最新档案管理条例范文第1篇

一、制定条例的经过

条例是杭州市人大常委会2007年立法计划项目。2007年8月，杭州市十一届人大常委会第二次会议审议了杭州 市人民政府提请的《杭州市档案管理条例(草案)》。会后，杭州市人大法制委员会根据常委会的审议意见和教科文卫委员会的审议意见，分别征求了市人大常委会立法咨询委员会、省人大常委会法工委以及13个区、县(市)人大常委会的意见。法制委员会还将条例草案在“杭州人大网”上登载，公开向社会征求意见。2007年9月12日，法制委员会举行会议，对条例草案进行审议和修改，提请市十一届人大常委会第三次会议审议通过。

二、制定条例的主要依据

制定条例的主要依据是《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施(中华人民共和国档案法)办法》及其他相关法律、法规。

三、对条例几个主要问题的说明

(一)关于档案工作保障措施。档案工作是一项公益性社会文化事业，需要各级政府和社会各界的支持。长期以来，事业经费严重不足是制约我市档案事业发展的一个瓶颈，由于缺乏必要的档案保护经费，目前我市各级档案馆一批珍贵档案得不到有效保护和抢救。为加强对档案事业的投入，明确政府在档案管理上的职责，条例在第四条规定，“本市各级人民政府应当加强对档案工作的领导，将档案事业建设列入国民经济和社会发展规划，档案事业经费纳入各级政府财政预算，确保档案馆(库)建设、档案信息化建设以及档案保护、抢救、征集、开发利用等经费的核拨。”同时，随着全社会信息化程度的迅速提高，传统的档案管理和利用模式将不能完全适应经济和社会事业发展的需要。因此，条例规定档案信息化建设应当纳入各级政府信息化建设规划。

(二)关于文件查阅服务中心。档案馆传统的收集方法是各单位从文件形成10年后移交给档案馆，再由档案馆鉴定是否向社会开放。随着形势的发展，这种传统的档案管理方法已经远远不能适应改革开放和经济社会发展的需要。因此，有必要通过建立文件查阅服务中心，要将党政机关、社会团体、企事业单位具有政策性、公益性、服务性的非文件集中统一保管，并向社会开放。条例第六条规定，综合档案馆应当建立文件查阅服务中心，作为同级人民政府信息公开的集中查阅场所，向社会提供政府公开的信息，使广大人民群众能够及时零距离了解政府信息，同时带动档案馆馆藏资源的利用，发挥文件、档案、资料三种资源互补的整体功能。

(三)关于机关文档中心。目前，我市市级机关档案室有120多个，根据调研，主要存在以下问题：一是档案资源的分散和浪费。一些单位档案库房、档案工作设备设施长期不到位，档案得不到专业保护，一些通用的档案设施存在重复购置情况；各单位档案人员往往是兼职，时间和精力得不到保证，致使档案资源得不到有效的管理和开发。二是档案信息共享程度较低。目前我市已着手对档案进行数字化处理，但由于各单位分属不同的系统，各系统采用的业务标准各不相同，信息化起步的时间也不同，导致各档案信息应用系统间存在壁垒，相互间的共享程度较低。为解决上述问题，条例第七条规定政府可根据实际情况在机关集中办公地点设立机关文档中心，接收各集中办公机关的档案，对档案进行保管、鉴定和利用，达到档案资源的最优组合。

(四)关于档案信息提供。随着我市经济的发展和改革开放的不断深入，一些政府举办或直接经手的各种活动越来越频繁，特别是行政区划调整、机构改革、重大建设项目、重大活动日益增多，使档案管理部门难以全面掌握档案管理中出现的新情况、新问题。为了适应这一新形势，加强对此类档案的监管，条例第九条规定了对上述活动实行信息提供制度，通过信息提供，进一步掌握全市档案工作的动态，对加强档案事业宏观管理，确保档案完整与安全具有重要意义。

