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探求医院档案管理工作

探求医院档案管理工作

一、医院档案管理工作现状

(一)档案管理重要性被淡化

在各家医院普遍追求经济效益的今天,医院管理者都把眼光放在疾病预防、基础医疗、科研教学等能够产生直接社会效益和经济利益的项目上,而档案管理作为不能产生直接效益的工作,直接被大家忽视掉,被认为可有可无,更没有必要为其投入更多的人力、物力与财力。因而造成档案管理工作被彻底忽视,档案工作人员工作懒散,档案乱堆乱放,管理不力的现状。

(二)档案管理人员素质不高

档案管理是一门专业学科,从业人员的素质直接反应着档案管理工作的水平。但由于档案管理工作的长期被忽视,医院往往只使用一些“老人”和一些“新人”从事这项工作。他们往往不能从事临床一线工作或没有其它特殊技能,且绝大多数没有中等以上学历,从业前也没有参加过专业的档案管理方面的学习和培训,有的甚至不懂得较基础的医学知识,只能从事收卷、存放等简单的体力劳动,加之医院只注重医疗技术人员的培养、深造,却极少为档案管理人员进修学习创造机会,也很少对其进行系统的知识培训,因而造成档案管理工作人员长期从业却工作能力低、积极性低、创新能力低等问题,制约了档案管理工作的发展。

(三)欠缺完善的档案管理制度

在现代化医院管理中,各级医院的医疗、行政、人事、后勤等工作的规章制度都极为健全,而针对医院档案管理工作的规章制度却几乎没有,也很少有医院将其列入医院管理目标考核中,致使很多医院档案归档不及时,不系统、内容杂乱,保管零散,并常有遗失,使医院档案失去了应有的使用价值。

(四)现代化硬件投入不足

在科技高度发展的今天,很多医院使用了局域网,医院管理的各个层面都在使用计算机与网络技术。但由于对档案管理工作的缺乏重视,医院的档案设备仍然非常陈旧,几乎还是停留在手工收集检索的状态,归档的材料也依然以纸质为主,有时还会发生丢失和损毁,而医疗活动产生的新材料如:图像、音频、视频等却不能有效地收集归档,从根本上不利于科研成果的继续利用与开发。

二、关于加强医院档案管理工作的几点建议

21世纪是知识信息时代,医院的繁荣与发展不仅取决于资源、资本、硬件的投入,很大程度上更依赖于知识与信息的积累和利用,这无疑对医院档案事业的发展产生了极其深远的影响。同时,“医院等级评审细则”中将考查医院近3年医疗档案做为一项重点内容,这也为开展医院档案管理工作提供了一个新的契机。

(一)转变思想每3年医院都将进行一次等级评审或复审,而考查医院档案管理又是一项重点内容。因此,发展医院档案管理工作要以此为契机,大力宣传档案管理工作的重要性,转变上至医院领导,下至全院每个职工对档案管理工作重要性的认识,使他们意识到档案管理同样体现着一个医院领导者的管理水平,需要将其作为医院的重点工作来抓,要与医院业务建设同步规划、同步发展。同样,档案管理工作人员也要增强工作的责任感、使命感,充分认识到自己所从事的是一件有意义的重要的工作,激发工作热情,大力宣传,大力倡导,从而形成医院全员支持档案管理工作的良好氛围。

(二)建立健全完善的医院档案管理制度

“不以规矩,不成方圆”,在档案管理实际工作中,要以《档案法》为基本准绳,依据国家卫生部、档案局联合下发的《卫生档案管理暂行规定》文件精神,结合本医院的工作实际,制定出适合自己的档案管理规章制度。确保档案管理的行为规范化,使工作有法可依,有据可循。

(三)注重提高档案管理人员素质

基层档案保管人员是医院档案管理工作的执行者、落实者。他们的个人素质体现着档案管理工作的水平。医院要有计划地培养这方面的人才,全方位提高基层从业人员素质。一方面加强对其政治思想素质的培养,使其树立正确的人生观、价值观,具备强烈的事业心、责任心,另一方面通过定期的业务知识学习进行专业培训,或采取进修、参观等途径提高从业人员水平,同时还要定期深入临床进行调研,掌握医院各层面对档案信息的需求,不断总结,不断探索,创新档案服务,促进业务水平的提高。

(四)加大对硬件设施的投入,使医院档案管理现代化

首先要做到硬件设施的完善,一要加大保护设备资金投入,如保管档案库房的灭虫、去湿、灭火设备,二要引进现代化管理机制,逐步配备计算机、照相机、打印机、扫描仪、摄相机等电子设备,用计算机储存医院的各种业务、行政上的档案,用专业软件进行编码、统计、检索等一系列工作,为使用者借阅提供简单便捷的服务,既省时又省力,提高了工作效率。三是利用医院局域网加强各科室沟通,共享既有资源,满足医院教学科研、疾病预防、医疗服务等各方面的需求。

(五)对医院档案“深加工”,发挥档案的社会效益

保管档案就是为了利用档案,因此,医院档案管理人员要有创新服务意识,积极对档案信息进行更深层次的“加工”,开展各种编研活动,对材料进行专题汇编,为借阅者提供有效的服务。此外还要更加广泛地开发信息资源,加强反馈信息的管理利用,实现各家医院、各专业科室资源的横向沟通,信息共享,最大程度满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。

作者:张秀杰单位:吉林省白城市白城医学高等专科学校附属医院