工程项目档案管理措施范文第1篇

关键词：水利工程；项目；档案管理；问题；措施；研究

前言

水利工程在其工程准备、建设实施、施工过程及竣工验收时会产生数量较多的文件资料，该类文件资料即水利工程档案，其载体形式十分丰富，包括文字、图片、音像制品、单据、凭证等。由于其是伴随着工程建设的过程而产生的，其内容记录了建设活动的各项内容，包括活动、业绩、施工经验、出现的各类问题及原因，能够直接反映出工程建设的具体过程。因此其的真实性、全面性、及时性对于工程在投产使用后的管理工作、日常维护、工程的扩建或者改造等，均有着较为深远的影响，因此需要对其进行科学的管理。

1 水利工程建设项目档案管理中存在的问题

由于水利工程一般规模较大，其信息资料也相对数量较多且十分繁杂，在管理中也出现了许多问题，具体有以下几点：①档案资料收集不及时、资料的全面性及真实性不佳工程的参与单位会由于各种原因在建设的过程中未完全收集相关资料或者信息，而是在竣工验收时才开始进行该项工作，或者仅仅为了应对验收才进行档案的管理事宜，资料收集不及时，会直接造成资料的不全面、完整性不佳，真实性无法保障；②人员对档案工作的意义没有深刻的认识，许多管理人员仅仅注重工程的施工质量，而认为档案管理是工程的附属工作，对其不重视，管理态度也较为随意，仅仅为了应对检查而采取突击整理的方式，给档案的管理工作造成了较大的阻碍与困难；③管理水平较低，设备落后档案管理部门的设备较为落后，计算机性能不佳，无法适应现代工程建设的发展，使得许多档案的分类、管理等存在许多漏洞，管理水平较低；④管理人员的技能素质有限许多单位由于人员配置及人力资源管理的原因，许多单位并没有配备专业的档案管理人员，由其他部门的人员进行该项工作，事实上，该类人员并不具备相关的专业知识及技能，或者对于资料并不熟悉，降低了档案整理的效率及质量[1]。

2 相应管理措施

2.1 完善档案管理制度

根据工程项目的各种情况及基本管理规律，制定出完整的档案管理制度，档案管理的各项均受到该制度的有效约束，贯穿整个档案管理的过程，包括信息的收集、整理、建立档案、分类管理、档案的使用、安全保密等。在一个工程竣工验收完毕后，即将该项目的各种档案资料归档，并建立专门的项目，使水利工程建设项目的档案管理工作逐步实现科学化、规范化，提高档案管理水平，并制定相应的监督机制，如建立专门的监督小组，对档案管理工作进行检查，或者不定期核查档案等，保障制度的落实到位，使之能够真正发挥出应有的作用[2]。

2.2 明确各个单位职责范围

水利工程项目需要在各个单位的共同努力与协调配合下才能完成，水利工程建设项目的档案也是来自于该类参与单位，因此对其的管理也需要各个单位一同参与，做好四纳入工作，完善档案管理工作的责任制度。先根据工程项目的各项信息及所属关系，将档案管理工作根据其形成的环节，包括信息收集、资料整理、核查、鉴别、归档、分类管理等，将责任细化，分别划分至行政人员、项目经理、财务人员、质量监督人员、工程技术人员、建设资料专门管理人员等各个部门工作者的工作范围，并将该责任直接收作项目经济合同书的条款内容，建立完善的档案工作责任制度，从责任机制上来提高档案管理工作的水平，保障工程档案的质量。

2.3 保持档案管理工作与工程建设工作的同步性

由于水利工程的形成特点，其是在工程建设的工作过程中产生的，且其各类信息会随着水利工程建设工作的发展而不断更新，因此在落实好水利工程档案管理工作的四纳入，保障档案信息的全面性及真实性的基础上，使工程的档案管理工作与工程的建设工作保持一致，有利于保障各类信息的及时性，为了达到上述目标，需要进行一系列的保障措施，具体有以下几种：①准备阶段的管理要求在项目进行筹备时，即应该直接提出各类文档信息材料的收集要求，并做好思想工作。在项目的设计阶段，应将相关设计图纸、计划方案等文件妥善保存；在施工监理、招标投标阶段需要将各项要求纳入合同条款或者协议内容，包括各项资料的产生、保存、积累、建档的规章制度等；②施工阶段的管理要求在施工中一般需要对施工进度、施工质量等进行检测，可以在该过程中加入各项文件材料产生情况的检查，不仅能够保障档案形成的合理性，两项工作同步进行也能提高管理工作的效率；③竣工验收后的措施项目在施工完毕后，竣工验收时，也需要将工程档案的核查编入工作范围。

