档案管理分析

前言：本站为你精心整理了档案管理分析范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

档案管理分析1

【摘要】以数字政府为代表的信息化快速发展以及“放管服”改革的深入使得城建档案管理机构的服务职能愈发凸显，也对城建档案信息资源开发提出了更高的要求。然而，作为城建档案信息资源开发基础的著录工作存在诸多问题。本文结合笔者实践总结出著录项设置不合理、著录准确度不高、著录数据采集标准不统一等问题，建议城建档案管理机构在信息化环境下应采取以下措施提高著录质量：结合建设工程全生命周期完善著录项设置；对接归档文件形成部门业务系统提高著录的准确性，厘清信息资源开发中权责边界的问题；通过推动工程文件电子化和元数据自动采集实现工程档案著录自动采集。
【关键词】信息化；工程档案；著录

1.背景

1.12019年党的十九届四中全会提出“推进数字政府建设，加强数据有序共享”，将数字政府建设提升至国家顶层设计层面。近年随着“一网通办”“最多跑一次”等快速发展，以信息化推进治理现代化取得重大进展，城建档案事业所依托的环境、条件均已发生了重大的变化。

1.2城建档案管理机构服务职能愈发凸显以往城建档案管理机构很大一部分精力是参与工程档案预验收与接收竣工档案，城建档案管理机构的服务职能相对较弱。[1]随着“放管服”改革的推进，2019年3月国务院办公厅印发《关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》，住房和城乡建设部同时也对《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线工程档案管理办法》进行了修订，改革后以工程竣工联合验收取代工程档案预验收。实行联合验收后多项验收同时进行，城建档案验收只能容缺受理，城建档案管理部门的行政色彩进一步淡化。与此同时，信息化环境下城建档案服务的途径和方式更为丰富，城建档案管理机构的服务职能也愈发凸显，这一转变对城建档案信息资源开发提出了更高的要求。而只有主动深入挖掘城建档案，做好城建档案信息资源建设，才能夯实城建档案的服务基础，提升服务能力。

2.工程档案著录的意义

国际档案理事会发布的《国际标准-档案著录规则（总则）》对档案著录的定义是：通过捕获、分析、组织和记录用于识别、管理、定位和说明档案内容、背景、来源系统的相关信息，建立对著录对象及其组成部分准确描述的过程。工程档案著录项的设置能否反映建设的专业内容和规律、著录的内容是否准确、著录是否有统一规范的采集标准是能否做好城建档案信息资源开发的关键。因此，著录是城建档案信息资源开发的基础性工作，做好著录工作才能发挥城建档案在信息统计和资政方面的作用，为城市建设和管理提供支撑。

3.工程档案著录存在的问题工程档案著录对信息资源利用开发至关重要，但目前工程档案著录普遍质量不高，存在诸多问题，难以满足城建档案管理机构信息资源利用开发的需求。

3.1著录项的设置不合理以深圳为例，此前著录项的设置未结合建设工程全生命周期管理，尤其是未考虑工程竣工验收后运维的需求。由此导致著录项不能较为全面地反映建设工程的基本信息和专业内容，查询利用难以检索等。例如，房屋建筑工程中项目级的著录缺少宗地号，工程级的著录缺少建筑物编码，导致无法与已有的地理空间实体要素进行挂接，未能实现工程项目落图。由于商业项目在建设过程及竣工后更名频繁，用户查档时提供变更后的名称，著录时可能是报建等过程中的名称，未实现落图的工程项目在查询利用时就有很大可能检索不到。此外，缺少反映工程项目多重属性的标识项对统计和资政工作造成极大不便，如统计哪些工程用于兴办初中，缺少分类项的情况下，只能通过项目的名称进行查找。“初级中学”“初中”“中学”“学校”等均为关键词，筛选工作量大且容易遗漏。还有部分著录项的名称与《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）（以下简称规范）的规定有差异，如《规范》中项目级工程预算和工程结算这两项，深圳对应的则是总投资额，概念模糊不清，常有著录工作者对此感到疑惑。

