档案整理知识范文第1篇

一、档案实体管理阶段及其特点

20世纪80年代前，整个档案管理工作的基础和重点是对档案实体进行管理，即对档案原件实行集中、有序、质量和安全管理，档案管理理论也是围绕实体管理进行建构的，这一时期可称为档案实体管理阶段。

(一)管理工作内容：受物本管理理念支配

实体管理阶段，文件内容和载体合二为一，内容被固定在载体上，因此，物本管理理念支配着档案工作的方方面面，日常档案管理工作以对“静态”档案实体管理为主。历代王朝都设有专门档案存放场所和管理机构，对档案管理以保管为主，辅以简单整理。新中国成立后，档案管理工作得到迅速恢复与发展，直到20世纪80年代初期，档案工作内容仍以对档案实体的收集(征集)、整理、鉴定、保管、统计、利用等“六个环节”为主，虽然有学者提出应将档案内容信息开发作为档案管理工作一个方面，但当时档案管理部门认为，档案信息开发离不开档案实体支撑，实体管理是信息开发实现的手段，因此，整个档案管理工作的基础和重点仍是档案实体管理。当时，档案信息加工与信息产品开发水平十分有限，主要是服务于史学研究和政治工作需要，且历史年代档案信息开发投入较多，现代档案信息开发不够。

(二)管理技术：以手工管理为主

实体管理阶段主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，采用较为简单的物理、化学技术进行档案保管和保护。后期，虽然管理领域已经开始采用计算机技术等信息技术辅助管理工作，但功能尚原始、简单，对管理的辅助作用较为单一。

(三)理论研究：以档案实体为主要研究对象

实体管理阶段理论研究对象主要侧重于档案实体，围绕实体的整理、保管而展开研究。在封建王朝时期，经验的承袭是改进档案管理的主要方法。值得一提的是，由于史学家研究历史和编写史书的需要，形成了对档案史料进行初步分类、整理的简单的理论和方法。我国对档案和档案管理的专门研究开始于20世纪二三十年代，初期对档案管理的理论研究是较为粗浅、直观和经验性的。20世纪三四十年代，我国出现了一批档案学著作，标志着中国档案学初步形成，此期研究内容“大都局限于机关档案的管理方法，较少涉及更广泛的档案门类和档案管理的深层理论问题”。新中国成立至改革开放前，档案学已经发展成为一门独立的学科，档案管理理论得到了极大发展，与实际档案管理工作内容相适应，此期档案管理理论研究领域较之前有较大拓展，但也仅限于档案实体管理，主要包括对档案实体的分类、排架和保管等研究。

(四)价值取向：强调档案史料价值和凭证价值

档案自从出现之时起就与历史紧密联系，被认为是历史的真实记录，能够客观反映历史活动的本来面貌。可以说在20世纪以前，我国对档案价值的认识主要表现为史料价值，古代档案保管机构主要是史志部门，并由史官负责管理工作，突出说明了对档案史料价值的认可。随着社会实践发展及科学文化水平提升，人们对档案重要性的认识也在不断提高。在档案利用实践中，人们可以利用档案解决工作、生活上遇到的问题。因此，档案的凭证价值逐渐得以显现，档案学者开始把档案作为一个独立的对象来管理和研究。新中国成立后，档案、档案工作和档案事业越来越多地受到政府和社会的关注，设立了各级档案管理机构，建立健全了各项档案管理管理规章制度，这些都显示了社会档案价值取向的变化。

二、档案信息管理阶段及其特点

20世纪80年代以来，信息论、系统论和控制论传人中国，计算机技术、网络与通信技术、数据库及多媒体技术等在档案管理领域的应用日益广泛，给档案和档案管理的发展带来了革命性的影响。档案信息管理阶段以档案信息与载体的剥离为前提，突破了实态档案的物理局限，物的概念弱化，直接对档案信息进行相对独立的管理、加工和利用。

(一)管理工作内容：注重档案信息资源开发

信息管理阶段，社会对档案和档案工作的需要不仅局限于保管档案实体，人们的档案利用需求也不仅仅是对一次档案信息的需要，更多是对深层次档案信息内容的查询。20世纪80年代，档案工作内容发展为“八个环节”，即在原来“六个环节”的基础上加上了检索和编研两个环节。20世纪末，档案整理工作提出“简化整理、深化检索、优化利用”。2000年12月6日，国家档案局颁布《归档文件整理规则》，文书档案归档实行“卷改件”。种种举措使传统的档案实体管理工作在整个档案管理工作中所占比例日益缩小，而档案信息资源开发工作日益得到更多重视，所占比例日益增大。编研工作向纵深发展，档案主动服务于社会的趋势日益凸现。

(二)管理技术：逐步引入信息技术

在档案管理技术上，传统手工管理逐渐向计算机管理转变，信息技术在档案管理工作中得到全方位、多层次应用，通过网络档案管理系统，电子文件可以实时在线归档；通过纸质档案数字化，实现档案信息的缩微保存和自动检索；通过应用计算机网络和通讯技术，使得档案信息利用突破了时间和地域的限制，检索途径极大扩展，检索效率得到极大提高，为实现档案信息资源共享和档案信息服务社会化提供了保障。国家制定了相应的档案政策，着力加强信息技术引入和应用。2002年11月，国家档案局印发《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出中国档案信息化建设的目标和主要任务。

