档案工作精细化管理范文第1篇

关键词：精细化；档案管理；机遇；挑战

档案管理工作存在于我们生活中的方方面面，小到我们的个人档案的管理，大到全国人口的户籍管理，以往手工管理手段面对如今海量的信息只能望洋兴叹，所以引进先进的管理理念与技术迫在眉睫。精细化管理是一种先进的理念与技术，它运用严谨的管理规范和信息化管理手段解决了海量的数据和以往管理中散漫、难以量化的实际问题。对于这些有保存价值的档案材料，如何能够在有效保护的同时，更好地利用其价值成为各级各类档案管理人员在管理工作中面临的新挑战。在这样的重要转型阶段，作为高校的档案管理工作者，应从以下几个方面进行改进。

一、完善档案制度

“没有规矩，不成方圆。”好的管理体系需要一系列完善的制度来支持。在精细化管理运行的实际过程中，与以往的管理方式与方法难免有一些差异，包括在部门职责、各岗位职责、精细的管理分类制度、考核制度、奖惩制度等方面的区别。高校档案馆作为档案管理的主要部门，要在实际运行中统筹处理好这些矛盾，把精细管理层层落实，摒弃落后的管理方式，吸纳新的管理观念，在自身部门制度完善的同时，对各教学院部和职能部门档案人员的岗位职责也要明确、细化。专职的高校档案馆的工作人员对各种档案工作流程都较熟悉和规范，但对于二级学院以及各部门的兼职档案人员来说，各项事务还需要用明确的要求和制度来规范，如归档材料的范围、种类、存放方式、档案材料等按要求撰写、按规范收取、按时间归档等都要有专门的制度和规范来约束，细化的工作流程能明确工作中每一个细小的环节。

二、抓住机遇，优化技术

数字化档案馆是运用数字化管理手段对档案进行信息化处理，是当前档案管理工作的主流，但与其他行业信息化处理能力和水平相比，档案信息化水平还有待进一步提高。各大高校正在抓住这一机遇大力推动数字化档案馆的建设，利用这一机遇更新管理手段和技术、争取充足的资金来推动档案管理向信息化、开放化迈进。

数字化档案馆的建设是一项复杂的信息化工程，与传统的档案管理与利用相比，它给档案管理工作带来了新的生机和活力。传统的档案管理在档案归档后，保存质量不稳定，查询利用率低，不便于开放利用。而数字档案馆作为一个开放的平台，各种档案进行数字化处理后能够永久保存和查阅利用，其档案利用率是以往传统手段远远不能比拟的，其功能强大的信息化处理平台、高效的访问速度和高效的利用率都充分体现了档案管理业务与现代管理方法的整合。在今后的发展过程中，更需要这种传统与现在相结合的互动方式。

三、更新管理人才

数字化档案管理的建立需要大量的信息技术人才。根据当前高校档案从业人员的整体情况来看，信息技术人才较为缺乏，大部分档案从业人员都没有信息技术背景。所以，培养一支能够达到信息化建设需要的高水平人才是保证数字化档案馆建立和运行的必要条件。在建设数字化档案管理工作团队时，笔者认为应以建设信息技术团队为主，再配以具有多年档案管理经验的人员，以业务需求为指引，在对现有人才进行新知识的培训基础上，引进高素质的跨学科人才，推动数字化档案馆的建设。

四、档案管理人员应具有良好的职业道德

1.遵循保密原则。“不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问。”这是档案管理人员在工作的过程中必须遵守的档案保密制度。对于保密类档案严格按照权限规定管理查看，杜绝保密档案泄密的事件发生。另外，尊重他人个人隐私也是档案人员应具备的基本职业道德。档案管理人员在工作过程中会接触到个人档案文件，其中包含的个人隐私、以往经历等内容切不可违规公之于众。

