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法律档案管理范文精选

前言:在撰写法律档案管理的过程中,我们可以学习和借鉴他人的优秀作品,小编整理了5篇优秀范文,希望能够为您的写作提供参考和借鉴。

法律档案管理

法律档案管理范文第1篇

1.档案法制体系不完善

档案管理关系到国家的长远发展,因此必须借助于完善的法制体系保障档案管理的标准化和规范化操作。科学有效的法律法规体系能够涵盖档案管理的各个单元,并且具有集中调配、协调互补的作用,但是反观我国目前档案法制建设,可以发现法制体系存在以下两方面的不足:首先是法律法规自身的不完善,主要表现档案使用主体和档案利用过程之间的矛盾,致使一些档案管理活动的合法性存在疑问;第二是法律条款之间的不协调。从法理层面讲,《档案法》应该具备统一管理的权威性质,对于地方性档案管理规定有着规范指导意义,但是在实际的法制建设中往往出现地方法规抵触档案法律的现象,致使下位法屡屡越位,加剧了档案管理的混乱局面。

2.档案法制建设滞后

社会处于不断的发展过程中,因此法治建设应该紧跟时代潮流,做出相应的调整。我国的档案法治建设无论是在内容上还是在执法程序上都存在一定的滞后性。比较典型的是档案法规内容的缺失,如随着社会人口流动加剧,人事档案的转移和保管也会发生频繁的变更,但是法治建设显然不能对其各项流程进行有效的保障,导致目前“弃档”现象非常严重。此外,社会多元化发展催生了很多的新生档案机构,档案法规对其显示出较小的约束能力。再有就是相关法规的匮乏使执法部门在处理不和谐的档案活动时没有足够的法律依据,在一定程度上导致了档案管理执法不严现象的蔓延。

二、完善我国档案法制建设的改进措施

1.增强社会档案法制建设意识

一直以来,档案管理和法制建设都被认为是凌驾于普通大众生活之上的活动,因此档案管理质量缺乏有效的社会监督,这在一定程度上削弱了法制建设的积极性。因此应将档案法制思想普及到民众中作为完善法制体系的基础。在具体实施环节要注意以下几点:首先是加强宣传,通过调动多方面的资源,采取形式多样的宣传媒介将档案法制建设的意义灌输到社会大众特别是档案管理专业人群中;其次要积极树立科学的档案价值观,对于档案的实用价值和理论价值都要予以重新的定位,让人们关注到档案法制建设与人民生活紧密相连;最后要积极引导档案法制建设学术研究,鼓励相关文化产品的生产和市场化。

2.健全档案法律法规体系

要从两个方面抓起,即国家档案法律和地方档案法规。国家档案法律具有统领地位,能够指导地方法规的建设和实施。要以《档案法》为中心,对现今我国档案管理出现的实际问题和突出现象进行解析,并参考国外先进档案法制建设经验制定出符合我国当前国情并能够指导我国档案管理长期发展的法律体系。地方法规要能够突出地方特色,对国家法律进行适当的补充和延伸。两者相互配合能够极大地促进我国档案事业的平稳健康发展。

3.规范执法程序和监督网络

法律档案管理范文第2篇

档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,夯实理论基础。最后,档案工作人员要提高对工作自身的工作要求,要全面了解和掌握、更要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能,同时要勤总结、勤改进,不断创新,围绕中心,服务大局,开拓进取,扎实工作,为经济建设和社会发展做出积极贡献。此外,档案工作人员还要充分发扬团结协作、无私奉献的精神。全社会也要给予关心和支持,档案管理人员也要积极努力地工作,并详细地调查、了解档案违法行为的途径,判定哪些行为属于档案违法行为,它有些什么特征,违反了《档案法》等有关法律法规将会产生什么样的后果。通过这样的调查学习,将理论和实践结合起来,才能对档案法制知识进行全面系统的学习和理解、提高,从而更好的为城市经济建设发展服务。

