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有关档案信息化管理的思考

档案信息化建设的核心是档案的数字化,利用计算机、软件、数据库等技术对传统档案数据进行处理,从而形成规范的电子文件信息。这些电子文件可能有多种格式,如文本文件、图形文件、图像文件、影音文件等等。档案的数字化一是对已有的历史档案集中进行数字化处理,组织人力进行文件的扫描、OCR识别、挂接等工作。其次是改变档案的收集归档工作方式,新产生的档案采取电子和纸质并举的方法,同时接受电子档案和纸质档案,档案人员检查通过后方可完成归档工作,这样就走出了年年接收档案,年年数字化的恶性循环。在对历史档案数字化处理过程中,对需要处理的档案。首先要制定有待数字化性处理的一些原则,从众多的档案中,剔除无关紧要、可有可无的信息,无需“有文必扫”,选择重点需要数字化的档案以及那些需要保护的档案、具有代表性的档案。其次一定要纸质档案与数字档案并重,以纸质档案为基础,以电子档案为信息化发展的有力武器。

档案信息化中的重要技术因素

档案信息化是信息技术与档案管理的合理结合,没有信息技术,档案信息化难以得到推进。同时档案信息化与传统档案的管理和手工模式也是分不开的。档案信息化是档案管理的一次革命,技术是档案管理革命的先锋,是档案信息化中最有力的武器,有着传统纸质档案的基础,有着传统纸质档案的保障,电子档案、数据库运用、资源共享才可以大刀阔斧的向更好的方向发展。电子文件与纸质文件共存,在各行各业,政府机关、企事业单位中的档案部门,依然是二元格局,功能的完全替代很难,必然经历一个漫长的渐进的过程,只要电子档案的安全性没有得到完全保障,人们就需要以纸质文件为基础来保障档案文件的安全。档案的信息化没有改变档案工作的社会目标,它给档案管理带来的是更加全方面的、更加快捷的工作,减轻了档案管理人员的劳动强度,提高了劳动生产率。同时也为查考、利用档案的各行各业的人员提供了快速查询、快速利用的各种方法和环境。这种变化还随着信息技术与档案管理的有机结合逐步高速发展而变化。因此,在档案信息化发展建设的同时必须建立在传统纸质档案保障的基础上,对信息技术的发展保持高度的敏感性,及时追踪新技术的发展趋势,从中寻找最安全、最快捷、最有效的方法,深入研究将各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性。使之更能适用于档案工作的目的。应重视档案信息化的技术因素,但不能唯技术论。唯技术论表现之一是认为技术是万能的,可以实现所有的档案业务,各个环节都想利用计算机来实现,忽略了人的主观能动性,在信息化建设中人处于被动的局面。表现之二就是档案建设追求完美,一步到位,不根据自身情况出发而是追逐最先进的软硬件技术,加大了档案信息化的成本。档案信息化建设是一个漫长的过程,因此档案信息化要从实际出发,根据企业自身的实际现况,采用最适合的技术,在选用时要认识到先进的技术有时由于缺乏时间的考验和社会的认同,具有一定的风险性,而且还要考虑到技术的更新频率、更新周期。

加快档案信息化建设的两个关键

(1)充分发挥档案信息化中人的作用。档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识,同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。信息技术的复杂性及快速更新性要求其人才必须具有扎实的技术基础和持续的再学习能力,再加上专业的档案管理知识和丰富的工作经验。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程,需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行,可以体现在以下方面:一是在实施档案信息化全员培训的同时,逐步引进档案人员相对年轻化,强化对档案人员的技能,提升整个档案队伍的信息化素养。其一是组织一些档案信息化知识的相关培训、业务交流活动,尽量使所有的档案业务人员都要参加,并将参加培训的情况列入考核、评审的范围,调动人员参与的积极性。其二就是规定相关岗位必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。其三可以通过高等院校培养高层次的档案管理人才或计算机专业人才,采用引进、联合培养等方式培养人才,这也需要企业领导和人力资源部门的大力支持。二是强化对档案人员的创新教育,充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。信息化建设应将档案人员放在主体地位,需要每一位档案人员,结合自己实际工作的经验,出主意、想办法,从而使工作更简捷、更安全、更有效率。同时在知识结构方面、激励机制等方面注入新的活力,使广大档案人员增强时代责任感,增强服务意识,采用最适于自己的数字和网络技术并结合传统档案管理的方法,将档案信息资源共享和开放的服务平台发挥得尽善尽美,最大化满足各专业人员查询、借阅、利用等。这个漫长磨合的过程,不仅能逐步推动档案信息化建设,也能让档案人员学习和总结好的经验与方法。从而使档案信息化工作多元化发展,实现档案事业稳步发展。

(2)与传统档案相结合提高档案信息化工作效率。要切合企业实际,结合企业整体工作流程,把档案信息化落在实处、见到实效。切忌照抄照转照搬、切忌死搬硬套。在档案工作的某个环节中计算机数据库未必比传统手工的的方式快。所以,档案的信息化、现代化,应从企业工作的实际出发,汲取传统管理中的合宜因素,从而提高工作效率。

对档案信息化管理发展方向的构思

以纸质档案为保障和基础,创新思路,接受新的事物,利用先进的信息技术手段,减少工作量,提高效率。目前档案管理工作有两个大方面:一是收集整编各门类的档案;运用新技术提高工作量,以满足档案数据的查询需要。二是将档案工作的重点逐步放在查询借阅,创造快捷网络环境、工作环境,用来提供利用各门类的纸质档案以及电子档案。档案人员应在这个基础上,利用好先进的硬件和配套设施,使用最适合自己的各种软件,将最有效的传统档案的管理方式与最先进的信息相结合发挥档案的最大价值。

作者:吴玮单位:中铁第一勘察设计院档案馆

 

  发布时间:2013/6/22 11:47:12  阅读人次