岗位性质而定。通常在周末门诊和节假日加班时会出现备用金不足,可以临时增设短期周转备用金。另外在备用金换零的时间安排上,可以调整到上午或者中午,这样收费员能利用部分收入的现金,减少对备用金需求。
(3)为保证现金安全,应压缩收费员的库存现金量,加速确认入账。针对次日上班的收费员允许保留下午收入现金的风险问题,可以下班时预交定额标准以上现金,既免去结账报账的繁琐,又能减少现金挪用等风险。而对预交的现金定额,可以根据管理需要随时调整。
(4)现在已经有一些医院的门急诊收费处实现POS机与医院HIS系统的联网,使医院收费系统具有收银一体机的功能,省去POS单核对和银行对账等工作。但大部分收费处还没有实现二者联网,为加强对银行刷卡管理与监督,可以通过收费员在每张POS单上记录对应收据编号,以备查询。工欲善其事,必先利其器,为提高银行刷卡效率以及便于核对,应适当增设终端机和电话线路。
(四)规范票据使用,加强授权控制 随着医院门诊人次增多,票据使用量不断增大,票据管理同样是财务管理和内控的重点。编制票据管理制度,加强对票据的领用、保管、核销与登记等管理。此外,在收费员使用收据前,应由管理人员在系统中对收费员的收据起讫编号进行授权,防止收据他用和跳号使用等情况发生。
(五)加强班组建设,发挥员工积极性 再好的工作制度与流程,也要依靠员工去贯彻执行。由于门急诊收费处工作繁琐枯燥、压力大,工作量己趋于饱和;因此如何激励收费员发挥潜能成为当务之急。可以通过规律性的排班、减少额外加班、批准合理休假等方式减轻收费员的工作疲劳;并通过完善制度、规范操作、公正奖惩考核、加强信息传递与培训,使收费员知晓院务,信赖和融入团体、发挥积极性和创造力。妥善处理好管理者、被管理者和管理方式等问题,以建设和谐班组。可以将定量化的绩效考评与奖金计算挂钩,但在考核过程当中必须公开公正、奖惩分明,并要注重沟通和员工培训。
年月日,按照医院的要求按时来实习单位报到。经过财务科领导的安排,我被分配到财务科门诊收费处实习。在这三个月的时间里,在领导、师傅以及同事们的悉心关怀和指导下,通过自身的不懈努力,各方面均取得了一些小的进步,现将我的实习情况作如下汇报。
记得,在进入黄浦区中心医院门诊收费处实习之前,我对医院门诊收费处的认识并不十分了解,对于自己是否能够了解和掌握医院财务科门诊收费这方面的工作知识很担心。所以,在实习期中如何去认识、了解并熟悉自己所从事的行业,便成了我的当务之急。
一、通过理论学习和日常工作积累使我对门诊收费处有了较为深刻的认识。
记得到门诊收费处的第一天时,我拿到的第一份资料就是<上海市黄浦区中心医院财务科门诊收费员岗位说明书>、<复高挂号及收费系统操作流程培训内容>。不懂就学,是一切进步取得的前提和基础。在这段时间里,我认真学习了黄浦区中心医院门诊收费处的各种相关资料,看了许多药方并从网络上摄取了大量的有用素材。再加上每天跟着师父学习的时候,我也会看师父收费的每张药方和每张化验单,并对师父说出药方上的药名和计量并做下相应的笔记,以便自己回家巩固复习,使我对不同的医生开出的药方上的写法有了一个大概地了解。慢慢地,我清楚的意识到想要胜任这份工作最重要的、最基本的事情就是能看懂药方。因此,唯一的方法就是多看医生开的药方。让自己做到看到医生开出来的药方、化验单和各种各样的检查单就立刻能反映出。做的笔记也得认真的记忆,以便在使用的时候得心应手。
二、坚持政治、经济学习让我的思想理论素养不断得到提高。