(三)理论研究：研究对象以档案信息内容和实体并重

信息管理阶段，档案信息内容和档案实体都是理论研究重要对象。一方面，档案理论研究关注在现代信息技术条件下，如何对档案实体进行更好地管理。另一方面，积极研究传统档案实体管理机制对档案信息交流与共享的限制因素，重视研究档案的信息属性，档案信息的运动过程，及如何采用信息技术进行档案工作的组织与管理、提高档案工作效率，实现档案信息价值等，档案信息化成为新的档案学思想方法。

(四)价值取向：强调档案的信息价值

信息社会，档案作为记录人类社会活动真实面貌的产物，其信息属性已为大家所共识，更由于档案记录历史的原始性、真实性和载体的孤本性，令它成为其他各种信息产生的源泉。信息社会，人们关心档案的价值不仅在于从档案中还原历史，更多的档案利用需求是希望从档案中发现各类信息，为社会经济、文化、生活等多方面服务。在档案管理领域，不论是基础理论研究，还是技术研究，都强调档案的信息属性和信息价值。

三、档案知识管理阶段及其特点

进入21世纪，社会发展进入知识经

济时代，知识管理应运而生。档案资源被认为是一种重要的知识资源，从而推动档案管理逐步进入知识管理阶段。

(一)管理工作内容：管理单位逐步向档案知识元转变

在知识管理阶段，档案管理的重点将不再放在档案实体和档案信息的初步开发，档案管理的单位逐步向档案知识元转变，通过对档案知识进行组织、存储、共享和创新，构建以满足用户知识需求为目标的灵活的档案知识服务体系，最终达到增强档案机构的生存能力和面对未来的竞争能力的目标。在档案知识管理阶段，传统档案工作内容将发生重大变化。如在档案收集工作中，强调“新来源观”，注重对在文件形成之前进行提前控制，并对文件实施全过程管理。在档案鉴定工作中，将实施宏观鉴定，即“不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的‘文件形成机关的社会职能’标准。”在档案利用服务工作中，档案人员将从档案保管员变为知识提供者，档案利用服务工作的重点从档案实体、信息转移到知识上，从建立数据库转移到建立知识库。

(二)管理技术：以现代信息技术为支撑

档案知识管理离不开多种技术的支持与保障，不仅仅局限于以计算机技术为核心的信息技术，还包括编辑出版、发行等知识传播技术。其中信息技术是档案知识管理得以有效实施的基本前提。从档案知识管理流程来看，可以用到的信息技术主要有：在档案知识采集阶段可以应用Intranet、数据仓库、知识库、数据挖掘等技术，在档案知识共享阶段可以采用工作流、文档管理等技术，在档案利用阶段可以采用门户、知识地图、专家定位、搜索引擎等技术。可以说，信息技术是档案知识管理的主要贡献者与促进器，档案知识管理必将大量采用先进的信息技术。

(三)理论研究：基于知识管理重新建构

知识经济对档案管理工作提出了全新的命题，在知识管理理论下，档案学研究在知识管理的总体思维框架下构建新的理论研究平台，导致理论研究思考的范围和主题皆与传统档案学研究有所变化。在档案知识管理阶段，学术研究更强调对隐性知识与显性知识的挖掘、整合，对档案知识权益的分配与保护，档案人员参与组织创新和为组织提供知识服务等主题。目前，我国档案学者围绕知识经济、知识管理对档案工作的冲击与影响；档案管理如何在知识管理中重新定位；档案部门如何参与知识创新，创建知识服务体系；(数字)档案馆如何实现知识管理和有效地知识组织；企业档案在参与企业知识创新中的价值与作用等方面已进行了初步的探讨，这些研究虽不够丰富和成熟，但都认识到在档案工作中实现知识管理的重要性。

(四)价值取向：强调档案的知识价值

档案学界对档案知识属性的探讨早已有之，学者们深刻认识到“档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论。”但此时只能说是表达了一种观点，而未能以此去构建学科的理论体系，传统档案学的学科建设即是建立在知识载体的保管和提供利用上。当人类社会发展进入知识经济时代，知识成为重要的战略资源，档案的知识属性和知识价值受到了学界甚至是整个社会的重视，有学者提出“全面正确地认识档案知识属性，是科学有效地管理档案这一巨大的社会知识财富和充分发挥它应用作用的必要前提。”英国知识管理大师安妮・布鲁金在他的著作《企业记忆――知识管理战略》中指出，档案资源在知识管理中处于核心地位，知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间。可以预见，如何充分发挥档案的知识价值这一命题，对未来档案学的研究方向将产生重要影响。

档案整理知识范文第2篇

论文关键词：知识管理　企业档案工作　协同　创新

知识管理给管理的一切要素都带来了巨大的冲击和挑战，档案作为知识家族中的重要成员，也受到了知识管理波涛的席卷。企业档案具有边际报酬递增的特点，对企业档案知识的挖掘能够很好地服务于企业经济效益的创造，企业档案部门应该实现与企业知识管理环境和实践的协同，最大程度的发挥档案知识的边际效益。但目前，现行企业档案工作模式与知识管理的相容性存在问题，企业档案工作在知识管理环境下走向了“瓶颈”，本文将在详细分析问题的基础上提出应对策略。

一、知识管理环境下企业档案工作的“瓶颈”

1．传统企业档案的分类模式不合时宜。国家档案局早在1991年就已颁发《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)，将工业企业档案分成十个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。随着管理环境的变化，今天我们再来审视《规则》的字里行间，会发现新生档案群体在《规则》中无处安放。

