一、及时做好归档文件的收集

档案的收集是开展档案管理的物质基础，在整个档案业务管理工作中是一个关键性的业务工作环节。主要应从以下几方面做好归档文件的收集工作。①建立健全文件归档制度，明确档案管理人员和档案分管领导的工作职责，在单位各部门中普及档案法规知识。②确定归档文件收集的范围。本单位制发和上报的各类文件记载了本单位的各种事项，是与工作同步形成、不可再生的原始记录，反映了本单位的基本面貌，是文书档案收集的主体和重点。外单位制发的与本单位工作有直接联系的文件材料，从侧面反映了本单位的工作活动，也应作为收集的重点。③针对归档文件材料形成的特点，还可采用以下方式开展收集工作：按照“收发文记录”收集。对照收文薄的记载一一收齐；收集未经收发文登记的文件材料，如会议记录、活动材料、表册、大事记等，根据本单位工作活动和文件形成规律进行收集；按“单项活动”收集，逐份收集活动所形成的具体文件材料，确保整个活动所形成的文件材料齐全完整。

二、在文件归档时，明确文件的归档范围和保管期限

根据《档案法》及国家有关规定，各机关、社会团体、企事业单位和其它组织在本单位职能活动中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交归档，集中统一管理。文书档案还应结合文件的保存价值划分保管期限分类整理，文书档案的保管期限可分为短期（10年）、长期（30年）、永久三类。各单位应结合本单位的职能和工作实际编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，准确地划分归档范围和保管期限。四、做好归档文件的整理工作归档文件的整理，直接关系到文书档案的质量的利用，是一个非常关键的中间环节。无论采用何种方法对归档文件进行整理，都应遵循公文的形成规律，保持公文之间的有机联系，便于保管和利用。整理归档文件主要有以下几个步骤。①修整。为保证档案能够长期保存和有效利用，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。包括修表破损文件、复制字迹模糊的文件、去除易锈蚀的金属物等。②装订。对修整完毕后的归档材料，要使用符合档案保管要求的装订材料进行重新装订。③分类。归档文件一般可采取年度、组织机构（问题）、保管期限三种方法进行分类。④将归档文件进行排列，一般文件可按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。⑤编号。归档文件编号是指用归档章在排列好的文件上注明归档文件在全宗内的位置，归档章包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、管编件号、机构（问题）等六项。⑥编目。编制归档文件目录的项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。⑦装盒。装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面和盒脊等内容。此外，做好文书档案工作还须不断提高文书档案人员的综合素质。文书档案工作人员首先要具有爱岗敬业、乐于奉献的精神，工作性质和特点决定了我们既要甘于默默无闻、埋头苦干，又要谦虚热情、诚恳待人。其次，应积极参加档案部门组织的业务培训，不断提高和更新自身的档案专业基础知识，同时还应根据工作需要，不断学习计算机、写作等文秘知识，逐步提高自身综合素质和工作能力，并在工作实际中不断总结经验，积极探索，提高文书档案的现代化管理水平。总之，文书档案是各个单位管理和发展中不可缺少的信息资源，只有做好文书档案的规范化、科学化管理，才能确保文件材料的齐全完整，更好地发挥文书档案的重要作用，才能为单位的各项管理工作做好服务，促进单位事业的全面发展。

作者：夏娥梅单位：云南省农业科学院农业经济与信息研究所