3.2著录内容准确性不高著录内容准确性不高最大的原因在于著录层级多，著录项多且专业性强导致著录难度大，著录过程人工干预也较多，而著录人员的专业素养往往难以满足著录工作的高要求，如笔者在著录核查过程中发现著录人员填写建设规模的时候数值中多一个或者少一个0的情况时有发生，还有把A栋的著录信息填成了B栋等。此外，重复著录现象普遍也是著录内容准确性不高的重要原因，如建设规模较大的项目往往由多个单项工程组成，如果在形成资料时资料员没有区分清楚每一单项工程的建筑面积，著录人员采集数据时就会重复计算部分或全部面积。大量的著录内容不准确将直接影响统计数据的准确性，城建档案信息资源深度开发与资政作用也无从谈起。

3.3著录数据采集标准不统一著录数据采集标准不统一指的是一个著录项可能有多个数据来源，且不同来源的著录数据常常出现不一致，相互矛盾的现象，如消防验收、规划验收与竣工验收记录的建筑地上层数和建筑高度不一致。工程档案著录的主要依据是2001年发布的《规范》，但规范的对象主要是著录层级和著录项的设置，对于著录项数据的来源并未作出规定。著录数据缺乏统一的采集标准导致著录信息的权威性遭到质疑，影响服务对象对城建档案信息的信任度，不利于城建档案信息资源的进一步开发。

4.信息化环境下提高工程档案著录质量的对策

4.1完善著录项设置随着信息化的发展，《规范》中的著录项已不足以满足工程后期运维和城建档案信息统计等信息资源开发的需求。城建档案管理机构应结合建设工程全生命周期管理和城建档案信息资源开发的需求适当增加著录项。增加反映地理空间特征的著录项，如项目级著录增加宗地号，单项工程级著录增加建筑物编码或地理坐标等，通过著录项与城市基础地理信息数据库中的地理空间要素进行挂接，实现城建档案可视化展示和查询，解决因项目频繁更名而无法检索的问题。在项目级著录增加体现工程项目功能、形态等属性的分类标识项。城建档案主要是依据《城市建设档案分类大纲》（以下简称“大纲”）进行分类。《大纲》把城建档案划分为18大类和102个属类，主要是用于工程项目档案编号。《大纲》划分的大类和属类范围较大，且档案编号具有唯一性，难以解决一个项目对应多个类别的问题。现今城市的管理愈发精细，为了便于信息统计和支持决策，除了通过档案编号体现工程项目类别，结合《大纲》在项目级著录中设置分类标识项，给予项目一对多的，能够反映其多重属性的分类标识愈发重要，如机场在深圳地方标准《建筑物基本指标、功能分类及编码》中属于城市交通设施建筑，但机场配套的仓库和酒店分别属于仓储物流建筑和旅游业建筑。以深圳宝安机场为例，T3航站楼除候机功能，在分类时应给予酒店、汽车站和办公用房等相应的分类标识，完善的分类标识是城建信息资源的相互关联和深度开发的基础。城建档案管理机构根据自身定位和职责增加满足城市精细化管理需求的著录项，如深圳城建档案馆隶属于住房建设部门，为更好地支持住房建设工作，未来可结合BIM模型等技术将单项工程的著录细化到以“户”为单位，增加反映户数、面积等信息的著录项。形成以“户”为单位的结构化数据，实现以“户”为单位的著录意味着城建档案管理机构统计时也能细化到“户”，能够为工程建设和住房保障等领域的决策提供数据支撑。如对不同面积户数进行分别统计可以了解市场对不同面积住宅的需求，推动保障性住房建设更好地与人民群众的需求相契合。[2]