知识经济对企业档案工作产生影响的另一个方面在于企业档案成分本身也发生了诸多变化，企业竞争情报、客户档案与知识产权档案等应运而生。竞争胯限是关于竞争环境、竞争对手、竞争态势和竞争策略的信息研究。从本质上看，竞争情报是一种能产生效益的知识，具有很强的目的性、针对性、时效性、决策性及增值性。知识经济时代将竞争隋报为组织机构取得竞争优势方面的强大功能突显出来，也将竞争情报的功用提升到一个前所未有的高度。企业客户档案指标准版式的客户资信调查报告，具体内容包含对供应商、销售商，有竞争或合作关系的企业以及个体客户资料的收集、处理、评价成果等。对客户档案进行知识挖掘是企业维持固定客户群、发展新客户以及扩大市场份额的工具。基于发展的角度，《规则》所规定的企业档案类目在知识经济环境中早已时过境迁、不合时宜，由于经济增长方式转变而催生的这些新档案群体在《规则》中无处安放。需要在企业档案的一级类目中明确这些企业新生档案的归属。

2．传统企业档案的管理模式难以为继。“八大环节”是传统档案管理模式的象征。文档一体化管理，电子文件的全程管理等理论给“八大环节”模式带来了强有力的冲击。基于实践层面的文档—体化和全程管理，就是要求重新规划并建立企业档案工作的业务流程。

人们已经开始认识到：对于各种知识资源的管理，其核心在于对资源进行整合。成功的知识管理不是把各种知识资源有条不紊的保管好，而是将新的、片段的、孤立的信息补充到原有的固化知识中，实现知识的重新组合，从而扩大知识的整体能量，实现知识资源整体效能的最优。企业档案管理模式必须体现这样的思维，企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补“八大环节”缺少渗透和融合的缺陷。新的企业档案业务流程的设计必须注意以下几个问题：

(1)档案部门在企业知识系统中的定位务必准确。基于实践操作层面来讲，企业知识系统设计与实施主体均非企业档案部门。这正如档案馆承办现行文件开放一样，现行文件开放最终没有颠覆档案馆的本职角色，档案馆是保管国家历史档案的基地。政务信息公开时期，档案馆可以开放现行文件；知识管理时代，档案部门则应该把自己建设成为企业知识系统的重要一环。但是从实际出发，档寒部门绝不可能成为企业知识系统的构建主体。

(2)将档案知识的管理纳入企业整个知识资源管理规划中。企业知识资源包罗万象，档案、图书、情报、资料等都是企业的知识资源。长期以来，各种知识首先确立自己的“生态环境”，然后开始建立相互之间的“生态链”，最终的结果是建立强大的生态系统。知识管理的目标就是建立起强大的生态系统。为更好地发挥各种档案知识资源边际效益递增的优势，最好的解决思路是寻求档案、图书、情报、资料等信息资源的整合。档案业务流程的设计应该以企业整个知识管理系统的设计方案为行动指南，企业知识管理系统则具有对企业全部知识资源的整合机制。

(3)文件全程一体化管理。传统的档案学理论认为：档案从物质实体上看是指从归档到永久保存或最终销毁的文件。传统的“档案运动观”塑造了传统档案工作流程的灵魂以阶段式管理为中心。收集、鉴定、整理、归档、保管等各工作环节相互独立；档案业务工作与档案利用工作缺乏联系；档案部门与单位内其他部门缺乏必要的沟通；档案工作人员观念封闭，缺少企业文化的熏陶。文件全程一体化思想指档案部门对文件从产生到归档这一段时期的管理工作进行前端控制。这既满足了电子文件的管理需要，也便于了解文件的形成背景，更有利于挖掘文件信息中的知识资源。

二、实现企业档案部门与知识管理的协同

1．目标协同。档案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业各个知识子系统的分目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，使得参与知识管理活动的各个部门能够朝着同一个方向前进。

2．技术协同。强调各个分散工作环境下的知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。

3．资源协同。重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得知识能在适当的时候发挥应有的效用。

三、企业档案工作与知识管理协同的策略分析

1．利用协同思维，引领企业档案分类模式创新。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了彻底的变化，《规则》并没有新的修订。企业档案分类模式的创新应该被提上议事日程。

基于协同论认为：企业档案的分类应该以档案信息的相关性为标准，分类工作要建立在熟练掌握档案信息的基础上展开。知识管理时代，档案分类适宜采用内容分类法。基于协同论还认为：企业档案部门除了与企业其他信息部门协同外，还应该积极与企业研发、采购、销售、客服等职能部门协同，充分挖掘这些部门的竞争情报、客户档案与知识产权档案。对于企业档案内容分类法，企业档案部门则可以加强其分类操作的标准版式，如设立内容主题词，也可以加强内容关联性系统的研发与构建。

2．企业档案管理系统纵横协同，促进档案业务流程的重组或优化。业务流程重组的内涵主要包括三个方面：一是强调流程整体化。每个员工应该熟悉和掌握某一流程的所有步骤，改变以职能分工的运行体系、以作业流程为基础的管理模式，强调工作过程的整体陛和统一性。二是依赖信息技术的支持。运用现代信息技术对企业原有工作设计进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键指标，如成本、质量、服务和速度等获得巨大的成功。现代信息技术为企业提高核心竞争力提供了机会和可能。三是提高企业的效率和效能。实现业务流程重组，重点解决组织结构扁平化问题，减少管理层次，裁减冗余人员，以期达到灵活、敏捷、应变的效果。优化或重组企业档案业务流程需要把握两个层面的问题，笔者将其归纳为纵向协同与横向协同。