2.4 引进先进管理技术

社会在不断进步，各项科学技术也在不断的更新换代，现代水利工程项目的档案管理也需要适应新的社会形势，达到使用者的要求而与时俱进的利用新型的管理技术管理各种档案资料，更加方便于档案资料的使用，使之能够快速的发挥其基本功能。档案管理部门应引进先进的管理设备，如性能优越的电脑，档案管理系统等，并开展各项工作，推行电子文件档案、缩微档案、磁介质档案等档案形式代替传统的纸质档案形式，逐步实现档案管理的电子化、信息化，并能够更好的开展档案管理工作的监督工作，规范档案的产生、收集、整理及分类等工作，并保持上述工作与电子档案的一致性，提高档案的全面性及准确性。

2.5 定期组织人员培训

在引进先进设备的同时，还需要相应的提高人员的技能素质，便于掌握相关设备及系统的操作方法，不断的提高工作效率及质量。档案管理部门应定期组织人员进行相关培训活动，如知识讲座、进修、外派学习等活动。学习的内容不仅需要涵盖档案管理工作的基本理论、计算机及管理系统的操作技巧、常见问题及注意事项，还需要包括英语学习、档案管理工作的积极及重要性，不断将管理人员的知识面扩宽、完善知识结构闭关提高其在、思想觉悟，深刻认识到自身工作的意义及作用。

3 结束语

我国现代社会的发展，国家对于公共建设事业的重视程度逐步加深，建设工程的数量及规模都有了较大的提升。水利工程建设作为其中重要的组成部分，其在建设的各个阶段均会产生的各种形式的信息资料，其即为水利工程的档案。其作为水利工程建设、投产使用、今后的管理、日常维护等活动的重要依据，对于工程质量及后期的安全使用有着重要意义，因此进行科学有效的管理措施是十分有必要的。在实际的管理工作中，管理人员需要全面把握工程的各项要素，如性质、规模、人员结构、管理水平、组织形式等，探索出适合实际工程的档案管理办法，提高管理水平，保障建设工程的质量、今后的安全使用及日常管理维护，实现更大的经济效益及社会效益。

参考文献

[1]张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理[J].科技情报开发与经济.2011，21（10）：133-135.

工程项目档案管理措施范文第2篇

关键词：技改技措档案 完整规范 管理

随着我国社会主义市场体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，面对市场竞争愈加激烈的严峻形势，很多企业的老厂区及老生产线已完全适应不了企业发展的需要。为了解决这个问题，企业只有对现有设施进行技术改造，通过采用新技术、新工艺、新设备、新材料努力提高产品质量，促进产品升级换代，降低能耗和原材料消耗，加强资源综合综合利用和治理污染等，提高社会综合经济效益和实现以内涵为主的扩大再生产。 这个生产建设活动过程中产生的档案便是技改技措档案。

技改技措档案管理是指国家对企业投资的基础能力建设项目、研保条件建设项目和批生产能力建设项目等专项技改项目以及本企业自筹资金建设的技改技措项目从立项到国家以及本企业验收过程中所形成档案的全过程管理。企业技改技措项目档案是企业技改技措工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强技改工程质量控制，以及工程日后维修、改建、扩建等具有重要作用。

技改技措项目档案由于投资大、建设工期长、工种多，档案资料多种多样，管理难度很大。如何确保技改技措档案管理的规范、完整，笔者认为只有明确部门和人员的职责范围，制定严格的管理规章制度，加强档案收集归档、整理组卷等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范。

一 、 技改技措项目档案工作的基本原则

企业的技改技措工程是一项复杂的企业生产建设活动，它所产生的项目论证、立项、报批、批复等文件；各项设备仪器的招标采购，调试运行维修等文件；工程建设审批，勘察设计、实施到竣工验收过程中形成的文件；以及以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体的电子文件等等，档案种类繁多，牵涉到企业内部计划部门、设备部门、仪器部门、基建部门、 科技信息部门、档案部门等众多部门，如何才能管理好这些档案，笔者认为最重要的就是要有一个牵头单位实行自上而下的责任保证体系和监督管理体系，这就是企业技改技措档案工作的基本原则。

