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业务档案管理论文

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业务档案管理论文

业务档案管理论文范文第1篇

【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展,会计业务执行主体发生了变化,使得会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。

【关键词】财务档案电算化档案管理信息化

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

一、会计电算化特点

1、数据处理方式发生了变化

在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。

2、数据记录方式和保存介质发生了变化

手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。

二、会计电算化会计档案的特点

众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。

第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。

正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、电算化会计档案工作的内容

1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。

2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。

3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案

财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

四、如何做好电算化会计档案工作

电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

2、做好电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

3、做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。

4、做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

五、电算化会计档案应注意的问题

1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份

根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患

会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。

3、电算会计档案必要有专人管理

会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

业务档案管理论文范文第2篇

关键词:养老保险社保业务档案管理

一、维护社会保险档案,保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高,沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性,断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善,一些参保人员的缴费权益无法得到保障,并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作,由于当时技术手段比较落后,加上对业务档案管理工作重视不够,参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中,对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案,通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料,确定缴费事实,重新整理、归集参保数据,真实记录每位参保人员的参保历史,保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭,职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现,如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要,如果不及时开展社保业务档案管理工作,就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的**,今年已经46岁。1980年11月,**成为市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定,1987年1月**参加了当地的养老保险。1998年**离开去了新疆打工。2009年,**从新疆特地赶回到市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年,社保资料会不会遗失?社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录?**的心里忐忑不安。来到社保所,档案员根据**的身份证输入名字后,几秒钟就查到记载**详细缴费情况的职工养老保险卡。**一直悬着的心终于踏实了下来,心里有说不出的高兴。市社保所依据**的养老保险卡,重新为她补办了养老保险手册,恢复了缴费情况。

二、社会保险业务规范化管理

在市,类似**的情况非常的多,在养老保险手册丢失的情况下,市社保所通过历史资料的查询,为他们补办养老保险手册,保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要,但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板,市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷,使业务档案整理和立卷从不规范到规范,社保档案库房从无到有;业务档案内容由简单到丰富;并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中,把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标,与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间,档案目录全部实现电子化管理,从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009(11号文件)》要求,我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》,同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求,推动社保业务档案管理工作进一步开展。

社保业务档案的规范化管理,不仅确定了社会保险事业发展的基础,而且有力地维护了参保人员的权益。市纺织厂等7家企业,由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时,职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费,通过查阅历年职工养老保险缴费分解表,社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险,企业职工的合法权益得到了保障。

三、社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理,保证社保业务档案的完整、安全和有效使用,直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度,结合我所业务情况的实际需要,业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则,做到有章可循、有制可依、有底可查,统一了业务档案管理工作制度。:

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”,统一档案室的标准至关重要。为此,市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室,基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开,并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令,结合本所业务职责,社会保险业务档案共分六类三十八项,以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

业务档案管理论文范文第3篇

【关键词】档案 管理 人员 素质

一、建筑设计单位档案管理的特点

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。档案种类繁多,如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案,如:税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

建筑设计单位是典型的智力、知识密集型单位,其档案管理具有较强的专业性和业务性,除日常的文书档案、人事档案外,图纸档案、合同档案也是其档案管理的重要内容。而且,不同的档案类型一般分属不同的部门管理,如文书档案一般由办公室管理,负责各类行政文书、行业文件、内部普发文件等的收集和归档;人事档案则归人事处或人力资源部管理,包括人事信息、劳动合同等;生产合同档案一般由生产经营处负责,是记录建筑设计单位项目承揽数量、合同额、设计面积等的重要信息来源,是确保生产经营活动有序运行的保障;图纸档案则由技术处下属的图档室管理,是直接体现建筑设计单位技术水平和业绩的重要资料。

二、档案管理人员的素质要求

对于建筑设计单位的档案管理人员来说,做好档案管理工作,不仅要将档案归类整理好,不出差错,更重要的是必须与时俱进,不断地更新档案管理观念,以提高档案管理工作的质量与水平。档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低,根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定:“档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

(一)良好的政治素质。

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质,坚持社会主义道路,遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性,要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地,都应坚持正确的政治方向,立场坚定,严守机密。

(二)精湛的业务素质。

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面:

(1)掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法,档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法,才能保证档案工作质量,提高工作效率。

(2)熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策,熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定,按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

(3)全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中,从而高效率地完成好本职工作。

(4)档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。建筑设计行业是信息化和办公自动化较早的行业,目前,在全国很多地方开始推行“白图替代蓝图”“电子归档”等,随着档案管理的现代化,要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力,掌握档案现代化设备的使用。

(三)爱岗敬业,遵守职业道德。

档案管理人员应具有良好的职业道德,无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守。遵守职业道德主要表现为:一要热爱档案事业;二要有珍档敬业、无私奉献的精神;三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

(四)与时俱进,勇于创新。

随着社会生产力和经济的整体发展,尤其是科学技术的进步和提高,档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势,与时俱进。同时档案管理人员要更新观念,打破常规,勇于探索新的档案管理手段和方法,不断提高工作质量和档案管理水平。

