电子版档案范文第1篇

影响农机监理电子档案安生性的不利因素

1.档案安全保护意识薄弱档案安全保护教育不普遍，档案安全意识淡薄，缺乏安全风险意识，突出表现在档案网络工作“安全第一、预防为主”的意识不强。档案服务及利用人员由于网络安全防护技术较低和安全防护意识不高，造成的无意侵权或电子档案光盘存储的选择等问题，都给农机监理电子档案的安全保管带来威胁。

2.计算机软硬件的设备故障由于农机监理的电子档案一般不能直接利用，它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成，每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏。如：数据易被误输；应用软件易被篡改或盗用；硬件设备中的芯片和电子线路易被损坏等。这些故障的发生都有可能导致农机监理电子档案的丢失或破坏，从而对农机监理造成不可挽回的损失。

3.电子档案存储载体的保护技术问题农机监理电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。并且磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场的影响而导致退磁、消磁等。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的这些特点，决定了农机监理电子档案容易受外部环境的影响。

4.计算机病毒与黑客的攻击计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它是一种特殊的具有破坏力的计算机程序，具有自我复制能力，会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，并可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。此外，有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动，他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击，通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访问、删除或修改某些重要电子文档，使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。

加强农机监理电子档案安全管理的相应对策

1.加强电子档案安全管理的宣传教育，增强责任意识要大力普及农机监理电子档案信息安全知识及网络窃密知识，使广大农机监理档案人员了解电子文档的特性，防范农机监理电子文档无意丢失或泄密，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载或安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。对农机监理电子档案保护意识融入到档案的价值论中，从而营造农机监理电子档案安全保护新环境。

2.充分采用信息备份技术信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好、有效的恢复手段。一旦原文件遭到破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，农机监理电子档案的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手。每年应对备份磁带或光盘进行抽检，并对农机监理电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。

3.加强电子文件的载体保护电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。因此对电子文件载体的保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，改进电子档案的存放环境，保持适应的温湿度，采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节档案库内温湿度。并将农机监理电子档案避光保存，避免光线尤其是紫外线直接照射光盘，最大限度地减少电子档案曝光时间和曝光强度。同时，农机监理电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电装置等具体退滋或消磁设备的干扰。

电子版档案范文第2篇

关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.

电子版档案范文第3篇

在无纸化办公（又被称为协同办公系统）环境下，电子档案管理方式具有诸多优点。除了传统档案管理的基本功能以外，以e-office软件为例，可以看出还存在着以下几项特点：具备优秀的可规划、可扩展和可维护性；强大的文件处理能力；安全性要高度可靠；科学的解决方案与快速；功能强大的用户自定义架构；文件修改痕迹保留功能；支持移动、异地办公。在功能方面，其具有以下几项功能：文件管理；发文管理；收文管理；文件督办；文件统计；文件归档；流程管理；文档管理；沟通平台和综合事务等。所有功能均能够覆盖企业管理应用各方面，提供方便灵活的工作流套件，适合在知识化、智能化管理的趋势下，为企业提供跨平台、移动应用、信息整合等诸方面的信息支持。

二、电子档案管理与传统档案管理的区别

（一）归档管理的区别。

与传统档案管理相比，电子档案管理的差异在于归档方式和归档时间的不同。电子文件的归档方式为逻辑归档和物理归档。逻辑归档可以保证电子文件的完整性，还可以使电子文件方便检索。物理归档指将电子文件备份放在档案管理的库房内，防止计算机发生问题而导致文件丢失。传统纸质文件的归档时间为文件形成后的第二年上半年进行归档，或者是在项目结束后立刻归档。而电子文件的归档时间则为定期归档和分实归档，其原因在于电子档案管理的快速性和便捷性。

（二）保管方式的区别。

由于电子文件受到计算机技术的不安全因素影响，因此难以进行长期保存，但是其具有操作简单和存储所需空间较小的优点。但是，如果缺乏硬件和软件，则难以对电子档案进行修改和读取，这对其管理存在一定的影响。在纸质档案方面，需要对其进行防霉防蛀保存，必要时进行修补和微缩等处理。总体来讲，传统档案和电子档案的保管方式各有优缺点。

（三）利用方式区别。

在传统纸质档案查阅方面，查阅纸质档案需要审查相关的借阅手续，可以为客户提供档案原件、复印件和档案信息加工产品。所有的档案都是可以通过人体直接识别的。而电子档案则可以通过检索等方式，直接查阅，简单快捷。用户只需要得到一定的权限，通过账号和密码登入计算机平台。电子档案可以做到跨时间和跨区域，任何时间和地点，用户都可以登入计算机客户端进行档案阅读或者档案下载。