勤勉精神和爱岗敬业的职业道德素质是每一项工作顺利开展并最终取得成功的保障。在这三个月的时间里,兢兢业业做好本职业工作,从未迟到早退,利用双休日时间参加助理会计员的培训课程,以便提高自己在财务方面的基础知识。用满腔热情积极、认真地完成好每一项任务,严格遵守的各项规章制度,认真履行岗位职责,自觉按章操作;平时生活中团结同事、不断提升自己的团队合作精神。从学校到迈入社会的同时,我更加坚定自己的想法并且要一直做下去:要有一种积极豁达的心态、一种良好的习惯、一份目标及计划并按时完成竟是如此重要,并最终决定一个的人成败。这本书让我对自己的人生有了进一步的认识,渴望有所突破的我,将会在以后的工作和生活中时时提醒自己,以便自己以后的人生道路越走越精彩。
三、认真学习岗位职能,工作能力得到了一定的提高。
当我到黄中心医院实习的之前,急诊大楼已经改造完工。在年月中旬左右,门诊大楼1-4层楼开始了改造工程,我们大家开始了搬迁的工作,各科室也都有了临时的办公场所。虽然刚搬迁好的前一个礼拜,病人不是十分清楚挂号收费、各科室看病就诊的地方以及药房在哪里等,出现过病人的不理解和指责等。财务科的领导们也针对这些问题,做出相应的工作改变方案:
(1)、优化流程,简化环节,增加服务窗口,缩短病人等候时间,排队不超过8分钟。
【摘要】广州某大型三甲医院利用工作之便,对在收费处病人折返的次数、原因进行数据收集,并采用鱼骨图、帕累托图、EXCEL、A3工具等数据进行分析,针对以上原因对窗口收费服务进行改进。
【关键词】医院门诊收费 病人折返 鱼骨图 帕累托图
doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2014.07.048
医院的收费窗口是医院重要的对外服务窗口,是医院和患者接触时间最早、留给患者对医院第一印象的地方,是医院的形象窗口,同时也是各种矛盾相对集中之地[1]。门诊收费工作的好坏,服务质量的好坏直接影响医院的经济效益和社会效益[2]。随着社会的进步,医院的收费也从手工计价手工录入电子处方计价的跨越,目前的电子处方计价很大程度减少了收费员的工作强度,但同时收费员需要对各种公医的把关、对医保的联网操作、对各种特殊病种的优惠让医院的收费不再是单单的收钱这么简单,当窗口服务不能达到患者预期时便会引发矛盾,因此需要我们从患者的角度出发,切实了解患者的需求,找到自身服务中的薄弱环节,构建和谐的窗口环境[3]。
患者总想以最短的时间达到就诊的目的,在挂号、收费等待的过程中难免会产生急躁情绪[4],尤其是病人交费不成功,需要病人的来回折返,最容易引起病人的不满意,往往病人要为这些问题买单,轻则来回跑几次,重则影响到看病及时医治。目前很多单位都是电子处方收费,因此引起病人来回跑大部分不是收费处本身的问题,大部分有上流环节不完善、挂号留下的问题,也有医院信息相关问题,或者是计价、药房、医生、功能科室之间沟通的问题,是整个医院就医流程的问题。为了解决这些问题,我们门诊收费处对这些收据进行收集,并结合门诊办、医教处、信息处对出现折返较多问题进行改进。
1研究对象与方法
1.1研究对象
以广东省中医院的门诊患者为研究对象,利用了将近三个月的时间,门诊收费员对病人交费需要折返进行登记。
1.2研究方法
门诊每个收费员对经过收费处,没有一次交费成功的病人折返次数进行登记,并对取得的数据用EXCEL进行统计,并利用鱼骨图、帕累托图进行分析。
2门诊收费窗口对病人折返的数据收集分析
2.1设计折返数据调查表
门诊的病人基本要经过收费处,前台收费员用2周时间每个每天发一张“病人折返登记表”,凡是病人没有一次交费成功,均用表格登记下来,登记好每天交给专人登记统计,为了不给前台增加负担,我们把表格设如下,见图1。
收费员只需将折返的原因在相应的类别上填上数字即可。
3 数据分析
3.1我们将收集到的数据进行分析,我们用鱼骨图的直观表达见图2。
可以看出造成病人折返的原因有很多,但最多的问题是集中在处方和检查检验单方面的折返,解决了这两方面的折返,即可解决了近百分之60%的折返。