2.注重服务意识的培养。档案管理看起来是对各类物体和资料的管理，但在收集档案和档案查询利用的过程中都是要与各类人群有交流的。作为一个窗口服务型的部门，从业人员除了在完成自身业务工作的同时，好的服务态度能影响整个部门的形象。在收集档案材料时，档案管理工作者与档案来源单位是合作关系，而不是上下级关系；与来访人员交流时，对其权限查询范围内的要求应尽力满足；与学校其他部门的协同工作时，档案管理工作者要认真履行本部门的责任与义务。

高校档案精细化管理是一个系统工程，其管理水平的高低是学校有效统筹、各部门积极配合、档案从业人员认真工作的共同结果。目前，各高校数字档案馆的建设已初步成形，但距离精细化管理的要求还有一定的距离，还需要大量的档案工作者对其内容和功能进一步完善。

参考文献：

[1]王玉玲.论高校教学档案的精细化管理[J].兰台世界，2010，（12）.

[2]薛四新.IT集约化服务型数字档案馆运行模式研究[J].档案学通讯，2007，（05）.

[3]拾景欣.以利用者为本提升档案人员的亲和力[J].兰台世界，2010，（12）.

档案工作精细化管理范文第2篇

关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径

中图分类号:G275.3

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2009)12-0106-02

1概述

精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。

2城建档案工作的发展现状及特点

我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。

3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面

数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:

3.1 档案接收的数字化

传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。

3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化

传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。

3.3 档案查阅利用的数字化

档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。

3.4 业务工作数字化

主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。

3.5永不下班的城建档案馆――互联网上的城建档案馆

数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代扬帆前行。

3.6 基于城建档案信息的综合平台

城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。

4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果

从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。

4.1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)

该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分――地下管线工程档案信息――实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。

4.2 城建档案数字化扫描管理系统

该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。

4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统

该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。

4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统

声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。

4.5 长沙市建设信息中心网站

从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。

档案工作精细化管理范文第3篇

1.精细化管理的内涵

精细化管理是一种全新的管理理念，其秉承“精、准、细、严”的管理原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优；“准”是指准确、准时；“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细；“严”是指执行，主要体现在对管理制度和流程的执行与控制上。

2.精细化管理的特征

由以上对精细化管理的内涵分析得知，精细化管理这种管理理念的特征就是“五重”，即重细节、重过程、重落实、重质量和重效果。其重视对一件事务的专注和精益求精。

3.精细化管理的方法

精细化管理是一种管理的技术和理念，其遵循一套系统化的管理规则，采取多种先进的管理手段，将一件事务的各个单元有序高效的组织起来，能起到复杂事务简单化、简单事务流程化、流程事务定量化和定量事务信息化的效果。

二、目前企业档案管理中存在的问题

1.思想观念落后，档案意识淡薄，领导重视不够

当前许多企业缺乏对档案管理的重视，仅仅将档案管理工作视为简单的保管，没有档案管理的专门机构，在经费投入和基础设施配置上也显得不足，这使得档案管理工作的外部环境不容乐观。

2.企业档案的分类结构不合理

新时期，许多企业在探索企业发展道路的同时，对企业档案管理工作有了新的认识，也越来越重视档案工作，并进行了档案编研工作，但一些分类上的问题仍然存在，如收集的档案门类较少、结构不合理、质量差等问题、严重影响到了企业档案的编研和整理工作。还有一些企业因为自身条件有限，在资金方面不能对档案部分提供过多的帮助，所以也就为无法及时地出版档案编研的成果，不仅影响到了企业档案编研的成果的利用，也影响到了档案管理的可持续发展。

3.档案信息利用效率较低

我国当前的社会发展进程是十分快速的，这就要求档案管理工作也要跟上时展的步伐，但是目前的状况是很多档案管理人员的观念和业务水平并不能很好的适应当前快速发展的社会的需要，尤其在档案信息的开放性和机密性的关系处理上显得不是那么游刃有余，这就使得档案的服务功能不能很好地发挥，另外还存在配套设施和查阅环境不完善的问题，这都导致我国企业档案信息利用率的不高。