二、严格遵循城建档案管理工作制度

依照《档案法》等有关法律法规要求,结合工作实际,档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感,进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作,献身档案事业,端正服务态度,完善服务措施,才能变被动为主动,把工作做好。因此,我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作就是制定一份合理、科学的立卷归档制度。一要本着科学发展观的精神,加强城建档案资源建设,提高我馆档案工作的管理水平,坚持“以人为本、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则,制定和完善档案管理工作制度。二要认真研究城建档案工作中遇到的新情况、新问题,完善档案管理制度,加强档案管理的规范化建设。具体地说,在工作实践中要不断完善档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度等规章制度。当然,如果制度只是写在纸上或是挂在墙上,那是远远不够的。要真正地将制度落实到档案管理工作中,落实到实际工作中,做到有章可循、有据可依。三要从思想上分清城建档案管理工作与其他档案管理工作的区别,以及存在哪些差异,在以后的城建档案管理中档案管理人员面对实际问题具体应如何处理等问题都是我们城建档案工作者需要思考的问题。

三、加强城建档案执法检查

贯彻实施《档案法》,坚持依法管理档案事业是推进档案工作发展的基本保障。要开展依法治档工作,就必须开展档案执法大检查,严格规范档案管理。在工作中要强化依法行政管理职能,加强对档案法律法规实施情况的监督、检查,加大对违法案件的查处力度。《档案法》赋予了我们神圣的权力和光荣的职责,执法就要敢于执法、勤于执法、严于执法。执法首要的就是要敢于执法。多年来档案管理部门都是有求于人,要实现真正意义上的执法在当前法治环境背景下还比较困难,特别是在以人情关系为主的传统社会意识的影响下,给执法设置了种种障碍,如何冲破这种人情网、关系网,成为摆在档案执法人面前的一大难题。依法治档,依法搞好城建档案事业,使城建档案事业健康有序发展,就必须在实际工作中把档案执法工作落到实处,做到有法必依、执法必严,不断提高城建档案事业的依法管理水平。

四、认真做好《档案法》宣传工作

法律档案管理范文第3篇

(一)发展现状

1.外部环境变化大

经济体制改革以来,企业发展的外部环境发生了重大变化,企业发展也更加强调自主性和独立性。企业档案工作出现了监督松动、指导不足等问题。而另一方面,在新的经济体制转型的过程中,档案行政管理部门在企业作用也进一步减弱,加剧了档案管理的混乱。加上政府干预、越位、和错位的现象出现使企业档案工作问题更为严峻。可以说现行的档案管理体制在经济发展中已经受到冲击。

2.内部因素影响明显

随着企业制度改革、结构重组和规模的不断扩大,企业档案部门绝大多数都不再独立存在,企业档案工作也面临重重困难。比如个子公司或成员企业情况不同,管理办法不同,造成各成员企业的档案管理联系不够紧密和管理边界不明等问题,档案管理陷入无所适从的混乱局面。因此,要加强对其监督指导,统一协调。

3.依法治档的呼声强烈

依法治档是档案管理法律化的需求。尽管我国也出台了相关的法律法规,但存在条款多,可操作性差,监督乏力、执法不严等的问题。因而,在当前的市场经济体制条件下,加强档案管理相关法律法规的完善迫在眉睫。

(二)面临的问题

1.企业重视程度不够

企业未认识到档案的重要性,档案管理和利用的意识不强,没认识到档案与企业发展的重要联系,使档案管理不善,信息利用率不高。甚至于企业信息档案未能及时保存,为企业的发展埋下了隐患。

2.制度不完善,执行力不足

企业档案资料的收集、保管、归档、保密等方面存在制度不健全的问题。建立的制度形同虚设,落实不到位,不能发挥其应有的作用。除此之外部档案管理人员执行力不足,造成文件缺乏整理,以至于长时间堆积,甚至破损、丢失,因此,企业档案管理的规范化有待加强。

