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事业单位档案管理创新思路浅谈

发布时间:2021/1/23 8:25:20   阅读:

摘要:目前事业单位的发展建设逐渐被社会各界人士重视起来,成为我国的核心建设工作。随着当下经济改革的快速发展,事业单位档案工作在面临着机遇的同时,也具有严峻的挑战。关于事业单位的档案管理,需充分提升员工的工作意识,从而保障事业单位管理的工作质量。新形势下,在事业单位改革的大环境下,全系统的档案工作也在不断发展,档案管理的要求和标准也在逐步提高。在事业单位建设中,档案工作越来越受到重视。

关键词:新时期;事业单位;档案管理

事业单位的档案管理,可以帮助机构做好日常的日常维护、保养工作。通过档案管理的方式,来合理的展现事业单位中各项工作的是否在正常运行。在新的形势下,企业的整体建设也在不断发展,档案管理的要求和标准也在逐步提高。它对于企业的发展也变得越来越重要。

一、事业单位档案管理的主要特点

重点从真实性和系统性两方面论述事业单位档案工作的主要特色。

(一)具有完整性以及客观的真实性。档案收集是否完整、真实,在事业单位的实际运作中,将直接影响组织的最终素质。能否建立科学、合理的管理机制,关系到事业单位档案工作的现状,关系到相关部门工作人员的工作能力,关系到档案工作的质量与效率。运用档案管理来分析决策工作,能较好地反映机关人员的实际情况。所以,机构收集的最终数据是否真实、完整,将直接影响决策过程中数据导向的准确性,对相关部门的决策起着关键性的积极作用。机构档案管理工作要以真实、完整的资料为基础,能够清晰地反映机构的实际运行情况,具有很强的参考价值。

(二)事业单位档案管理的系统性。事业单位中的档案管理也相关复杂。现在,对于事业单位的档案资料储存主要是一至两年,然后就会统一归集到专门的档案事业单位统一保管。为了确保单位工程资料的完整归档,应科学地划分总体内容和具体移交时间。对档案进行科学合理的管理,形成一定的制度,有利于事业单位档案工作的顺利开展。

二、存在的主要问题

(一)缺乏完善的档案管理体系。在事业单位的档案管理过程中,存在的最为突出的问题就是管理制度的不完善。这主要是由于企业管理层对于档案管理不重视,对于档案管理的制度建设没有投入过多的精力。尽管在部分事业单位中存在档案管理制度,但大多浮于表面,没有真正落到实处。档案管理人员经常将档案资源随意堆放,造成文件丢失。对于单位的档案外借,没有形成规范的外借手续。在企业的发展过程中,档案资料是其对日常工作的重要分析依据。虽然档案资料有时无法直接转换成单位的金钱财富,但是通过档案资料所提供的信息,可以促进单位提高自我的认识。事业单位经常无法对企业所收藏的资料进行一个正确的认识,没有充分利用好所储存的档案信息,整体利用率较低。

(二)管理手段老旧。随着社会信息化的不断发展,社会对于档案管理有了更高的要求和标准。然而,许多事业单位的档案管理模式依旧一成不变,单一的采用人工管理的办法。其档案管理的水平和效率明显低下,无法满足单位的发展要求。随着信息化的不断发展,事业单位所需存储的信息量不断增大,只有不断创新单位的档案管理手段,才能促进单位的长远发展。

(三)人才培养模式落后。专业档案管理人员的数量在不断增加,事业单位的人才培养机制在不断创新完善。但是它的文化模式并不成熟。企业仍采用传统的培训模式,达不到企业培养人才的要求。管理人员综合素质的提高效果不佳,严重影响了专业队伍的建设与发展。我国事业单位因其特殊的国情和繁重的任务,其发展具有许多特点。如果管理制度不科学,人才评价制度不完善,将不利于事业单位的长远发展。公司在对员工进行培训时,忽略了员工的主观能动性。评估员工的时候,缺乏理性,与时代的发展有冲突。