(五)关于档案的收集和移交。目前，在我市仍有一些单位和领导的档案意识比较淡薄，许多重要的档案材料未实行集中统一管理，散存在单位的内部机构和个人手中。同时，一些单位不按规定和要求向各级档案馆移交应当移交的档案资料。为了解决档案收集难、归档难和移交难的问题，条例第十条规定了各类文件材料向本单位档案机构归档的要求，第十一条规定了各单位向有关档案机构移交文件、档案资料(包括重大活动档案)的要求和时限，特别是对机关文档中心、已公开现行文件、重大活动的档案移交作了明确。

(六)关于新领域档案、名人档案和地方特色档案。目前，随着经济发展和社会进步，档案服务领域不断拓宽，出现了如非物质文化遗产档案、民生档案等各新领域的档案工作，条例第十五条对此提出了要求。名人档案和地方特色档案是反映当地历史文化的重要资料。杭州是一座文化名城，为发挥名人档案和地方特色档案在我市经济和文化建设中的积极作用，条例第十六条规定综合档案馆应当做好本地名人档案和地方特色档案的征集、管理工作，并鼓励社会组织和个人向综合档案馆寄存或捐赠名人档案资料和实物档案。

(七)关于实物档案。随着我市政治、经济、文化、科技各方面工作的发展以及对外交往的加强，各级国家机关获得荣誉的各种证书、奖杯、重要纪念品等各种载体档案日益增多。条例第十七条对此类实物档案的收集和整理进行了规范，并规定“经档案行政管理部门认定具有长远保存价值的上述实物，应当在五年内移交同级综合档案馆”。

最新档案管理条例范文第2篇

1、加强人事档案的程序化管理

我国当今市场经济模式的构建，还有人事管理制度改革的不断推进，其都给社会档案的管理过程充实进了崭新的内涵，而且对此项工作制定出了更为严格的考核标准。在现实这样一个崭新的历史阶段，我们一定要展望未来，利用更严格的标准、全新的观念做好干部档案管理工作，尤其是要遵循档案管理业务的特数化要求，力推其程序化管理进程，依照相关的规范化管理流程、超常化思维及有关法律条例及执行程序体系确确实实履行好历史档案的管护职责。

要完成此项管理任务，亟待要求现阶段的历史档案保管人员仔细揣摩关于历史档案保管的所有历史档案管护的工作条例、运作体系，彻底改善执行管理条例的业务运作水平及增强管理实践能力；第二，须树立规范化管理观念，完善所有工作程序，理顺业务运作流程。达到对所有历史档案保管工作科学化执行、档案查阅程序严格化、科学化、档案分类规范化。而且在此基础上，还要认真落实人事档案管理制度及规范，也就是：查看档案资料流程、资料入档控制流程、审查验正执行程序、不同地域查阅方法、资料保密控制程序、档案封存建档告知条例，促使历史档案资料的保管工作按照章程依法实施。

2、强化人事档案的信息化管理模式

人事档案资料作为一类现成的宝贵信息存储资源，仅在运用现代化管理模式进行科学的管理时，方可在当今的信息化时代中完整展示其应有的价值。在信息技术蓬勃发展的当今时代，其不仅给人事档案管理过程带来了全新的提质机遇，亦给扩大人事档案管理业务领域、流程、方法赋予了完整的技术支撑，人事档案管理业务只有立足于人力、程序及管理工艺三项内容最佳融合的管理构架基础之上，方有希望达到档案保管和使用过程的科学化及时消化。

其当使用微机对历史档案中的信息资料进行处理、整合、凝炼，以达到对档案内容处理的信息模式运作化，如此不但可促使档案管理人员有效克服不得不进行繁琐反复人工操作的麻烦，还可大幅度增强档案工作运作效率，也有力促使了档案资料信息技术利用的区域、传递速率、操作模式的持续更新和优化，并且使历史档案管护迈入了崭新的阶段。

（1）加大网络技术在历史档案管护中的利用深度，完成历史档案信息化保管，有力于及时、快捷、精准地查寻每名工人的历史情况记录，给公司领导层做决定及人力资源管理部门履行管理职责储备相关数据资料。