3.设备落后及管理人员素质不高

企业在档案管理方面资金投入少,管理设施设备落后,很大程度上降低了工作效率。大部分档案管理人员缺乏专业的知识技能培训和学习,工作能力不强,责任意识淡薄,对档案管理的的重要性、要求,以及档案管理业务不太了解,直接影响了档案管理工作的顺利进行。

二、加强企业档案管理工作对策

(一)完善制度和法规,使工作有章可循

“不以规矩,不成方圆”,健全档案管理的规章制度,明确使档案管理职能,是做好档案管理工作的第一步。只有具备了完善的管理体制,才能从政策上提高档案管理人员的提管理水平,提高其工作的积极性和主动性,通过采取有效的约束和奖惩机制,增强档案管理工作人员的责任心并激发其创造力,才能进一步为企业的发展周贡献。除了企业内部制度的完善,企业档案工作也应该实现法律化。只有贯彻和落实国家档案工作的法律、法规,使内部规章制度与法律相互补充,相互促进,才能从根本上维护企业利益和合法权益,促进企业长久发展。

(二)加大经济投入,更新设备和技术

档案管理硬件设施直接影响工作效率。随着经济的迅速发展,企业档案的种类和数量都会大幅度增加,单一的人工作业不能适应企业发展的需要,所以要及时引进新设备,提高工作效率和质量。除了引进新设备,新技术的引进也是关键。实现档案的有序化和高效的管理,需要新技术的支撑,因此要广泛引计算机和网络技术,实现档案资料的一体化管理,能降低人工成本,提高工作实效。这不仅能有利于企业信息的整合,更有利于企业管理、技术、经济等方面的能力的提升,为企业的快速发展提供支持。

(三)加强教育和培训,提升管理和工作人员素质

法律档案管理范文第4篇

关键词:税收征管档案;管理模式;法律法规;信息化

近来国家税收征管体制改革不断推进、各项税收政策持续更新,税收征管档案的作用日益凸显。档案部门应给予税收征管档案工作应有的关注,加强对税收征管档案的研究,提升税收征管档案的效能,为国家的税收征管工作提供优质服务。此外,中外合作交流不断深入,我国档案事业的发展逐渐与国际接轨。对于税收征管档案的管理工作,不同国家的税收体系不同,税收征管档案的管理理念、模式也不尽相同。笔者从提高我国税收征管档案的管理水平出发,借鉴国外税收档案管理工作经验,以完善我国的税收征管档案管理工作。

一、税收征管档案及其工作

(一)税收征管档案的概念

关于税收征管档案的定义,目前我国尚未形成统一的观点,笔者对税收征管档案的形成领域、形成者、记录内容等进行比较后,认为税收征管档案是税务部门在税收征管工作中直接产生的,对于研究国家税收征管工作发展、税收政策调整、税收征管体制改革等具有重要价值的文件、报表、凭证、账册、声像等各种形式的历史记录。

(二)税收征管档案的特征

税收征管档案属于专门档案,有其自身的专业性、系统性、复杂性等特点。[2]1.专业性。一是税收征管档案的内容与财税的征收、缴纳相关,具有较强的专业性特征;二是税收征管档案一般是由征税部门和纳税人形成的,有着特定的关系主体。2.系统性。一个地区的税收征管档案体现了管辖区域内的征税纳税情况,整个国家的税收征管档案就反映了一个国家的税收征管情况,这就是税收征管档案的系统性。[3]3.复杂性。除了企业、个体工商户、个人会产生税收征管档案外,还会有为管控税收和纳税方便而委托有关单位、人员代为征收税款的委托代征档案。档案产生主体多样,内容广泛、复杂,使得税收征管档案管理工作难度增加。