(1)纵向协同：文档一体化。大亚湾核电站总经理评价核电站运行情况时曾说过：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流的人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文件档案管理系统。”他把文档管理列为企业安全、优质、高效的三大支柱之一。档案工作环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。

档案整理知识范文第3篇

[关键词]档案；知识；知识库

[中图分类号]G270 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）01 — 0114 — 02

知识管理简言之就是对知识进行挖掘、编码、共享、创新等活动的程，它是一个利用集体智慧来增强组织应变和创新能力的过程。在此过程中知识库的建立是一个非常重要的环节。所谓知识库并不是存储能相对容易获得的合同、单据或惯例的信息库，它的内容可包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、研究报告等众多方面。因为只有在充足的信息量的保证下才有利于对知识进行整合，以便组织从以往的经历中悟出各种见解，形成知识创新。

而档案作为人类社会实践、科学实验的原始记录，是组织机构活动的真实记录，反映了组织的历史和现状，真实可靠且有利于据此总结出经验和教训，因此是组织开展管理、决策等活动的重要依据之一。所以说，离开了档案信息，知识库是不完整的，会影响组织的创新能力和应变能力，因此档案信息资源是知识库的重要组成部分，知识管理离不开对档案信息的管理。

可见，档案知识库的建立是组织知识共享和创新的需要，也是科学决策和高效管理的需要，它为组织知识学习和知识共享环境的建立创造了良好的条件。档案知识库的建立应从以下几个方面进行考虑：

一、档案利用者需求分析和知识资源的合理评估

档案知识库的建立应在充分的利用者需求分析和知识资源评估的基础上进行。

1.档案利用者需求分析

档案部门要在充分了解档案信息资源的特点以及自身人、财、物、技术等能力的基础上开展档案利用者的需求调查和分析。

档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。因此笼统地说社会是档案部门最本质的用户。在社会这一大用户中又包含许多不同类型的用户，而不同类型的用户对档案知识库所提供的知识内容的需求也各异。大体来说档案用户按其性质可分为四类：一是学习研究型用户：它包括档案学、历史学等社会科学研究者以及相关教师、学生等。他们希望得到与自己学习、教学、学术研究相关的档案知识，希望能有学术知识交流的平台；二是行政管理决策型用户：它包括党政机关工作人员以及服务于经济建设的相关专业人员等。他们希望得到与自身行政、管理、经营活动相关档案知识，发挥档案的参考、凭证、情报等价值，促成科学决策的形成；三是咨询查考型用户：它包括维护个人合法权益者以及档案工作者等。他们希望查找到与个人切身利益相关的档案，与工作相关的法律、法规、行政规章、规范性文件等，以及文档管理的实际操作方法，以此解决他们实际生活、工作中遇到的问题；四是休闲消遣型用户：他们希望查找到满足休闲、猎奇需要的相关档案知识，如名人逸事、城市变迁、历史真相、族谱等等。

在此基础上对于用户明确表达的需求，我们应根据用户需要提供知识服务；对于用户己经意识到但尚未明确表达的需求，应通过交互方式，运用检索工具等手段对用户进行启发；对于用户尚未意识到的需求，我们应通过知识挖掘等手段激发用户潜在的利用需求。

2.档案部门开展知识服务过程中知识资源的合理评估

档案部门要开展知识服务就必须在用户需求分析的基础上保证档案知识库的完整可用，而档案知识库的完整可用离不开知识共享与创新，因此我们应对进库的档案资源建立必要的信息过滤机制，合理筛选搜集到的信息—选择满足用户需要的相关信息，删除虚假信息和无关信息。这就要求档案工作者在档案知识库建立和维护过程中能对知识资源进行合理的评估。

（1）知识资源必须准确可靠

档案是社会生活的真实记录，这使得档案知识库在用户心理上形成了一定的权威性和信赖感。这就更要求它所包含的知识资源的内容准确、可靠。第一，要对档案信息内容进行仔细检查，防止语法、拼写错误的出现；第二，档案信息内容要符档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件合实际情况，不能夸大和歪曲；第三，检查档案知识库中进行学术交流的文章，保证这些文章已经过审核、且著作权明确、有一定的学术价值等。

（2）知识资源既要全面又要有特色

不同用户对档案知识库的要求各异，有的用户是为了进行学术研究、有的是为了实际工作、生活中的需要、有的是为了休闲消遣等等。因此我们应根据组织机构的功能来确定其档案知识库的功能。要做到知识库内档案信息资源既收录全面又能满足用户的个性需求，具有特色。同时要做好显、隐性知识的转化，根据实际情况来确定档案知识库的深度和广度以及库中档案信息资源的类型。

（3）知识资源必须及时更新

档案知识库是档案部门开展知识服务的源泉，而知识服务又是一种目标驱动服务，可见档案知识库的生命力在于知识的更新，因为我们只有在保持档案知识库及时动态更新的基础上才能满足用户需求，解决用户所面临的问题。

二、知识开发和知识获取

知识分为显性知识和隐性知识两大类，一切知识都存在于隐性知识和显性知识之间的连续体中。因此在档案知识库的建立过程中档案部门的知识开发是非常重要的环节。一方面档案工作者应通过对传统载体档案的数字化，以及对电子文件/档案档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件开展前端控制和全程管理，实现对显性知识的收集、整理、存储；另一方面档案工作者应凭借自己的专业知识、技能以及工作经验，对文档信息资源进行鉴定、分析，既要兼顾文档信息对本单位的第一价值和对社会的第二价值，又要保证知识创新所必须的足够的信息量，实现对隐含在流程、人员等要素中的隐性知识的显性化，并完成对显性知识的编码化与建档。