（2）构建收回建档通知业务管理机制，快捷、精准地采集刚出现的的有关历史资料讯息，进一步丰富历史档案记录内容。平时工作过程中，要及时深入考察和掌握并采集每一名职工在日常工作中接受过的奖惩事例，各项新技术、新事迹、新经验的培训教育情况等，将其全部及时充实到档案内容中，为信息的再利用补充新鲜信息资料，此为人事档案信息化控制的基本流程。

3、强化人事档案电子化模式的管理

档案管护器具的科技化，其是为了满足新时代各项事业的建设需求，促使档案内容管护向高科技化发展的有力保障。由于我国整体国民经济的不断繁荣及工业化水平的日益提升，其给我国历史档案管护工作质量提高创造了十分有利的外部条件。

在历史档案库的基本设施构建中，需要利用现代化的多功能设备，尤其是对档案库房的防盗窃、防着火、防水浸、防虫咬、防潮湿等项工作中须尽力关注到切实保障档案的储存安全，在这一前提下，遵循档案存储方式提质的相关基准，还应当填置档案存放箱、缝合器具、装订设备等档案库房用在档案常规保管的相关设备，还有信息管理用具、打字复印设备等讯息记录，收集实用设备，另外还有加湿器械、紫外线式消毒照射灯等维护档案用的防护设备。此均为人事档案管理常用的硬件工具，构置此类档案管理的常用器具、装备均是实现历史档案科学化管理业务所必不可少的工具。

4、加强人事档案队伍知识化的管理

在知识经济时代，提高人事档案管理水平，必须建设培养一支思想过硬、作风扎实、乐于奉献、肯钻研新知识、新技能的复合型管档人员队伍，这是实现现代化管理的组织保障。随着计算机等现代化设备在人事档案管理中的应用，对档案工作人员的素质要求也越来越高。只有努力提高档案工作人员的素质，才能真正实现档案工作现代化。因此，最重要、最根本的一点就是提高干部档案人员的素质。

另外要依照《干部档案工作条例》的规定，加强干部档案工作队伍的建设，管档人员必须具备政治可靠，作风正派，责任心强的素质，同时还应经常组织政治业务知识培训和学习。

最新档案管理条例范文第3篇

一、机关档案部门保管的档案不对社会开放是我国实行三十年档案开放期限的前提和基础

我国实行三十年档案开放期限的最高 法律 依据来源于《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十九条“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。 经济 、 科学 、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年”。 根据上述规定，我国档案开放以三十年为基本期限，对于形成满三十年的档案，以开放为原则，不开放为例外；对于形成未满三十年的档案，以不开放为原则，开放为例外。

追寻我国实行档案形成满三十年向社会开放的法律规定，实际上是采纳国际档案界倡议的结果：1968年9月在马德里召开的第六届国际档案大会专门通过决议，倡导在那些制定了文件限制利用期限的国家，从文件产生到利用之间的总封闭期限不应超过三十年。①由此可以看出，“三十年封闭期”是第六届国际档案大会针对“制定了文件限制利用期限的国家”的一项特殊决议，其目的是敦促“那些制定了文件限制利用期限的国家”加快开放档案的步伐。

根据1983年中共中央办公厅、国务院办公厅的《机关档案工作条例》第二十一条第二款“机关档案部门保管的档案，是现行档案，主要供本机关和上级主管机关使用，不属于开放范围。对外提供利用需经上级主管机关批准”以及1983年国家档案局的《档案馆工作通则》第七条“档案馆接收档案的期限：1、省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案；2、省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案”的规定，我国政府机关形成的档案在本机关档案部门保管的二十年或十年期间，以机关内部利用为主、不对社会开放，我国显然属于“制定了文件限制利用期限的国家”。1987年制定《档案法》时，我国采用第六届国际档案大会关于“制定了文件限制利用期限的国家，从文件产生到利用之间的总封闭期限不应超过三十年”的决议，规定我国档案开放的一般期限是“自档案形成之日起满三十年”是十分 自然 的事。