(三)税收征管档案工作的基本任务和作用

税收征管档案工作的基本任务是:“收集、整理、鉴定和保管税收征管档案,维护档案完整和安全,积极为社会各方面提供档案服务,[4]为国家的各项税收工作提供依据。”税收征管档案工作的作用主要有以下几点:1.提高税收征管工作效率和管理水平。国家重视税收征管档案,可以从以往的记录中总结税务工作中的先进经验,大范围推广至现今的工作实践中,促进工作效率的提升。2.提高税收执法水平和监管力度。通过税收征管档案,人们可以再现税务人员的执法全过程并对其进行监督,最终达到提高税收执法水平的目的。3.推进社会信用体系的建设。各类纳税主体自觉遵守税法要求、诚信纳税的行为属于信用行为,不仅有助于社会主义市场经济的健康发展,也有助于社会信用体系的构建。

二、中外税收征管档案管理工作比较

(一)中外税收征管档案管理模式比较

1.国外税收征管档案的管理模式。国外主要有两种税收征管档案管理模式,即国家财税机关自行管理(分散管理模式)和国家档案馆集中管理(集中管理模式)。前者在国外较为常见,后者与我国的管理模式部分相似。(1)分散管理模式。国家财税机关自行管理具有国家和社会意义的税收征管档案,而无须交由国家档案馆进行集中管理。笔者向美国、英国、加拿大等国家档案馆发送了邮件以咨询各国的税收征管档案的管理情况,并访问了各国的国家税务局网站,了解得知加拿大、英国、新加坡等国家的税收征管档案主要分散保管在国家的财政机关,而且各国对于税收征管档案的保管期限各不相同,一般5~10年不等。(2)集中管理模式。国家档案馆对具有重要价值的税收征管档案进行统一管理,让专业的档案管理人员来维护税收征管档案。[5]英国是采用国家档案馆集中统一管理税收征管档案较为典型的国家之一,国家财政部将保存时限超过20年的重要档案移交国家档案馆,由国家档案馆继续管理,而一些保管期限未满20年的税收征管记录,仍由财政部负责管理工作。2.我国税收征管档案管理模式。依据《中华人民共和国档案法》和《全国税务机关档案管理办法》有关规定,税收征管档案作为国家经济发展中的重要记录,各级税务机关的档案室有责任、有义务向地方档案馆移交具有国家和社会意义的税收档案,由地方档案部门集中统一管理,同时地方档案馆与税务机关的档案室虽不存在纵向上的上下级隶属关系,但是有着横向上的业务指导关系,地方档案馆应帮助各税务机关档案室建立完善的税收档案管理制度,规范档案管理工作。但笔者在实际调研后发现,税收征管档案工作的具体开展与相关法律法规的规定略有不同,一是税收征管档案主要由税务部门管理,原则上各地方档案馆只接受地税局的档案,国税局的档案则由国家税务总局直管,无须向地方档案部门移交,但由于国家税务部门体制变动,地税局和国税局分了又合,地方档案部门也接收了国税局的部分档案。二是税务部门实际移交进馆的档案并不多,为促进税收工作顺利开展和满足纳税人随时查档的需要,税务机关自行管理税务主体直接产生的税务档案,而向档案馆移交的多为税务法规、税收计划总结、征税方案改革等法规政策类档案。因此,我国的税收征管档案管理融合了分散管理与集中管理,且实际以分散管理为主要管理模式。3.中外税收征管档案管理模式比较分析。中外税收征管档案的管理模式有差异也有相似之处,各有优劣。由国家财税部门自行管理税收征管档案,一方面确实可以缓解国家档案馆在技术和资金方面的压力:档案分散在各财税机关,档案馆无须投入资金购置软硬件兼容设备;另一方面财税部门作为税收征管档案的形成者,了解档案的内容,懂得如何挖掘档案中与税收相关的信息,实现档案价值。但是这种分散的管理模式,使得部分档案由于未及时移交档案馆由专业人员进行管理,难以规避损毁风险。档案馆进行集中统一管理的模式,将具有重要价值的税收征管档案集中妥善管理,保证了税收征管档案的安全和有效利用。但是,税收征管档案中不仅有纸质档案还有大量电子文件,为保证电子文件的长期可读性,档案馆须花经费进行技术研发、更新和信息迁移等工作以保证电子文件安全保管和长期可读。由此,技术和资金问题是困扰档案馆集中统一管理模式的两大难题。综上,无论是税务部门分散管理税收征管档案还是档案馆集中统一管理都各有优劣,各国的具体情况不同,档案管理模式自然不同,要想实现税收征管档案的妥善保管和有效利用,应在自身国情的基础上,适当借鉴、吸收对应模式的优点,实现两种管理模式的优势互补。

