商务信函范文第1篇

关键词： 英语商务函电 词汇特点 句式特征

随着我国改革开放的力度不断加大及我国加入世界贸易组织（WTO），国际贸易竞争日渐激烈，国际商务交往越来越频繁，商务信函的使用日益频繁，商务英语的翻译显现出重要作用。然而商务信函不同于普通的交流信函，其特点鲜明，语言的选择性很强，语篇的连贯性和逻辑性也很强。具体体现在表达直截了当、简洁明快、淡于修饰，用词规范、语法结构严谨、句子排列一般固定有序。

英语商务信函是涉外商务中使用的各种函件的总称，是各项进出口业务进展情况的专业性书面纪录。商务信函涉及的是公司之间的进出口业务往来，且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系。可以归结于正式的专业文体，比一般的信函显得更正式、严肃，在词法、句法和语法方面都有自己的特点。

一、英语商务信函的词汇特点

由于英语商务信函是一种正式的公函语体，在用词方面，大多使用正式书面词汇，力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式、公事公办等特点。

1.英语商务信函的用词规范、简洁：英语商务信函不仅涉及独特的专业，而且涉及实际商务工作技能，显示贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域、多种行业的特性。信函中通常会出现许多专业词汇，大量使用专业术语、行话、缩略语等。如：quote报价；coverage险别；bid出价；in triplicate一式三份等。这些术语经过长期的使用实践或相关的规定，已具有特定的内涵，其意思清楚明确，能准确表达英语商务信函的内容。

2.英语商务信函的用词准确、严谨：英语商业信函经常涉及货物的型号、价格及重量，商品的发货、到货时间等，相关的文字或数字必须准确严谨，毫不含糊，以免产生误会，引起不必要的麻烦。

如：If you buy 10000 or more，this price will prevail through 28，May.如果贵方购买10000或以上，这个价格至5月28日前有效。

3.英语商务信函经常使用固定的习语：英语商务信函是一种公函，是带有公事公办性质的正式信函，因此常带有一些古词显示信函的礼貌和正式。这些词语在长期的使用实践中，固定下来，被广泛使用于商务信函中。

如：ad valorem duty（拉丁）从价税

insurance premium per capita（拉丁）人均保险费

force majeure（法语）不可抗力

Notice is hereby given that…特此函告……

4.英语商务信函经常运用委婉、礼貌的语气：英语商务信函是一种跨国度的交往手段，非常注重信函客气、礼貌的言语。即使是拒绝对方的要求或条件，或者表达对对方的不满意也会用比较委婉的语气。

如：Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday，August 24，2012.谢谢昨日来信，通知我于2012年8月24日面试。

5.英语商务信函大多使用礼貌性词语：英语的礼貌性词语主要强调积极意思，给人愉快的感觉。在英语商务信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等带有感情意义的词语层出不穷。

如：We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。

6.适当使用情态动词：英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。

如：May I remind you that we must have these manuals delivered on or before Feb 20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交货。

二、英语商务信函的句式特点

英语商务信函的主要功能是准确传递经济信息，要求在有限的篇幅内达到言简意赅的效果，从而有效地进行商务活动，因此它的语言必须简洁、明了、礼貌、准确，极少对所述内容进行美学加工。

1.句式正规完整。英语商务信函是一种正式体书面英语，由于常常要表示某些条款相互成立、互为条件，或对某些具有因果关系的事件进行叙述，因此通常使用层次复杂的从句和长句表达多层次的复杂逻辑关系，可以充分完整地表达相互关联的意义。

如：In the event of accident whereby loss or damage may result in a claim under the policy，immediate notice applying for survey must be given to the Company’s Agent as mentioned hereunder.所保货物，如发生本保单项下负责赔偿的损失或损坏，应立即通知本公司下述人查勘。

2.文风朴实，少有修饰。英语商务信函的主要功能是传递信息，除必须使用专业术语等手段准确表达信息外，用词简单朴素，不带任何感彩。这样既能节约时间，又能使交易双方更好地理解和接受。

如：I was very concerned when I received your letter yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the day promised.昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。