4.企业档案管理设施设备不完善

硬件设施设备是管理的基础，对于企业档案管理更是如此。好的硬件设备能够不仅延长档案的寿命，还能使档案永远保持最为完好的状态。但我们很多企业对先进的计算机设备与技术并不重视，许多设备已经出现了老化现象，有的甚至损坏却没有进行及时的修理，造成了企业档案管理工作的滞后。在档案信息化、数字化建设的大背景下，如果企业因为档案管理设备的不完善，造成档案资料的损害或丢失，无疑将会使企业丢失一笔巨大的无形资产，将会极大地阻碍企业的规划和发展。

5.档案管理工作缺乏统一的评价指标

统一的评价指标不仅可以大大提高档案管理工作的效率，同时也是提高档案管理人员素质的重要途径。科学统一的评价指标能够更好地对员工的业绩进行评价，对其档案工作的完成情况和开发创新能力做出科学的衡量。

三、企业档案精细化管理的措施

1.管理理念精细化

每一项工作的创新都需要从理念的创新开始，这是基础也是保障。因此在探索企业档案管理的新思路时要将精细化管理理念的创新放在首位，保障企业档案管理创新的顺利实施。当前，档案管理在不断地朝着知识化、网络化、社会化的道路上发展，这是档案现代化管理理念的重要体现，也是档案管理工作新的延伸。新时期，我们要在研究档案管理理论、方法和工作经验中需找突破口，形成独具特色的档案管理体系。要认真研究总结过去的经验，找出工作中的不足，分析现状和将来的形势，寻找新的突破口。我们要清晰地认识到，档案的信息价值是需要充分发挥档案的自身作用，只有将档案精心的加工整理，使其变成我们更适应需要的信息，档案的才能获得有效地利用，它的效率也就得到了提高。所以，必须强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。

2.体制精细化

一个良好的体制是提高企业档案管理的重要法宝。当前，随着档案使用者的要求越来越多样化，对于档案信息资源的丰富性有了更高的要求。因此，必须创新企业档案管理体制，充实档案的内容，提高的档案质量和利用效率，优化、组合和集成档案资源，使档案管理更加的系统化、规模化和有序化，并最终为用户提供及时、准确和高效的服务。新时期，档案信息化和数字化建设成为了档案发展的主力军，所有企业都应该看到数字化档案在现代化企业管理中所发挥的重要作用。所以，一些企业要改变过去单纯的纸质档案模式，跟上现代化的步伐，顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势。与此同时，将纸质档案和电子档案协同发展，各自发挥其优势，促进企业档案管理的健康发展。

3.工作流程精细化

企业的档案管理就是要对企业生产经营活动中产生的各种文件材料进行统一的收集、分类、编码和录入。其目的是为企业利用档案提供高效、便捷的档案服务。因此，一套精准科学的档案管理流程至关重要，其可以直接作为档案精细化管理的标杆。精细化的档案管理要遵循“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的管理要求，对管理过程中的各个环节实行管理。这其中，精细化管理的核心便是量化管理，这个管理要求能够科学制定数据标准以供考量，同时方便监督检查过程中进行“对标”。

4.档案服务精细化

管理和服务是处于统一个水平线上的，只有管理和服务得到了统一，那么企业档案工作能力才能正在得以提高。新时期，可持续发展成为企业档案工作的一个新的课题，作为可持续发展的以人为本，正是服务最鲜明的价值体现。因此企业要创新档案服务，就要用科学的理念来为用户服务。企业要充分利用其自身资源，建立局域网络，利用企业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