(二)中外税收征管档案管理相关法律法规比较

1.国外税收征管档案管理相关法律法规。国外在档案立法方面起步较早,档案法规较为完善,法国早在1794年颁布了《穑月七日档案法令》,英国在1838年通过了《公共档案法》,美国于1950年了《联邦档案法》,其后意大利、德国等国家也纷纷制定了国家档案法令。但是,笔者在登录英美法等国家的税务局网站、国家档案馆网站时发现,[6]关于税收征管档案的管理办法并不健全,由此可见,国外的税收征管档案管理办法多是参见指导性的法规文件,而专门针对税收征管档案管理的法律法规有待健全。2.我国税收征管档案管理相关法律法规。我国除制定了《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、方针指导性文件外,从1994年至今,还制定了一系列规范税收档案工作的法规文件,如《全国税务机关档案管理办法》《全国税务机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等。[9]地方制定了《湖南省国税系统税收征管资料档案管理办法》《江苏省国家税务局机关档案归档管理办法》等,初步构建了国家税收征管档案管理法规体系。[10]3.中外税收征管档案管理相关法律法规比较分析。基于上文分析可以看出国外的档案立法虽先于我国,但可能是由于受注重开放利用的效益观念影响,除了基本档案法外,多制定信息公开法规,而对专门档案管理的法规制度还有待健全。相较之下,我国在一般档案法之外,还制定了许多专门档案管理办法,但不足在于专门档案管理办法的制定主体繁多,实施不统一,在国家档案局和国家税务总局制定的指导性的文件之外,各地区的税务机关也制定了本地区的税收征管档案管理办法,而管理办法不尽相同,可能会出现规范冲突的局面。

(三)中外税收征管档案管理信息化建设比较

1.国外税收征管档案管理信息化建设现状。全球发达国家的税收征管工作水平较高,广泛采用现代信息技术处理税收业务,致力于实现税务工作的信息化,并为税收征管档案的信息化管理奠定基础。美国早在20世纪中叶开始税收征管信息化建设,发展到今天成为世界税收征管信息化建设“第一强国”。德国应用网络、电子计算机监控纳税人信息,获取所需档案信息。和德国做法类似的法国已经实现了税收征管工作的网络化,提高了税务工作的效率。相较于美法德,起步较晚的意大利拥有着最成功的税收征管信息系统,重视对风险税源的防范和监控。2.我国税收征管档案管理信息化建设现状。在现代信息技术发展的大背景下,我国对税收征管信息化建设工作也愈加重视,从20世纪80年代至今,税收征管信息化建设所需的软硬件设施、网络环境、信息人才队伍等都逐步完善,推动了我国税收征管工作的发展。但是,在税收征管信息化建设不断推进的背后,我国的税务档案资料管理又暴露出了问题,如缺乏健全的税收征管档案信息系统、档案管理人员的信息化素养有待提高等。税收征管档案管理的信息化建设整体落后于税务事业的信息化发展,原因在于国家将大量资金投入税务信息系统的软硬件配置、税务信息系统的开发、计算机人才的引进等,而税收征管档案管理工作的信息化建设未得到足够重视。3.中外税收征管档案管理信息化建设比较分析。基于对中外税收征管信息化建设的发展状况的了解,可以看出国外先于我国开始了税收征管信息化建设工作,税收征管档案资料的信息化管理也更为先进。我国虽起步较晚,但也积极顺应时代潮流,吸收借鉴国外信息化建设的理念和方法,促进我国的税收征管信息化建设工作发展。但是,中外在税收征管档案管理的信息化建设中有一个共同问题:各国均将整个税务事业的信息化建设作为工作重点,而少有实际投入进行局部建设,税收征管档案管理的信息化建设就是一个例子。

