一、如何推进档案管理的信息化

（一）淘汰纸质档案

原来的纸质档案不但容易损坏，而且检阅也非常的不方便，因此要依靠网络。将档案全部录入到网络中，从而实现自动的检阅、查找、存储等工作，这样就提高了使用效率和管理效率。另外为了加大档案的存储量，还必须保证计算机的容量，因为部门和机构的档案会不断的增加，如果没有一个大容量的档案存放系统，就很难实现档案管理的信息化。

（二）建立合理的档案管理制度

另外还要建立合理的档案管理制度，让所有的工作人员严格的按照制度和规范来操作，比如查阅制度、保密制度、存储制度等等。另外还要细化并健全档案管理的环节和步骤，制定出科学可行的安全管理措施。如果工作人员违反了规定，那么必须要严惩不贷。

（三）树立正确的档案管理理念

在一些档案管理部门内，管理者自身没有树立起正确的档案管理理念，因此内部很松散，同时也给工作人员的档案查找带来了一些困难。档案管理者首先应该树立终身学习的观念，充分的带动员工，提高员工的积极性。另外，管理者还必须具备良好的思维方式和创新意识，这样才能适应新时代的档案管理工作。

（四）加强人员的建设

新时代的档案管理人员必须要有过硬的知识和专业的素质，这就需要对管理人员进行合理的培训，以提高他们的能力。需要培训的方面包括计算机操作、数据录入、网络管理、图像处理等等。此外，还要鼓励档案管理人员进行自学，并且把档案管理人员的管理效果纳入薪资绩效中，从而抓好人员的建设，为管理队伍提供良好的保障。

（五）投入一定的经费

在档案管理信息化的建设当中，必须要投入一定的经费，以保证信息化管理工作的正常进行，最基础的设施包括计算机、打印机、扫描机、复印机、磁盘等等，如果缺少了这些设备，就无法正常的进行信息化的档案管理。在资金方面，国家可以适当地拨付一部分，地方政府也可以资助一部分，然后机构再自己筹集一部分，这样就可以很好的解决经费问题，而且也不会加重国家和社会的负担。另外，对于比较偏远和贫困的地区，国家还要适当的进行资助，以促进当地档案的信息化管理。

二、档案管理信息化的重要性

（一）可以提高档案管理工作的效率

为了提高档案管理工作的效率，必须实现档案的信息化，使档案管理从封闭化走向开放化，同时实现档案资源的合理配置，为社会和机构提高良好的服务。因为企业或者机构的决策都是来自于档案，因此档案信息必须合理、准确、可靠。另外，实现档案的信息化，还能够为工作人员节约时间，使工作人员在最短的时间内查阅到了需要的档案和信息，提高了档案管理工作的效率。

（二）可以避免档案的遗失

很多单位、机构都面临过这样的问题，重要的档案因为存放的方法不当，或者存放时间太长，导致档案被损坏或者遗失。但档案的信息化管理可以克服这个问题，因为档案的信息化是将档案录入到计算机中，计算机的容量非常大，可以存放很多的档案，而且还能实现自动检阅、自动搜索，避免了纸质档案容易受潮，容易遗失的现象发生。

（三）能够实现资源的共享

档案同时也属于资源，档案的管理只有实现了井然有序，才能够保证机构、企业的正常运行。档案的信息管理，能够保存大量的历史资料，这些历史资料是社会各界人士了解政策形成、工作考察、学术研究的重要依据，并且能使人们有案可查，有据可依。同时，这些档案信息对于社会各个行业、各个领域来说，具有非常强的利用价值，甚至也和民众息息相关。

（四）在现代化的经济决策中能起到重要作用

如今的时代，竞争十分激烈，如果企业的决策不合理，就会影响到自身的发展。要实现正确、合理的决策，就必须参照过去的档案和资料。比如，企业要制定生产工艺和经营决策，必须要了解自己过去的生产信息，或者掌握其他企业的生产档案，但是同行对档案信息都是必须要保密的，一条档案信息，甚至会决定企业的生存和发展。

（五）为整个管理工作奠定基础

档案信息化管理还是整个管理工作的基础，在知识平台的基础上，将档案全部转化为计算机中的文字、图像、声音、视频等信息，另外还要将这些信息进行整理、汇集、分类。这就给各部门的工作带来了一定的方便，使各部门在工作中能够获得准确而真实的资料，并且进行良好的沟通与协调。不但提高了档案管理的水平，还为整个管理工作奠定了坚实的基础。

（六）节约一定的资源

众所周知，过去的纸质档案不但需要工作人员花费大量的时间进行收集、整理、保存，还需要耗费大量的纸张，不经济、不环保，甚至存储量也有限，另外，纸质档案在使用的过程中容易受潮、损坏。而信息化的手段则克服了这一缺点，不但不需要大量的纸张，还提高了档案的存储量，更不会被损坏。因此节约了一些资源，降低了纸张成本。

三、总结与体会

如今，过去的管理方法已经不能再适应档案管理的需要了，档案的信息化管理已经成为主要的发展趋势。档案管理部门必须转变管理模式，不断更新，不断发展，这样才能提高档案管理的整体水平，实现档案的合理化、科学化管理。

作者：英宝云张玉瑛单位：吉林省抚松县人力资源和社会保障局吉林省抚松县委组织部