5.档案信息资源精细化

通过企业局域网的建立，既服务于广大用户，也使企业档案资源开发利用更加的科学化、系统化。随着信息时代的发展，档案信息变得越来越零散，也越来越复杂，因此必须对这些档案信息资源惊醒有效地整合，打破企业各个部门各自为政的局面，建立起一个完整的社会信息系统，实行一体化管理。要通过这些信息系统的建立，不仅要实现资源的贡献，也要使各部门充分挖掘资源的前列，实现资源互补，提高档案信息资源利用率，避免不必要的重复和浪费。最终通过反馈信息资源开发利用所产生结果的研究，使档案信息开发利用更加的科学合理。

6.人员精细化

当前，我国企业档案管理人员的素质水平与新时期企业档案管理的发展要求不相适应。大多数档案管理人员习惯于传统的档案工作模式，缺乏创新意识，人员知识结构和储备也不适应形势发展的需要。其实，对于档案管理人员进行精细化培养是十分重要的，只有如此，才能适应工作的需要。要明确规定单位应设立专职专业的档案管理人员，积极提升档案人员的业务素质，开展一系列针对性极强的培训与再教育活动，使档案人员不仅精通档案业务知识，并切实加强档案人员的职业道德教育，引导他们树立爱岗敬业和开拓进取精神。

四、结语

档案工作精细化管理范文第4篇

一、精细化管理的内涵

与其他管理理念相比，精细化管理对于“精”和“细”尤其重视，是一种全新的管理理念。其试图通过此点将管理质量与效率进行有效提升，也是基于常规管理模式所进行的一种深度管理方式。精细化管理对于以下几点极为重视，设定明确的管理职责、社会分工必须到位、提供质量精细的服务、管理质量的提升与成本的降低兼顾。随着社会的发展，精细化管理逐渐被广泛应用于大量领域，新时期的高速公路档案管理也不外如是。随着建设项目的不断增加，与之相关的档案资料也越来越多，从而使其管理难度大增。面对档案资料冗杂、种类繁多的现状，高速公路档案管理部门需要明确划分各项工作，确保各司其职，最终实现档案资料管理工作的全方位、立体式和无死角。

二、实施精细化管理的各项要求

（一）紧紧围绕“做什么”，明晰各个岗位的职责。对组织系统而言，岗位职责主要指对其部门和岗位工作任务所进行的定性描述。将岗位职责?M行明确的具体做法是，以任务的属性为依据，将工作内容按照类别单独列出来，并根据具体条款要求以一定规则将细分后的工作科学排序。岗位职责定性构建的目的在于解决“做什么”这一问题，将纪律和学习方面的各项要求置于管理制度之中予以解决。比如工作职责划分不够合理与科学，部门职责与个人岗位职责分工不细、责任落实不到位以及关联度不高，等等。

（二）紧紧按照“怎么做”的各项要求，保证业务流程的合规化。业务系统的各项工作流程全面涵盖了各项规定动作。业务流程是基于资源配置的比较固化的动态式的组合关系，对于确保工作业务以稳定高效的状态运行、各个岗位的员工以最有效的方式获得组织预想的产出结果，都能够发挥极为重要的作用。如此一来，工作流程中的不规范和业务流程粗放化等局面都将被消除，岗位之间与部门之间相互推卸责任的现象将会避免，从而使之实现无缝链接。

（三）基于“做到什么程度”，量化工作标准。对业务技能水平、业务操作规范以及工作完成质量与数量进行衡量的主要依据是工作系统中的各项规章制度所构成的岗位工作标准。这也是管理者进行过程与结果评价能够参考的可测量的客观依据。不论是管理者，还是执行人员都应当根据定量化的指标数据对业务绩效进行公开、公正和公平的评价。