企业的技改技措项目档案管理应该实行集中与分散管理相结合的管理体制。技改技措项目档案包括科研档案、设备仪器档案、基建档案和电子档案等。其管理工作要纳入到企业计划部门所牵头的技改技措项目检查、协调、考核、组织验收等全过程的管理工作。企业档案部门应对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。

为确保技改技措项目档案归档工作的及时有序，企业计划部门应在下达技改技措项目计划的同时，向各有关档案管理部门通知相关内容，比如此次技改技措项目所牵涉的设备仪器的名称、数目，基本建设工程的内容等，档案人员心中有数，档案管理从收集开始就有序进行，切实做到档案管理与项目建设同时起步。

技改技措项目档案的验收工作是工程验收中很重要的一项内容。计划部门通知各部门验收时间后，各相关部门的档案管理人员应按时间节点对其管理的档案进行整理、统计，然后向企业档案部门提交报告，档案部门进行汇总后，向计划部门提交本次技改技措项目档案管理总结报告，各相关单位档案管理人员接受审查组对技改技措项目档案的现场验收。

二 、确保企业技改技措项目档案规范管理的对策

1． 建立完善的归档制度。技改技措项目档案中最让人头疼的问题就是技改技措工程实施期间所归档案不够完整规范。比如在设备仪器档案的管理中，由于相关技术人员的不重视，经常会出现前期招标文件、合同以及后期检测运行维修过程中技术报告的丢失和遗漏等，都是档案归档的不够完整规范的具体表现。

针对这个问题，企业应根据国家相关法律法规规定，结合本单位实际情况制定切实可行的技改技措项目档案管理制度，作为指导监督技改技措项目档案管理的执法依据。使相关技术人员在工程管理的每一个环节中能够有法可依，有章可循，杜绝部门和人员之间的推委扯皮，从而保证技改技措档案归档的完整规范。 其次，结合工程项目施工进程所涉及的内容和单位，制定相关单位人员的职责范围、工作标准及考核措施，加强对相关技术人员的考核，将档案管理纳入每一位员工的绩效考核范围，增强工作责任心，也便于监督、检查和管理。

2．加强企业内部相关人员的档案管理培训。由于企业技改技措工程量大、施工时间长、所涉及的部门和人员多等特点，如果技术人员的档案意识不够强，自觉性、主动性较差，对国家及行业关于技改技措工程档案的相关要求了解不深，就会直接影响技改技措档案的规范管理。要解决这一问题，企业的档案部门应该组织本企业与技改技措工程相关的专、兼职档案员以及设备、基建、科技部门相关技术人员参加技改技措项目档案管理培训，使相关人员进一步理顺技改技措项目档案管理的工作思路和方式方法，对于与技改技措工程档案相关的管理规定、编制规范等技改技措项目档案管理标准有进一步的理解和认识，提高全员的档案意识，为技改技措项目档案工作的全面展开打下坚实的基础。

3．加强各基层单位档案管理人员对技改技措项目档案认识，强化管理，加强工作责任感。技改技措项目档案在企业整个生产经营活动中起着非常重要的作用，档案管理人员在项目建立之初，就要重视档案的收集归档工作，认真学习有关企业技改技措项目制度，对工程管理的每一个环节进行认识和了解，这样才会在档案收集方面变被动为主动，为档案的完整规范打下基础。其次，在档案整理方面严格按照技改技措项目档案管理制度执行，比如整理组卷时封面、标签的填写，页码的打印，装订的规格，目录的制作等，按照统一的标准执行，切实做到技改技措项目档案的齐全、完整、规范。

三、结语

总之，技改技措项目档案作为近年企业档案重要的组成部分，如何加强规范管理，直接影响着企业的生产和再生产。只有制定严格的管理规章制度，明确企业内部相关部门和人员的职责范围，加强档案收集、归档、整理、提供利用等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范，使技改技措项目档案在企业的现代化建设中发挥其应有的作用。