三、电子档案管理过程中存在的问题

（一）管理人员的计算机意识不够。

部分档案管理人员的计算机档案管理意识不够。在电子档案创立阶段，档案可能只是以一个草稿的形式存在，而没有受到应有的重视。在后续过程中，对电子档案保管不当，不为电子档案提供一个合适的保管地点并配备相应的保管人员，任电子档案自生自灭。

（二）电子档案的法律效应尚不完善。

纸质档案的法律效力是社会公认的的，尤其强调档案原件才具有法律效应。而对于电子文件，由于缺少固定的载体，因此制定相应的法律条文对其进行控制则较为困难，电子文件的法律地位始终难以达到认可。如果电子档案一直无法得到应有的法律地位，则电子档案无法具有真正的“档案”资格，发挥档案的作用。

四、电子档案管理过程中问题的对策

（一）聘用具有计算机意识的档案管理人员。

实现档案信息化管理，必须要聘用拥有相应技能的工作人员，工作人员应该具有较高的知识层次和先进的技术水平，尤其需要有较强的学习能力。当今社会进步速度很快，软件开发日新月异，必须有较强的学习能力才能在逐渐变化的社会中不断掌握新知识新技能。具有计算机意识的档案管理人员不仅对计算机操作熟练，且具有学习意识和实践能力。

（二）完善电子档案的法律建设。

对于整个社会和立法机构，应该完善电子档案的法律建设。可从三个方面确定电子档案的法律问题：第一，明确电子文件管理在档案馆中的地位，电子档案也应该承担其档案馆内保管档案的责任。第二，明确电子档案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客户获取账号和密码的权限，应该采用与传统档案相似的办法。第三，在保管方面，必须明确保管方式、位置和保管人员的聘用方式。

五、总结

电子版档案范文第4篇

众所周知，在办公管理中，工作人员的档案管理是十分重要的一部分，通过档案管理信息不仅能够在工作过程中提供及时有效的帮助，并且还可以为办公提供一个有效的依据。除此之外，在一些突发情况下，档案管理信息还可以对司法、保险以及公安部门等提供一些法律根据。现阶段，在社会经济高速发展的同时，人们的精神文化水平也获得了极大的提高，人们的自我保护意识、法律意识以及保险意识较以前也得到增强。人们加强了对自身档案管理信息的真实性以及完整性的重视，意味着人们对办公的档案管理信息的要求变得更高。特别是近年来，随着国家《档案法》的颁布及实施，更是为办公档案管理档案的规范化管理进行了严格控制，要求办公提高对档案管理档案的管理意识，改善档案管理的方法，进而对工作人员的自身情况进行科学合理地存储。在这何种情况下，电子档案管理的应用成为解决办公档案管理困难的有效途径。所谓的电子档案管理，就是利用计算机技术，将工作人员的自身情况和相关资料进行保存，或者刻成光盘进行保存以及复制到电脑的硬盘中进行保存，之后将档案给办公的有关管理部门进行统一管理。这样不仅能够节约大量的储存空间，还可以降低工作难度，提高办公效率。总之，电子档案管理档案在办公中的应用已经成为未来的一个必然趋势。

二、文书类档案在办公中的具体应用

目前，在我国的各大办公中，对于工作人员的文书类档案的管理，办公的相关档案管理部门通过电子管理软件，将整个档案管理分为收集登录、辅助立卷、档案检索以及目录打印等部分。这样，在进行工作人员档案管理档案的查阅时，能够提高档案的查阅速度，同时还可以对档案管理进行科学合理地统计，这对于提高办公的档案管理具有极其重要的作用。就目前的发展阶段来说，虽然电子档案管理技术还处于初始阶段，但是如果我们将其有效运用到办公的自动化办公系统中，与传统的档案管理方式相结合，就能够有效地实现电子档案的管理。与此同时，实行电子档案管理，在建立相关的计算机网络系统之后，还可以在网上进行借阅，有助于各个办公之间进行交流。最后，电子档案管理档案还可以延长工作人员的保存时间以及保存价值。

三、推进电子档案管理档案应用的对策

1.建立完善的备份机制

随着科学技术的不断发展，计算机技术获得了飞速进步，但同时，一些违背计算机使用道德的不法分子也随之增多。对于电子档案管理来说，极其容易受到黑客以及病毒的攻击。此外，在有些情况下，机器出现故障，这些因素都会导致计算机中的档案信息丢失，从而给办公的档案管理造成极大阻碍。为解决这一难题，必须建立健全完善的备份机制，对电子档案管理进行及时备份，减小由于不良攻击或者机器故障造成档案信息丢失而带来的危害。除此之外，还应该安装相应的安全软件以及设备，防止黑客的攻击以及病毒的侵犯，保证整个电子档案管理档案的安全性。