二、提供利用属于原生政府 历史 信息范畴的机关档案是实行政府信息公开的必要途径

政府信息公开保障了公民对政府事务的知情权、参与权和监督权，是推进社会民主化建设的基石。近年来，我国的政府信息公开工作在一个不太长的时间内，已经从政策宣示、地方立法实践，迅速 发展 到全国层面的立法规范。2003年8月全国人大常委会审议通过的《中华人民共和国行政许可法》确定了行政机关公开与行政许可行为有关的政府信息的职责和义务，2007年4月国务院公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《政府信息公开条例》）更是对政府信息公开作了全面系统的调整和规范。

要正确理解政府信息公开提速对档案开放带来的冲击和促进，首先需要认清“政府信息”和“档案”二者的关系。《政府信息公开条例》第二条规定：“政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”《档案法》第二条规定：“档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事 政治 、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”无论是政府信息还是机关档案，两者都是信息内容和物质载体的有机统一体。政府信息是机关档案所记载的信息内容，机关档案则是记载政府信息最原始的物质载体，两者之间如影随形、相伴相生。信息内容如果不记载在特定的物质载体上，就无法长久保存和广泛传播；物质载体如果没有记录特定的信息内容，就失去了保存的必要。比较政府信息和机关档案二者的法律定义，政府信息强调的是信息内容——机关在履行职责过程中形成的信息，而机关档案强调的是物质载体——机关在从事活动中直接形成的历史记录，注重的是物质载体的原始记录性。

从政府信息生成的载体划分，政府信息包括原生政府信息和派生政府信息两大基本类型。机关在履行职责过程中直接形成的文件材料及归档后转化而成的档案，属于原生政府信息的范畴；刊载于各种出版物和社会媒体之中的政府信息，属于派生政府信息的范畴。作为办事工具的机关文件材料及归档后留存备查的机关档案作为原生政府信息，是出于传播目的而刊载于各种出版物和社会媒体之中的派生政府信息产生的前提和基础，派生政府信息的真实性、可靠性需要依赖原生政府信息予以证实。从政府信息生成的时间划分，政府信息包括政府现实信息和政府历史信息两大基本类型。由于政府信息形成伊始，首先记录在机关文件材料上并通过新闻媒体进行广泛传播，所以机关文件材料和刊载于新闻媒体之中的政府信息属于政府现实信息的范畴；由于具有保存价值的机关文件材料经过一定期限履行归档手续后转化为机关档案，所以机关档案属于政府历史信息的范畴。

由于机关档案具有原生政府信息和政府历史信息两大属性，提供利用属于原生政府历史信息范畴的机关档案，是实行政府信息公开的必要途径，显然也应遵守政府信息公开的法律规定。

三、开放保管在政府机关的档案是国际上政府信息公开的通行做法

在制定和实施政府信息公开法的国家和地区，保管在政府机关的档案对社会开放是通行做法。政府信息公开法最早发源于北欧的瑞典，但真正将政府信息公开法予以体系化的是美国。瑞典规定，公民有权利用政府文件，凡列入开放范围的文件，社会公众、专家和学者均可利用；如果受到无理限制，利用者可以向法院提出申诉。美国建立了公众有权向联邦政府机关索取任何文件材料的制度，政府机关有义务对公众的请求作出回应。如果政府机关拒绝公众的特定请求，必须说明理由。公民在查询信息的要求被拒绝后，可以提起复议和司法审查。需要说明的是，由于瑞典、美国等国认为文件永久保存才转化为档案进入档案馆，而我国则是以“归档”作为文件转化为档案的起点②，因而公众查询瑞典、美国政府机关形成的文件材料，其含义也就大体等同于我国的利用机关档案。为了回应社会公众查阅政府档案的迫切需求，香港“政府档案管理守则” 第468条规定“政府的政策是提高公共行政事务的开放性和透明度，并容许公众人士自由查阅政府档案。”对于开放政府部门保管的档案，“政府档案管理守则” 第462条规定“除获豁免查阅的类别外，各局和部门在可行的情况下，应对它们收藏的档案作识别和描述，以便市民在提出书面要求后10天内（较复杂的个案则在30天内）可以查阅档案。”第464条规定“各局和部门不能以档案被列作机密为理由，而拒绝市民查阅。”这就是说，除了法律明确规定应予保密的极少数机密事项而外，政府部门保管的档案都应当向社会开放。《 台湾 档案法》第十七条规定：“申请阅览、抄录或复制档案，应以书面叙明理由为之，各机关非有法律依据不得拒绝。”

