档案电子化的重要性范文第1篇

关键词：高职院校，电子档案，纸质档案，措施

 

随着计算机和网络技术的发展，电子档案已成为高职院校发展运行中档案内容的一部分。电子档案在高职院校档案运行管理中已经是客观存在，但电子档案在高职院校中的管理还比较混乱。现结合我校电子档案管理实际，阐述高职院校电子档案管理的必要性和重要性，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨了加强高职院校电子档案管理的措施，为高职院校电子档案管理提供思考。

1．高职院校电子档案管理的必要性和重要性

1.1必要性

随着信息技术和通信技术的飞速发展以及各种信息处理新技术、新设备大量在档案管理中的应用，使得高职院校现阶段的档案工作发生了深刻变化。自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。我国“信息高速公路”的实现以及新的办公方式的利用，以电子文件和电子数据为重要形态的档案生成过程将在信息网络中进行，因此，电子档案的出现和存在，也就成为现代化社会发展的必然。作为现代社会中的高职院校，当然要适应新时期档案管理的要求，有必要加强电子档案管理，发挥电子档案的凭证参考作用及提高其综合利用。

1.2重要性

电子档案的出现，将引起档案工作内容的变革。以网络技术、多媒体技术、大型数据库技术为热点的计算机应用技术，已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。从长远的发展的角度审视电子档案管理的重要性，将历史地落在我们档案管理者肩上。电子档案，作为人类记忆的一部分是否能够得到合理安排，是否能够使之最大限度地发挥作用，将考验着新时期的每一位档案管理工作者。档案工作者将从全社会角度，认识和鉴别电子档案的价值。实现电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化、以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。因此高职院校要结合自身实际，充分认识电子档案管理的重要性，努力开展好电子档案管理工作。

2．电子档案与纸质档案保存管理中的区别

2.1载体寿命不同

电子档案的载体材料主要是磁盘、磁带和光盘。纸质档案的载体是各种纸张。硕士论文，措施。磁盘和磁带的粘和剂易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等，直接影响电子信息再现。同时磁盘、磁带由于其聚酯底基易产生静电作用，导致磁盘磁带卷曲、与磁粉脱离、伸长后不易恢复、吸引尘埃从而影响电子档案的保存。光盘是利用激光进行信息存取的，其常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物等材料，由于光盘材料不稳定、易氧化、易与碱液发生反应，因此，电子档案的载体寿命一般仅为5—15年。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下，可发生水解和氧化反应，在档案保护过程中，只要排除纤维素发生水解和氧化反应所需的条件，纸质档案的寿命就可达到数百年甚至上千年。

2.2环境条件影响的差异

2.2.1 温、湿度条件对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

温、湿度条件对电子档案和纸质档案保存均有影响，但由于二者载体材料的不同，因此影响方式迥异。高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，还可使字迹材料发生扩散、洇化现象，同时高湿环境，纸质材料易发生霉变和形成纸砖。硕士论文，措施。电子档案磁性载体材料在温度不适宜的条件下，其聚酯底基易变形，影响信息再现，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料易弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验和经验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子档案的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为35％—45％。

2.2.2 灰尘对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

灰尘中含有霉菌的孢子，霉菌是纸质档案霉变的主要生物因素。霉菌在生长代谢过程中分泌的酶以及有机酸是引起纸张和电子档案载体材料生物损坏的主要原因。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、引起纸张霉变等。灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘中霉菌孢子在其生长代谢过程中分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。总之：灰尘对电子档案与纸质档案载体材料都有损坏作用，二者的区别主要在于对损坏的修复上。对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息；而灰尘一旦对电子档载体造成危害，载体上所记录的信息就可能会局部丢失，很难甚至无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害在电子档案形成和使用过程中有特别重要的意义。

2.2.3 外磁场和机械震动对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的载体—磁性物质，则是最重要的影响因素。硕士论文，措施。外来磁场作用于电子档案的磁性载体，易发生消磁或磁化，造成信号失落或失真，破坏记录信息，影响读出效果。同时强烈的机械震动，影响电子档案磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号，此外，强烈的机械震动，易引起光盘的机械破坏。硕士论文，措施。因而电子档案在保存管理中要防止外磁场的影响，避免强烈的机械震动。

2.2.4 光和有害气体对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

光和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度降低。对电子档案载体材料而言，光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。硕士论文，措施。同时，紫外线的能量足以破坏电子档案磁性载体剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。有害气体主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，这些气体在一定条件下，腐蚀、破坏电子档案磁性载体和光盘，使电子档案信息失真或丢失。

