一、电子档案的安全性问题

电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别，它可以在不同的载体上进行转换并可同时存在，很容易被修改而不留下痕迹，可以不受时空限制实现信息共享，能使用文字、影像等多种信息方式。由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期地保存，电子档案的保密性受到限制。电子档案存在设备依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。决定电子档案设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子档案的长久保管带来很大困难。电子档案存在易更改性。由于对电子文件的更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全需要解决很多技术难题。电子档案具有多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。从电子档案的安全性来看，学校局域网容易受到计算机病毒感染，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。对于学校电子档案存储的安全性，由于存储设备是电子设备，如果被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于档案的真实性鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用，已存档的信息被修改、被盗用等风险依然存在，学校电子档案的安全问题不可忽视。

二、学校电子档案管理的安全性措施

（一）建立电子文件网络归档专用系统

建立电子档案信息安全评价指标体系，利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给学校综合档案馆（室）。学校档案馆（室）要承担业务指导与监督职能，选择具有通用性文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。通过上述措施，确保学校电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。

（二）加强电子档案载体的保管

学校必须将科室移交的具有保存价值的电子档案进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为学校电子档案长期保存的载体。

（三）对电子档案进行“加密”处理

学校电子档案要采取有效措施，分级管理进行“加密”处理。在储存电子文件的载体上应当注明档案内容的检索标识。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件原始结构，保证电子文件的可靠性。对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥长期保管和利用的价值。

（四）对电子档案实行标准化、规范化管理

学校电子文件的归档管理，要求档案管理贯穿到文件产生、运转、处理、归档的整个过程中。通过网络平台实施的归档，每一个操作环节都要体现档案管理的具体要求，需要进行规范的管理。学校电子档案管理要明确归档流程和归档环节，统一标准。对各科室的归档职责、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分给以考虑，并能在具体操作中体现出来。完善学校电子文件归档制度。电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成档案管理人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

（五）实行“双轨制”管理模式

目前，学校的档案管理基本是实行纸质档案和电子档案共存的“双轨制”管理模式。纸质档案与电子档案在管理上有共性，也有差异性。有共性是因为电子档案也是档案，具有档案的一般特征和性能；有差异性是因为电子档案毕竟不是纸质档案，它有自己的特点，这些特点使整个电子档案的管理与纸质档案有不同之处。学校的档案载体要实行纸质档案和电子档案双轨运行，电子档案的比例也将逐步加大。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现有技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。因此，学校电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

（六）提升档案管理人员信息化素养

电子档案管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要学校档案管理人员掌握新的现代信息知识。现有的档案管理人员，需要通过业务学习与技术培训，尽快提升电子档案管理的基本知识、实践技能与应用能力。档案管理人员要掌握丰富的档案专业知识，指导兼职档案管理人员推动电子档案管理的信息化进程。档案专业人员要掌握档案信息化、数字化知识及计算机应用技术，提高学校电子档案的管理水平。在高度信息化时代，信息技术无疑为学校档案管理注入了新的生机与活力，继续采用传统的档案管理模式，已无法适应学校可持续发展。学校档案管理要实行信息化管理，加强网络资源建设，促使学校档案管理更健全、更高效。

作者：林艳梅 单位：广东省湛江卫生学校