3.2我们集中了对处方和检验检查两方面的折返用帕累托图进行了分析,见图3。
根据统计,将折返的病人数除当天挂号总人数得出与处方相关折返率达到了0.53%,与检验检查相关折返率为0.39%。设定了需要改善的目标及具体的问题要点:
3.2.1处方相关的折返①部分医生需要手写处方,但医生处方字体不规范:医生签名看不清,经常造成挂号处挂错号,病人到收费处交款时,收费员发现则请病人重新挂号,如果收费员也看不出,经常造成录错医生号,影响了被挂号的医生。处方书写潦草,容易造成收费员录入错。②药品的用法用量不符规定:单次用量超量,如中药10 g打成了100 g,或者静脉滴注的药品录成了口服,或者没有写明用法。③处方没有诊断:现在多地已开通了门诊医保统筹,病人要享受医保统筹首先就要上传病人的诊断到医保网,但很多医生只在电脑写了病情摘要,开了处方,却没有把诊断写上,病人交费时不能传诊断而造成交费不成功。
④特殊病种的处方没有单独开具并写明病种:随着社会的进步,很多地方都有对特殊病种的补贴,但由于项目繁多,每个项目又对应有相应的药品目录,造成医生容易混乱,容易造成前台收费员用少了或用错了病种优惠。⑤毒性中药没有写明知情同意书:医生开毒性中药时没有开知情同意时,造成病人交费不成功而来回折返。⑥医生处方保存不成功:医生在操作界面上开具的处方,保存时没有成功,造成病人交费时HIS系统没有记录,要来回折返。
3.2.2与检查检验相关的折返①检查检验项目部位不明确:检查单上开漏了检查部位或检查项目书写不全,造成病人交费不成功或检查科室不敢执行。②开单时没有诊断:医生开单时没有写明初步诊断或疑似诊断造成医保统筹记帐的病人交费不成功。③机器故障没有及时通知到收费处和医生:交了钱才知道做不了,回来退钱。④检验项目重复:告成多收费,需要病人退费。⑤检查单与电脑不符:检查单上项目与电脑上的记录不符,交费不成功。
⑥没有提醒检查前的注意事项:如有些检查需要空腹、憋尿、清肠胃等特殊要求的,病人来检查时因事先不知而做不了。⑦没有填写知情同意书:有部分的检查增强项目需要填写病人知情同意书,造成交费不成功或检查时才知道,来回折返浪费时间。
3.3设定改善目标
与门诊处方、检查检验相关的总折返率下降50%。
4设定改进措施
我们从这些问题入手,与信息处、门诊办、医教处配合制定了改进办法:①电脑上设置了医生要开任何单据时,首先要输入诊断,这样大大的减少了因为诊断而折返的病人。②规范医生处方手写,对老中医配备助手;对住院医生也开具门诊医生工作站,方便出院的病人来住院部复诊;并要求医生签名时也写上工号,以便挂号收费辨识。③对特殊病种,电脑设定单独的界面开具特殊病种的药,把每个药种的药品目录维护到相对应的病种下,并在处方上打印出病种的名称。这样医生开药时不用记哪种病有哪些药,只要选上相对应的病种即可。④对毒性中药自动带出知情同意书,对超剂量的药品需要医生再次按密码确认。⑤加强对医生对系统操作的培训。⑥检查检验单实行无纸化电子单,大大减少医生因手写不规范而引起的折返。⑦在预约中心打印出检查注意事项,病人预约检查时前台文员做好告知工作。⑧检查机器故障及时通知到前台收费指定负责人,交费前告知病人。⑨对重复的检查检验项目需要医生确认才能录入保存。
5 总结
医院收费窗口经过几个月的实践,我们的门诊总折返率下降52%,处方折返率下降45.3%,检验检查折返率下降64.1%,取得良好的效果,不仅提升收费窗口的病人满意度,还做到让病人满意、医院满意,争创优质服务窗口。见图4。
参考文献
[1]郭薇薇,陈相武,胡玉红,等.医院门诊收费工作研究进展[J].现代医院,2012,12(4):132.