2.3 技术寿命的区别

纸质档案一旦形成，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，还与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时主要体现在两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于生产厂商的原因，使得生产或销售的电子档案设备由于厂家的破产或产品升级换代而难找到配套产品。大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，因此，技术革新对电子档案寿命的影响显得更为重要。因此，电子档案的寿命还与技术革新有关。在电子档案保存中，要针对技术过时，采取合理的解决措施，保证电子档案的安全性。

2.4信息保护的差异

纸质档案因为其载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质档案形体，其记录的信息就得以保存。电子档案因其信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使其文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时，电子档案信息保护方面还面临感染电脑病毒的危险。因此，如何保护电子档案信息不受损害是电子档案保护的重要课题。

3．加强高职院校电子档案管理的措施

3.1强化档案管理人员的计算机专业知识

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的档案管理专业人才已是档案部门的当务之急。档案管理人员要更新档案管理观念，紧跟时代步伐，加紧学习计算机技术，学习电子档案形成和管理知识，在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、继续深造等多渠道选拔、培养档案管理专业人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，能够正确履行现代档案管理人员的基本职能和历史使命，在档案管理工作中维护好文件、档案的原始性，最大限度地延长档案的寿命，并在在电子档案的生成、传输、保管、利用等各个环节中切实保障电子档案的安全和便于社会各方面利用。

3.2把握好电子档案的特性

电子档案，首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件、档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。硕士论文，措施。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。其次，电子档案与纸质档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成、传输、利用，在机器上可以随意增删改动等等。电子档案的特性，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制档案大不相同，因此在管理中必须按照电子档案的特性，结合档案工作基本要求来考虑和寻求电子档案的管理办法。

3.3 建立健全制度规范，维护电子档案的真实和安全

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹，在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，即使有人出于自己的目的将电脑或盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。因此日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。加之电脑病毒的存在和网络技术，使得电子档案在形成、处理、归档，保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。

3.4实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行

在具体的电子档案管理工作中，为了方便电子档案的利用、永久保存和维护其原始性，可以实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行。结合我校实际，一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子档案，需要及时转换成纸质文件，并脱机保存。电子档案与纸质文件的互相转化，长期并存，双轨运行，在我校电子档案管理中将在一定时期内长期存在。

总之，加强高职院校电子档案管理，是科学技术发展的必然结果，是电子信息规范管理的客观要求，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨加强高职院校电子档案管理的措施有利于电子档案的检索、利用和共享，有利于电子档案管理的统筹安排规划，有利于高职院校档案工作的现代化进程。

参考文献：

[1]范文霞，加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考，内蒙古电大学刊，2007.09，77—78

[2]宋筠，高职院校电子化档案应用初探，考试周刊，2008.47

[3]丁海斌，论电子文档革命的本质含义[N]，中国档案报;2000年

[4]马学华，高职院校电子档案管理工作发展探讨，黄河水利职业技术学院学报，2008（20），01，83—85

档案电子化的重要性范文第2篇

摘 要 随着电子技术的快速发展，电子档案成为了一种重要的档案类别。考虑到电子档案自身特点，要想提高电子档案管理的实效性，就要立足电子档案管理实际，从管理理念、管理模式和人员培训等方面入手，确保电子档案管理取得积极效果。

关键词 电子档案 管理理念 实效性

一、前言

随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念

对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：

（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点

在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。

（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则

考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。

（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段

基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。

三、电子档案管理过程中，应优管理模式

（一）电子档案管理应合理优化管理模式

由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。

（二）电子档案管理应积极创新管理方法

电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。

（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性

在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。

四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质

电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：

（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能

在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。

（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性

在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。

（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价

基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。

五、结论

通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。

参考文献：

[1] 李明丽.浅谈企业科技档案管理创新[J].安徽科技，2014.08.