由于在知识经济时代知识的增长速度非常快，所以档案部门不可能开发出实施知识服务所需要的所有知识，因此在档案知识库的建立过程中外部知识的获取也是非常重要的环节。在此过程中，档案工作者要运用自身的知识技能正确选择能满足用户需求的知识。如外部专家知识、其它组织的知识、用户的知识以及知识产品等。当然在外部获取的知识中也包括可直接使用的显性知识和有潜在价值的隐性知识两大类。因此在知识获取的同时，档案工作者也面临着隐性知识的显性化、编码化，显性知识的学习，外部知识的内化以及外部知识与档案知识库整合等一系列问题。

三、知识挖掘与整理

档案知识库建立的目的是为了满足档案部门开展知识服务的需要，如不能做到这一点就显示了知识资源的不完整性，知识库也就失去了存在的意义，因此我们在知识开发、获取和存储的基础上必须做好知识的挖掘和整理工作，为知识寻求者和档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件档案部门构建起一座知识共享的桥梁。档案部门可使用知识传递和反馈机制与档案知识寻求者之间进行实时沟通。通过同步知识传递即档案部门和知识寻求者之间的对话和信息的反馈机制使档案部门获得准确、实用的用户需求信息，以便档案部门对用户所面临的问题以及所处的环境有一个动态的了解，因为只有这样才能更好地进行知识资源的综合分析，做好知识的挖掘和整理工作。另一方面档案部门可进行较为全面的用户分析，利用各种技术工具提高知识分类和检索的准确性，满足不同特点用户的需求。只有在此基础上，档案部门才能发现用户，真正做到以用户为中心进行知识的挖掘和整理，完善档案知识库的内容构成。

四、知识的分类检索

知识的分类检索连接着档案知识库和档案用户，档案部门只有通过寻求合理的知识分类方法，编制各种有效的技术工具，才能提高知识分类和检索的准确性，最大限度地满足档案用户的检索需要，因此知识分类检索的好坏直接影响着档案知识库价值能否有效实现。

高效的知识检索主要取决于两方面：一是知识的合理分类和组织；二是快速有效的知识检索方法，即通过对知识的合理组织，利用快速高效的检索手段来实现与要求相匹配的知识资源的快速检索。

档案部门的知识服务在很大程度上依托于网络实现，因此在对档案知识库中的知识资源进行分类时应考虑到网络环境下知识交流和共享的需要。主题分类法是目前采用较为广泛的网络信息的分类组织方式。无论从分类体系还是类目设置上它都能较好地揭示知识之间动态的多维联系，很好地体现了以用户为中心的知识服务的理念。但是这种网络分类方式存在着知识分类体系不严密，类目专指性差的缺点，这必然会影响用户的查全率和查准率。而传统的档案分类法需要掌握一定的专业知识才能较为顺利地进行检索，这大大增加了普通用户浏览查询的难度，但是它的优点在于类目间有严密的逻辑关系，基本上是一个完整的知识分类体系。不难看出网络分类法和传统的档案分类法各有利弊，又在一定程度上弥补了互相的缺陷。因此在档案知识库的建立过程中档案部门可将两者结合起来考虑，实现传统的档案分类法与网络分类的主题分类法的一体化发展，适应电子环境下以用户为中心全方位揭示知识之间多维联系的需要。

另外在检索语言的选择上，档案部门应尽量避免单独使用分类号等专业术语作为唯一的检索标识。档案知识库的知识检索方法应致力于检索语言的开发，要做到能将档案专业术语与自然语言相结合，并能从不同的角度提供检索的入口，既要满足专业用户的需要又要能方便普通用户的使用。

档案整理知识范文第4篇

一、问题：企业档案工作面临的挑战

当前，我国企业档案工作面临的挑战主要表现在以下几个方面：

?穴一）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大部分企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录”，“档案就是保密材料”，“档案只要被保管好、不丢失就行了”，“档案就是写在纸上的书面材料”的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有服务于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和服务的新舞台。

（二）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从

当前，许多企业实行组织结构扁平化，精简机构，削减管理层次，从而提高企业运转效率。企业推行组织结构扁平化后，企业档案机构如果发挥不了应有的作用，没有独特的价值，就会成为被精简的对象。甚至一些企业干脆撤销了专门的档案机构。档案机构在企业组织体系中的地位下降，制约了企业档案工作的发展，也影响了档案工作人员的工作热情。在新形势下，如何明确档案机构在企业中的定位和角色，成为我们必须思考的问题。

（三）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继

现在，绝大多数企业都认识到了信息化的意义和价值，并且不断通过建立办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、企业资源计划（ERP）等应用系统加快企业信息化进程。企业在各项活动过程越来越多地形成数字化的信息，传统的企业档案“实体保管模式”难以为继。而在很多企业中，由于没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。

（四）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公司的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。

自20世纪80年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息服务。

二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革

对于传统的企业档案工作进行细枝末节的改进，已经于事无补，只有对其进行根本性的变革，才能适应形势发展的要求。任何改革实践都需要一种先进的理论作为指导。在知识经济时代，指导企业档案工作改革的理论应该是知识管理思想。