3.采用倒装句。英语商务信函中倒装句虽不常使用，但在表示随函寄上某些材料时，或在表示可能在将来出现不确定性时，也会使用倒装句。

如：Enclosed is a copy of our current catalogue。随信附上一本我们现在适用的目录。

4.用陈述句表达委婉的祈使意义。信函双方为贸易伙伴，地位平等，因此在希望对方采取某种行为时，通常会使用陈述句、非真实条件句、虚拟语气、情态动词等表达比较委婉的语气，而不是直接使用祈使句。

如：We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources，and ask you to reduce your price to meet the competition.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的稍高，请你方降价，以适应竞争。

5.用虚拟语气表达假设。英语商务信函中对于将来不太确定的假设行为或情况，通常会用虚拟语气体现。

如：Should we get any further progressive information from our factory，we would never fail to write to you.假如我们从工厂得到进一步的消息，我们一定会通知你方。

英语商务信函比较程式化，其中有许多商务专业术语、法律专业术语和特殊词汇，内容不允许出错。因而要求书写者一方面懂得、熟悉专业的行话、术语，另一方面尽可能地用比较标准的文字，将相关的信息更精练准确地表达出来。

参考文献：

[1]王佐良，丁往道.英语文体学引论[M].北京：外语教学与研究出版社，1987.

[2]戚云方.外贸英语（函电与谈判）[M].杭州：浙江大学出版社，1989.

[3]吴林康.实用外贸英语[M].北京：外语教学与研究出版社，1989.

[4]王文贤.对外经贸英文业务函电[M].青岛：青岛海洋大学出版社，1994.

[5]刘宓庆.文体与翻译[M].北京：中国对外翻译出版公司，1998 .

[6]翁风翔. 实用英语 [M].杭州：浙江大学出版社，2002.

[7]胡庚申.国际商务合同起草与翻译[M].北京：外文出版社，2002.

[8]陈苏红，陈建平.商务英语翻译[M].北京：高等教育出版社，2003.

商务信函范文第2篇

英文商务邀请信

invitation letter

dear sirs, it is our pleasure to invite your staff to come to japan for attending our business meeting which is going to be held from june 26th , XX until july 6th, XX. the invited person is: mr. name: mr. eldridge eric nicolas department: machinery electronic position: senior section manager considering his attendance is really important for us, hence your kind cooperation in preparing business visa for the above person that enable his to have visit japan is highly appreciated. sincerely yours, kunihiro yamauchi group leader global human resources group

toyota tsusho marunouchi bldg,, 8-1, marunouchi 3-chome, chiyoda-ku, t okyo 100-8320, japan tel. +81-3-5288-21 1 / f +81-3-5288-9100 url. 3w.toyota-tsusho.com/english/ 1 ax. human resources general affairs department

英文商务邀请信函

beth: sally, have you noticed that the people in our finance department are always so friendly sally: i have noticed that. why do you think they are so friendly beth: maybe its because they are surrounded by money all day! sally: thats possible! i wish i could join the finance department in our company. beth: why cant you sally: my numerical skills are just too bad. i failed mathematics at school, you know. sally: well, if you are no good at mathematics maybe you shouldnt work in the finance department. you could accidentally loose a lot of money. beth: you are always so wise sally. im glad to have you as a friend. sally: were a good team beth and we should always look out for each other.

英文商务邀请信函范文

dear sir or madam, nice to contact you !we are glad to know your name and address on the internet . here writing you with expectation of establishing business relationship . now we take this opportunity to introduce our company. our company was founded in xx(year). we have a very large international business with lots of countries.we are mainly produce all kinds of (product). if something is attracting ,please let us know, then we should send you the price sheet. after you confirm the price ,the samples also can be dispathed to you for thepurpose of examining the quality.hope our products meet your market. so that we can start our bbusiness relationship for mutual benefit. thanking you in advance and looking forward to having your kind views on our business cooperation proposal. your prompt reply would be highly appreciated waiting for your kindly reply.