参考文献：

工程项目档案管理措施范文第3篇

关键词：水电站工程；档案管理；优化措施

中图分类号：C29

文献标识码：A

文章编号：1674-1723（2012）06-0076-03

由于大中型水电站工程具有技术难度高、工程规模大、工程施工单位多、专业复杂、人员流动大、时间跨度长等特点，这些特点决定了大中型水电站档案工作的重要性、复杂性和艰巨性，如何做好大中型水电站档案工作是企业面临的一大难题，也是企业档案工作者面对的一项挑战。笔者从事水电站工程项目档案管理工作多年，谈点体会和感受。

一、水电站工程项目档案管理的重要性

水电站工程项目档案是指在工程项目设计、施工、竣工等活动中形成的具有保存价值的各种文件材料、技术图纸、声像等档案资料，其涉及面广，涵盖了工程设计、建设、施工、监理各参建单位提交的档案资料；内容繁杂，包含了从立项审批、招投标、勘察设计、施工、设备安装调试、生产准备、竣工验收等全过程中形成的历史资料；形式多样，具有纸质、磁介、光介等载体的档案资料。这些珍贵的档案资料是企业在电力生产和经营管理活动中必不可少的信息资源，具有非常重要的经营管理和科学研究价值，对今后的安全生产、运行管理、法律纠纷、专项审计等工作具有极其重要的参考利用价值。因此，做好水电站工程项目档案管理工作尤为重要。

二、当前水电站工程项目档案管理存在的主要问题

当前大中型水电站工程建设项目实行项目法人制、招投标承包制、建设监理制，形成了以建设单位为业主负责，设计、施工、监理单位配合的运行机制。由于各参建单位繁多，其档案管理机制和管理模式与建设单位不一致，同时，建设单位对各参建单位的监督力度不够，各阶层人员的综合素质参差不齐，对档案工作的认识不到位，极容易导致水电站工程项目的档案管理不够完善，离国家、行业主管部门对档案工作的标准有些距离，主要体现在以下几方面：

（一）建设单位对各参建单位和业务部室档案工作的监督、检查、服务力度不够

建设单位在工程建设期间往往重视工程建设进度、质量安全和电力生产，对档案工作重要性的认识不够，导致自上而下、由内而外档案管理意识差，对各参建单位和公司内部业务部室缺乏应有的监督检查力度，没有制定相应的档案管理制度和措施，或者有制度和措施但并未将其宣传、落实到位，造成两头脱节，许多珍贵的工程项目原始资料收集不齐全、整编不规范、归档不及时、竣工图审查不到位，给企业经营管理和发展带来不可估量的损失。

（二）设计单位对设计资料的归档意识不到位

设计是龙头，同时它也贯穿于整个水电站工程建设的全过程，从工程建设一开始设计单位就产生设计资料，在施工期间对工程设计变更进行监督和管理，会产生设计联络资料和设计变更资料，在竣工阶段其设计图目录为施工单位是否完整归档提供依据性作用，可以说设计资料管理的好坏决定着工程项目的建设质量。但目前设计单位对设计资料的归档意识不够，没有按要求向建设单位提交全套设计资料（图）和完整的目录清单，存在设计图归档不完整，目录清单不系统、不完整，签署不完整、不规范，给工程建设带来隐患。

（三）施工单位缺乏专业人员管理档案

施工单位是施工建设的主体，承担着工程建设的重任，因此施工单位往往会配备丰富的、专业技术强的土建、机电专业人员，而忽视对档案专业人员的配备，其档案工作要么由技术人员兼顾，要么由完全不懂水电专业的资料员管理，致使施工单位的资料管理往往存在收集不齐全，遗漏原始资料和变更资料；整编不规范，存在复印件和签署不完整现象；组卷不系统，没有按分部、分项进行科学、合理的装订成册；归类不准确。这些施工资料管理无序的现象给以后的运行管理造成严重的影响。

（四）监理单位未全面履行监理职责，忽视对档案资料的管理

监理单位对工程建设的质量管理应该是全面、全过程、全员参与，它不仅仅要对工程质量进行监理，同时还要对档案资料进行监督管理。监理单位除对自己产生的资料进行收集、整编外，还要对施工单位提交的方案进行审批、质量进行签证、竣工图的修改进行审核等。但目前有些监理单位没有对施工档案资料的监督管理职责履行到位，出现审批手续不全、签证不真实、竣工图修改不进行审核签字等现象，严重影响施工档案资料的收集、整编质量。