知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。

知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。知识技术管理侧重于现代信息技术，如数据仓库技术、知识挖掘技术等的应用，为整个知识管理提供技术支撑。知识员工管理，侧重于激发知识型员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励他们向企业贡献个人的隐性知识，提高他们的知识创新能力，为整个知识管理提供人员保障。其中知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理一般从知识资源管理起步。

⒈ 企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容

根据1996年联合国经济合作与发展组织?穴OECD?雪的《以知识为基础的经济》报告，知识包括四大类：“知道是什么”的事实知识（know－what）；“知道为什么”的原理知识（know－why）；“知道怎样做”的技能知识（know－how）；“知道是谁”的人际知识（know－who）。在此基础上，我们可以进一步将知识分为“显性知识”（Explicit Knowledge）和“隐性知识”（Tacit Knowledge）。显性知识是指“知道是什么”和“知道为什么”的知识，也即是记录于在一定物质载体上的知识。隐性知识是指“知道怎样做”和“知道是谁”的知识，是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识，或者是只可意会难于表达的知识。例如，我国一些企业进口零部件，并利用外国企业同样的仪器设备和操作方法来组装产品，产品质量却明显不如外国企业的原装产品，这就说明我国企业工人没有掌握外国企业工人的隐性知识（操作技巧、诀窍等）。

企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。正如IBM Lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。” 美国Delphi咨询集团的一项调查表明，在组织所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。

企业的显性知识实际上主要包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案，二是从企业外部收集而来的图书、情报。图书、情报是公开的，可以为所有企业利用，而文件、档案是本企业自身产生的，是企业所特有的，其他企业无法获取。因而文件、档案构成企业具有竞争价值的核心显性知识。企业的隐性知识存在于员工个人的大脑之中，只有固化为文件、档案形式的显性知识，才能被有效地管理。可见，某种意义上，企业档案是企业最重要的知识资源。

既然企业文件、档案是企业最重要的知识资源，那么，企业档案管理实质上是一种重要的企业知识资源管理活动，企业档案管理应该成为整个企业知识资源管理重要的有机组成部分。

⒉ 档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容

一方面，档案管理是知识资源管理的重要内容，使得档案管理以知识资源管理为发展方向成为可能；另一方面，知识管理是21世纪的企业管理模式，作为企业重要管理工作之一的档案管理，以知识资源管理为发展方向是其必然的选择。

知识资源管理是一项长期的、艰巨的系统工程，必须从易到难、有步骤地开展。当前，许多企业的档案管理已经具有良好基础，特别是一些企业已经开始档案数字化建设。因此，知识资源管理可以从档案管理入手来逐步开展。企业档案是企业最重要的知识资源，档案管理是企业知识资源管理的重要内容，因此，知识资源管理也应以档案管理为核心内容。

综上所述，企业档案工作改革的方向就是实行知识资源管理。

三、对策：构建知识资源管理平台

实行知识资源管理的基础和前提是构建一个“知识资源管理平台”。

（一）知识资源管理平台的功能

“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平和创新能力。

（二）知识资源管理平台的结构

“知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”、“知识资源服务系统”三个部分组成：

⒈知识资源库。“知识资源库”是集中存储企业各种信息、知识的数据库。数据来源于三个方面：

―――企业内部的显性知识，主要是企业各部门形成的各种文件、档案；

―――企业外部的显性知识，主要是企业各部门购买、收集而来的各种图书、情报、资料；

―――企业内部的隐性知识，主要是企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等，以及企业的精神文化，这些隐性知识需要借助于一定的制度和技术，固化为文件、档案形式的显性知识，才能进入“知识资源库”，被有效管理。

⒉知识资源整合系统。“知识资源整合系统”的功能是：

―――及时、全面收集企业内外的各种信息、知识；

―――对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，使之有序化、系统化；

―――将加工整理后的企业知识资源存入知识资源库。

⒊知识资源服务系统。“知识资源服务系统”的功能是：为企业各部门利用“知识资源库”中各种的信息、知识，提供一个便捷的数据出口、检索途径和服务窗口，同时也接受知识资源服务的反馈信息。

（三）管理机构

⒈机构设置。“知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。在建设之初，根据企业原档案机构在企业组织体系的位置，“知识资源管理中心”既可成为企业下设的单独的二级机构，以充分发挥其积极性，也可以挂靠总经理办公室下，以充分利用办公室作为一个综合性、协调性部门的优势。在知识资源管理实施一段时间之后，“知识资源管理中心”以独立为二级机构为宜。

⒉ 基本职能。该管理机构的基本职能是：

―――知识资源整体规划，即根据企业对信息、知识的利用需求，对企业知识资源管理进行整体规划；

―――知识资源建设，即全面收集企业内外的各种信息、知识，对其进行加工、组织、整合，以规范的形式存入企业知识资源库。

―――知识服务，即基于知识资源库，通过知识资源服务系统，提供增值信息、知识服务。

（四）构建知识资源管理平台的条件

更新观念。构建知识资源管理平台，是企业知识管理的重要内容。知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数企业特别是国有企业来说是全新的。因此，要成功地构建企业知识资源管理平台，就必须更新现有的企业管理理念，应使企业管理层到一般员工都要树立知识管理、知识资源管理理念。