[2]刘敏.优质服务:门诊收费处的管理[J].现代医院,2011,11(6):120-121.
关键词:信息化环境 医院门诊收费 内部控制制度
内部控制制度是指为了实现业务活动流程规范有效,资金资产流动明确安全,财会系统的严密精确,单位设立的一个控制职能的系统。近年来信息技术的应用范围越来越广,扩展至各个领域,医疗行业也由于信息技术的引入发生了深刻的变革,进而需要改变在传统的环境下医院门诊收费部门内部控制制度和缺陷。在此种情况下,认识旧环境中医院门诊收费内部控制制度的缺陷,并研究在新的环境下如何改进这些缺陷具有重要的意义。
一、医院在传统环境下门诊收费内部控制制度中存在的问题
门诊收入是医院财务收入的重要组成部分,如何保证资金安全,票据规范使用以及在经济活动中行为是否合理规范,财务是否清晰明确,是门诊收费内部控制制度的难点和重点。而门诊收费部门是医院的一个特殊的部门,与其他非临床科室不同,他直接服务于患者,其日均服务量会随着医院业务量增大而激增,而在这种情况下,既要保证对病人良好的服务,又要按照医院相关制度流程准确处理业务,不出差错,难免精力不足,有时会出现不能按时完成工作甚至出现严重的纰漏的情况。因此,一个操作良好的内部控制对于医院正常流程的运转,加快医院工作效率存在着重大的意义。但在传统环境下,门诊收费结算部门的内部控制制度存在着种种问题,具体有以下几个方面:
(一)窗口多,人员分散业务量大,导致内部控制制度执行力不足
大部分企业之所以追求内部控制是出于利益的考虑,而医院是属于非盈利组织,重要的不是关于利益的考量,而是公益服务的质量。所以为了更好的服务患者,更人性化的服务,需要按楼层收费,按科室收费,在旧的模式下,提高了监管难度。
(二)医患间缺乏沟通,退费增加
收费部门在整个收费环节中只是一个最终的完成部门,而在上述环节中需要医生开出医嘱和相关治疗科室开出的收费单,交由患者到收费部门缴费,患者是被动的,如果医生缺乏和患者之间的沟通医嘱开错或是重复检查,大部分情况会造成患者退费,除了增加收费部门重复劳动,也会带来资金的不安全。
二、在信息化环境下加强医院门诊收费内部控制制度的对策
目前,大部分的大型综合医院都在大力推行信息化,信息与沟通等要素地位更加重要,为了在新的信息化环境下加强医院门诊收费内部控制制度,克服旧有制度的一些缺陷和矛盾。首先,加强技能培训,严格规章制度,完善门急诊收费退费的流程,现金日清日结,每天工作票据自查自对,保证每张收据流水号与收据印刷号相符,通过程序,用收款员现金流量表控制每天收入,只要收款员当天工作,就要按表上交当天收入,同时,进行票据核对,设定重打权限,报表上增加重打和报损列表,解决旧模式下财务漏洞,加强退费管理,严格退费流程,设定特殊退费权限,加强退费审核,保管好退费原始票据,定期汇总退费原因上缴管理部门,加强管理减少退费,审计部门定期检查,确保财务部门通过信息化手段,加强对门诊收费部门的监控,通过横向纵向立体化的管理,保证门诊收入的安全,除此以处,还提出以下几点对策。
(一)将已存在的不足之处改进后嵌入信息化流程之中
