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固定资产投资项目档案管理信息化探究

发布时间:2021/4/21 8:51:32   阅读:

在以纸质文件为主要介质的档案管理时代,我们已经有了成熟的、系统的档案管理流程和管理方法,诸如归档项目的确定、归档计划、项目部门文件收集与预立卷、按期检查评审,档案部门完成接收、检查、登记、造册建档及入库归档等档案管理环节。与现在主要使用电子文档的计算机办公系统比较,不仅巨大的纸质文件数量在生成、传递、查找、修改、归档等环节造成工作效率的低下;更重要的是,在进行固定资产投资项目档案管理的不同阶段、不同进程时,对于不同的单位或部门以及不同的地点,一般都是按照工作计划进行以串联性的工作方式为主的模式,这种串联式的工作模式的特点不利于处于后续环节的档案验收人员及档案部门人员的提前介入,也不便实行高效率的并行工作模式或垂直监督检查。对于固定资产投资项目档案管理来说,容易造成前松后紧的状况,前期的问题不易发现,往往到最后验收时才发现很多工作没有做或档案质量不高等问题,由此在很大程度上影响固定资产投资项目档案的质量。随着企业管理信息化时代的到来,军工企业各项管理工作绩效的提升越来越依赖信息获取的水平,并正以惊人的速度改变着我们工作的各个方面,也为我们改进固定资产投资项目档案管理工作,提高工作效率和档案归档质量提供了各种可能。毫不夸张地说,信息化时代的管理工作提供的改进空间是没有做不到,只有想不到。

一、固定资产投资项目档案管理信息化流程的特点

并行办公在信息化条件下已成为实实在在的可能。固定资产投资项目档案管理涉及的单位多、流程环节多、办公地点分布广、项目时间长、专业性强等特点,传统的管理方式很难做到并行办公,无法有效发挥并行办公的优势,越到项目后期环节,档案管理显现的前期问题就越多,特别是到最后档案验收阶段,不少问题整改的难度和工作量很大,是老生常谈的顽症。通过对档案管理信息化流程再造手段,可以从源头做起,实现项目有关单位之间、项目监管部门之间,包括所有上下级环节的所有单位、机构实现并行管理或垂直管理。固定资产投资项目涉及的各个单位、机构,包括最后的档案验收单位,都可以进入这个信息化档案管理平台进行固定资产投资项目档案的全过程管理,平台上的管理者可以实时掌控各个单位每个流程环节的档案管理情况,可以极大地改善各单位之间信息交互的时效性,彻底打通老的串联式档案管理方式带来的管理壁垒。这种信息化的管理模式可以从工作源头开始,依照档案管理的整体计划,可以使原来后期参与检查验收的单位,可以随时根据项目进展情况,实施并行检查和垂直监督,可对尚在初期的项目档案管理工作进行监督指导,及时发现问题及时整改,确保固定资产投资项目档案管理全过程有效受控。

二、固定资产投资项目档案管理信息化的作用

(一)能够对全过程固定资产投资项目档案管理。实行并行管理与实时监督依据固定资产投资项目的档案管理制度,明确固定资产项目档案管理责任制,在信息化档案管理工作中设立项目档案初期计划、档案预立卷、档案后期验收等管理流程子节点,按照档案工作责任制及档案工作计划,相关责任人可以在信息化平台中及时获取需要完成的工作指令、要求及有关标准等工作依据,开展档案收集的具体工作。同时,在这些信息化档案管理流程的子节点中,可以嵌入文件和执行的监督模块,项目管理人员或档案验收人员,包括后期及其他有关需要参与过程监督和指导的有关机关或专业机构人员,都可以随时授权进入档案信息管理平台中进行指导和监督。也可以根据项目实施计划或档案收集计划,通过关联档案文件库中的属性信息及文件收集的状态信息,自动统计固定资产投资项目档案文件材料的收集或归档情况,还可以生成选定的图表进行统计分析,检查工作进度及归档工作质量,并向有关部门推送。项目管理人员及有关监管人员可以在线监管文件材料收集进度和档案收集质量,对这些节点完成情况进行实时监督,对文件收集部门或人员进行在线绩效考核。这样的固定资产投资项目档案管理信息化系统就可以做到多方参与的并行管理和垂直监督,能有效地提高投资项目档案工作的管理效率和档案质量。