2.提高档案管理管理人员的素质

要加强电子档案管理档案在办公档案管理中的应用，必须提高档案管理人员的素质。对于档案管理人员来说，不仅要求他们具有深厚的档案管理专业知识和档案管理能力，能够熟练运用计算机技术和网络技术，促进电子档案管理在办公中的应用。要实现这一目标，可以在招聘时引进一批知识深厚、档案管理能力强以及计算机技术熟练地复合型人才。另外，可以对专业人员进行相关培训，对他们的办公知识、档案管理管理能力以及计算机技术进行统一培训，培养出一批档案管理能力强、计算机技术熟练的复合型人才。此外，档案管理人员还应该通过各种有效途径学习新理论、新知识以及新技能，提高自身的业务能力和管理水平）对于各个办公之间，可以加强办公之间的交流，通过频繁的档案交流进行取长补短，完善自身技术，弥补管理中的不足，从整体上提高办公档案管理管理人员的素质。

3.及时修补管理软件的安全漏洞

为了及时修补管理软件的安全漏洞，可以及时对计算机上的防火墙以及杀毒软件进行升级，保证档案管理在上传、查阅以及借阅时的安全性。除此之外，还要对电子档案管理档案的使用环境以及计算机设备进行完善，强化整个防磁化设施，减少因为管理软件出现安全漏洞而造成的电子档案管理档案的管理问题。

四、结语

电子版档案范文第5篇

根据《价格法》、《药品管理法》等法律法规及药品价格管理有关政策，为了解和掌握药品生产流通过程中的成本及价格，及时制定调整药品价格，我委将建立药品成本和市场价格调查制度，定期对有关药品生产成本和市场价格等情况进行调查。现决定开展*6年药品生产成本和市场价格调查，并将有关事项通知如下：

一、调查范围

此次调查品种范围为所有列入我委定价药品目录的药品，包括各药品所有剂型和规格。

二、调查对象和内容

（一）中标价格调查。由各省（区、市）价格主管部门负责调查报送资料。调查内容为本省（区、市）范围内调查品种现行中标价格和中标零售价格（具体调查内容见附件一）。对因各种原因实际未按现行中标价格发生交易的，请相关生产企业提交当地招标部门出具的证明文件。

（二）成本调查。由药品生产、进口企业报送资料。调查内容为调查品种*6年生产或进口成本及产销数量、销售收入、出厂价格等情况（具体调查内容见附件二至六）。

（三）批发企业购销价格调查。由指定药品批发企业报送资料（具体名单见附件七）。调查内容为调查品种*6年购销数量、购销价格、购进单位及销售对象（具体调查内容见附件八）。

（四）零售价格调查。由指定药品零售企业报送资料（具体名单见附件九）。调查内容为调查品种*6年实际零售价格、销售数量、销售收入（具体内容见附件十）。

三、具体要求

（一）各省（区、市）价格主管部门应在做好相应调查工作的同时，及时通知本地相关调查企业，监督、督促企业认真、如实填报相关资料，并按时报送。

（二）调查涉及的维生素及矿物质缺乏症用药，国家管制的麻醉药品和一类精神药品制剂及原料药的生产、进口企业，应于*7年6月15日前报送有关调查资料。

（三）其他各有关调查单位应于*7年6月底前报送有关调查资料。

（四）成本调查有关资料企业应同时报送电子版数据和加盖企业公章的纸质调查表格。具有调查药品批准文号但*6年未生产销售的企业，须报送加盖企业公章的说明材料。

（五）其他调查单位只报送电子版调查数据，但须以书面形式对报送情况及有关问题予以说明，并加盖单位公章。

（六）各有关单位应如实、准确、全面地填报调查数据，我委将对上报的有关情况进行核查，必要时会同地方价格主管部门对报送企业进行价格检查。

（七）对存在不报或虚报问题的生产企业，我委将重点对其进行专项成本调查。我委制定调整药品价格时，其有关情况及意见将不作为主要参考依据，并根据有关调查企业报送情况，建立诚信档案，必要时向药品、卫生、医保、监察等相关政府部门通报。

四、其他

（一）须报送的有关调查资料（纸质和电子版）请寄至国家发改委药品价格评审中心，电子版调查资料或数据可通过电子邮件报送。