三、加强大中型水电站工程档案资料管理的优化措施

（一）充分发挥建设单位对档案工作的领导、监督、检查职能

建设单位是工程项目档案管理工作的责任主体，不但要对设计、施工、监理单位的档案工作进行监督、指导，同时也要对内部业务部室的档案工作进行检查指导，强化每一个环节，形成一个完整的档案管理网络。建设单位可从以下几方面加强档案管理工作：一是对档案工作的各个业务环节都制定有相应的管理制度和措施，并宣传、贯彻落实到位；二是强化档案管理意识，要求各参建单位和内部业务部室将档案工作纳入议事日程和年度工作计划，让各层次人员充分认识到工程项目档案的重要性和迫切性，做好日常的资料收集工作；三是加强对档案工作的监督和指导，对各参建单位和业务部室各个阶段产生的档案资料的收集、整编工作进行专业辅导，发现问题及时纠正，并督促整改，确保工程项目档案资料完整、准确、系统和规范。

工程项目档案管理措施范文第4篇

关键词：输变电工程档案管理问题 措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

工程档案是指经过鉴定，整理并归档的项目文件材料，包括项目从酝酿、决策至建成投产、使用的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。电网建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂的特点， 因而形成的档案种类多、数量大、价值重。这些档案是公司安全运行、日常维护、大修改造的重要依据，也是公司档案管理的重要组成部分。所以加强输变电工程建设项目档案管理工作措施有着很重要的意义。

1 输变电工程档案管理的现状及原因

1.1存在的主要问题

目前，就输变电工程档案管理而言，往往存在着不完善、不规范的问题。一个项目下来，常常会出现资料不全、目录与实际资料顺序不相符、装订不整、未按时报送等现象，致使质量不高，主要表现在以下几个方面：

（1）作为建设单位，一些项目管理人员往往追求工程质量、安全和工期的管理而忽略了工程档案管理环节。特别在施工阶段，因环节多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对各参建单位提出档案的具体要求。

（2）参建单位重视工程形象进度，却忽视了档案收集、整理工作。事实上，项目从立项、可研申请与批复、“三通一平”及拆迁等前期工作、招标、设计、施工、安装、调试、验收投运、监理等各环节工序中，都会产生大量有价值的文资需随时地收集与整理，但通常各相关参建的设计、施工及监理单位的注意力往往会盯在进度上，当工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。

（3）大多施工单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。

（4）工作职责不够明确，档案人员更换较快，档案队伍不够稳定，整体素质比较薄弱，加之有些档案人员的责任心不够强，未能严格执行管理制度到位尽职，造成了一些资料甚至是一些重要的设备资料遗失或收集不全。

1.2 原因分析

（1）思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为私人财产，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。

（2）管理工作失职。输变电工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

（3）考核措施缺位。有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来容易，做起来难”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。

（4）人员素质不高。工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高，导致档案管理只满足于以后急用时作为应付的需要。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。

2 加强输变电工程档案管理的措施

基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，本人结合自己在工程建设的管理部门从事输变电工程图资档案管理多年的工作实践，提出以下几方面的加强措施。

2.1 建立健全输变电工程档案工作制度

改变目前工程项目竣工验收投运后才进行资料收集整理工作的管理模式，建立分段性纵横统一细化性管理模式。工程项目从立项、可研申请与批复、“三通一平”及拆迁等前期工作、招标、设计、施工、安装、调试、验收投运、监理等各环节工序中，作为档管理部门首先要做好指引工作，制定每个环节中图资归档的范围目录与要求；作为参建单位应予领会并予参照以及按步执行；作为项目的监理单位有责任检查各环节整理好的资料，做好监督工作，把好质量关。项目竣工验收投运后在规定的时间内，各环节的参建单位必须参照“指引”整理好相关资料移交至工程建设管理部门，建设管理部门接收后，按“指引”目录复检一遍，再按各环节的顺序重新整理编排序号，移交档案管理部门进行归档程序，形成一个项目档案管理的整体流程。从而保证工程档案工作有章可循， 有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。

2.2 强化档案管理考核机制

建立档案管理考核目标，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的应追究责任，以保证档案管理的质量。

2.3 推进输变电工程档案信息化建设

严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一系统数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料的电子文件通过扫描等其它形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷而快速的全文查阅利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理，为档案的开发利用提供方便。