英文商务邀请信范例

from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss16/1 subang jaya, 47500, selangor, malaysia

dear visa officer, we would be grateful if a business visa could be granted for china research institute of electronic engineering, to visit malaysia on monday february 15 through february 20, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of digital cctv surveillance solutions, access control system and security alarm system and other communication solutions. china research institute of electronic engineering is financially responsible for the applicants visit and undertakes to ensure that that he will abide by the rules and regulations of the malaysia sincerely, mr. samir senior vice president triple wave sdn. bhd

商务信函范文第3篇

关键词：英语 商务信函 文体

中图分类号：H315.9 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2013）02-0032-02

近年来，随着我国经济的飞速发展，国际地位的持续提高，我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务信函不同于私人信函，是贸易往来当中必不可少的沟通方式，是传达信息的必要工具，用途和用词都与私人信函有很大的不同。尤其是在我国加入WTO以后，英语商务信函的重要作用就更加地突显出来了。在书写当中需要熟练掌握英语商务信函的书写规范，有助于帮助商家达成贸易，提高沟通效率。熟练地掌握英语词汇和语法，充分了解英语的语言习惯和特色，并且符合商务信函的礼仪，对于书写一封用词恰当，礼节到位的英语商务信函是非常必要的。商务信函是以达成商务合作为目标的，具有内容格式相对固定，表达简洁明了的特点。对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函属于正式的公文写作，首先应该符合商务英语写作的7大原则，即：简练、清楚、正确、完整、礼貌、具体、体谅。在写作文体的运用上，也应该符合商务英语的写作要求和习惯，主要为以下几个方面：

1 格式规范

商务信函作为公文写作中的一种，有着相对来说比较固定的文体格式，有着明显的公事公办的文体特色，一般要包括以下几部分的内容：

（一）信头（Letter Head）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传号码。

（二）写信日期（Date Line）：写信的年、月、日。

（三）封内地址（Inside Address）：收信人公司名称和地址，以及收信人的名字和职务。

（四）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。通常为“Dear Sir”或者是“Dear Madam”，又或者是使用对方的姓氏或是职位名称。

（五）正文（Body of the Letter）：英语商务信函一般采用的是开门见山的写作技巧，在正文的开头就清晰地表达出写信的目的和来由。如果是对对方来函的答复，一般会首先简单交代一下对方的来信时间和主要内容。从而节约读信者的阅读时间，提高沟通效率。然后对自己要传达的事宜进行简洁的说明，是正文的核心部分。为了读信者能够更加方便快捷地抓到核心内容，一般每一件事要分一个单独的段落来阐述。接着是需要对方给予答复的内容，或者是需要对方完成的事件的表达。如果有附件的话，也要告知对方，提醒对方查收。

（六）结尾敬语（Complimentary Close）：书信结束时的礼貌用语。是商务信函的礼貌性和完整性的保证。

（七）签名（Signature）：写信人的署名，包括姓名和职务等。

自此，才能算是一封格式完整的商务英语信函。

2 用词规范

由于商务信函区别于普通私人信函的特点，和其明显的商务特征，在用词的选择方面，也需要注意。商务英语词汇不仅具有日常英语词汇的一般特点，还具有自身专业性的特点。商务英语信函需要使用正式的，官方的书面词汇，尽量不使用非正式的口语词汇。词汇的正确选择是商务语言和交际能力的体现，是专业知识和英语的综合运用。例如：表达完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表达购买的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表达意向的时候，要使用“intent”，而非“want”等。

而且用词的选择上，要多用单词，减少短语的使用。商务信函的目的是传达商务信息，而不是对文章进行美化和抒情。因此要多使用简单易懂常见的词汇，而不是用复杂的高级的生僻的形容词汇，还要注意减少没必要的形容词和状语。对时间、数量和程度的说明要具体，尽量不使用也许、大概、可能等模糊的词汇，具体到数字和日期。意思表达不准确，不清楚的词汇尽量不要使用，以免造成歧义。

对专业词汇的使用要特别留意准确性。商务英语信函中对术语的使用频率很高，缩写也较多，熟练掌握这些词汇和缩写，也是商务英语信函能力的体现，避免因术语使用错误造成误会甚至损失。