4.2对接归档文件形成部门业务系统，实现著录信息自动采集在实现工程文件电子化和著录信息自动采集之前，与发改、规划和建设等参与工程建设审批验收的部门或政务服务数据管理部门的业务系统对接，自动采集工程档案著录所需要的信息有助于减少著录过程的人工干预和提高著录的准确性。另一方面，直接从业务系统抓取著录信息有助于厘清城建档案信息资源开发利用中的权责问题。以前城建档案管理机构在挖掘馆藏信息资源，希望在资政方面发挥更大的作用时，往往会忌惮于要承担著录内容不准确的责任而束手束脚。通过业务系统对接实现著录信息自动抓取后，各部门对各自提供的数据负责，城建档案管理机构将能够更好地发挥信息统计和资政等作用。目前能够通过业务系统对接实现著录信息抓取的主要是以下两类：一是工程行政审批相关信息的抓取，如立项、规划许可和施工许可需要分别从发改、规划和建设部门抓取。二是工程验收相关信息的抓取，实行联合验收后，规划、消防、节能等验收信息均可通过联合验收平台抓取。工程预结算、开竣工时间、建设规模等诸多著录信息都在其中。

4.3推进工程文件电子化工程文件的电子化将对著录产生颠覆性的影响，是提高工程档案著录质量最重要的途径。云计算、区块链和物联网等新一代信息技术的发展为工程项目建设管理数字化转型提供了技术支撑。《中华人民共和国档案法》《电子档案单套管理一般要求》和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2017）等标准的发布则为工程文件电子化提供了法规标准保障。目前，深圳正致力于推动建设工程管理数字化转型，即建设工程管理全过程、全方位、全要素数字化，通过推动施工图审查、施工管理、工程检测等业务流程数字化实现工程文件电子化和工程档案交付数字化。元数据是描述文件内容、背景、结构及其整个管理过程的数据，而要实现工程档案数字化交付，制定建设电子文件元数据标准（简称“元数据标准”）是必不可少的。元数据标准的制定需结合工程档案著录的需求，明确每一类建设电子文件元数据采集的节点和需要采集的元数据项目。[3]此外，由于元数据依赖于系统的特性以及采集的巨大工作量，元数据标准需要嵌入系统，即将元数据的采集规则事先在业务系统和档案管理系统中设置好从而实现元数据自动采集，如单位工程名称的来源是建设部门批复的施工许可证，采集元数据时需对应施工许可证工程名称栏目进行采集。城建档案管理机构推进工程文件电子化时，可结合自身信息资源利用开发的需求与2020年12月施行的《建设工程档案信息数据采集标准》（T/CECS707-2020）来制定工程档案元数据采集标准，工程文件电子化和元数据的应用将极大减少工程档案著录工作量（尤其是案卷级和文件级著录），提高著录质量。

5.结语

由于篇幅与经验所限，本文着重于在“面”上对提高工程档案著录质量的对策进行阐述，对于对策中具体的“点”不再一一展开详细论述。如何设置反映工程项目的功能等属性的分类标识项；如何高效实现细化到“户”的结构化著录体系；工程档案元数据应该采集哪些数据以及元数据自动采集与自动著录的实现路径等问题对信息环境下工程档案著录的变革十分关键，笔者将在今后的实践中持续研究加以完善。

作者:谢志钊 单位:深圳市城市建设档案馆

档案管理分析2

我国在智能化以及大数据技术领域等的发展中十分注重对成果的落实，随着大数据技术的应用与发展，我国逐步进入大数据时代。在此种发展背景下，为城建档案管理工作带来了新的发展机遇，借助大数据技术能够有效提升档案管理成效，为城市建设和管理工作的开展奠定良好的基础。因此，明确城建档案在城市建设管理中的作用具有积极意义。

一、大数据时代城建档案的基本特征

（一）整体性由于城建档案的主要管理内容包括城市建设整个过程中的档案信息。因此，城市建设的整体性会直接反馈到城建档案层面，使城建档案也存在整体性的特征。城市建设过程中会考虑到区域经济发展特点，并结合城市未来发展的方向做城市规划工作，尤其会对各区域的功能建筑和基础设施进行科学布设与划分，在保障城市经济区高效发展的基础上，完善城市交通体系。道路交通以及航空运输既独立存在，又能相互贯通，并使之与其他道路相连，保障城市交通运输的高效性。而在此过程中，城市档案则需对各类基础资料进行收集，为城市规划工作提供可靠的参考依据，使其能够从整体层面进行规划设计，保障城市建设的整体性。