2.4 强化输变电工程档案全过程管理

输变电工程时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

（1）前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料的形成，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，以保证其真实性及可靠性。

（2）中期控制。档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。

（3）后期检查。参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后1个月内，应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等，并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查，发现不符合规范要求的，坚决退回整改。在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。

2.5 提高输变电工程档案人员的业务素质

加强档案员队伍建设，一方面通过专业业务培训、组织外出参观、学习交流，邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。另一方面，专兼职档案员要自觉增强责任意识，树立终身学习的理念，加强档案知识和业务技术的学习，加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。

3 结束语

总之，输变电工程档案是电力基础设施改善的真实记录。随着社会经济的飞速发展，输变电工程档案管理变得越来越重要，工作量也越来越大，这对我们以往的档案管理模式提出新的要求。因此，提升输变电工程档案规范化管理水平及整体质量，旨在不断保证工程的安全性及真实性。

参考文献

[1]任秋芬，任君娣.重大建设建设项目文件与档案材料的管理难点[J].中国档案，2005.

工程项目档案管理措施范文第5篇

关键词：园林工程；资料归档；现状分析；优化措施

中图分类号：G275.9 文献标识码:A

前言

园林绿化工程是为人类创造良好的生存环境，创造园林式的绿化空间。在园林绿化工程施工期间形成了各种工程信息资料，其中包括整个工程的历史纪录，它包括园林工程基建过程形成的文件资料、园林工程监理过程形成的资料、园林工程物资资料、工程施工过程中形成的施工资料、施工管理资料、施工试验资料、施工验收资料、工程竣工图等构成了整个工程完整历史的信息。完整的收集，并按一定原则分类、组卷，园林绿化工程资料最终要移交城建档案部门归档的。本文综合近几年来积累和管理工程资料方面的实践．对园林工程文件资料管理归档方面存在的问题及应对措施进行总结研究。

1 园林工程资料档案的价值

园林工程资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。资料的收集、筛选、分类及整理是一项烦琐又需要有耐心的工作，往往得不到人们的重视，特别是在项目实施的前期更容易被忽视。每次交竣工验收前的资料检查时，由于资料不齐、表格内容填写不规范、填写错误等等问题，很大程度的影响工程的评分和质量鉴定的成绩，因此资料整理和存档工作就显得更加重要，强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。因此，加强对工程资料的收集、归档与保存是非常重要的一项工作。为了建立完善园林工程资料，作为资料档案管理人员，首先要收集大量的基本资料。比如招标、投标及施工期间产生的大量文件或资料如招标文件、投标文件、合同文件、施工图预算书、设计变更签证、施工日志、工程验收记录、发包方与承包方之间来往函件、竣工验收报告、工程决算书等。

2 园林工程档案资料的收集和整理

在大多数施工单位中散存着丰富的档案，但大都没有加以分类、整理、汇总，这样既不便于开发，又不利于共享和利用。同时，由于对工程资料不重视，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财力。其三是给项目档案资料归档带来较大难度。

工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。

3 园林工程档案资料的保管和使用

首先，要确保资料的安全，在保管工作中要采取防盗、防火、防腐、防虫、防污、防鼠等安全措施，防止档案资料的损坏，已经损坏的资料要及时组织修复或复制；其次，是做到借阅资料必须登记，外单位人员借阅的监理资料不得私自转借，不得私自复印，不得遗失、拆折、抽掉、污损，不得在档案资料上圈点、划线和涂改。

4 园林工程档案原始资料的规范化

4.1 施工原始验收签证资料填写不规范

交工证书、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，还有的园林工程资料验收签证不齐全，存在代签，这些现象都没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，从而降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。

4.2 园林工程原始资料不齐全

由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件。难以满足档案资料管理规定中"竣工资料中不允许出现复印件"的基本要求。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严。同样造成了原始文件遗失。

4.3 园林工程资料利用率低

目前城建档案馆里的各方面工程技术资料很多，但很少有人去查阅、利用。遇到需要查找技术资料时，不是去查档案，反而找原来参与建设施工的人员了解情况，回忆规划建设状况，这实在是一种浪费资源、不尊重科学的行为。另外，因为长期的封闭、半封闭管理，造成园林工程资料档案利用率不高。过去由于过于强调保密，档案很少对公众开放。多年来档案馆的这种自我封闭、与世隔绝，又是档案馆档案利用率不能增长的内部原因之一。