三、对我国税收征管档案管理工作的思考与建议

(一)提高对税收征管档案管理的思想认识

从档案管理事业的整体看来,税收征管档案管理工作的发展滞后于文书档案、科技档案,究其原因就是中外对税收征管档案重要性的认识还未到位。我国的税收征管档案管理工作能否顺利发展,很大程度上要看思想认识是否正确、是否跟上发展需求。提高对税收征管档案管理的思想认识应该做到以下几个方面:首先是国家各级税务部门档案室要深刻认识到税收征管档案的重要作用,不仅仅是保管好税收征管档案,还要从中分析、挖掘出有价值的信息,作为今后税务工作开展可以查考的资料,更要为纳税人提供信息服务,树立为纳税人服务的基本理念。其次是国家各级档案行政管理机关,除了加强对各地区的普通文书档案的管理外,更要强化对专门业务档案的重视,注重制定专门业务档案的管理规范,指导地方税务部门档案工作的开展。最后是每个纳税主体要树立自身的档案意识,保管好自己的纳税档案,为国家积累特殊的档案财富。

(二)建立健全税收征管档案管理相关法律法规

中外在制定法律法规方面的侧重点不同,国外侧重开放利用类的法律法规的制定,我国主要侧重对各类档案保管期限、具体管理方法等法规的制定,因而我国可在继续借鉴、吸收国外制定开放利用法律法规经验的同时,着力完善与税收征管档案直接相关的法律法规。目前我国的税收征管档案工作的开展虽有法可依,但多为规范性或是指示性文件,具体的法律法规极少,执行的有效性也不足,因此要想规范国家税收征管档案管理工作,就需要补充和完善税收征管档案管理法律法规,要有统一的立法。首先人大立法先于行政立法,在缺乏统一的税收征管档案管理法律法规的情况下,国家立法权力机关更应加紧对相关法规的制定,以体现税务档案工作中法治的特点。其次是各地区的税务机关可以依据国家总体性的税收征管档案管理法规制定本机关的档案管理法规,但必须坚持“总体一致、局部调整、避免冲突”,确保税收征管档案工作的标准化。

(三)建设税收征管档案管理专业人才队伍

人才问题是中外均应关注的重点,税收征管档案管理工作的发展也依赖于管理人员综合素质的提升,他们既要有专业的档案管理知识,也要对基本的财税知识有所了解。打造一支优秀的税务档案管理人才队伍,一方面要注重引进专业的档案管理人才,各级税务机关应招聘专职的档案管理人才;另一方面要注重对人才的后期培养,使他们不断更新专业知识和技能,以满足税收档案工作发展的需要。如何培养人才可以从内外两个方面考虑:对内,各税务机关之间互相交流档案管理成功经验,彼此指导档案工作的发展,建立税务系统的档案管理“样板室”推广至各个税务机关;对外,各地区档案行政管理机构定期对税务机关的档案室进行指导,传授最新的档案管理知识,提高工作水平。

(四)加大对税收征管档案管理信息化建设的投入

现今全球信息化正加速推进,各项事业要想长足发展,就应紧跟信息化的步伐,对此,国外税务事业的信息化建设工作比我国先进,但针对局部,如税收征管档案工作的信息化建设未被重点关注。基于此,我国应在学习国外税务事业信息化建设的先进经验的同时,投入精力发展税收征管档案管理信息化。作为税务事业的一部分,税收征管档案管理的发展状况也关系着整个税收征管工作的发展,国家应当提高对税收征管档案管理信息化建设的重视度。在财力上,着力支持开发税收征管档案管理系统,强化对税务档案资料的电子化管理。在物力上,配置档案管理的计算机、机房、网络等基础设施,提供档案信息化管理所必需的物力资源。在人力上,从计算机人才队伍中选调部分人员协助税务部门的档案人员进行档案的现代化管理,并传授现代信息技术,培养兼具档案管理知识、税务知识和现代技术的综合性人才。

注释及参考文献:

[1]国家税务总局.税收信息化基础知识[M].北京:中国税务出版社,2004:79.