档案电子化的重要性范文第3篇

在信息科技飞速发展的今天，档案逐渐趋于信息化发展，纸介版的档案逐渐向电子版档案转型，电子档案的归档与利用就成为了重要问题。电子档案的归档质量直接影响电子档案的利用。本文以电子档案为切入点，分析电子档案设计资料归档利用存在的问题，切实探讨新形势下的电子档案利用。

一、电子档案设计资料归档相关要求介绍

电子档案在设计完毕后，需要进行归档，即经系统整理后交由档案室保存备案的过程，便于档案的利用。归档需要严格按照相关要求进行，例如电子档案设计资料要定期的整理、立卷、移交档案室。所归档的电子档案设计资料必须为原件，且归档的资料要齐全、完整，对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

二、电子档案设计资料归档利用存在的问题分析

尽管电子档案设计资料归档有着一定的要求限制，但实际的存档过程中，往往由于很多因素的影响，导致电子档案设计资料归档利用存在则会很多的问题，以下是对这些问题的具体分析。

1.归档电子档案缺乏完整性

归档缺乏完整性是电子档案设计资料归档过程中主要存在的问题之一。电子档案收集工作本身就是档案资源建设和利用的首要环节，直接影响着档案利用作用的发挥。但往往资料收集内容并不全面，破坏归档资料的完整性，进一步影响了电子档案的利用。某些设计单位偏重于纸质版的文件收集，而忽视了电子档案资料收集的重要性。有些电子档案资料均存储在各设计人员的储存设备中，没有及时归档，导致资料较为分散。除此之外，一些电子档案达不到长期或永久保存的要求，没有将有保存价值的纸质文件、电子文件按“双套制归档”并存的原则办理，达不到可利用状态的网络存储需求。这些原因都直接导致了电子档案归档缺乏完整性，出现了档案归档利用并不适应实际需求的现象。

2.电子档案归档处于被动状态

由于缺少对电子档案归档工作的重要性认识，使得电子档案归档工作进行的并不顺利，且一直处于较为被动的状态。所谓的电子档案归档处于被动状态是指大多数档案部门收集档案采取“你交我收”，定期接收的被动收集方式。这种“坐、等、靠”的收集方式，很大程度上制约着电子档案归档发展需求。

3.新形势下云计算服务网络系统实施缓慢

档案管理人员应具有超前意识和高效摄取信息的能力，既要求懂专业技术，又要求懂计算机数字化管理知识，熟悉设计领域的电子档案存储保管业务。因为档案管理已进入电子时代云计算服务领域，高科技的超大计算机硬盘储存器，能储存大量电子档案设计图像资料。设计单位已采用云服务网络储存器来管理电子文档，不出门轻松点击键盘，输入密码，就可获取相关的电子档案图像信息资料。现实的设备和管理已经跟不上科技信息发展需求，从而使电子档案管理难以适应新形势下的档案利用。

三、新形势下的电子档案利用

随着电子档案与网络的结合，不断开拓电子档案归档利用的新局面，在新形势下要充分利用好电子档案，发挥其应有的价值。在充分利用的同时要做到以下几个方面：

1.实现电子档案网络共享

随着经济社会的发展，电子档案对各类信息的需求越来越大。近些年来，电子档案利用工作取得了明显成效，得到了利用者的肯定和好评。但是，利用者都是采用自己储存的电子资料信息为新的设计提供了有效应用。纵观设计资料的各类档案归档情况：各设计行业参差不齐，规模大的设计院已运用云计算服务网络储存系统，储存超大能量的电子文档图像资料。较小规模的设计院舍不得投资，无法存储电子图像文件成果资料。要改变纸质文字材料的收集整理归档，满足客户个性化需求，采用多种技术网络应用程序，以云计算服务网络的强大技能开展多种服务，更好的实现电子档案区域网络共享，实现网络利用云服务。

2.提高电子档案的归档质量

在新形势下，需要我们提高对电子档案归档重要性的认识程度，提高电子档案的归档质量，为电子档案的充分利用提供先决条件。在电子档案的归档过程中，要确保归档的电子档案具有完整性、准确性，在归档后要确保电子档案的安全性。提高档案归档意识，使收集归档工作成为自觉行动。树立全局观念和超前意识，主动及时参与、介入到档案形成过程中去，加强对重点工程建设档案的电子图像资料的收集，既要收集纸质、实物档案，又要收集非纸质载体的电子档案，确保声、光、电、磁介质档案的收集归档的完整性。在收集整理、价值鉴定、保管编号、统计与服务中严把质量关，提高电子档案区域网络成果资料的归档质量。

3.做好电子档案的管理工作

（1）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。（2）统一分类号，保证检索查全率。在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。（3）加强对电子档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，切实做好对电子档案的管理工作，提高电子档案归档质量，便于利用。

