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住房公积金会计档案管理研究

发布时间:2021/2/8 9:01:09   阅读:

【摘要】随着住房公积金的不断发展,其产生的会计档案数量逐渐增加,内容也更加丰富,住房公积金会计档案管理越来越受到重视。为保障住房公积金会计工作的合规、有序开展,更好地维护缴存职工的合法权益,需要进一步完善住房公积金会计档案管理工作。

1会计档案的定义

会计档案是单位档案的重要组成部分,是记录和反映单位发生的经济活动的重要依据,主要包括各种会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算与管理资料。

2住房公积金会计档案的内容及特殊性

住房公积金会计档案是指中心在住房公积金汇缴、提取、转移、贷款、核算等业务过程中形成或者接收的,记录与反映住房公积金财务事项的会计资料,以文字、图表等各种形式存在,具有一定的保存价值。住房公积金会计档案主要包括公积金汇缴、提取、转移、贷款等业务过程中形成的会计凭证及所附原始单据,总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿,月度、季度、半年度、年度财务会计报告和统计报表以及其他会计资料。公积金会计档案管理存在自己的特殊性。首先,住房公积金会计档案实体收集量较大。随着住房公积金的不断发展,公积金资金归集与使用的数量也日益增加,公积金会计档案数量远多于其他一般会计档案。其次,住房公积金业务繁多,包括开户、销户、账户转移、缴存、提取、个人贷款等多项业务,业务种类的繁多也提高了公积金会计档案收集、整理、归档和管理的复杂性。最后,住房公积金中心管理的资金量相对较大,这也为会计档案管理增加了一定的难度和风险。

3住房公积金会计档案管理的意义

住房公积金制度作为一项国家福利性制度,其财务管理情况关系到众多缴存职工的切身利益。通过公积金会计档案,可以使外部监管机构清楚了解公积金各项经济业务活动,维护公积金管理秩序与缴存职工权益,保障国家政策的有效实施和社会的和谐稳定。同时,会计档案也可以为公积金政策制定机构完善公积金政策提供一些依据。随着住房公积金归集量的不断增多,公积金管理面临着更多的资金风险。会计档案是揭露经济责任、打击经济犯罪、分析事故原因等的重要证据。完善的会计档案管理还可以在一定程度上遏制非法挪用、非法投资、违规提取和贷款等公积金经济违法违规行为,帮助防范管理人员廉政风险,维护公积金资金完整安全。

4做好住房公积金会计档案管理工作的几点建议

4.1规范归档程序,强化责任落实。公积金管理中心需结合《住房公积金管理条例》《会计档案管理办法》等有关法律法规,制定适应本单位情况的会计档案管理实施细则,用制度来规范会计档案的管理。完善会计档案管理的保密制度、管理员岗位责任制、出入库登记制等制度,做到有规可依,保证会计档案的准确、完整、安全。严格履行归档程序。归档前,会计部门需要对会计资料进行再次审核,确认公积金会计档案资料的完整性。会计部门档案员根据业务类型和发生的时间对会计资料按顺序编号,即时立卷及装订成册后,编制《会计档案保管清册》。当年的会计档案在装订成册或立卷完毕后,可以由会计部门档案员暂时保管,期满之后移交本单位档案部门管理。移交到档案部门管理的会计档案,应保持卷册原本封装,特殊情况必须拆封进行重新整理的,应当会同财务会计部门共同拆封整理,以明晰责任。各部门都应设立独立的档案管理岗,在会计档案的流转过程中分段管理、各负其责,提高会计档案管理工作的规范性。各部门档案管理人员应密切配合,使会计档案得到科学的管理、有效的利用和完整的保存。同时,建立考核机制与奖惩激励机制,调动档案管理人员工作的积极性,促进会计档案管理工作顺利进展。