以2008年5月1日《政府信息公开条例》施行为开端，我国脱离了“制定了文件限制利用期限的国家”范畴，当前已经失去了继续采用第六届国际档案大会决议、坚守三十年档案开放期限的国情基础。

四、记载政府信息的机关档案应取消开放期限的限制

根据《政府信息公开条例》第六条“行政机关应当及时、准确地公开政府信息”，第三十六条“法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织公开政府信息的活动，适用本条例”以及第三十七条“ 教育 、医疗卫生、计划生育、供水、供电、供气、供热、环保、公共 交通 等与人民群众利益密切相关的公共企事业单位在提供社会公共服务过程中制作、获取的信息的公开，参照本条例执行”的规定，我国政府信息公开的主体包括行政机关、法律法规授权管理公共事务组织和公共企事业单位三类主体。

《政府信息公开条例》规定政府信息公开实行主动公开和依申请公开两条渠道。根据该条例第十五条“行政机关应当将主动公开的政府信息，通过政府公报、政府网站、新闻会以及报刊、广播、电视等便于公众知晓的方式公开”的规定，主动公开的政府信息其载体大多属于派生政府信息的范畴。根据《政府信息公开条例》第二十六条“行政机关依申请公开政府信息，应当按照申请人要求的形式予以提供；无法按照申请人要求的形式提供的，可以通过安排申请人查阅相关资料、提供复制件或者其他适当形式提供”的规定，依申请公开的政府信息其载体大多属于原生政府信息范畴的机关文件材料及其归档后转化而成的机关档案。

《政府信息公开条例》第十八条规定，“属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开”，主动公开范围的政府信息属于政府现实信息范畴，由于此时记载这些政府信息的载体还处于文件材料阶段而留存在机关文书人员和业务人员手中，由机关业务人员或者文书人员来履行主动公开政府信息的职责较为适宜，把记载在文件材料上的原生政府信息通过政府出版物、社会媒体等便于公众知晓的方式转化为派生政府信息向社会主动公开。《政府信息公开条例》第二十四条第一款、第二款规定，“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起15个工作日内予以答复；如需延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意，并告知申请人，延长答复的期限最长不得超过15个工作日”，由于公众根据自身生产、生活、科研等特殊需要而申请获取相关政府信息具有极强的随机性，依申请公开的政府信息大多属于政府 历史 信息范畴，其载体多已归档转化为档案，由机关档案人员进行管理，由机关档案人员来履行依申请公开政府信息的职责较为适宜。

根据《政府信息公开条例》的规定，除了“不得公开涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息”外，行政机关、 法律 法规授权管理公共事务组织和公共企事业单位这三类机关在履行职责过程中形成的政府信息，必须依法对公众及时公开。当前国家正在着手进行第二次《档案法》修改工作，为了适应政府信息公开的时代要求，维护国家法制统一，笔者认为记载政府信息的机关档案应取消开放期限的限制，《档案法》修正案应明确规定记载政府信息的机关档案即时向社会开放，延期开放的档案应限定于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法应予保密的范围之内。

最新档案管理条例范文第4篇

这种状况显然不符合课程的教学目的,不符合培养合格应用型人才的专业目标要求,面对不断变革的新形势,《文书与档案管理学》课程内容以及教学方法,必须进行改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。

一、实现教学观念的转变

改变《文书与档案管理学》传统的教学观念,实现既要重理论教学又要重实践教学的转变,注重结合实际,不断创新,从培养学生的综合素质入手,介绍分析国家机关和社会组织的各种文件现象,档案信息资源的利用,传授公文写作与处理、文档一体化管理、档案检索利用的有关知识。教学过程中应密切关注现实工作的影响与发展,应该让学生了解掌握文件和档案管理领域最新的动态、资料和国家有关法规、条例,如:国家有关主管部门最新的与本课程内容有关的若干法规条例、国家标准、改革方案及其他相关资料。课堂讲授要密切结合现实社会和国家当前的文件和档案工作情况,对于近年来文件和档案工作中出现的新情况、新问题,如文档一体化与建立现代文档系统、依法行政与依法行文、依法治档、政务公开与公文公开、政务档案信息的公开和利用、转变政府职能与精简文件、我国加入WTO与我国文件档案管理工作如何借鉴世界各国成功经验与做法等内容,均应涉及和探讨。