3 注重礼貌

俗话说“礼多人不怪”，在日常生活中是如此，在商务往来活动中，更是如此。双方的贸易往来是建立在互惠互利，互相尊重的原则基础上的，因此商务英语信函也应该符合这样的原则。双方互相尊重，遵守合作原则，形成一种默契，才能保证商务贸易的顺利开展和进行。如果在来往中缺少应有的礼貌，合作是很难进行下去的。因此商务英语信函中，语气礼貌是非常重要的，影响着企业的商务形象和信誉。信函要写的礼貌且有分寸，并且要符合商务英语体谅的原则，措辞和用于要站在收信人的立场上，还要尊重对方的风俗习惯。信函中减少第一人称的使用，多使用第二人称做主语，或者是第二人称物主代词。

正确使用情态动词，如“would”，“should”等，可以使信函的语气更加的礼貌和委婉。以商量的口吻来叙述，让读信者可以感受到被尊重和重视的感觉。需要对方完成的事件，注意请求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“let us…”等。还要多使用表达积极意义的词汇，给读信者带来愉快的感觉。读信者的心情愉快，更有助于商务合作的达成和实现，对商务活动的开展具有推进效果。

4 句式简洁完整

在句式的选择上，应该尽量使用正式的，简单易懂的句式，不使用结构复杂的从句或者过于冗长的句子，减少读信者在句式的理解上花费的时间。复合句并不适合在商务信函中使用，短句虽然简单，但是表达清晰，理解容易，和商务信函的原则相符，是商务英语信函中最好的表达句式。

巧用被动语态。因为被动语态弱化了动作的实施者，强调突出动作的本身，表达更为缓和，婉转；并且避免了过多的人称代词的使用，使整个句子的陈述显得更加的客观；被动结构的简洁，也使得商务信函的结构更为紧凑。被动语态的使用，最能体现商务人员的英语沟通能力和书面语的掌握程度。为了表达更加委婉，语气更加礼貌，还经常使用It作主语的句式。

多使用肯定句和陈述句，减少否定句和疑问句的使用。肯定句和陈述句更加积极正面，使人往好的方面去联想，商务往来的活动中，最重要的就是信赖感，肯定句和陈述句的使用能给读信者增加信赖感，从而产生合作的信心，更有助于商务双方达成一种合作默契。

在商务信函中，为了避免误会和损失的产生，对代词的使用要特别注意，指代要清晰明确，让读信者一下子就明白句子的主语和宾语，明白写信者所要表达的意思。逻辑性要强，避免含糊和混淆的出现。

句式要完整，避免出现省略句。商务信函最重要的原则就是表达要清晰，商贸活动最重要的就是要明确，清晰，交易双方要明确地表达自己的立场和态度，也要能够迅速地领会到对方的意图，因此省略句的使用最好不要出现在商务英语信函当中，避免因意思表达不够明确，引起的交易损失。

5 对固定句式的使用

在商务英语信函中，有一些句型和套句的使用频率非常之高，可以作为固定句型来记忆和运用。例如：

Please do not hesitate to...

Should you have any questions，please...

We are pleased to inform you...

We wish you a bright and successful New Year.

It is regretful to learn of...

We would be interested to learn...

在大量的实践中，这些句型被频繁使用，成为商务英语信函当中的经典句型，熟练掌握巧妙使用这些句型，可以增加信函的商务气息和职业度，让商务英语信函更加的礼貌和正式。

6 结语

我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务英语信函属于正式的公文写作，对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函的表达应该简洁明确清晰，让商贸的双方都能更好地理解对方的意思，更高效地进行沟通，在商务英语信函的文体上对格式、用词、句型和礼节都需要加强注意。

参考文献：

[1]王彦昌.商务英语信函的文体特征探析[J]. 商业视角，2008（5）.

[2]张岩.谈商务英语信函的写作技巧[J].辽宁高职学报，2008（11）.