三、主要的发展对策

(一)加强流程的规范性与信息化建设。相关的档案机构应充分考虑相关制度和规定,并做到全面落实。在新形势下,应该充分借助智能化的科技手段。科技的发展带动信息的迅速增长,信息对于每个行业都极其重要。要获取真正有用的知识,雇员必须仔细阅读大量的信息。要推动事业单位档案管理技术的持续、快速发展,就必须充分利用各种丰富的信息资源,积极学习实用知识和技能,提高自身的综合素质和生存价值。因为员工每天要处理的信息很多,因此,如何有效地处理工作信息就成为员工的关键能力。现代社会,人们将有效地处理内外信息关系。文件管理员经常需要处理一些事务,这些事务的协调和沟通直接决定了整个工作的效率。在处理事与事的关系时,要理清做事的态度,把握正确的方向以大局观帮助单位做好各方面的处理协调。

(二)加强档案建设的目标化管理。目标化的档案管理模式,以结果为导向的管理模式,以目标为导向的管理模式。MBO主要有两种外部形式。第一,采用混合管理方法,设定初期目标,确定最终目标,判断工作成效。这就需要管理者注重“目标导向”,通过设定最终目标来实现有效管理,突出目标的作用和价值。第二是事业单位档案模式具有本质的激励作用。目的管理作为一种现代管理手段,在事业单位档案管理中具有普遍的适用性。这就是第二种管理模式,强调激励对完成任务的作用。建立档案管理激励机制的特点是:变被动为主动、变目标为负责任的态度。以目标为中心,不断向目标迈进,也成为机关档案工作发展的动力。目的管理是确定目标、注重效果、结合人的实际情况,目标管理评价方法也更具科学性和合理性。目的管理的核心是管理期望的结果。现实管理中,管理者对期望结果要逐一把握,不能放松警惕。目的管理具有层次性、可接受性、可评估性。当前社会快速变化的新形势下,部门员工对培训提出了特殊的新要求。强化档案管理策划是精细档案管理工作的核心。规划时,尽量把每天和每周的工作安排得尽可能详细。为确保企业内部档案信息能有效地发挥作用,必须对企业内部档案工作进行有效的监督和管理。档案或档案人员要精确记载每一笔档案或档案信息的来源和开支,配合企业监管,企业在监督过程中发现的档案风险和档案造假问题也需要有效解决。

(三)加强档案管理人才的培养与考核。档案学人才培养与发展存在着诸多困难与问题,档案人才持续专业化发展已成为大势所趋。要把档案人才的培养纳入各类教育的内容,注重对员工综合素质的培养。指导员工自主培训,激发员工参与人才档案培养活动。唯有如此,才能有效提高整体教学效率,提升秘书人员的综合素质。以形象化、专业化、生活化为特征的创新高效档案人才培养模式。当今社会的发展需要越来越多的专业综合人才。毫无疑问,档案人才培养的内容是体现档案人才综合素质的重要方面。有效地发挥职工主体作用,不仅可以提高教育质量,而且可以激发职工的参与意识,增强职工的独立思考能力,使职工在学习中获得乐趣。当前,许多企业在人才培养方面都非常重视深化自身改革。文件人力资源的配置应立足于自身不断加强。这些创新的培养模式,从传统的单一教育模式,到合理的档案人才培养体系,已得到各部门和员工的认可。在过去的十年里,我国培训资源高度整合和强化,改革成效显著。协同人才培养模式有利于建设我国大型综合性档案人才队伍。各部门之间的档案人才资源信息交流和共享具有特殊意义。一套有效的评估系统不仅能使员工及时了解自己的工作能力,而且能使他们在轻松的工作环境中,反思自己的不足,进一步解决问题。通过反省,员工不断地被专业标准衡量和评价,专业水平不断地提高。并通过一套比较完善的考核制度,使员工的各项工作更加规范、专业化。促进了职工队伍建设和整体综合素质的提高。一次评估将使评估工作在人员组成和人的因素方面更加不公。评估人员的评估方法和内容要多样化,自我评估、相关人员评估和管理层领导评估相结合,体现评估系统的公平性。当前评价教师的内容比较单一,主观因素较多,主观因素太多。这将使工作人员考核评价的构成,在人为因素的影响下更加不公平。评价员工的方式和评价内容要多样化,采取自我评价、相关员工评价、管理层领导评价等多种方式相结合,体现评价制度的公平性。

四、结语

综上所述,事业单位的档案管理方式不可能一成不变,需充分结合时代的发展变化。所以对于事业单位而言,需要积极转变态度,进而能够在根本上将以往粗放式的档案管理方式,为事业单位未来的发展奠定更好的发展基础。

作者:张璇 单位:博山公路事业服务中心

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