（二）动态性城建档案在城市规划以及管理中具有良好的应 用价值，为了提高城建档案的利用率，需保障城建档案信息更新的及时性。因此，可以认为城建档案还存在动态性的特征，即需要根据城市建设现状对相关的档案内容进行及时修改与补充，使其与城建实体工程的实际状况相一致。尤其是对于一些发展中的城市来说，经常出现城市扩建和城市区域改造的状况，要求城建档案能够做到对各类变动信息的及时收集，使之与城市建设工作的内容实现同步发展，始终保持动态性的特征。（三）精准性这里的精准性指的是档案内容和数据的精准性，城建档案精准性属于城建档案管理的基本要求。同时，也是衡量档案管理质量的重要指标之一。在前期的城建档案管理工作中存在错误的认知，错误地认为只需保障档案内容大体正确即可。而实际上，城建档案存在特殊性的特征，只有保障内容正确，数据精准，才能提升城市规划管理的质量。尤其是一些数据上的误差很可能引发施工事故，致使出现严重的经济损失。某机场工程建设中，利用压路机碾压该路段时出现电缆损坏的问题，致使其区域范围内的通信持续三天中断。事后调查发现是由于在城建档案中的管线标注数据出现误差，其实际电缆深度还不足60cm，而在城建档案中标注的深度则为65cm。此类事件的产生，进一步说明了进行城建档案管理时保障档案内容精准度的重要作用。

二、大数据时代城建档案在城市建设中的作用

（一）在城市建设规划管理中的作用

1.是城建规划管理的基础。城市规划管理工作的开展是保证城市建设有效实现城市资源合理开发与利用的基础性工作内容。而城市规划管理工作的开展需要大量城市发展资料信息的支持，在此过程中便突出了城建档案的重要性。在实际管理工作中，依托于城建档案可以保障城市建设规划方案的科学性与合理性，使其能够满足广大人民对城市功能和基础设施提出的要求。在城建规划管理工作中，还需遵循尊重事实，保护文化遗产以及保障人们根本利益的管理原则。在对城建档案内容进行查阅的基础上，可使相关城市规划管理人员快速了解城市建设现状，并从城市建设需求和实际情况出发，制定出科学可行的规划方案，使城市建设工作得到稳步推进。

2.为城建规划管理提供依据。城建规划工作过程中，如没有系统可靠的城建档案作为支持，则很容易导致城建规划管理工作存在盲目性的问题。在城市规划中的工作内容主要涉及针对旧城区的改造与优化以及对新区的开发与建设。同时，还包括城市管理和科研等工作内容。上述工作均无法离开城建档案资料的支持。可以认为，城建档案能够为城建规划管理提供可靠的依据。在城市建设进程不断推进的基础上，有很多城市的城区被多次扩建与改造，致使其地上建筑物更为密集，地下管线分布也更为繁杂，这便为今后的城市建设工作带来了极大的难度。城市管理过程中，针对地下设施的维护与管理需要有城市档案的支持，才能保障管理和维护工作的有序性。而在后续的城市规划工作中，更是需要通过查阅城建档案来了解地下管线分布现状，争取保障城市建设方案设计的可行性，以免对地下工程和管线工程造成危害。从某一层面来讲，有了城建档案的支持能够有效降低城市建设的风险，杜绝一些不必要的经济损失。

（二）在城建过程中的作用

1.使工程档案与建筑实体建立更好的联系。在前期的城建档案管理工作中，对于档案内容的归类管理较为盲目，并未将具体工程作为管理依据，致使出现管理内容繁杂的现象，为档案资料的查阅带来了一定的难度。而在大数据时代的背景下，信息管理实现了数据化，利用大数据思维将建筑实体作为主要单元完成信息档案的收集与归档管理工作，可以使档案内容更为清晰，同时能够保障档案查阅的高效性。此种管理模式还可使城建档案与建筑实体之间建立有效的联系，进行档案检索时，也可讲将具体建筑实体作为检索内容，获得有关建筑实体的全部工程信息，这为城建档案的高效利用提供了便利。