[2]刘金桥.高校财会档案管理问题及对策研究[D].哈尔滨:黑龙江大学,2014.

[3]陈闻.税收档案管理信息系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2013.

[4]庞美燕.税收信息化环境下征管档案管理研究[D].南宁:广西民族大学,2009.

法律档案管理范文第5篇

[关键词]人事挡案;管理;无纸化;办公自动化

信息技术的高速发展,对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公,可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理,它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用,提高对信息的利用率和办事效率,降低办公成本,提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式,是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1人事档案管理无纸化办公现状分析

目前,我国对电子档案的利用水平还比较低,这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中,虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网,可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率,避免了工作疏漏,方便了办事人员,不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明,工作更加高速、便捷。但是,目前人事档案还没有实现无纸化管理,劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续,这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理,合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册,鉴订备案完后书面合同单位自己保存,失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查,所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距,管理的信息化水平和信息化手段还很单一,不能为人事档案管理提供信息支撑,在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2人事档案无纸化办公存在的问题分析

人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性,在管理过程中不容出错,而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此,人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。

2.1对电子档案归档的重要性认识不足

随着计算机技术的发展,办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展,因此电子档案越来越多,电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅助性电子文档的阶段中,而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中,档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性,信息化管理意识落后,对电子档案管理工作不够重视,或者是对于信息技术手段掌握不充分,对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施,而是抱着回避的态度,电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段,没有对其进行合适的管理加以利用。

2.2对电子档案的法律效力需要进一步完善

档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性,传统纸质档案文件是受到法律保护的,强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体,导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性,从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档,真正发挥其档案的作用,因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改,并且经改动后难以发现,无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范,这也造成了电子档案管理过程中的困惑。

2.3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高

人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与,管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才,尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识,因此不能充分地发挥其作用,从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。

2.4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化

电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点,但其欠缺安全性,从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备,不能进行直读,容易被更改,数据容易丢失,文件容易受到病毒的破坏,这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。

3对加强人事档案无纸化办公的思考

3.1加强人事档案管理的安全性管理

人事档案的无纸化管理涉及的范围很广,应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施,即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统,采取存储与利用分离的技术策略,人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统,在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息,以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统,提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限,特别是“系统管理员”必须合理授权,人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式,可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度,保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关,对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补,对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。

3.2加强档案法律建设

目前电子档案的法律问题还有待解决,为了做好电子档案管理相关工作,必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置,确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求,提供利用制度,在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力,其证据效力应获得法律的认可。

3.3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制

纸质文件适合水久保存,不适合将来的反复检索和利用,而电了文件则相反。根据二者特点,应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制,即将电了文件存入硬盘或光盘后,又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的,即在著录、署名、编码、史改、更新时,特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性,缺少原有管理中的验证环节,囚此,应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前,针对需长期保存的电子文件,要进行定时定期备份,防止信息丢失。

3.4提高档案管理工作者的职业素质与修养

在实现档案无纸化办公的要求下,档案管理工作者要提高自身的职业素质,热爱档案管理工作,努力学习专业知识,提高专业技能,发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下,档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作,应使这些工作标准化、系统化,提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此,档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外,还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响,对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此,机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训,合理编设计算机管理方面的岗位,充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。

主要参考文献

[1]蒋永香.无纸化办公与档案管理[J].湘潭师范学院学报,2006(4).

[2]燕开良.在无纸化办公中加强档案管理[J].办公自动化,2006(4).