商务信函范文第4篇

关键词 商务英语 信函写作 礼貌原则

一、商务英语信函的写作原则

商务信函写作并不一定要辞藻华丽、语句浮夸，用简洁的语言，准确地表达自己的意思，让对方能够清楚地了解您想说的是什么就可以了。一般商务信函遵循以下几个写作原则：

（一）礼貌原则（courtesy）

礼貌不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry等就可以，而是从一个从“您为重”（You - attitude） 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更显礼节，撰写者还应避免使用过激、冒犯和轻视的词语。

（二）完整原则（completeness）

在信函写作中，要注重信息的完整性，因此商务信函中应包括所有必需的信息。

（三）清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则，一封语义不清的信函会引起误解，甚至会造成贸易上的损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方能够准确地理解。

（四）体谅原则（consideration）

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

（五）简洁原则（conciseness）

这是要求撰写者用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中， 我们应当用简短、易懂、朴素的语言， 避免重复、嗦， 不要让读者觉得晦涩难懂。

（六）具体原则（concreteness）

具体原则是指要让表达的内容准确而又生动。当涉及数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，也有助于加快业务的进程。

（七）正确原则（correctness）

正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确以及对商业惯用语的正确理解。

二、商务英语信函中表达礼貌应注意的几个方面

（一）贸易双方地位的平等

在商务英语信函中，贸易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，如果为了表示礼貌而过分谦卑的话反而会令对方对你的能力产生怀疑，这样就得不偿失了。

（二）要有亲和力

信函是您跟收信人之间的一次交流，只不过是把交谈的内容用书信方式体现了。用一些简单有亲和力的语句，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像朋友之间的谈话那样自然、人性化。

三、商务英语信函写作中礼貌原则的应用

（一）运用礼貌语言

在商务英语信函写作中，经常使用的尊称语，亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉地提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功能起到积极的推动作用。

试比较：

1. Your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.NO.208 is rejected.我们拒绝了你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。

2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.No.208.我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。

后一句比前一句恰当，因为后一句比较礼貌、含蓄，前一句则显得直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

（二）强调对方本位（You attitude）

在商务英语书信中，无论是写给谁，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your，以突出You attitude。英译汉时多使用谦辞.称对方为“贵方”.而称自己为本公司、我方等。例如：

1. If you are interested in any of the items，please don’ t hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。

2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 80 tons.

为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于80吨的话，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上例子我们不难看出，无论你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是“you”和“your”。

（三）使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧.为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当地使用语义模糊的词汇如 I’ m afraid ，I think，或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：

Could you make payment by irrevocable L/C？ 贵方可否用不可撤销信用证付款？ 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。

（四）要体现人情

当对方发生了不幸或不愉快的事情时，向对方表达关心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。

例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6th this month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人有人情味的一面。

（五）避免不和

在商务信函写作中，避免不和主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

According to our records， you have not yet settled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根据我方存档，贵方尚未还清我方今年5月16日以及6月20日向贵方提供的设备货物的资金。作者用According to our records 这个间接模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免使用冒犯性的语言。

四、结语

在商务活动中，商务信函不仅是沟通的桥梁，更是吸引客户、建立友谊的途径。商业信函的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业开展业务有着十分重要的影响。由此可见，在日常的商务活动中，我们应注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好促进商务合作的顺利开展。

（作者单位为湖北财税职业学院）

参考文献

[1] 甘长银.谈商业书信的语用准则[J].四川三峡学院学报，1999（6）.

[2] 黄东梅.商业信函中的礼貌策略[D].广西师范大学.

[3] 戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].浙江：浙江大学出版社.

商务信函范文第5篇

关键词：商务英语信函；体裁；体裁分析；语用策略

作者简介：彭倩倩（1981-），女，河南商丘人，常州大学外国语学院，讲师。（江苏 常州 213000）

中图分类号：H3 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）08-0265-03

商务英语信函具有便捷、经济、高效的特点，在国际商务活动中已被广泛使用，是国际贸易从业人员进行沟通和交流的主要工具。商务英语信函不同于普通英语信函，其交际目的是沟通商务信息，达成交易和开展商务合作。因此，商务英语信函已经成为商务人士共同使用的内部结构特征鲜明、高度约定俗成的交际事件，具有独特的语言风格和体裁特征。