2.促进工程管理过程和工程档案的有效对应。城市建设过程中，各类工程项目的管理过程相对复杂，且一些单位对于建筑工程的项目在定义方面存在不同的特征。此种形势下，导致城建档案中的信息很难详细表述工程项目信息，且城建档案信息中的内容也很难与具体项目的建设过程一一对应，这导致在城市建设过程中，城建档案很难发挥应用的指导作用。针对此类状况，可以基于大数据技术对于城市建设过程中各类工程项目的作业阶段进行合理划分，通过标准化城建工程项目过程，使其与城建档案内容相对应，促使城建档案信息能够在城市建设过程中发挥更好的作用。

3.实现行业数据与名词的标准化发展。城建过程中所涉及的建筑工程类型众多，且建筑施工的过程十分繁杂，在针对建筑项目内容进行描述时，根据单位主体的不同，其对名词的定义和数据类型以及标准的分析存在显著的差异。通常情况下，相同的名词会有不同的解释，导致在针对各类工程档案进行收集时工程信息较为繁杂。再针对工程档案信息进行查阅时，很难真实了解工程实况。针对此类问题，需要针对工程施工过程中的各个环节和各类工程信息的名词定义进行明确规范，并统一好数据类型和相关的标准口径，尤其需要对重点工程环节形成独立的数据指标，使数据指标存在唯一性的特征。此种状况下，不仅可以规范城建档案管理工作，还可使其更好地描述工程信息，对于提高城建档案的利用率也具有积极作用。

三、大数据时代城建档案服务方式发生的新变化

（一）服务于城市管理，实现城市精准化管理第一，在新建项目中可以为其提供更为精准的分析服务。城市建设和规划的难点为一些已有的建筑物和地下管线布局很可能对新建项目产生制约影响。为了保障新建项目的有效落实，在项目建设前期需要先做好实地勘察工作，并且基于城建档案内容，及时了解周边建筑群分布特征以及地下管网的分布特点。在此基础上，对新建项目进行科学设计，以免对已有建筑群体和已有地下管线的正常使用构成威胁。基于城建档案内容，可使新建项目地施工设计更为可靠，保障新建项目方案的可行性。第二，为城市建筑群以及基础设施的维护管理工作提供精准服务。城市管理过程中，为了使各类建筑群的使用安全得到保障，并延长其使用寿命，通常会针对各建筑群进行维护管理。在建筑维护和基础设施维护工作中需要有城建档案的支持，通过提取建筑信息以及基础设施建设信息能够对其维护期限进行合理设计。

（二）服务于公众，提供公共服务在大数据时代中的城建档案公共服务能力显著提升。这主要是由于其公共服务方式发生了重大改变。其改变主要体现在档案检索效率更高、获取方式更为便捷、信息深度广度更大等方面。在信息技术以及大数据技术应用的前提下，城建档案信息实现了标准化和结构化发展，这是导致其检索手段更多、检索效率更高的重要基础。在前期的城建档案中，仅支持唯一的检索方式，即项目名称检索方式。除此之外，城建档案的网络化平台建设使得档案检索和利用工作不再受到地理空间的限制，相关单位可以通过线上检阅的方式来提取城建档案信息，为档案利用带来了极大的便利。

四、大数据时代城建档案的发展方向

（一）城建档案趋于标准化结合前文所述，当前的城建档案管理工作中，对信息技术和大数据技术产生了较大的依赖，城建档案管理的标准化程度也越来越高。在前期所推出的《工程档案信息数据采集标准》中，对于部分档案信息的采集标准进行了统一，但还有部分档案信息存在描述标准不统一的现象，致使城建档案难以在城市建设工作中发挥良好的作用。因此，在今后的城建档案工作中，其发展趋势很可能趋向档案信息的标准化发展。尤其是BIM技术在建筑工程中普遍应用的基础上，其中的工程数据很可能会得到进一步统一，促使城建档案中的数据信息实现格式标准、来源标准、认证机制标准的管理目标。为此，在今后档案管理工作中可以将明确档案信息标准作为重点的工作任务。