那种满足于空讲理论,脱离现实,脱离社会,脱离我国文件档案工作实际的做法,对于《文书与档案管理学》的发展极为不利,我们应该摒弃这种不良的教风与学风。课程设置和教学内容的改革对象扩大,范围拓宽。将过去课程内容的研究对象主要针对党政机关公文和档案,扩大为对于各社会的组织,包括机关、团体、企业事业单位文件和档案工作的研究;研究范围除了应保证文书学和档案学原有的完整体例外,还应增加对各行各业、国外文档工作中的新观点、新理论、新做法的介绍和比较研究;关注办公自动化系统、文件生命周期理论、电子文件的管理等新的领域;积极借鉴其他学科如立法学、行政法学、写作学、管理学等先进、成熟的理论和研究成果。现已逐步纳入授课范围的新增加的教学内容有规范性文件、新型载体文件、文档工作系统设计、文档工作的组织与控制、文档工作的标准化和现代化等。明确重点,分类施教。在国内各大专院校,相关专业的文书学和档案学大都是分别设置的两门课程。在我系文秘专业,则是将这两门课程内容合并在一起,系统讲授和实践训练,一是文书学和档案学关系非常密切,特别是办公自动化条件下的文档一体化的实现,使档案工作越来越溶入到文书工作的各个环节中去。

在对学生进行实际操作训练和技能培养过程中,对文档工作的系统体系设计、组织与控制等方面,将文书和档案工作的内容合在一起,能够达到一个较好的理论和实践效果。档案学则是将重点放在前部分整理和保管上。这种安排只是适应了特定历史条件下我国文档工作发展阶段的需求,即以手工操作为主,纸质文档为主的整理与保存方法,仅仅介绍和诠释我国历史上一些文书种类、文书工作制度手段、办理操作过程以及现行党政领导机关关于文档工作的一些明文规定和被肯定的作法,回避了许多十分重要和敏感的问题,而这些问题都是现今实际工作中必须面对和急需解决的问题:如作为国家政务信息系统的重要组成部分,怎么样规范使用公文文种,怎么样设计公文格式,文档工作系统怎么样设计才能为国家管理以及各社会组织提高工作效率服务,政务档案信息怎样公开,立法和管理上如何保证实现等等。因此,《文书与档案管理学》在课程内容上必须改革以适应时代的发展。对文书学内容将教学重点前移,将文件和文件工作作为课程重点,既探讨文件管理学科的理论和规律,又教授文件工作的具体运作方式和公文具体使用方法。

如:对公文文种、公文格式、行文规则,具体分析其特点,使用规范和标准,对文件工作的组织协调与控制,着重探讨对文件质量数量的控制、运转过程的控制,精简文件的规律与方法,以提高文件工作的质量和效率。至于立卷归档,既要考虑手工操作的惯性发展,又要重点讲授新形势下《归档文件整理规则》,以“件”为单位进行整理的方法。档案学应本着“简化整理,深化检索,提高利用”为改革教学内容的重点,将以往整理和保管的内容进行重新设置,介绍档案分类体系的设定和方法的选择,如何分类排放和保管。重点介绍在文档一体化管理下,档案信息的检索分类方法,检索系统的建立,如何实现快速的查找;档案提供利用的途径、方式,如何充分利用档案信息资源,政务档案信息如何公开等等。将过去一带而过的这些内容作为档案课程内容改革的重点部分加以介绍。