4.4 园林工程资料信息化程度不高

就青海地区的总体情况而言，园林工程资料信息化水平还比较低，安装使用工程档案专用软件的单位，各种数据库还未规范建立起来，录入任务十分繁重。很多领导认识不足，仅能做到安排定时检查资料的收集、整理、保管和利用情况，但在推动园林资料信息化的认识上还存在差距，认为此工程竣工后向城建档案馆提交了文字资料，就算工程总体结束了。这就导致了档案资料信息化落后。

5 园林工程档案资料管理工作的优化措施

5.1 从工程项目立项抓起是做园林工程全过程文件资料管理与归档的前提

当前园林工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的各阶段产生的工程资料负责，从园林工程项目立项开始就设立园林工程项目资料管理机构和管理人员，负责园林工程项目各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各阶段文件资料管理的指导，监督。实现园林工程立项开始与竣工资料收集同步；园林工程施工过程与竣工资料形成同步；园林工程完工验收与工程资料验收同步，从而将资料管理"三同步"原则贯穿到园林工程施工资料管理的全过程。

5.2 建立健全园林工程资料管理制度是做好园林工程资料档案的根本

一个园林工程要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。当有多个单位参与同一园林工程建设时。项目管理部门在园林工程建设初期(而不是中后期)就应结合园林工程项目的实际情况，制定适合本园林工程项目的资料管理规定。明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。园林工程项目管理单位和监理单位，在园林工程项目开始之初就应制定出一套可行的，适合本工程特点的资料所要求的表格及样本．以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样．才能避免资料格式的多样性、不规范。只有加强园林工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。

5.3 加强过程控制是保证园林工程资料真实有效的最好措施

园林工程项目建设单位、监理单位和工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到园林工程建设与资料整理同步进行，避免园林施工与资料整理两张皮．切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生。负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位商标准、严要求做好工程档案资料。

5.4 提高园林工程档案利用率的方法

首先，扩大宣传，提高园林资料档案工作的知名度。档案馆应通过办宣传栏、举办图片展览等宣传手段广泛宣传《档案法》，同时介绍馆藏的园林工程资粮档案向社会开放的内容、数量，提高园林资料档案工作的知名度，让社会各界和公民都了解利用园林工程档案的意义和实际效果。其次，加强园林资料档案社会化服务的力度。随着数字技术和网络技术的不断应用和普及，各类信息，随着网络进入千家万户，人们对知识和信息的需要越来越迫切，使信息的社会服务成为一种需要。要提高园林工程档案的利用率，信息服务社会化是关键，我们应针对不同的信息需求，提供不同的信息服务。同时要充分利用网络等先进技术手段，扩大服务范围，畅通交流渠道，提高档案信息服务的普及力和影响力。

5.5 扎实开展档案信息化工作，加快园林工程档案信息化

首先，提高认识，加强领导，完善基础设施建设。加强对园林工程档案信息化建设的领导，要明确分管领导，确定工作人员，及时研究解决工作开展过程中遇到的各种困难问题。及时完善计算机配置，计算机网络，软件更新等。只有具有先进的计算机系统，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

其次，引进和培养现代化管理人才，同时稳定队伍。在档案管理信息化时代要求管理人员必须有现代化素质。为此,要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。档案工作是一项技术性、时效性很强的工作，没有熟练掌握档案业务技术知识，没有爱岗敬业精神和耐心细致的工作方法是根本做不好的。因此，档案人员要自觉加强对档案业务知识的学习，同时要积极参加档案行政主管部门举办的业务培训学习，增长本领。

再次，提高档案信息的指导、督查、鉴定、评估能力。指导各工程项目施工单位的园林工程档案工作的开展，帮助查找存在的问题及原因，提出切实可行的改进意见，规范园林工程档案工作。同时要加强督促检查，对没有完成的园林工程档案工作任务的要通报批评，对完成任务出色的要表彰奖励，形成你追我赶的生动局面。同时，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下,信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分为利用者提供优质的服务。

参考文献

[1]张伟.档案信息化建设中存在的问题及完善措施[J].太原师范学院学报,科学社会版,2007(3):166-167.

[2]航庆加.浅谈草地生态建设工程档案管理[J].安徽农业科学,2007,35(24):7534.