（二）城建档案趋于集群化在大数据时代中的信息传播方式发生了一定的变化，且信息的高效流通和高效共享成为新时期的信息发展特性，同时信息集合也将成为不可逆的总体发展趋势。在大数据应用实践中可以发现，独立信息很难发挥其价值，而对于信息的整合与高效共享往往能够发挥比信息总量更大的价值。在城建档案管理中，有部分特殊工程的档案信息对保密性提出了一定的要求。所有档案信息管理的目的都是为后期的城建工程提供参考，只有保障对档案信息的高效利用才能发挥城建档案的价值，如何达到保密标准的基础上利用档案信息是当前城建档案管理中需要解决的重点难题。而通过档案集群化既可汇总档案信息，使其发挥更大的利用价值，又能满足档案的保密需求。在今后的城建档案管理中，可以基于信息技术以及大数据技术建立起对应的集群化档案信息，如地理空间信息、人口信息等。集群化信息内容的逐步完善与补充，必定会创造更大的档案利用价值。因此，可以认为城建档案存在趋向集群化发展的趋势。

作者:吴玉臻 张译 单位:日照市城市管理局；山东日照港口集团

档案管理分析3

城建档案作为城市发展的记录系统，能为城市优化发展、绿色发展、智慧发展奠定良好的信息基础[1]。而结合大数据技术打造城建档案数据管理体系，不仅能提升城建档案管理效能，还能进一步挖掘城建档案的价值。但梳理当前城建档案数字化发展现状可以看出，其还存在意识、安全、人才等方面的不足，因此有必要探究大数据视野下城建档案管理的优化措施。

一、城建档案数据化概念和价值分析

大数据视野下的城建档案数据化主要是指结合信息、通信、物联等技术，打造更加安全、系统的档案管理模式。简而言之，将原有城建纸质档案、视频档案、图片档案进行数据化、可视化、联动化，从而实现城建档案信息横向与纵向的高质量流通[2]。由此可以看出，基于数字技术的城建档案，具有较高的价值：第一，可提升城建档案的效能输出。城建档案作为城市发展的记录者，其能够为城市的自身发展奠定良好的基础，如为城市的改造提供历史数据，或为其他城市的优化提供一定经验借鉴等。第二，能强化城建档案的管理效果。在海量的城建档案管理需求背景下，通过融入数字技术，一方面能够提升城建档案管理的安全性，如能够避免档案数据丢失、档案数据被篡改等；另一方面能够有效提升城建档案的管理效率，如通过模糊查询快速定位所需文件，或通过信息数字技术，集中处理档案信息，或通过通信技术提升城建档案流通的速度等。

二、大数据视野下城建档案管理优化思路

为提升城建档案管理与数据技术的契合度，城建档案管理单位应围绕自身物质资源、人力资源、制度资源等要素，从国家需求、城市发展、群众期望等角度出发，做好优化思路的把控[3]。第一，要有因地制宜的思路。其主要是指档案管理单位要在国家政策需求基础上，以地方性政策为导向，以自身优势为中心，设计符合城建档案发展的构架体系，并以此为依据，结合数据技术，优化、完善、重构自身档案管理各项要素，以提升城建档案管理的时间与空间的适应性。第二，要有效率和质量的思路。档案管理引入数字技术，主要目的是提升前者工作质量和效率。因此，要结合现代绿色、高效等发展理念，结合档案管理技术，精简部门、人员、程序等，从而提升档案管理的质量和效率。第三，要有创新发展的思路。在构建城建档案数字化发展路径时，相关单位要设计短期和长期发展计划，并结合计划目标和环境实况，动态创新发展方向，优化数字档案技术的应用技巧。

三、数字技术视野下城建档案管理现状分析

汇总分析城建档案管理流程、技术、制度、设备等要素可以看出，虽然部分单位不断优化城建档案管理的方式，并尝试融入信息技术、数字技术，取得了较好的效果，但仍有部分单位存在以下几个问题。
（一）重视程度不够目前，部分单位领导层并未意识到数据技术对城建档案管理的重要性，对档案与数字技术的融合发展存在错误的理解和认知：一是认为档案管理对单位工作效益的提升帮助不大，没有必要花大钱去采购数字设备或招聘专业管理人员，导致单位城建档案管理效能较低；二是部分单位领导虽然具有一定的先进意识，但其认为档案数据化就是采购设备或招聘数字技术素养较高的人才，并未深入了解城建档案优化实际需求，也没有去完善、优化城建档案管理体系，导致人才、设备、系统平台闲置情况明显。