国内学者主要是韩金龙、秦秀白（1997）和方琰（1998）对体裁的概念和体裁分析理论做过介绍。对商务英语体裁分析的研究主要集中在商务语篇的体裁分析和语用策略，（李俊儒，2006；唐伟清，2006）体裁教学法在商务英语写作教学中的应用，（李瑞芳，2004；王伟强，2010）对商务信函的文体风格的研究（廖瑛，2008）等等。本文以语用策略为核心，运用体裁分析法研究商务英语信函的微观层面，从词汇、语法和句法上探讨商务英语信函的语言范式和规则。

一、体裁和体裁分析

Genre（体裁）是法语词，意为“类型”，是文学和修辞学常用的术语。随着语言学的不断深入发展，体裁和体裁分析理论被越来越多地应用于语篇分析与语言教学领域。

目前对体裁和体裁分析的研究主要有两个学派：以Swales和Bhatia为代表的“ESP School”和以Martin为代表的“Sydney School”。ESP学派的John M.Swales（1990）认为，体裁是“包括具有共同交际目的的一组交际事件。”Vijay K.Bhatia（1993）认为，体裁是一种可以辨认的交际事件，常常出现在特定的职业或学术社团范围内，其特点就是具有被该社团确认和理解的一整套交际目的。悉尼学派的J.R.Martin认为，体裁是“一种作为我们文化成员的说话者的有步骤的，有一定既定目标的，有目的的活动类型”。（方琰，1998）同属该学派的Eija Ventola（1995）认为，体裁是生成特定语篇结构的符号系统；体裁能体现社会交往过程。人们的社会交往具有“重复性”、“习惯性”。

虽然研究视角不同，但是ESP学派和悉尼学派对体裁的界定在本质上是一致的。两个学派都认为体裁以交际目的为导向，交际目的决定体裁的类型，即语篇内容和风格的选择；体裁具有常规性，是程式化的社会交往工具，体裁也具有习惯性和强制性，为语言社团成员共同遵守，不能随意更改。同时，体裁并不是一成不变的，根据社会文化因素或语篇变量的不同，语言使用者可以在体裁框架下发挥自己的创造性。

体裁分析既涉及文体分析，又涉及语篇分析，是多学科交叉研究的产物，其根本宗旨是研究语篇的交际目的和语言的使用策略。体裁分析不仅仅停留在对语言的表层描述上，通过分析语篇的图式结构，体裁在更深层次上解释语篇风格的成因和建构理据，剖析语篇背后的交际目的、社会文化因素和心理认知因素，揭示语篇类型的程式和建构的规范性。体裁分析将语言学的分析方法与社会学和心理学的方法紧密结合起来。（Bhatia，1993）

二、商务英语信函的体裁特征分析

根据ESP学派和澳大利亚学派对体裁概念的定义，商务贸易往来是一个交际事件，是在经贸领域和商业文化情境中有目的的交往。它是一项有阶段、有目的的社会活动。商务英语信函是在商务活动中进行交际的工具和媒介，为实现做生意的交际目的在社会文化语境中起交际作用。商务英语信函是交际事件的一种类别，具有内部结构特征鲜明的特点，是一种特殊的体裁。

商务英语信函的交际目的在于解决业务开展过程中的具体事务，促进交易的达成。书信来往伴随着每一宗业务的启动、开展和结束。由于贸易双方的利益和立场不同，贸易往来中的矛盾和分歧在所难免。当出现否定、拒绝、指责、抱怨或建议、请求等威胁对方面子的言语行为时，商务信函要使用委婉礼貌的语气，站在对方的立场上，体谅和尊重对方；语气要诚恳自然；态度要积极合作。因此，只有使用恰当的语用策略才能够化解争端，避免冲突，以实现达成交易的交际目的。下文将分析商务英语信函的交际目的和语用策略在词汇语法与句法层面的具体体现，以探讨商务英语信函的体裁特征。

1.词汇――语法层面

商务英语信函使用的词汇具有鲜明的体裁特征。行业术语仅为商务社会群体熟悉和掌握，非商务人士则不能理解和使用。缩略语的大量使用体现了商务信函口语化和非正式化的特征，而正式辞令又体现了商务信函庄重、严肃的文体风格。