此外,档案管理人员还应具备高度的责任心,具备较强的表达和沟通能力,具备高度的安全意识,具备一定的专业管理知识。

三、提高档案管理人员综合素质的途径

(1)端正工作态度。通过强化档案管理人员的工作态度来端正职业道德素质,首先要让工作人员认识到做好档案工作是管理工作的重要内容,其次鼓励工作人员具有奉献精神,能够在平凡岗位上做出卓越成绩;最后增强责任心,培养档案管理人员认真负责的态度。

(2)加强岗位培训。岗位培训通过对进行业务知识集中学习来提高档案管理人员素质,不仅能补充工作人员的业务知识还要对各种档案及其基础理论、工作任务、要求、程序、方法进行系统的学习。同时在岗位培训过程中需要在时间和内容上进行科学的设置,将培训内容通过理论联系实际、突出重点达到学以致用的目的,最后采用实际操作与理论考核并行的考核方式,对培训效果进行检验。

(3)鼓励开展业务自学。作为已在职的工作人员,培训学习毕竟只能作为学习的辅助手段,还需工作人员针对工作中的不足之处进行自学,以提高工作能力,在单位中可以鼓励档案管理人员对计算机技术、外语能力以及档案管理方面的课程学习,通过不影响工作的情况下,鼓励档案管理人员考取技能等级,进行鼓励之余,将知识转化为能力,运用到实际的档案管理之中。首先,档案管理人员应积极参加培训,不断地增强档案管理基础知识,熟练掌握档案的管理理论和方法,其次,档案人员需具备丰富的文字知识、写作知识等与档案相关的基础知识,以备开展档案记编工作。

四、小结

档案管理人员素质直接关系到档案管理工作质量的好坏,而随着信息技术的日新月异和国际经济一体化进程的加速,将档案工作要求提升到更高的程度,因此需要档案管理人员不断加强自身,提高素质,强化自身业务能力,保证档案工作质量。

业务档案管理论文范文第4篇

基本的政治思想素质

在信息技术快速发展的今天,档案实体安全与档案信息安全同等重要。由于工作关系,档案管理人员经常接触党委、政府和单位大量的信息,这些信息会随着档案人员的一些社会活动被带到不同的场合。如果没有较高的政治思想素质和保密意识,不经意的一句话就会泄露秘密。因此,档案管理人员必须具备基本的政治思想素质:坚定正确的政治方向,正确的人生观、价值观,忠于党的事业,在思想上、行动上与党中央保持一致,加强政治理论学习,坚持不懈地用党的“十七大”精神武装自己,在实际工作中努力践行科学发展观;强烈的事业心、责任心和高度的和政治敏感与保密意识;严格遵守党和国家机密,贯彻落实《保密法》,遵守档案保密制度;坚持原则,依法依规开展档案管理工作,确保档案安全。

基本的职业道德素质

档案工作既是一项基础性工作又是一项和服务性工作,要求档案管理人员:

爱岗敬业。牢固树立以档案事业为重的思想,热爱档案工作,用心钻研,做到干一行爱一行,钻一行精一行,勤学苦钻,把对档案事业的热爱付诸到档案实际工作中。

严谨细致。档案收集、整理、鉴定、组卷,编目、保管、利用等工作的每一个环节,要求档案管理人员具备细心细腻、耐心和强烈的责任心,时刻保持一种严谨细致的工作作风,确保档案的齐全、完整、规范、准确、为档案的有效利用打好坚实的基础。

责任意识。档案管理人员是历史进程的忠实记录者、保管者、参与者,承担着社会记忆守护神的角色。在档案管理过程中必须从档案的收集、整理到提供利用工作等各个环节,努力维护档案的完整、准确系统和安全。

服务意识。库藏档案浩如烟海,利用档案人员众多。档案管理人员要熟悉馆藏档案,具备良好的服务态度和高效的服务质量。要有主动、热情、耐心、周到的服务态度,和及时、高效、准确的服务质量,通过有效提供档案利用,更好实现档案的价值。

基本的档案专业素质

1、档案学理论专业知识

文书学、档案管理学、情报学、档案保护学、档案编研等,都是档案管理人员应该掌握的档案基础理论知识,认真理解和领会档案的涵义、特点、作用,档案工作的几个环节和形成规律,学习和掌握档案专业知识是对档案管理人员的最基本要求。

2、与其从事门类档案相关的业务知识

按照工业企业十大类分类方案,每个单位都有相关的门类档案。管理人员在掌握档案管理基本知识的同时,还须了解相关的相关的业务知识。如工程项目档案管理人员,还需要了解工程项目情况及施工过程、工程制图等相关知识,才能有针对性的将该工程项目从前期文件(如立项文件、建设用地、征地拆迁文件、设计文件、合同协议、招投标文件等)施工文件、监理文件、竣工文件、竣工图、竣工验收等各阶段资料进行系统收集,使归档的工程项目资料能准确反映工程全貌,保持档案的原始记录性。