（二）安全隐患大基于数字技术的城建档案管理体系，虽然相较于传统纸质档案管理具有较高的安全性，但其会受到操作、软件、网络等因素的影响[4]，存在一定的安全隐患。而部分单位在管理城建档案信息时，没有采取有效的措施应对这些隐患，导致档案安全风险较大。一是未建设科学的杀毒、存储体系，导致系统容易受到电脑病毒、不法分子的破坏。二是部分管理人员安全意识较低，未按照规范进行操作或做好相应的保密工作，导致信息易泄露、丢失。三是未建立安全管理应急机制，如密令登入、门禁卡、应急储存等。

（三）工作人员缺乏必要的技能人才作为城建档案发展的关键，可以推动城建档案数字化更好、更快、更优地发展。但部分单位未依据城建档案数字化管理的发展需求，优化、完善人才队伍。第一，缺乏有效的档案管理数字技术培训计划，现有档案工作人员技能得不到有效提升，从而难以合规、有效地进行档案数字化操作和管理；第二，缺乏必要的人才引进计划，未依据单位发展实际需求，编制人才招录计划，导致档案管理队伍整体素质较低。

四、大数据背景下城建档案管理优化措施

基于当前复杂的档案管理环境，相关单位要立足现实，认识到自身不足，采取针对性强、执行效果好的应对措施，在推动城建档案深化发展的同时，实现其管理的提质增效。

（一）提高管理层对数字技术的理解和认识对于当前标准及需求更高的城建档案应用、管理环境，管理层对数字技术的正向理解和认知，可有效推动档案数字化发展[5]。据此，要结合现代发展环境，提高管理层的认知和理解。首先，要让管理层学习中央、国家及上级单位关于现代档案建设的文件、指导意见，认识到城建档案优化的意义和价值，主动转变自身思想观念。其次，要以管理层党员为基点，成立专业指导队，一方面整顿单位不恰当的观念、思想；另一方面指导单位主管部门如何理解、认知城建档案的现代化发展，如技术的应用方式、价值体现等。最后，营造良好的工作环境，一方面要优化软环境，如强化宣传力度，编制针对性强的管理制度，明确各个环节的具体责任人等；另一方面要重视对一线人员观念的指导，以培训、会议、案例分析等方式，让他们在获得操作知识、技术素养的同时，意识到自身岗位的重要性，从而为城建档案优化发展奠定坚实基础。

（二）强化城建档案的安全管理基于数字技术的城建档案可能会受到网络病毒、人为等因素的影响，降低城建档案管理的有效性、可靠性，如故意删除档案信息，导致信息不全，或故意篡改信息，导致信息失真。为避免这些因素影响档案管理的安全性，要基于原有安全管理机制，打造适应性强的安全管理体系。第一，要结合现代“云技术”，利用第三方技术机构，打造云储存、云操作系统，在提升存储空间量的同时，提升城建档案安全管理质量，如避免因存储失误而导致的数据丢失等。第二，要借助现代技术，打造虚拟技术应用场景。究其原因，虚拟技术能模拟物理设备运行情境，能够在避免外界不良因素侵入的同时，进行档案信息交互工作。第三，要结合档案操作行为、操作人员，打造系统识别性能强的操作系统。城建档案管理单位，要根据各个岗位职务、职责，设计不同的登入、操作、管理权限。第四，要引进适应性强的杀毒、查毒软件。要结合联网运行，或局域网运作需求，采取效率高、识别度（病毒识别）高的杀毒软件。同时，由于部分杀毒软件需要操作人员手动操作，因此要编制可靠的杀毒、查毒计划，并要求相关人员严格执行。第五，要应用加密、门禁等安全技术。针对重要的设备，应安装相应门禁系统。在此基础上，要针对不同密级的城建档案，设定不同的加密方式，以避免重要城建档案丢失或者泄密等。