三、高速公路档案精细化管理的措施

（一）基于系统性约束档案管理的需要，将相关制度予以完善。考察高速公路在档案管理方面的相关信息之后，发现存在许多问题，又以管理效率不高和质量较低为最。为此，应当将现有档案管理制度予以系统完善，制定出科学规范的规章制度，严格约束管理人员的工作不规范行为，高度重视档案的收集、分析、归档与清点等重要工作，并按照项目的类型或重要程度予以分类。在档案系统中，其中涉及的都是项目的相关重要资料，如施工合同、设计方案与图纸、成本协议、人力资源方面的合同与协议等多项内容，其中当属合同最为重要，在项目启动与验收过程中都发挥着重要作用。验收过程中，需要对工程量的完成情况进行验收，要与相关的合同材料予以核对，公路企业应出示相关的合同证明材料，以表示施工队已经完成工程量，其决定着高速公路企业的经济效益。为此，应成立项目管理的专项小组，对于出现的违规操作或档案管理不到位等行为，应根据情节的严重程度给予相应处理或惩罚。

档案工作精细化管理范文第5篇

1. 树立三种意识，提升认知高度。要充分认识档案工作的重要性，增强档案管理使命感和责任感，创造支持、重视档案管理的良好环境。一要树立大局意识。档案工作事关整体，事关全局。要将档案工作从为管理而“管理”的局限中跳出来，立足大局，服务中心，谋划长远，贴近生活，努力使部门档案既成为部门工作的“助推器”，又成为服务社会的“活资源”。二要树立精品意识。增强品牌意识，坚持精益求精原则，克服应付了事、不求有功、但求无过思想，以精心的态度、精细的管理、精到的服务加强档案管理，把不起眼的工作做成亮点，把平凡的事业做成特色。三要树立创优意识。实施标准化建设，大力开展争先创优活动，站在全国、全省先进的高度来谋划管理，努力创建“省特级档案室”，使档案管理工作成为部门的品牌，行业的标杆。

2. 突出基础管理，提升实践力度。基础不牢，地动山摇。档案管理是一项“精细活”，需细收集、细整理、细归档、细应用。要按照标准化管理要求，突出做好设施添置、建章立制、收集整理等基础性工作，实现档案管理制度化、标准化、规范化目标。一是健全管理制度。建立健全《档案管理室工作制度》《档案查、借、阅制度》《档案保密制度》《档案员工作岗位制度》《档案管理考核制度》等制度办法，使档案的收集、整理、检查、装订、供应、保管等工作均有据可依，有章可循。二是完善基础设施。要按照特级档案室建设标准，配备标准的档案场所、档案用品、微机和其他设备，打造环境宽敞、设施齐全、布局合理的档案工作室。三是加强归档整理。严格按照标准收集、分类，认真细致鉴别、归纳、整理，对报送不及时的单位要提醒收集报送，不符合要求的资料责令整改完善，违反规章制度的严格追究责任，尽量使档案资料真实、完整，确保提供有价值的档案资源。

3. 加强队伍建设，提升素质强度。提高档案管理水平首先必须提高管理人员的素质。要重视人才培养，加强队伍建设，通过各种渠道、手段，在档案管理岗位上培养一批爱岗敬业、政治坚定、作风严谨、业务娴熟的管理精兵，以适应客观形势的发展需要。一是配备人力资源。要按照年轻化、知识化、专业化要求配备档案管理专职人员，定人、定岗、定责，同时明确分管领导，确保有足够的人员、时间、精力负责该项工作。二是加强技能培训。一方面，通过举办、参加各层次、类型的培训班，认真学习档案法管理专业知识、法律制度，及时更新知识结构，适应新形势下档案管理要求。另一方面，加强行政管理、计算机应用、秘书学等知识的培训教育，熟练掌握各项工作原理、流程及方法，培养复合型人才，进一步提高管理水平和应用能力。同时，通过“请进来”与“走出去”相结合，加强与档案专业管理部门及其他先进单位的交流、沟通，学习、借鉴先进管理经验，推进档案管理上台阶、上水平。三是提高干部待遇。重视档案管理人员的劳动保护，落实津补贴待遇，加强业绩评价考核，引导干部爱岗敬业，提高工作积极性。另外，适当实行岗位交流，培养后备人才，确保档案管理工作顺利开展。