最新档案管理条例范文第5篇

关键词:建设工程;档案;管理;创新

中图分类号:G271

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2010)08-0172-02

1引言

建设工程档案是城建档案的重要组成部分,建设工程档案管理是城建档案工作最重要的工作内容之一,也是目前城建档案工作中最具活力、各城建档案馆投入精力最多的部份。近几年来,随着城市化持续高速发展,建设工程项目数量和规模都在不断增长,技术复杂程度在不断增加,建设工程档案管理难度也同步增大。在具体操作上,我们往往把建设工程中比较特殊的一部份分开来对待和考虑,如重点工程、市政工程、管线工程、房建工程等等,专门研究其档案管理的方式和途径,这是基于建设工程的多样性、广泛性和复杂性,希望通过一个突破口,打开建设工程档案管理的局面。在现实工作中,建设工程档案管理往往是不平衡的,有的地方重点工程档案管理比较到位,房建工程档案管理比较困难,管线工程档案管理则几乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重点工程档案管理比较困难,房建工程档案管理比较到位,声像档案工作也有所推动。建设工程档案管理创新涵盖了理念创新和程序创新,根本上是要解决建设工程档案编制的原始性、真实性、系统性和建设工程档案报送的程序性、及时性、全面性。本文结合我们的工作实践尝试对建设工程档案管理创新工作进行较全面的分析思考,以期抛砖引玉、共同提高。

2管理模式的创新

加强建设工程档案管理,关键是建立起建设工程档案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有关可把”,建设工程档案管理就能逐步走上正轨。最近几年,怀化市城乡建设档案馆根据国务院第279号令《建设工程质量管理条例》精神并借鉴和完善长沙市、株洲市等地的做法,把建设工程质量终身责任制引入建设工程档案管理,实行“建设工程档案终身责任制”,要求建设单位技术负责人及工程资料员对建设档案负终身责任,有效地提高了建设单位按规范编制并及时报送工程档案的责任意识和自觉性。建设单位技术负责人和工程资料员在责任书上签字时,都感受到了一份责任,觉得手中的笔都是沉甸甸的。这一操作,有效地扭转了“重建设,轻档案”的现象。在具体操作中,我们通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动,加强“建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育;我们还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册,作为学习资料,送发给各建设单位负责人和资料员,让他们提高认识,“警钟长鸣”。在坚持“依法行政、依法治档”的同时,我们不断加强了本地建设工程档案管理法制建设,也是管理模式创新的重要手段。早在1999年9月,我馆就争取怀化市政府办出台了《怀化市城建档案管理规定》;2006年8月,我们又争取怀化市政府出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》,这一系列规范性文件对促进建设工程档案编制和报送起到了积极推进作用。有条件的地方还可以更进一步,把政府规范上升到地方立法,工作力度将会大大增强。例如,长沙市在2004年通过省、市人大批准出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,有效地解决了地下管线工程档案管理这一个老大难的问题,使地下管线工程档案管理做到了“有法可依,应收尽收,应查可查”,长沙市也是目前我国各城市中地下管线工程档案管理做得最到位的城市之一。据了解,长沙市另一个地方性立法:《长沙市城乡建设档案管理条例》即将通过省、市人大批准出台,必将更进一步推动各类建设工程档案管理再上新台阶。

3服务方式的创新

城建档案工作实质上是一种服务性工作。建设工程档案管理需要城建档案工作人员加强与建设、施工、监理等各方的协调和交流,为建设、施工、监理等单位提供咨询和指导,这就需要我们城建档案工作人员做好相关服务工作。在服务方式上不断创新,是我们加强建设工程档案管理的重要手段。最近几年,怀化市城乡建设档案馆打破在家坐等档案送上门的老工作模式,大力实施“外向型”战略,把建设工程项目按片区扫描式清理,要求工作人员走出城建档案馆办公室,深入基层,深入工地,大力宣传城建档案工作相关法律法规和工作规范、标准,重点是宣传国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城建档案管理规定》、建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》、建设部建办[2007]68号文件《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》、省建设厅湘建[2001]255号文件《关于进一步加强各类建设工程档案管理的规定》和《怀化市城建档案管理规定》、《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》等文件,让城建档案工作的重要性深入人心,按规范编制和报送建设工程档案成为各建设、施工、监理单位的自觉行动。近两年来,怀化市城乡建设档案馆还根据深入学习实践科学发展观活动要求,在广泛征求建设单位意见的基础上,结合目前建设工程个性差异大,专业性强,技术含量日益提高的情况,推出了“建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将建设工程项目落实到人,具体工程具体要求、具体指导,制定详细的工程档案编制规范,全程提供业务指导和咨询服务,提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上,对外公布馆内业务工作人员的联系电话、QQ号码和电子信箱,要求对重点工程和地下管线工程除了定期要下工地督查档案编制外,还要做到“随叫随到”及时开展咨询指导;对规模比较大的建设工程,还要组织各分部工程资料员集中培训;即使一般房建工程,我们也要求业务工作人员至少下基层2到3次,并且要参加工程竣工验收会,发现问题及时提出、及时督促整改。通过个性化服务,提高了建设工程档案业务指导的针对性,提高了建设工程档案编制的质量,促进了建设工程项目的规范化管理,受到了建设单位的一致好评。

