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医院人事档案管理不足与优化策略

医院人事档案管理不足与优化策略

[摘要]人事档案是记载个人品德素质以及技能水平等情况的重要载体,更是医院挖掘、调配、选拔人才的重要依据。在医疗卫生事业不断改革的新时期,医院人事档案管理工作面临严峻挑战。本文针对现阶段医院人事档案管理显现的弊端加以分析,基于人事档案利用的局限性,积极探究有效的优化策略,以期提升档案管理的规范性,进一步促进医院人才资源的合理开发与利用。

[关键词]人事档案;医院;不足;优化策略

人事档案是合理配置人力资源的重要依据,伴随医院体制改革,提高人事档案的利用效率至关重要。然而,人事档案管理并不能带来直接的经济效益,部分医院对人事档案管理重视程度仍不足,现代化的人事档案管理发展滞后,严重阻碍了人才的开发与利用。笔者经过数月的调查,发现诸多综合医院现阶段的人事档案管理存在较多的不足,现加以概述。

1医院人事档案管理于现阶段表现出的不足

1.1管理方式落后

现阶段,我国较多的大型医院在人事档案管理方面仍沿用传统的方式,重在利用人工进行档案的记录与整理归类,严重与新时期的信息化建设脱节。沿用传统的人工管理方式,医院不仅需要增加管理费用,且严重降低了管理质量,档案丢失、受损等情况时常发生,不利于档案的开发与利用。与此同时,人工保管人事档案,工作人员面临的工作繁杂、任务量重,工作失误也难以避免,严重阻碍了档案利用效率的提升。

1.2基础设备投入不足

基于医院的行业特点,医院基础设施建设,更多的集中在病房环境的改善及医疗器械的购置上,对人事档案的信息化、现代化建设等重视不足。目前,很多的综合医院,其人事档案管理部门办公环境较差,网络设备缺少,难以采用电子档案的形式进行管理。此外,档案储存室的基础设施落后,缺少隔热、防潮等设备系统,内部储存的纸质档案受到环境侵蚀,多出现变黄、霉变、虫蛀等损伤,造成档案信息的缺失。

1.3管理制度不完善

制度缺失在医院人事档案管理中一直是较为严重的问题,虽然国家在近几年相继出台相关的政策制度,但是具体推行与落实的少之又少。与此同时,诸多医院没有针对档案管理的细节问题进行制度规范,档案管理的随意性较强,不利于档案的规范化管理与合理利用。比如:保管存放规范操作,检索、查阅等具体要求等没有详细的规定,管理人员往往依据自身的实践经验进行。

1.4管理人员综合素质普遍较低

人事档案管理具有复杂性、专业性等特点,医院应设立相关的部门,由专业的管理人员负责。但是,现阶段部分医院对人事档案管理工作的重视程度不够,多数由院内行政人员兼任管理工作,管理人员的实际管理能力低,尤其在面临医务人员转岗、考核、晋升等情况时,因管理人员专业素质低,往往降低了人事档案的利用率,管理问题也屡见不鲜。

2医院人事档案管理的优化策略

2.1充分运用信息化管理手段

新时期,信息技术日渐完善,并逐渐渗透到社会各行业之中,基于人事档案管理的复杂性,医院应积极引进先进的信息设备,运用信息化管理手段开展档案管理工作。加强对信息技术的运用,首先应引进信息设备,为电子档案的形成构建基础条件,通过对计算机技术的应用,实现档案信息的收集与整理,促进人事档案信息的综合利用。运用信息化管理手段,有效避免了人事档案的坏损,且更利于检索与查阅,利用效率将大幅提升。

2.2完善基础设施建设

要想有效提高医院人事档案管理质量,就要完善基础设施建设。人事档案管理的基础环境,以及软硬件设备的完善情况,是进行人事档案管理的前提与基础,只有不断对基础设施进行更新,才可为档案管理效率的提升奠定基础。基于此,医院应给予足够的资金支持,通过申请拨款、设立专项资金等方式,为基础设施的改善提供资金保障。此外,医院应紧跟时展,充分利用新时期的先进技术,加强对档案储存室的防潮、隔热处理,避免纸质档案出现损坏。

2.3完善人事档案管理制度

人事档案管理工作需要相关制度的约束,医院应针对当前的制度建设情况加以完善,根据当前管理中存在的问题进行探讨,制定规范条例,为档案管理工作各环节提供制度保障,以全面规范档案的管理工作。首先,针对档案管理人员,应制定明确的责任制度,对管理人员的职能加以定位,将具体的管理责任落实到个人;其次,要全面梳理档案管理的各项工作,对档案的收集、查阅、销毁、转递及保存等各项工作制定详细的规范,提高管理质量与效率。

2.4提升档案管理人员的整体素质

当前社会人才竞争愈加激烈,对人事档案管理工作提出的要求也越来越高,这无疑要求档案管理人员具备更高的综合素质。第一,管理人员要具备专业的技能知识,掌握先进的档案管理技术;第二,应加强对复合型人才的应用,在满足基本业务需求的基础上,聘用具备信息处理技术的管理人才;第三,重视管理人员的职业道德培养,加强对人员的思想政治教育,提高责任意识。

3结语

当前医院人事档案管理工作中存在的问题颇多,医院需不断增强档案管理意识,积极顺应时展,创新人事档案管理方式,完善基础设施建设与制度建设,并提升档案管理人员的技能、责任意识,对医院人事档案管理工作加以优化。

主要参考文献

[1]吴文玉.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].青海师范大学学报:哲学社会科学版,2012(1).

[2]吴琼.新时期医院人事档案管理存在的问题与对策[J].科技创新导报,2014(5).

作者:王英 单位:张家口市建国医院