4.转变电子档案归档管理利用观念

要转变这些电子图像资料归档意识，必须重新认识信息时代的电子文档管理模式。按科技档案类分别编号存储。一是将档案管理的焦点从文件的纸质实体转向电子文件归档的形成过程，从文件实体的收集、整理、编目、保管转向到电子系统管理中去；二是电子图像文档，需要投资建立云服务网络系统，通过超大硬盘储存设备进行鉴定存储，进行永久性的的保存；三是从分散的个别电子图像成果资料文档转向集中存储。利用者应通过共享设计资料进行提取和有效利用，开发交流研究成果，探讨新的设计程序。所以，档案工作者要转变电子档案归档与利用的思路和观念。高度重视云计算网络建设，借助于自动化先进设备，为用户提供安全的云服务网络。

档案电子化的重要性范文第4篇

一、基层人行电子档案管理工作现状

当前基层人行的电子档案主要分为以下几大类：一是由办公自动化系统办结后导入电子档案管理系统的正式公文文件。二是电子化的会计档案。三是磁盘，光盘上刻录储存的文档、图片、录像，以及数码设备记录的视频音频文件等电子资料。前两部分电子档案内容，涵盖了当前各个部门的主要工作，它们得到规范管理，才能保证档案资料的科学、安全、合理应用。而其他文字图像资料，包括反映系统各部门工作总体状况和阶段性状况的各类工作总结、汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等，作为对前两类档案资料的重要补充，对工作历史也起着同样重要的文献作用。相对传统的纸质文件及其档案管理已能普遍理解和接受，但电子文件及其档案管理电子化对基层人行来说还是一个新课题，与以前的纸质文件为主的档案管理有着质的不同。电子文件的收集和归档的范围非常广泛，当前档案数字化的内容既包括档案目录的数字化。也包括载体档案的数字化（纸质档案，照片档案，录音录像档案等）的数字化。受人员和技术能力的限制，当前档案数字化工作进展较为缓慢，达到完全统一归档，精细化管理的难度较大。

二、基层人行电子档案管理工作中存在的主要问题

档案管理的电子化应用在基层央行还处于起步阶段，尚缺乏统一的规范、标准的软件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些问题。主要是：

档案管理工作中，重视传统档案管理而轻视电子档案管理的现象普遍存在。具体表现为一是从事档案工作人员对档案电子化推广建设的意义认识不足，观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对操作应用技术要求更高的电子档案的比较排斥，二是工作意识的滞后。对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，其工作程序、工作方法没有考虑到计算机网络的特点，工作管理中不顺畅、不方便。三是软硬件设施设备建设的滞后影响电子档案的进一步推广和发展，缺少专用的电子档案管理设备和专门的存放电子档案的场所和装具。当前使用的电子档案管理系统操作繁琐复杂，难以上手。

人员技术能力不能满足工作需要。电子文件的归档与管理要求文档人员既要具备档案业务知识也要掌握相应的计算机技术，这样才能适应现代档案工作的需要。但目前基层行档案管理人员大部分都是兼职，基本上未经过档案管理专业教育和培训，管理业务尚不够精通，且计算机专业水平不足，实际工作中容易出现错误删除有用的文档，或因病毒和误操作（如不小心格式化硬盘），造成数据损害、损失甚至造成系统的破坏崩溃。电子档案管理工作需要承担的程序和数据维护，包括电子档案载体和专门使用的装具进行检测与维护等职责，只能完全依赖于科技人员，而科技人员缺乏足够的档案管理的相关培训，不具备档案管理的经验与专业技能，对档案管理人员遇到的某些问题又无法及时有效的解决，由于当前电子档案管理系统应用的复杂性，一旦在管理应用上遇到疑难问题时，双方难以做到“有机融合”，协作时容易出现“断链”。

电子档案的推广应用使档案保密工作面临诸多新挑战。首先使得保密工作的内容拓展。由于信息的记录载体和传输保存手段发生了巨大变化，档案保密工作除了要继续保证纸质档案的安全外，还要保证无形的电子档案信息的安全；既要重视秘密的静态管理，又要重视秘密的动态管理，要贯穿于电子档案信息存储、处理、传递的全过程。其次使保密工作难度加大。计算机网络等信息技术的广泛应用，新的失泄密渠道不断涌现，失泄密途径日益增多、失泄密速度变快、且不易被发现和难于检查。由于信息的共享性、网络传播的快速性，档案信息一旦泄密，便可通过网络迅速传输，无限扩散，其恶劣影响面之大，产生后果之严重，无法估量。电子文件、电子档案随时面临种种严重复杂且隐性的泄密风险，大大增加了档案保密工作的难度。三是保密技术要求提高，现代数码设备和办公自动化技术的广泛应用，仅靠传统的方式和手段已不能满足保密工作的需要。传统的纸质等档案，只要把档案锁好，不丢失，不让无关的人接触，就可保证不泄密；由于电子档案在应用操作中具有易于修改、下载，复制，剪辑、粘贴、移动和重新编机组合等特点。因而在发送、接收，保管、归档和提供查阅的等过程中都容易发生泄密。这就要求管理人员在每个环节都要具备相应的技术防范措施。