4工作程序的创新

最近几年,怀化市城乡建设档案馆把建设工程档案工作纳入建设行政程序,通过建设口把关,强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序,然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行建设工程档案技术交底,详细讲解该工程档案的具体要求;工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系,形成联动,定期进行档案业务指导和检查;工程竣工验收会前依国家住房和城乡建设部规范先对工程档案进行初步验收,签发《建设工程档案初验认可证》;领取了《建设工程档案初验认可证》的工程方可召开竣工验收会,我馆工作人员一定要参加竣工验收会,在会上还要对建设工程档案编制情况进行讲评并提出下一步工作要求,确保工程按时竣工验收备案;竣工备案结束后,督促建设单位按时报送建设工程竣工档案,办理《建设工程竣工档案移交证明》,以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证(正本)》,办理产权产籍手续。在具体操作上,怀化市城乡建设档案馆还充分考虑建设工程的整体时效性,严格要求、规范管理、不断提高工作效率。另一方面,我们以高标准加强对自身的要求和管理,通过交叉验收程序,严把建设工程档案质量关,使建设工程档案管理更加规范、力度更大。

5协作机制的创新

建设工程档案管理牵涉到方方面面,需要纵向与横向、建设行政各部门以及各建设、施工、监理单位大家共同协作和共同努力。没有大家的协作,建设工程档案编制无法得到保证,建设工程档案报送无法得到落实,建设工程质量也无法得到保障。针对市政和重点工程越来越多,主管部门不再局限于市建设局,而是由区县(市)及其它部门分级分散负责建设管理的新情况,怀化市城乡建设档案馆加强与各级重点办、各市政和重点工程主管部门及指挥部、城管局等单位的联系,建立高效协作机制,主动了解工程信息,及时与他们签定《报送建设工程竣工档案责任书》,在业务指导过程中,充分发挥个性化服务的优势,制定具体规范要求,明确了市政和重点工程竣工验收后必须向市城建档案馆报送合格档案才能向城管等部门移交的工作机制,保证市政和重点工程档案管理不留空白、不存死角,应收尽收。通过一系列创新,怀化市城建档案工作革除了原来“马后炮”的弊端,杜绝了原来建设工程档案“编回忆录”的现象,确保了档案编制与工程建设同步,确保了建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映,产生了促进工程质量,促进工程规范管理,促进工程领域反腐败工作的实际效果,得到了建设单位、质安监部门、纪检监察部门和检察院、财政投资评审中心的一致好评,也得到了国家住房和城乡建设部办公厅城建档案办公室和湖南省城乡建设厅城建档案办公室的充分肯定。全国有六个省还专门组织建设和城建档案工作相关领导赴我市考察交流。最近几年,我市建设工程档案进馆量稳步增长,档案质量也显著提高。仅2005年至2009年5年内,怀化市城乡建设档案馆就按规定接受了各类建设工程档案2万余卷,建设工程档案业务指导率、档案报送率和合格率均达到了100%。怀化市城乡建设档案馆也连年在市建设局年度目标管理考核中取得优异成绩,还被评为“湖南省城建档案工作先进集体”。