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会计档案电子化管理改革

原始单据与集成凭证无法张张匹配,工作效率降低在实际工作中,由于ERP系统集成的凭证与原始单据的匹配只能在事后匹配,这不仅使财务人员工作量增加,工作效率降低,而且ERP系统集成的凭证常常多于原始单据,而无法实现每张凭证都一一匹配。

电子与手工查账差距大,会计档案管理缺乏效益性、时效性和系统性随着信息化的不断推进,先进的财务管理系统拥有智能、高效的统计手段,其优势是传统操作所无法替代的。虽然纸质档案按规定仍然需要打印,但高效率的电子档案已以无与伦比的优势淘汰了传统的手工查阅方式,纸质档案的利用率明显下降。总之,企业会计档案的利用和管理缺乏便利性、时效性和系统性,企业日常管理中对会计档案信息重视不够,导致了企业实际经营活动需求与提供高水平会计档案信息的差距在不断加大,所以有待进一步创新完善会计档案电子化管理,提高会计档案利用水平。

创新会计档案电子化管理,提高会计档案利用水平

(一)完善硬件设施建设,提高会计电子档案的利用率传统的财务查账,首先从财务系统中查找到账务凭证号,然后再到档案室按号寻找相关的资料凭证,办公地点如若相距较远,那么查账将极为不便,还会影响查账效率。因此,要提高会计档案利用率,必须配备现代化档案管理设备,如互联网设备、扫描仪、计算机等;同时应建立会计档案查询系统,该系统要与财务管理系统链接,这样查账时需要哪个凭证的原始档案就直接调阅那个原始档案,实现档案管理与财务系统有机结合,会计电子档案的利用将更加高效更加快捷,从而提高会计电子档案的利用率。

(二)利用数据标准接口,实现会计信息标准化随着会计信息化的不断加强和普及,会计信息需要形成统一的标准,这个问题急需解决,实现会计信息标准化的关键是什么呢?就是实现会计数据接口的标准化。由于数据格式标准XBRL,能提供数据标准接口,从而实现了不同软件之间数据的转换。XBRL的操作平台并不固定,而且是开放式的,还具备国际标准。运用XBRL能整合企业内部系统,统一会计信息,对于来自不同技术、平台、软件的商业信息数据可以实现自由交换和可靠放心的提取,重新组合底层的元数据形成新的财务报表,与新的会计制度和表格要求相适应,提供有效的工具实现报表数据的再利用、传递和存储,从而避免了一些问题出现,如财务软件相同而版本不同或财务软件不同均要提供数据接口的问题,可见,不管什么企业其系统环境如何,只要XBRL被采取,不仅不同数据之间的转换完好无损有保障,而且保证了财务报告数据的标准绝对统一。该方案数据标准接口的充分利用,确保了不同数据之间转换毫无损伤。该方案通过XBRL技术,不仅扩大了电子化会计档案的数据范围,而且把标准接口符合标准的数据进行了归纳汇总,实现会计信息数据即统一又数出一源。

(三)构建信息平台,加快会计档案管理的信息化步伐当前各单位现有的财务信息系统存在很多问题,如单据连贯性不强、管理不够规范等。对此各单位应建立会计档案管理信息平台,该平台应易于档案管理人员操作,数据信息安全保密,传递单据连贯可视,分配权限规范合理,会计电子档案时刻都在为单位的经营管理业务服务,各种电子单据的采用,使各种业务的纸质单据在不断减少。当下单位的财务系统和业务系统已完全融合,正在推广应用身份认证系统,公章、签名都已经电子化,单位的会计电子档案管理的信息化正趋向完善。

(四)促进数据集成,加快财务档案精简的步伐随着各种系统应用的进一步深入和拓展,通过数据接口向FMIS集成数据的系统越来越多,如FMIS系统通过ERP来自动集成销售数据等。目前,为了使各业务系统产生的数据达到集成要求,必须细化各业务操作系统的流程,实现与实际流程的彻底匹配。对于FMIS系统中自动集成来的数据,凡是能查询到的,原始凭证就无需再附加,只需把数据出处注明即可,从而使凭证数量精简,原始凭证实现电子化,达到工作效率提高的目的。

(五)构建会计电子文件管理系统,实现会计档案文档一体化会计电子文件管理系统就是把会计档案管理系统和自动化办公系统有机结合的软件系统。该系统能自动记录会计电子文件的各种背景信息和元数据,能有效管理和控制会计文件的整个生命周期,如自会计电子文件生成到运转处理再到转变为会计电子档案,最后被提供利用直到销毁或迁移的整个过程。能提供利用和管理会计电子文件和档案,能确保会计电子文件和档案的法律证据性和有效性,也能管理汇入的会计纸质文件信息。从而实现了会计文档一体化的管理。

(六)构建安全保障体系,确保信息安全档案管理部门通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段,降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁,确保系统安全运行。同时,还要对工作流程加强监管,确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理,不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性,还确保了系统安全稳定的运行。因此,关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下,档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理,并将处理中产生的档案信息实施统一管理,所以为了保证数据的安全必须采取措施,如双机热备份、内网外网物理隔离等,建立档案数据中心,设置的权限体系要完整,配备专业人员维护管理,并建立会计电子档案信息安全保障体系,确保电子档案信息安全。会计档案信息化的实现过程是传统会计档案观念突破的过程,也是规范会计档案的过程。只有科学合理的利用和挖掘信息化会计档案资源,借助于统计软件和计算机技术工具等信息手段,明晰而完整的信息提供给企业管理层,为社会、为企业的进步和发展创造经济效益。因此,只有把会计档案的电子化管理这一基础工作做好,会计信息化的强大功能才得以充分发挥。作为一名档案管理人员,必须紧跟上时代步伐,积极探索档案管理的新思路和新方法,创新管理理念,不断提高自己的信息化管理水平,充分发挥档案的潜在价值,为企业创造更高的经济效益而努力。

作者:秦美峰单位:东营职业学院

 

  发布时间:2013/6/22 11:44:08  阅读人次