（1）行业术语和缩略语。术语和缩略词是在长期的国际贸易实践的基础上逐渐产生的，为贸易从业人员共同遵守的约定俗成的惯例，已经在商务英语信函中广泛使用。商场如战场，时间就是金钱。术语和缩略词表达方便，节约时间，便于信息的沟通和传递。比如：Draft表示“汇票”；Liability表示“债务”；Premium表示“保险费”；Non-firm Offer表示“虚盘”；The confirmed，irrevocable L/C表示“保兑的，不可撤销的信用证”等。除此之外，还有大量的行业术语使用缩略语。例如：FOB（Free on Board）价格术语，表示“离岸价”；D/P（Document against Payment）贸易术语，表示“付款交单”；B/D（Bank Draft）金融术语，表示“银行汇票”；FPA（Free from Particular Average）保险术语，表示“平安险”；C/A（Current Account）表示“往来账户”，等等。

商务信函中还广泛存在其他类型的缩略语，包括公司和机构名称的缩写与计量单位的缩写。例如：HSBC表示汇丰银行；CC（Chamber of Commerce）表示商会；PICC表示中国人民保险公司；PIC=Piece表示“件”；YD=Yard表示“码”；B/S=Bales表示“包”，等等。

此外，有些缩略语是商务英语和普通英语共同使用的。例如：BK=Bank；PLS=Please；Info=Information；ASAP表示as soon as possible；Thks，Rgd表示Thanks and regards，等等。

频繁使用专业术语和缩略语是商务英语信函的典型体裁特征。这些术语和缩略语不仅准确精炼，言简易明，而且容易记忆，使用方便。使用专业术语和缩略语可以避免过多的解释，简化交易过程和手续，从而节约时间，提高信息传递的效率。

（2）使用正式辞令。商务英语信函作为企业对外交往的媒介，代表着公司的形象和业务人员的素质与专业水平。使用正式的书面语可以使商务信函的措辞更加规范、严谨，也能体现业务人员认真严肃和尊重对方的礼貌态度。因此，商务函电的词汇和短语也具有正式、礼貌和庄重的风格与特征。

选择正式的书面语词汇是其特点之一。商务信函常用inform/notify/advise代替tell；用forward/dispatch代替send；用expedite代替quicken；用be in a position to代替be able to；用for one’s account代替be paid by，等等。

派生名词（nominal derivatives）替代动词词干（verbal stems），使措辞显得庄重且具有行业特色。例如：

In compliance with your request in the letter of May 3，we will make arrangements for your order upon receipt of your L/C.

Owing to the late arrival o f the steamer，we would appreciate your extension of the shipment date to July 18.

Your failure to deliver the goods within the stipulated time has greatly inconvenienced us.

上例中使用了派生名词compliance，arrangement，receipt，arrival，extension，failure分别替代口语化的动词词干comply，arrange，receive，arrive，extend和fail，增加了商务信函庄重和严肃的特点，体现了其特殊的体裁特征。

介词短语还经常替代形容词和分词短语作表语以增加措辞的典雅。例如：

The goods are of good quality and in attractive designs，and we think you can sell them out at our price.

What you complained about is now under investigation.

The customers at our end are in urgent need of the goods.

I regret to say that your price is not in the line with the prevailing market price.

Our cooperation will be to our mutual benefit.

2.句式特征

（1）使用固定句式。商务英语函电贯穿整个交易的过程，包括业务磋商、订立合同、付款、包装、装运、保险、索赔等环节。在处理具体业务时，商务函电通常使用固定的句式，即程式化的套语。这些套语都是在长期的贸易实践中形成的，并已广泛使用。

在撰写回复信函时，商务信函的通常惯例是首先告知对方来信已收到。例如：

Thank you for your letter of November 1，inquiring about the JF-72 pocket calculator.（兹复贵方11月1日对JF-72袖珍计算器询价的来信）

常见的此类句式有：

Thank you for your letter of…

We are in receipt of your letter of…

In reply to your letter of…

Referring to your letter of…

当需要在信函中添加附件时，固定句式为Enclosed please find…或者We are enclosing。例如：

Enclosed please find our illustrated catalogue and price list giving the details you asked for.（随函附上带插图的目录和价格单，给贵方提供具体细节）

商务英语信函的结尾更加模式化，在撰写商务信函结尾时套用句式即可。常用的句子表达有：

We’re looking forward your early reply.

