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评价系统在烟草工业企业应用

发布时间:2020/12/29 8:45:06   阅读:

摘要:随着烟草企业标准化体系与质量、环境和职业健康安全管理体系相结合的整合型管理体系的建立,卷烟工业企业逐步建立起了覆盖产品生产全过程各个环节和各职能部门业务流程、工作程序的整合型管理平台,但在实际执行中,受诸多因素影响,各部门体系建设及体系运行质量参差不齐,缺乏考评、激励机制。本文以XC卷烟厂为试验案例,探索建立一套管理体系运行质量综合评价系统,以提高整合型管理体系运行质量。

关键词:卷烟工业企业管理体系评价系统

一、引言

整合型管理体系为卷烟工业企业各项工作提供了准则、标准、程序和方法及持续改进的途径,但在实际执行中由于在标准化、规范化、精细化管理上认识差别,并受传统的管理思维方式和长期形成的习惯性管理行为影响,管理体系在规范高效、充满活力、有效运行方面还在一定差距。要持续保持管理体系有效运行,就需要采用一种有效方式对管理体系运行过程实施监督和管控。

二、烟草工业企业管理体系运行评价系统的构建与应用

(一)体系运行质量评价系统的结构与组成。以XC卷烟厂为例,管理体系运行评价系统由12个业务管理系统组成,包括80个主过程,体系运行评价系统是对体系覆盖的每个部门,按评价内容——评价项目——评价扣分项目——扣分标准——加分项目逐层次展开。六项评价内容体系运行基础工作、标准宣贯培训、体系运行控制、体系运行监视、持续改进和奖励项目中共设置24项考评项目;考评项目中共制定90项扣分项目,每个扣分项目确定扣分标准。