档案整理知识范文第5篇

【关键词】企业知识管理；知识经济；档案管理；协同

1 知识经济与知识管理内涵及主要特征

1.1知识管理的内涵

知识管理就是应用现代技术对知识资源（包括显性知识资源和隐性知识资源）进行管理，以促进知识创新的活动。具体而言，知识管理包括三方面的内容，即知识资源管理、知识技术管理以及知识思维管理。知识资源管理就是管理知识信息或与知识有关的信息以及记录知识和信息的载体，其目标主要是管理企业内的显性知识资源。知识技术管理指知识管理的实践活动，如设计知识管理的整体方案、规划知识管理业务流程、建立企业知识系统、知识安全管理、建立知识用户权限系统及用户访问控制系统等，其目标是建构一套保障知识管理活动顺利进行的技术平台。知识思维管理是管理企业内的人力资本，包括建立协同的企业文化、协同的工作环境、协同的思维模式等，其目标是通过思想文化渗透实现对组织内隐性知识的管理。

1.2知识经济的主要特征

一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、厂播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识（产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模知识等），而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

2 企业档案部门参与企业知识管理的不利因素

2.1企业档案中显性知识多，而隐性知识少

企业档案是企业现有知识水平和管理经验的积累，是企业合法权益的法律凭证，是企业持续发展的可用资源，蕴藏着新的生产力和重要的商业秘密，对企业生存和发展都有重要意义。这部分知识资源中也蕴藏着一个企业的历史，是企业记忆的一部分，是企业精神和文化的体现。在重视知识经济和知识管理的今天，企业档案应当受到应有重视，发挥其应有作用。但是，企业文档几乎完全体现为显性知识，对于企业知识管理来说，它只是其管理内容的一个部分，更何况企业档案对显性知识的记载并不完全，企业显性知识另有一部分存在于图书、期刊、资料等其它形式的知识载体中。而企业知识管理的核心在于开发企业隐性知识，企业档案管理工作对此很少涉及，其管理理念、方式方法还需要重新审视、定位和改进。

2.2企业档案资源是静态的、被动的，而知识是一种动态的、能动的资源

档案管理的核心工作有两个方面：一是档案安全保管，另一个是档案内容信息的开发与利用。我们一直在强调：“安全保管”是“有效利用”的前提和基础。实践中的企业档案管理工作部门也是以此为宗旨，在档案管理中，重视收集、整理、分类、排架等基础性工作，“有效利用”的方式过于简单，效果也不尽如人意。档案资源多表现为一种静态的、被动的资源，成为一种高积累，但低附加值产出的知识资源。知识却是一种活的、能动的资源，它有时会以信息、数据的形式存在于语言中、书本中或软盘里，如文档中的知识。但知识的本质往往是人或组织的一种能力、经验，或是人脑中的一个创意，它不会被动地等着开发利用，而是会与其它知识资源重新组合，在知识共享过程中，实现知识的新或知识增值。

2.3企业档案管理对象具有单纯性，而知识管理对象具有复杂性

随着社会的发展和技术的进步，档案内容和种类发生了巨大变化，档案载体形式也在不断发展变化。当然档案管理更为重要的内容不仅仅是对档案载体管理，而更是对蕴涵于载体之上信息内容的开发利用。知识管理在大多数时候也表现为对物质对象的管理，如对图书、文档、光盘、网络等的管理。但有一点值得注意的是：作为知识管理中很重要的一部分――隐性知识，在很多情况下实际上是在企业中人身上积累的过程。这种情况下，人就不仅仅是简单劳动力的提供者，更为重要的是知识载体与知识处理主体。企业的大部分知识都是以个人经验、技术诀窍等隐性知识的形态存在于员工头脑中，知识创新和知识增值与隐性知识和人密不可分。可以说，人也是企业知识管理的重要对象。由于人力资源的介入，企业知识管理变得更为丰富和复杂。上述种种问题无疑向我们反馈了这样一个道理：无论从资源构成、资源特点还是管理对象哪一方面进行比较，企业档案管理与企业知识管理都有较大的差别，直接对企业档案管理采取知识管理的一套方法必然不妥，而企业档案知识资源是参与企业知识管理的资源基础，企业知识管理又撇不下企业档案部门。鉴于此，实现企业档案工作与企业知识管理环境协同是解决上述矛盾的必然选择。

3 企业档案工作与知识管理环境协同的策略

3.1协同理论的定义

协同理论在上世纪60年代首先由美国著名管理学家H・伊戈尔・安索夫提出，他认为协同理念的战略可以把公司多元化的业务联结起来，从而使公司得以更充分地利用现有优势开拓新的发展空间。安索夫确立了协同的经济学含义，即协同模式的有效性部分地源于规模经济带来的好处。安索夫把协同效应形象的通过“1+1>2”这一简练的公式表达出来，协同的概念因其“简单”而被人们广为接受，协同理论也得到迅猛发展。具体说来，协同是指系统中诸多子系统的相互协调、合作或同步的联合作用，是系统整体性、相关性的内在表现。协同理论并不是各个子系统的简单相加，它的实质在于各子系统的相互协调从而产生整体效应，企业知识管理也需要对各知识资源管理部门协同管理。档案部门掌握着大量企业知识资源，企业档案部门从理念与实践上实现与企业知识管理环境的协同是知识管理环境下企业档案部门的必然选择。

3.2企业档案工作与知识管理的协同内容

企业内的各个信息部门就是企业知识系统这个开放系统的子系统，各个子系统相互连接、合作，不断进行物质、能量与信息交换，能够发挥各子系统之间的协同效应，使企业整个知识系统的功能更加强大。在知识管理环境下企业档案部门若想发挥与时代和角色相符的功能和作用，在做好本职业务以外，也应该更多的思考如何与企业整个知识系统的协同。协同的内容包括：