4.2培养高水平的会计档案管理人员。作为管理公积金会计档案的主体,住房公积金会计档案管理人员专业素质的高低会直接影响会计档案管理的水平,因此,需要培养高水平的会计档案管理人员,提高他们的整体素质。一是重视会计档案管理人员的专业技术水平。招录档案员时尽量选择档案管理专业的毕业生,提高会计档案管理的专业化水平。同时,加强住房公积金会计档案管理人员的日常培训工作,努力提高他们的档案管理专业知识水平和技能,使其加强对档案管理法律法规及档案管理新理论、新方法的学习,与时俱进做好公积金会计档案的管理工作。二是重视对高素质、复合型人才的培养。会计档案管理人员不只需要懂得档案管理知识,还应积极学习住房公积金各项政策规定、业务办理流程,了解公积金会计档案的特殊性。同时,随着会计档案电子信息化建设的推进,会计档案管理人员还应该具备一些计算机知识和技能,从而提高会计档案管理的效率。三是重视培养会计档案管理人员的保密意识与安全意识。会计档案管理工作具有保密性与严谨性的特点,会计档案管理人员在会计档案管理的过程中都要遵循严格的制度和规定,对经手的各项会计资料一律不得外传、泄密,保证会计档案资料的安全性。

4.3发展会计电子档案,促进档案管理信息化。电子化会计档案不需要占用过多的档案存储空间,且能够便捷地查找档案,提升档案管理水平,同时,还可以避免档案的毁损与丢失,方便档案的复制与传递。新的《会计档案管理办法》中明确规定了电子化会计档案属于会计档案的一部分,为电子会计档案的发展提供了法律支持与规范。加快住房公积金会计档案电子化发展,可以实现住房公积金会计档案的纸制与电子双重管理模式,利用两种形式对会计档案进行存档,有助于提高档案信息的安全性,使公积金会计档案工作能够更好地服务于住房公积金管理。首先,需要增加资金投入,配备必要的硬件设施,同时,加快与住房公积金会计档案管理相配套软件的开发,利用各种先进的扫描系统、登记系统、查询系统及监测系统提高住房公积金会计档案的管理水平;其次,要规范电子化会计档案的备份制度,及时对电子会计档案进行备份,并做好存储磁盘的防火、防水、防盗、防尘工作。

4.4加强会计档案归档后的管理。强化公积金会计档案使用规范,在保管期间没有经过批准,任何人不得随意查阅。特殊情况下必须经由单位负责人批准,在会计人员和档案管理人员同时在场的前提下进行查阅,但不得拆散原卷册。同时,要做到借出、移交、送还等过程都有详细的记录,以明确各方责任,保障会计档案的安全、完整。司法机关等外部机构因工作需要查阅公积金会计档案的,查阅人必须出示本人工作证及执行公务证,或单位介绍信及本人身份证明,并经管理中心负责人批准后方可查阅,而且需要在《会计档案查阅登记表》上进行登记。明晰并落实会计档案使用过程中的责任认定。档案资料由于档案管理员人为原因造成遗失、毁损的,由档案管理员负责;在档案资料借阅过程中,由于借阅人人为原因造成遗失、毁损的,由借阅人负责。公积金会计档案管理人员需要定期对档案进行整理,及时发现到期档案,对其进行销毁,保证会计档案的动态管理。对于会计档案的销毁要严格按照程序,依法依规进行。会计档案销毁应在档案管理负责人与会计科负责人的监督下进行,必要时可以派稽核审计部门人员一同监销。未经批准任何人不得在保管期限届满前销毁任何形式的公积金会计档案资料。

5结语

住房公积金直接关系到广大缴存职工的切身利益,完善住房公积金会计档案管理有利于更好得发挥会计档案的使用价值,有效防范公积金经济违法违规行为,保障资金安全,维护缴存职工的合法权益,促进住房公积金事业的不断发展。

【参考文献】

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【4】牛蕊.关于住房公积金档案管理的思考[J].档案天地,2014(S1):242-244.

作者:刘倩 单位:河北省省直住房资金管理中心

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