(二)主要评价项目。1、对各部门体系运行质量水平的监测和评价依据六个方面二十四项评价项目,其中,在体系运行基础工作方面,主要包含6个评价项目,分别为:质量、环安和标准化的方针、目标得到贯彻、员工掌握和理解,部门职责、权限进行了细分,各项职责落实清晰、明确,设置部门(兼职)体系管理员(标准化管理员)并能够承担、完成相应的工作,根据公司级文件制修订情况、国标、行标和法律、法规的要求、过程管控的需要等制修订体系文件并符合文件编写要求,对接收和制定的文件按相关要求实施管理,对管理体系运行中所产生的证实性资料及所使用的记录、报表包括信息化系统的表格实施管理。在标准宣贯培训方面,主要包含2个评价项目,分别为:质量、环境、安全标准和标准化标准宣贯学习,参加公司、厂级组织的培训及部门自行组织学习,员工培训面应达到90%,其中中层干部和业务骨干的培训应达到100%和采取多种形式组织开展管理体系文件的学习培训,达到文件各项规定传达到相关实施部门和岗位员工。在体系运行控制方面,主要包含4个评价项目,分别为:对部门目标进行细化和分解,并跟踪、监视目标的完成情况;全面实施管理体系文件,保持体系持续、有效运行;管理文件中规定的控制点得到有效控制,文件执行率达到90%以上;管理体系各过程的管控有章可循、有据可查。在体系运行监视方面,主要包含5个评价项目,分别为:合理安排、积极配合体系外部审核和公司级和厂级内审;过程主管部门和车间对主管的过程和职责管辖区域每年组织二次部门级内审。二次内审时间间隔不少于三个月,不超过半年;外部第三方审核和行业审核;公司组织管理体系内审;企业标准化体系评价。在持续改进方面,主要包含4个评价项目,分别为:按《数据分析管理程序》收集信息开展数据分析工作;根据数据分析结果,识别、实施纠正预防措施;按Q/GYGSQG005《纠正和预防措施管理程序》收集和分析各过程、活动和各项检查存在的不合格和潜在不合格,实施纠正预防措施;对纠正和预防措施跟踪、验证,完成率达到100%。在奖励项目方面,主要包含3个评价项目,分别为:将验证有效的纠正和预防措施进行固化,转换成日常工作依据的文件,经审查确认有效加2-5分;提出管理体系推进工作改进建议,经评审有效并被采纳加2-5分;管理体系建设方面开展创新,获得厂管理创新奖加2-5分;获得公司管理创新奖加5-10分。2、考评细则的制定以问题点控制为切入点,明确扣分项和扣分标准,从而实现对体系运行质量的评价。在评价过程中,设定体系基础工作评价基础分为100分,从六个维度分别设定最高分值和评分标准。其中,在质量、环安和标准化的方针、目标得到贯彻、员工掌握和理解维度,设定扣分最高分值为10分,按照未贯彻公司和本厂方针、目标,员工对方针、目标不熟悉达到抽查人数的50%和员工对方针、目标不熟悉达到抽查人数的30%的评价标准进行对应扣分;在部门职责、权限进行了细分,各项职责落实清晰、明确维度,设定扣分最高分值为10分,按照部门职责没有进行明确分配(一项),管理体系过程主管责任人不明确(一项),各级管理标准第四条款中规定的部门相关职责履行责任人不明确(一项)和职责主管责任人落实不能查证(一项)的评价标准进行对应扣分;在设置部门(兼职)体系管理员(标准化管理员)并能够承担、完成相应的工作维度,设定扣分最高分值为10分,按照未设置部门体系管理员,体系管理员未进行培训和考核,管理体系有关工作联络、反馈不及时造成不良影响(每次)和没有及时接收和传递相关标准发布信息造成不良影响(每次)的评价标准进行对应扣分;在根据公司级文件制修订情况、国标、行标和法律、法规的要求、过程管控的需要等制修订体系文件并符合文件编写要求维度,设定扣分最高分值为30分,按照未完成管理体系策划文件或指定编写的文件,进入标准化管理系统“标准制定流程”的文件与公司级文件没有保持兼容性和一致性,进入标准化管理系统“标准制定流程”的文件管理流程不清晰、管理要求不明确操作性不强,部门职责范围内因缺少文件出现管理遗漏造成不良后果,情况发生变化没有及时(超过一个月)对文件修订,文件没有经过标准归口部门审查扣5分,文件起草部门在文件审查、审批环节未覆盖实施部门,文件制定部门对审查、审批环节提出的意见未进行适当处理(每项)和文件实施部门因对文件审查、审批不认真,执行中出现问题(每项)的评价标准进行对应扣分;在对接收和制定的文件按相关要求实施管理维度,设定扣分最高分值为20分,按照除公文类文件,其它文件(包括部门级文件)的行文格式、审查、审批、发布、更改、作废等不符合《文件管理程序》中的规定(每项),未按技术标准、管理标准、工作标准的分类建立《文件目录表》,未及时更新《文件目录表》和《文件目录表》与部门接收和制定的文件不相符(每项)的评价标准进行对应扣分;在对管理体系运行中所产生的证实性资料及所使用的记录、报表包括信息化系统的表格实施管理维度,设定扣分最高分值为20分,按照未按《记录管理程序》管理和使用、保存记录不符合要求(每项),未编制《记录一览表》,《记录一览表》未涵盖部门所有的记录、有遗漏(每项),《记录一览表》中记录编号、名称、保存期与记录表式不相符(每项)和使用的记录表式未经过审批(每项)的评价标准进行对应扣分(三)如何实施体系运行质量评价1、每项评价内容包括的考评项目均按100分划分项目分值。对每个考评项目确定扣分项及扣分标准,见表二:体系基础工作示例。2、设定各项评价内容的权重:体系建设基础工作为15%;标准宣贯培训10%;体系运行控制40%;运行监视20%;持续改进15%。3、针对各部门在管理体系运行中主管过程多少不同,承担的工作任务量有明显的差别的现状,为降低客观因素对评价结果产生的影响,我们根据《管理体系过程职责分配表》对各职能部门、车间在管理体系中强相关过程的数量进行统计,按一定比例加分。4、每半年为一个评价周期,评价得分计算公式:部门得分=体系建设基础工作得分×15%+标准宣贯培训得分×10%+运行控制得分×40%+运行监视得分×20%+持续改进得分×15%+加分项目得分+主管过程加分。

三、结束语

通过此考核评价体系的具体运用,建立了整合管理体系运行有效性评价的两层评价指标体系——总体评价指标体系和过程评价指标体系,建立了管理体系有效运行的定性与定量综合评价模型,寻找到了整合型管理体系改进的机会,不断提高了整合型管理体系自身的运作质量和效率,真正实现了管理体系运行可测、可控,提升了企业的整体管理水平。

参考文献

[1]杨璟.烟草公司进行精益财务管理的探讨[J].财会学习.2018(24).

[2]闵锦涛.烟草企业实施精益化财务管理的几点思考[J].财经界.2017(11).

作者:朱俊敬 单位:河南中烟工业有限责任公司许昌卷烟厂

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