(二)确保固定资产投资项目档案收集的完整性和系统性。依据国家和行业相关的固定资产投资项目档案管理标准规范,在档案管理信息化工作中建立项目文件归档完整性数据库,从固定资产投资项目的初期、实施阶段到后期的验收阶段等各个档案管理节点,确定需要收集归档的文件材料类别和归档文件清单,为固定资产投资项目档案收集人员提供切实可行的依据,避免经常出现的固定资产投资项目归档文件材料不完整、质量不高等问题,且可以避免后期发现问题又难以弥补的情况,确保固定资产投资项目档案的质量和归档文件材料的完整性、系统性。

(三)可以进行固定资产投资项目档案的在线评审与归档。在固定资产投资项目档案管理信息化条件下可以进行在线评审和归档工作。文件材料收集人员按照文件归档清单收集文件材料,完成线上预立卷工作,并提交归档审查流程,档案管理人员在线审查归档清单、归档文件目录与相关归档要求的符合性、完整性和正确性,审查中出现的问题可以实时反馈给提交人员进行纠正,直至审查通过。根据档案管理计划,必要时可以推送至档案在线评审模块,实施在线评审,增加了一种高效的评审工作方式。对评审提出的问题可在线上评审模块中进行归零闭环工作。对完成审查或评审流程的档案提交归档流程,在归档流程中由档案人员对归档文件材料完成最终的归档程序。在线评审与归档的功能可以有效地提高固定资产投资项目档案评审与归档的工作效率和工作质量。

(四)有利于改善档案的利用方式,实现在线利用,提高固定资产投资项目档案的利用效率。在固定资产投资项目档案管理信息化条件下可以很快捷使用文件检索功能,对关键词、文件内容、日期、涉及单位等要素建立充足的检索方式。应按照《档案著录规则》确定著录项目,建立线上档案目录电子数据库,利用信息化网络技术,可以极大地提高档案检索效率。计算机可以做到一次输入多次输出,在输入时按照著录规则对线上电子档案进行详细著录便可以具备信息化条件下的多途径检索,极大地提高查准率和查全率。因此,在固定资产投资项目档案信息化工作中,制定固定资产投资项目档案目录数据库是十分必要的。

三、固定资产投资项目档案管理信息化建设的几点建议

(一)固定资产投资项目档案管理信息化流程再造的框架设想。固定资产投资项目档案管理信息化建设包括:工作流程设计、信息化平台架构设计、信息化功能设计和系统开发。工作流程设计要考虑固定资产投资项目涉及的所有单位需要建立的档案,从工作源头开始,在项目归档管理计划、文件来源渠道、文件归档完整性与有效性、文件收集与归档的过程检查、评审和验收等方面进行业务流程设计。信息化平台架构设计的内容应包含:网络层、原始数据层、数据采集层、数据存储层和应用层。其中网络层涉及网络架构设计、平台结构设计、平台访问设计、安全检测设计等内容。原始数据层涉及数据来源的确认和分类,可分为外来文件、个人本地文件、工作业务数据、外来采集数据以及云数据来源等。数据采集设计对数据来源进行分类,设计相应的数据采集对策。数据存储层是按照元数据和文件资源数据对采集的数据资源进行分类存储和集中管理。应用层涉及面向用户的显示界面设计,应包含信息化的各类功能模块。信息化的功能设计应考虑档案建立的工作流程,包括项目档案管理、档案收集管理、档案管理监控、问题预警与反馈、文件数据采集、档案评审与验收管理、多单位多层次的实时信息交互沟通等。信息化建设的开发应选用兼容性强、扩展性好的软件开发框架,根据单位用户的办公网络兼容情况选用通用型数据库,做好信息化开发的过程管控,及时进行信息集成测试工作。