电子档案管理缺乏统一的制度，操作不规范。各个科室对电子文件资料的重视不足，管理模式较为粗放。在工作活动中形成的汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等电子资料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行创建，收集，和保存。而分类组合，归档立卷，编目著录等环节完全缺失。也未进行备案后交给档案管理人员统一保管，由于电子文件信息与载体的可分理离性以及机构调整人员变动、办公设备移交、更新等原因，极易造成电子文件资料的流失，影响电子档案的长久保存和开发利用。由于对非实体的档案操作和管理制度相对缺失，在管理上无规章可遵循，使工作人员对电子档案的重要性缺乏必要的认识，要么乱丢乱放、随意删除销毁。要么归档不及时，交接无手续，常常处于自主管理和自由处理的状态。

三、加强电子档案管理的对策

一是转变观念，积极推行档案管理的电子化。计算机、网络的普及和办公自动化的应用，给传统的办公形式带来了重大变革。日常业务处理的电子化产生了诸多电子文档、邮件以及声音、图像等多媒体形式的档案，在当前，这种档案具有比传统的纸质形式档案大的多存在意义和作用，通过对电子档案的科学分类、整理和归档可为今后的查考利用带来许多重要的文字和数据、声像资料，能够做到快速、方便的为领导决策和各项工作提供准确、全面的凭证与依据。新时期的档案管理工作必然会随着计算机技术的发展而发展，二者结合将会越来越紧密。所以，尽快转变观念，积极推行办公自动化和档案管理的电子化，对提高基层单位管理水平，科学的分析历史资料和数据，以便及时、准确的作出决断，有着重要的作用。

二是实现电子档案管理的规范化和标准化。依据《档案法》、《保密法》等相关法规，并根据工作实际。制定电子档案管理措施，规范工作程序，从电子档案的资料的建立、收集、整理、分类、立卷、归档、查阅，直到最后的鉴定、销毁每个环节都做到有章可循。进一步明确档案管理负责人，兼职、专职档案工作人员的岗位职责，并对电子档案管理各个环节的工作程序进行定期和不定期的督查和考评。发现问题，及时整改，确保各项制度的落实。制定科学、合理及符合工作实际的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，为全面实施电子文件归档及电子档案效用管理奠定基础。

三是强化对电子档案所依赖的计算机软硬件和储存环境的建设与基础档案的电子化管理。首先要从实际需要和长远发展为出发点，引进适合当前工作特点，操作便捷的档案管理软件，组织专业技术人员及时对新产生的归档文件及相关资料进行电子化处理，并遵循固定的标准格式对图片、照片音频视屏材料以磁盘和光盘进行鉴定分类、著录标引、信息组织、系统设计、已有格式的转换、最后统一纳入电子档案的管理模式。对以往的各类档案资料尽快通过扫描，数码摄录等方式进行电子化处理，以磁盘、光盘为介质的形式进行归档，并分门别类的进行著录编目，设定查阅权限、保密级别和编码存执。采用性能稳定、功能齐全的硬件设备，营建适合磁光介质保存环境，强化防磁、防火、防病毒设施的完善与维护，保证电子档案载体和贮存介质的安全稳定。确保内部网络环境的安全，加强权限管理，通过安全认证、数据加密、信息隐藏等数据确保电子档案在传输和查阅过程中的安全。

档案电子化的重要性范文第5篇

作为一个具有开创性、实践基础较为薄弱的规范性文件，《办法》中的一些要求和条款有多个首次和关键点，需要在贯彻落实中准确理解和重点把握。

电子档案概念的启用

信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。《办法》首次在国家行政行政管理部门的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义；“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。

档案移交的时间

档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，为了方便利用传统载体档案，立档单位—直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，往往会带来库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是阻碍档案及时接收进馆的主要问题了。