Your prompt reply will be highly appreciated.

We’re waiting for your reply.

Please reply to us ASAP.

使用固定句式节约了贸易双方的时间和精力，从而把重心放在传递的信息上，既方便快捷又准确高效，同时也有利于从事商务活动的初学者模仿实践。

（2）使用委婉语气的句式。商务英语信函能否达到目的，语气是相当重要的因素。下笔之前，必须仔细考虑用什么方法来影响对方。不论何种类型的信函，语气都要做到和气自然、礼貌真诚。具体做法常常是较多的使用带please祈使句、疑问句、被动句、条件句和虚拟句等，以表示委婉客气的请求。（陈冬纯，2003）

1）带please的祈使句和疑问句。商务英语信函在表达本方观点或向对方提建议时，常使用带please的祈使句和疑问句，而不选择陈述句。前两种句型语气比较委婉客气，更加礼貌；而陈述句则比较生硬直接，让对方难以接受。例如：

Please amend the credit allowing transshipment.

Would you please be kind enough to approach the said bank for all possible information we require？

这两种句式的语气非常谦和，在表达意义的同时更加注重对方的感受、尊重对方。

2）被动句。当对方犯错误或不满意对方的行为时，使用主动语态就会加重指责、抱怨的语气，甚至会引起对方的误解；而用被动语态，语气则比较和气婉转，易于接受。例如：

（a）I was sorry to learn that you no longer require our services.

（b）Learning that you no longer require our services was a great disappointment to me.

从上例可以看出，（a）的抱怨情绪比较强烈，让对方尴尬；而（b）的语气就缓和许多，更符合商务信函礼貌的策略。

3）条件+虚拟句。在向对方提出“请求、要求或建议”时，用条件+虚拟句语气则比较委婉、礼貌，尊重对方，也更容易赢得对方的尊重，从而接受请求或建议。例如：

As we are in the market for this product，we should be pleased if you would send us your best quotation.

It will be highly appreciated if you can kindly give priority to the consideration of the above request.

（3）使用语气积极合作的句式。对同一件事的叙述，不同的句式表达不同的语气和态度。商务英语函电应尽量避免使用消极否定的语气，多用积极肯定的语气，表达合作愿望，这样有利于和对方建立良好的业务关系。试比较下例：

（a）It is not our fault if you do not check whether the goods are satisfactory on delivery.

（b）I am afraid customers are expected to check that goods are satisfactory on delivery.

该例子中，句子（a）警告对方风险自负，己方急于撇清关系，这种消极、不合作的态度让对方反感，并失去了对方的信任；句子（b）的语气就比较积极、肯定，表达愿望和建议，显示为对方考虑的态度，因而能获取对方的理解和信任。

（a）Problems of this type are common with the lower model. Next time you will have to buy the more advanced model.

（b）Problems of this type are far less common with our more advanced model.

上例中，句子（a）虽然本意是推销己方的高端产品，消极的言语却损害了己方低端产品的形象，让对方对该企业产品产生怀疑；而句子（b）采用积极的态度，对低端产品的问题避重就轻，强调高端产品品质更好，对高端产品的推销更让对方肯定和认可。

三、结束语

本文从微观入手，运用体裁和体裁分析理论对商务英语信函的体裁特征进行了探讨与研究，总结了商务英语信函的词汇――语法和句式特征，揭示了交际目的对商务信函的语言风格和语用策略的决定作用。因此，在撰写商务信函时，要充分考虑其体裁特征，不仅要做到遣词造句符合行业规范，更要在语篇中采取适当的语用策略，尊重对方、礼貌和气、积极合作，树立公司的良好形象，建立贸易双方长久牢固的合作关系。

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