3.2.1目标协同案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业档案部门与企业知识管理目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，明确知识管理环境下的企业档案工作的发展方向。

3.2.2技术协同档案管理系统与企业内部其他知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。企业档案管理系统的选择应该征求知识主管部门的建议和指导。

3.2.3资源协同重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于一部分很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得适当的知识能在适当的时候发挥应有的效用。

3.3企业档案工作与知识管理的协同策略

3.3.1在思维层面上利用协同思维，引领企业档案分类模式改进。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了很大变化，而《规则》并没有新的修订，适应新的管理环境的企业档案分类标准的探讨应该被提上议事日程。对《规则》划分的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类十个工业企业档案类别，笔者认为需要作“两个补充、一个调整”，宗旨是妥善安置知识管理环境下出现的新生档案类别，包括客户档案、竞争情报与知识产权档案等。我们可以在原来十个工业企业档案类别中增加一个知识产权管理类和一个市场管理类，客户档案类与竞争情报类作为市场管理类的二级类目，这是“两个补充”；为避免市场管理类与经营管理类档案归类划分的重叠现象，有必要将经营管理类调整为经营类，具体涵盖采购、销售等活动过程中形成的档案，这是“一个调整”。这样，《工业企业档案分类试行规则》的类目可以调整为十二个大类，即党群工作类、行政管理类、经营类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类、知识产权管理类、市场管理类。

3.3.2在管理层面上文档系统与其他信息子系统的协同。企业内各个子系统相互开放，通过与其他子系统的协调与配合，从而实现整体绩效的最优，如企业档案部门与企业情报、图书、资料等部门通力合作、实现协同。从只整理保管本企业形成的纸质档案、科技图书、标准、期刊、法律法规中解脱出来，实现由封闭的以实体管理为主向开放的电子信息网络管理转变，由重管轻用向重用促管转变，由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变，形成辐射企业档案、标准、图书、期刊、情报知识综合管理的知识处理中心和中转站。管理人员在分工合作的基础上负责企业档案、图书、情报的收集、整理、加工、处理、传递、交流等，建立结构合理、种类齐全、质量优化的知识体系，为领导决策、为企业生产经营提供高质量的信息服务。企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补环节操作缺少渗透和融合的缺陷。

3.3.3硬环境建设与企业商务平台系统建设协同。协同商务平台对知识的集成管理为协同知识管理提供了条件。企业协同电子商务平台是在充分理解电子商务（E-B）、客户关系管理（CRM）、企业资源计划（ERP）的设计思想基础上，把企业的各种核心业务，通过web有机的集成在一起，实现ERP、E-B、ERM三者的整合系统。企业用这个系统让供应商、采购商、客户合作伙伴以及员工、管理者、决策者能够从各种方式，通过接口访问相关数据，实现在高速互联网时代，企业经营的整体协同管理，同时又实现工作流和工作协调应用。在协同商务平台中知识处于一个立体的、多维的知识获取、共享和使用的环境，无论知识的来源、结构是什么，都可以得到统一的管理；同时协同平台为这些知识节点之间提供了立体化的“网状”关联通道，从任何一个知识节点都可以到达任意的相关知识节点，极大的方便企业获取完整的、真实的知识。协同商务平台站在比“系统集成”、“应用集成”更高的“信息集成”的层次上，为协同知识管理提供了有效手段。协同商务平台将企业的所有应用和数据集成到一个知识管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的知识平台。在这个平台上，数据经过处理、分析后，可以变成有用的信息，而信息经过审核、分类后，则变成能协助个人、企业或团体创造智能与价值的知识。

3.3.4软环境建设与企业管理环境协同。企业进行知识管理，要求企业建立学习型组织、建立共享的企业文化等，这些都是属于知识管理环境对企业软环境的要求。企业档案部门也有很多亟待加强的软环境建设，比较突出的有制度建设、文化建设、及建立知识管理的评估机制等。

3.3.4.1制度建设。企业知识管理的制度建设主要是制定企业合理的奖惩机制和激励制度，建立系统的学习和培训制度，建立有效的企业知识传播制度，建立企业跨行业、跨部门的信息和技术交流机制和相关制度等。企业档案部门内部也需要建立奖励激励机制、学习和培训机制，在知识管理环境下还要积极建立知识共享的考评机制，以督促企业档案部门员工之间以及与其他部门员工的知识交流与共享。

3.3.4.2文化建设。企业文化建设非常重要，包括企业经营哲学、价值观、管理思维等，主要是创建企业共享的团队文化和学习文化，建立知识共享的激励机制，培养员工良好的职业道德、企业荣誉感和团队精神等。知识管理中的最大障碍就是不信任和隐藏知识问题。通过制度创新、文化创新实现员工的自我激励，积极参与知识交流与共享，为提高组织效率创造机会，这需要高层领导的支持。因为组织文化的变革涉及个人价值观念以及个人行为的变化，要比任何其他的改革都要困难。因此要从根本上突破企业已经形成的固有的文化传统，必须在高层领导的支持下进行。

3.3.4.3建立知识管理的评估机制。知识管理的评估机制是企业知识管理体系的主要组成部分。企业档案部门采取定性评估与定量评估相结合的方式，建立测评企业档案部门参与知识管理效果的指标体系和评价模型，从实施的过程和目标两个方面对进展情况做出评价，并且聘请专家对实施情况做出评价。

参考文献：

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