对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15～20年再移交进馆，显然是不合适的，对电子档案的安全保管和长期可用都是极大的隐患。这是因为，电子档案的保存和可用特别依赖于计算机等软硬件环境，而信息技术到现在为止，仍处于高速发展期，3～5年后，其操作系统、格式软件、读取设备、存储载体等就会发生较大的技术变化，如果管理措施不能改进、技术手段不能更新，就很可能出现综合档案馆的管理系统不能读取各立档单位形成的电子档案的情况。也有些专家建议电子档案形成之后，即经过归档流程后，直接向综合档案馆移交，也就是一年移交一次。我们认为这样也不合适，这是因为，一方面，为了保证电子档案来源可靠，电子档案在移交时必须履行严格的移交接收手续，如果每个立档单位每年办理一次移交手续，对于一个综合档案馆来说，面对上百甚至将近二百个立档单位，每年都履行这样的手续，时间和精力都显得不足；另一方面，因为电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案，要想达到有效管理各立档单位产生的电子档案的目标，综合档案馆必须要对各立档单位产生的电子档案的情况进行调研，做好接收电子档案的设备和技术准备，才能启动电子档案接收工作，综合档案馆就需要有一定的准备时间。综合以上考虑，《办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。电子档案移交时间另行规定。”

移交与接收的流程

档案的移交与接收，不仅仅是档案实体和信息的转移，更重要的是档案管理的责任主体的变更，即从档案的生成单位——立档单位，变成档案的永久保管单位——国家综合档案馆。对于电子档案而言，因为其内容信息与载体的可分离、存储和读取对特定计算机软硬件设备的依赖、数据复制的便利等特性，电子档案在移交与接收时更需要遵循严格的工作流程，办理相关的交接手续，从源头上保证电子档案的可靠和可信。

电子档案移交与接收可采用离线或在线方式进行。不管采取何种方式，必须遵循《办法》规定的工作流程、办理必须的交接手续。电子档案移交与接收的主要流程为：档案移交单位组织电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据，国家综合档案馆检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、存储电子档案数据等。《办法》规定：“电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。”

系统实现的难点

电子档案的移交与接收是必须基于一定的系统来完成的，《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收的基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。

电子档案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去，面临许多技术难题和挑战。为了切实做好电子档案移交与接收工作，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家发展改革委员会联合下达了电子文件管理试点工程项目，国家档案局牵头承担电子档案移交接收和长期保存系统建设工程项目。工程项目的主要内容是，建设电子档案接收和长期保存系统，并在上海、福建、重庆、青岛、杭州、广州6个省市档案馆及其对应的电子档案移交单位部署实施。国家档案局组织力量研究电子档案移交接收和长期保存的文件档案管理范围、管理流程、元数据方案、系统接口方案、四性检测方案等，提出系统的功能需求、设计方案、技术、软硬件配备要求等，并定制系统软件，由6个省市档案馆运行实施。试点试用一批规章和标准，形成可操作性的实施方案，验证规章和标准的合理性、可行性，提出合理化的建议。研究制订一批规章和标准，主要包括电子档案长期保存管理办法、重大建设项目电子文件管理办法、电子档案分类方案、电子文件长期保存需求规范等。在上述系统建设、规章和标准试点试用的基础上，国家档案局在全国综合档案馆推广应用该系统，进一步提高全国档案部门信息化能力。

在电子档案移交与接收工作和系统实现中，我们认为有以下难点需要组织力量研究解决。

电子档案移交数据构成要求。电子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。

数据接口的技术实现。电子档案的移交与接收，本质上是数据从档案移交单位的档案管理系统或业务系统导出，和数据向档案馆信息系统的导入。由于当前信息化发展的标准化、规范化程度还比较低，各种办公系统、业务系统产生的电子档案，其系统类型、数据类型、设备类型种类多、差异大，如何保证档案馆信息系统能够接收所有立档单位的电子档案，并达到保持原貌、保证准确完整，是接收系统在设计开发时必须要重点解决的难题，特别是一些结构化数据，既要能够完整接收，又要保证准确读取，需要采用高技术、新手段来实现。

四性测试指标和系统实现方案。《办法》提出了在移交与接收过程中，交接双方都要进行四性测试。四性是指电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性，《办法》里用准确性代替了常说的真实性，主要是考虑真实性涵盖的范围太大，具体指标不太好设定。而准确性主要是指在移交档案的组织和交接过程中检验档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性。《办法》附件3的填写说明对四性检验的内容进行了简单的解释，在移交与接收的实际工作中，还需要对四性的具体指标进行细化，并由系统实现自动检测。