(二)对军工涉密固定资产投资项目档案实施加密技术。在固定资产投资项目档案管理信息化工作中,做好涉密项目档案的保密安全是必不可少的工作要求。信息安全保密技术有多种选择。首先,可以使用加密技术。在网络环境下,为了确保军工涉密固定资产投资项目档案信息的安全性,对一些涉密信息进行加密处理是最常用的办法之一,可以有效地防止涉密档案信息的泄露。其次,在信息化环境下,为了确保涉密信息的安全,有必要进行认证技术的运用,具体包括两种方式。一是数字信封,利用这一技术可以对网络内的电子档案信息进行加密。只有对特别限定的档案信息,使用者才可以查看到有关信息的具体内容。二是数字摘要技术,是运用特殊的编程方法建立相应的编码,需要经过特殊的变换运算来使用,从而确保涉密档案信息的安全性。

(三)云技术平台助力档案信息化建设。目前信息化的发展正在加速云技术的成熟运用,云技术平台是IT运营商为企业、机构提供的一种高效的信息技术资源平台,具有广泛的应用前景。云技术数据平台是一种允许大量的网络系统共享的数据平台,可以为企业提供以最小成本、最便捷方式建立自己信息资源的新模式,同时可以获得完善的IT技术支持服务,为企业用户节约大量的IT基础建设和软件资金投入。固定资产投资项目的档案管理从项目立项、项目实施,直到最终项目档案验收,一般要涉及多个企业和管理部门,而且项目大多复杂、资产投入多、过程周期长、档案信息数据量庞大,很适合利用云技术平台的服务。在确保涉密项目信息安全的前提下,利用云存储的技术服务可以极大地缓解固定资产投资项目档案管理信息化建设的成本和周期,并提高档案信息化技术运用的便捷性和效率,使固定资产投资项目档案管理涉及的所有单位都能够从中受益。项目档案的有关单位通过互联网和云技术平台链接及云存储方式将大量的信息内容分片、适度冗余并分散存储,这种存储方式几乎是可以无限扩展的,通过先进的分布算法,在存储量规模增长的同时仍可以保证信息检索的高效率,并在使用海量数据的同时,大大降低各单位的档案管理成本。通过云技术运用,可以在数秒之内处理数以千万计甚至亿计的信息,有效缓解网络拥堵风险。运用网络技术,云服务用户可以实现数据、文档、图片、视频、音频等内容的集中存储和资源共享。云服务的这些特征符合固定资产投资项目档案管理信息化建设的要求,在妥善做好涉密项目有关信息保密的前提下,可以充分发挥信息云服务的优势为档案信息化助力。我们有理由相信,云技术的开发和利用,必将有力推动未来档案管理信息化的飞速发展。在企业档案数字化建设中仅仅用计算机系统去模拟原手工管理方式,并不能从根本上提高固定资产投资项目的档案管理信息化水平,重要的是要重组档案信息管理流程,运用信息化处理技术,对现有的固定资产投资项目的档案管理流程进行全系统跨单位的信息化过程再造,重新进行档案管理流程设计,这是提高档案管理质量和管理效率的重要途径。在信息化技术迅猛发展的时代,固定资产投资项目档案管理工作必须与时俱进、不断创新才能跟上信息化时代发展的步伐,才能够满足固定资产投资项目档案管理的需要。因此,积极践行并强化固定资产投资项目档案管理信息化工作,创新档案管理模式和方法,是企业档案工作者的重要责任和义务。我们要有紧迫感,树立创新意识,提高自身能力,努力探索实践,全面提高企业档案管理信息化水平,真正有效地提高固定资产投资项目档案管理的工作质量和工作效率。

参考文献:

[1]贾伟军,王涛,董宇环.固定资产投资项目档案管理指南[M].北京:中国宇航出版社,2018.12:7-10
 
作者:蒋国义 董智文 单位:北京无线电测量研究所 档案室北京无线电测量研究

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