一、坚持丰富馆藏和优化馆藏的原则

丰富的馆藏既是真实可信的历史资料，又是全面、有效地搞好档案服务的前提。优化馆藏结构，提高馆藏质量，一定要以实事求是的科学态度，从为各项事业服务这一指导思想出发，广征博采，精筛细选。农业科研档案的形式有它自身的特点。科研工作是一项十分复杂的工作，形成档案材料经历的时间可能是几年甚至十几年，这样长的周期，若不采用有效的方法，要保证一项科研成果档案的齐全完整是十分困难的。“三结合”、“四同步”管理体系充分体现了尊重农业科研工作客观规律的思想，它是保证科技档案完整、准确、系统的重要举措。把科技档案管理与科研计划管理、成果管理、条件管理结合起来，做到下达科研任务与科研文件材料的归档要求同步;检查计划完成进度与检查科研文件材料形成情况同步;鉴定、验收科研成果与鉴定、验收档案材料同步;上报评审奖励科研成果材料与出具文件材料归档情况证明同步。几年来，由于采取了以上这些措施，使我们的36项科研课题所形成的500卷有价值的农业科技档案归档率、齐全率、准确率达到100%，为档案利用工作打下了坚实基础。

二、建立完善的科研跟踪服务机制

档案工作的根本宗旨是:充分开发利用档案信息资源，最大限度地满足利用者的需要，为科学研究、技术开发、生产经营服务。为了全面了解和掌握各个研究课题组的科研动态，主动寻求服务机遇，我们深入各科室、课题组调查研究，建立完善的科学技术研究跟踪服务机制，开辟档案利用效果信息反馈果道，实行服务跟踪记录，收集利用效果信息，总结档案利用规律，积极配合科研立项，及时提供相关信息，有针对性地开展服务，收到了良好的效果。例如，在“可纺60支以上纱棉花新品种选育”及“新型杀菌剂二氯异氛尿酸钾的研究开发”两课题的申报过程中，考虑到农业科研工作的连续性，在同一领域开展新的课题研究之前，必须充分了解前人的研究成果，查阅过去的档案，从中得到借鉴。由于申报前查阅了大量的科技档案、声像档案，以丰富的信息、翔实的数据填写项目申报材料，在国家科技部的科研项目招投标中，一举中标，“可纺60支以上纱棉花新品种选育”被列入国家“十五”863计划，“新型杀菌剂二氛异氛尿酸钾的研究开发”被列入国家“十五”科技攻关计划。

三、加强档案信息资源的宣传和开发

农业科技档案是农业科研人员科技活动的真实记录，具有珍贵的保存价值和重要的开发利用价值。它是科学研究、成果转化、推广应用等得以延续、发展的重要依据和必要条件，因此，必须大力宣传农业科技档案的重要性。

1999年，我们利用声像档案提供100余幅图片，编辑万字文字说明，以展板形式展出科技成果30余项、科技产品50余项、成果转化项目20余项，接待各级领导、科技人员、农村技术人员等参观者5万人次。与此同时，我们抓住河北省实施的“科技下乡”这一有利时机，发挥和依靠下乡科技人员的桥梁和纽带作用，采用授课、科技大集等形式，大力宣传和展示科技档案信息资源，并精心挑选科技档案中适合贫困县(村)发展的科技项目，以技术开发、技术推广、技术培训为重点，促进科技档案信息资源的转化。献县下淀村，地处黑龙港区，农民种植结构单一，人均收入低。根据当地实际情况，我们将半干旱中心的科研成果及技术产品进行筛选，有针对地提供“双杭棉栽培技术”及“油葵栽培技术”等档案资料，通过组织培训，将这一技术广泛推广，使当地农民摆脱了陈旧耕作制度，实现效益经营。2001年种植双杭棉330多公项、油葵100公顷，在华北地区干旱少雨的情况下，获得大丰收，人均增收100元。

四、注重深层次档案信息资源的开发和利用

深层次档案信息资源的开发利用，是主动向广大利用者提供科学、系统档案信息服务的一项专门性工作。它是通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成的档案信息半成品，使利用者直接获得相关信息，从而缩短收集信息的时间，提高工作效率。例如，围绕国家科技部对半干旱中心验收这一工作部署，我们大力挖掘深层次的档案信息资源，将档案材料整理、归纳、摘录、综合，使其序列化，编写二次、三次文献，如年鉴、大事记、重要文件汇编、科技产品汇编、基础数字汇编等，为向科技部提交的《验收总结报告》、《评估调查表》、《验收登记表》、《成果开发案例》等验收材料提供了可靠依据。

五、提高档案人员的业务素质

档案人员业务素质的高低直接影响档案信息资源的利用率和利用效果，因此，档案人员必须要有强烈的事业心和责任感，爱岗敬业，无私奉献，不断研究档案利用中的新情况、新特点，积极参加业务培训，更新知识结构，提高工作创新能力。信息社会，提供原始信息往往不能满足利用者多种需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同的角度进行加工，将产生出新的档案信息产品，从而实现档案信息的增值，达到高效利用的目的。另外，档案工作者要具备良好的英语水平和计算机运用技能，为档案信息的快速传播打下牢固的技术基础。