3、档案工作所需要的专业技能

注重把掌握的理论知识变为实际操作的能力,运用理论有效指导实践。档案管理人员的基本技能主要有:(1)实践技能。要求档案管理人员运用学习和掌握的档案专业和相关业务知识,熟练的开展档案工作。档案管理人员需将所学理论知识运用到实际工作中,熟悉整个工作流程,从文件的收集、分类到组卷、编目等每个环节都能熟悉把握并有序开展。(2)管理和开发技能。档案管理人员在具备档案基础知识的同时,还能掌握操作计算机档案信息处理系统技能,熟练地进行档案信息输入与输出,具备获取、鉴别、处理、利用信息的能力,进行信息的著录、全文链接、电子查阅、开展网络服务。根据人们对档案信息利用的需求,对所管理和获取的档案信息进行综合分析,挖掘信息资源,汇编科研成果简介、档案年鉴、大事记、组织机构沿革等多种编研成果,将档案价值最大限度的释放出来,为利用者提供全新的深层次的档案信息服务,在做好档案实体管理的同时,注重档案的信息化管理,将信息处理技能与传统管理技能完美结合,发挥各种优势,提高整体效能。

业务档案管理论文范文第5篇

关键词:高校,档案工作,档案管理,管理创新

 

1. 前言

中华人民共和国教育部2008年颁布的《高等学校档案管理办法》中规定:“高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责一是贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;二是将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;三是建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;四是研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题[1]”。 同时还强调“高校档案工作是高等学校中的一项十分重要的基础性工作,应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划”。论文检测,管理创新。普通高校尚应如此,而作为国家重点建设的示范性高职院校更应在档案管理工作中有所创新,才能真正发挥这方面的示范作用。

2 高校档案管理工作创新的主要策略

创新既是民族进步和国家兴旺的动力,也是高职院校发展的支柱。高职院校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来高等职业教育发展的步伐,才能适应社会主义市场体制的需要。高职院校档案管理工作创新可从以下几方面入手:

2.1 学习《高等学校档案管理办法》,创新档案管理工作思路

要通过认真学习《高等学校档案管理办法》,强化创新意识,拓展档案工作创新思路,上至主管档案管理工作的校领导、下至管理工作人员,都要有坚定不移的创新观念,确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标,把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径,以保证档案管理创新得以成功。论文检测,管理创新。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏,而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。

2.2 坚持科学发展观,创新档案管理工作模式

档案工作管理模式的更新,是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高职院校档案室虽属机关部门,但大多属于非独立结构,一般情况下挂靠校办,其职能主要是执行而非决策。论文检测,管理创新。随着示范性高职院校管理体制改革的深化,学校领导层已逐步认识到档案管理工作的地位和作用,部分院校在机构改革中,已将档案室从校办或其他部门分离出来,升格为学校的直属机构,变成档案管理的职能部门,由被动执行变为主动决策,对促进高校档案管理创新具有重要意义。论文检测,管理创新。论文检测,管理创新。随着档案工作的技术手段的创新和条件的优化,大大地提高了档案工作效率和服务工作质。尤其计算机在档案管理中的运用,越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性。因此,学校档案管理工作一定要坚持和实践科学发展观,加强档案管理软件的开发,将计算机作为方便管理的重要工具,实现高校档案工作的超越,开创高职院校档案事业不断发展的前景。

2.3 坚持“以人为本,服务至上”, 创新档案管理工作机制

坚持“以人为本,服务至上”,就要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局,创新档案管理机制。长期以来,档案管理工作以经验管理居多,工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件,这在某种程度上制约了人才的流动,容易产生不思进取的思想,更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制,从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,使每个人都有危机感,从而激发工作活力,最大限度地挖掘个人潜力,充分调动积极性,使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制,如用人制度、分配制度、奖励制度,将个人创新的内容作为考核的重要指标,并与劳动报酬、晋职挂钩,努力营造一种鼓励创新的氛围和环境,促进档案管理工作的良性发展。

2.4 运用现代科技手段,开辟档案资源管理新途径

智能化管理系统的出现和广泛运用为档案资源管理与开发利用提供了新的途径,也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持,档案部门应抓住机遇,加大投入,配齐硬件设备和档案管理软件,积极参与学校办公自动化系统的设计与建设。从认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题入手,进而研究解决文档一体化问题,以告别手工操作运转慢、效率低的状况,积极运用网络、数码等先进技术和手段,进一步提高技术含量和水平,使档案管理手段由旧变新、由慢变快。

2.5 注重人才资源创新,实现学校档案工作的快速发展

从示范性院校的创建到发展,都要注重人才资源创新,要针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新的良好环境,造就一支素质高、业务精的档案管理专业团队。要强化校内宣传,取得学校各方面的理解和支持,不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系,不断提高档案培训质量,提升现职档案人员的文化和专业程度,切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力,鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习,加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。论文检测,管理创新。

总之,档案部门无论是在业务工作方面,还是在管理服务工作方面,都要努力做到不断创新,做到人无我有,人有我优,人优我新,这样档案工作才能有高度、有特色,才具有生机和活力,从而实现档案事业的持续快速发展。

3 结语

高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

参考文献

[1]中华人民共和国教育部,《高等学校档案管理办法》[M],2008.第27号令

[2]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2002