内控体系最为重要的部分是改进流程和建设信息化,力求在流程之中解决问题而不是放在事后解决。据此,为了改善现有内部控制制度,我们可以梳理现有控制制度的不足,并思考如何改进这些不足并把其镶嵌于信息化的流程之中,使操作过程更加完整有效。票据管理制度中的不足,可以把程序的这个部分进行改进后纳入信息化流程之中,这样便可以保证操作的严密性。
(二)填补现有医院门诊部门制度空白
由于医疗行业的历史原因,在某些制度或流程在具体的实际工作过程中有些关键的部分有所缺漏,没有有效的加以管理。例如,医院的票据管理制度原来存在着空白,管理不够完善,现在可以使用信息化的手段进行规范,既提高了工作效率减少了人员的工作负担,另一方面是票据管理更加规范与严谨,减少了工作失误。
(三)将相应的医保经费纳入内部控制信息系统
我国有着相对完善的医疗保障制度来减轻病人看病的负担,但医保有着不同的种类,根据患者的医疗经费的报销渠道大致可以分为公费医保病人、医保病人、大病统筹病人等等类型,不同类型的医疗结算方案不同。医院门诊的信息管理系统需要与医保网络中心进行信息共享。在病人看病缴费的过程中使用的医保类型与医保网络中心的信息进行核对和查验,同时根据医保系统信息的变更进行及时的更新,保证收费合理准确,不留医保制度的漏洞可钻。新的门诊收费内部控制制度给医院的门诊部门带来极大的便利,降低了人为因素导致失误的概率,使门诊人员工作流程更加精简,提高了工作效率,为前来就诊的病人提供了便利。
参考文献:
[1]朱优红,李培,王映晖,贾赛军.信息化环境下医院门诊收费结算内部控制制度建设的探索[J].商业会计,2015(01)
医院门诊收费处位于我院医院门诊部一、三、四、五楼大厅,归属医院财务科管理,主要负责门急诊病人挂号、检查费、药品费等收取工作。2013年在医院开展感动服务活动中,认真查摆工作中的不足,用心服务,用我们的诚心、爱心、热心、细心、尽心努力为病人提供一流服务,做出了一点成绩,现总结如下:
1 提高认识,更新观念
“感动服务”即:客户没想到的,能为客户想到、做到;客户认为我们做不到的,却为客户做到了;客户认为已经做得很好了,做得更好。作为一名门诊收款员,如何做才感动的服务,从每个细节入手,点滴做起,工作中认真负责、态度和蔼、语言文明,耐心解释,不刁难,不推诿病人。准确掌握有关收费标准,努力提高效率,缩短病员等待时间。我们每天提前上班,及早做好班上用物的准备等,只要遇有病人多,自觉延迟下班,协助下班尽快解决病人收费排队问题。为了提高打字速度,自己掏钱利用空闲时间到电脑培训中心学习,苦练基本功。一个月过后,规范、准确、快捷的电脑收费得到了群众的欢迎,做到了明明白白收费,群众安安心心治病一年来,我们认真履行职责,对患者文明礼貌,举止端庄,态度和蔼,热情为患者提供优质的服务
2 在收到病人交付现金时,要唱收、唱付,当面点清。填写门诊收据,做到姓名相符、项目真实、金额准确、日期一致、字迹清晰。遇到老人听不清时耐心反复讲解,直到听懂满意。
3 严格执行医保查证手续和有关比例收费规定,做到姓名、项目、金额相符,防止了张冠李戴,错帐漏帐的现象。
4 在每天规定时间内办理结帐,核对所开收据与所收现金是否相符。将所收现金交出纳核收,做到当日收款当日结算上交,不拖延积压,不挪用公款。
5 各种收据按日期、编号顺序使用,不中断或间断。凡写错作废的收据,必须将原正副联粘贴在字根上,并写明注销的原因。