（三）要强化人才队伍建设为有力推动城建档案数字化发展、优化发展，应立足操作和管理人员技能素养现状，做好现有人员培训，制定人才引进计划。首先，要立足档案优化方案、目标、方式等，结合数字技术、档案管理技术等要素，设计有序、系统、可靠、有效的培训内容和方式，如结合档案数字化操作技能、档案管理规范等，设计理念与技术结合，发展与竞升的培训体系。再如，围绕自身成本资源，相关人员技能需求，改进传统专家讲座、实践培训方式，结合相关高校、互联网平台，打造能突破空间和时间限制的远程培训系统，这样不仅能降低培训成本，还能满足相关人员的学习需求。其次，要结合档案安全、有效、服务等性质，不断提升档案管理、操作人员的职业素养。如以会议方式进行职业道德分析、专题案例分析，这样不仅能加深相关人员对档案管理的认知和理解，还能促使其主动探究如何进行安全操作等。最后，要结合档案数字化发展趋势，编制合规、有效的人才招录计划。要在现有人才技能素养基础上，从岗位实际需求、档案优化发展、档案新规定的角度出发，制定人才招录计划。若条件允许，可引进复合型人才，如既懂信息技术又懂档案管理的人才。需要注意的是，为增加岗位黏性，单位应提升档案管理专业人才的待遇。

（四）优化制度规范实践证明，可靠、有效的制度规范能推动档案数据管理政策的全面落实、执行，能为其良性发展奠定良好基础。基于此，首先，要围绕国家政策、档案信息化建设需求等要素，完善、重构自身制度内容。单位要深入了解档案建设现状，吸取行业有效档案制度设计经验，不断梳理、查找自身档案管理发展的不足。需注意，在找出不足后，要依据国家相关政策，完善档案管理制度。其次，要立足制度的执行、落实，建立能够及时反馈档案管理制度执行情况的机制，如在指导单位档案部门认真落实制度、规范的同时，整理、收集本单位制度在档案数据管理过程中的表现，以及操作人员的合理建议，并以此为依据，完善制度，提升制度适应性。最后，一方面要强化档案监督机制，以监督相关人员是否严格遵守制度进行档案管理、操作等，另一方面要在明确档案数据化视野下，实现档案监督的多元目的，如强化档案管理效率，完善档案管理模式，促使档案工作人员认真履职等。此外，要依据监督结果，及时告知相关人员不足之处，以及需要整改的方向，以实现监督的预设效果。同时，为保障监督效果，要扩展监督渠道，如社会监督、上级监督等，形成兼容、互通性强的监督体系。综上，在现行城建单位发展背景下，提升城建档案数字化管理水平，不仅能助力单位深化发展、现代化发展等，还能为城市建设决策提供良好的支撑。因此，相关单位应立足自身实际情况，制定能够提升档案管理效果的措施，以达到优化档案管理的目的。其中，数字化管理措施作为一种重要的措施，能促使城建档案管理标准化、规范化、信息化，相关单位应立足自身实际，找准两者契合点，采取适应性措施，为城建档案管理注入鲜活发展动力，推动其现代化发展、深化发展。

参考文献：

[1]孙良浩.人工智能技术在城建声像档案在线接收中的应用[J].未来城市设计与运营，2022（3）:48-51.

[2]朱武桥.对城建档案馆提升城建档案数据治理能力的几点思考[J].未来城市设计与运营，2022（3）：52-54.

[3]陈秋玲.城建档案在《“十四五”全国档案事业发展规划》下的工作思考[J].未来城市设计与运营，2022（2）：85-87.

[4]甯滔.新形势下城建档案管理的现状、难点及对策分析[J].工程与建设，2022（1）：250-251.

[5]李虹莹.从工程档案到城建档案在城市建设中的作用[J].兰台内外，2022（4）：76-78.

作者:魏秀田 单位:济南市城乡建设发展服务中心