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医学装备物资溯源管理系统探究

发布时间:2021/2/6 8:45:06   阅读:

[摘要]目的:研究医学装备物资溯源管理系统持续评估与改进的效果。方法:选取医院151名设备使用管理相关人员,按照医学装备管理方法的不同将其分为观察组(74名)和对照组(77名),观察组采用医学装备物资溯源管理系统的管理模式,对照组采用传统设备管理模式。采用自制满意度调查问卷的方法,调查两组对医学装备管理的满意度,对比分析两组对医学装备管理的中长期效果评价、运营绩效和管理满意度。结果:观察组医学装备管理的中期优良率为91.89%,长期优良率为94.59%,明显高于对照组的79.22%和81.82%,差异有统计学意义(x2=6.495,x2=7.837;P<0.05);观察组医学装备管理的满意度为95.95%,明显高于对照组的83.12%,差异有统计学意义(x2=8.784,P<0.05);观察组平均操作时间、无关操作时间和差错流程数均低于对照组,差异有统计学意义(t=16.620,t=31.638,t=15.745;P<0.05)。结论:医学装备物资溯源管理系统对医学装备管理的中长期效果显著,能够缩短管理操作时间、减少差错流程、提高管理水平和保护患者权益,可实现医学装备全生命周期的信息化管理。

[关键词]效果分析;持续评估;医学装备;物资溯源管理系统;医疗器械

医学装备属于医疗卫生机构整体医疗水平及实力的主要指标,安全稳定性不仅为患者带来福音,也会创造良好的社会效益,促进医疗卫生事业的发展与进步。常规医学装备管理主要采用手工方式完成,由于条件限制,管理人员仅能通过登记账目方式记录医学装备相关信息,从而完成出入库及使用管理等相关步骤[1-2]。近年来,随着医疗技术的完善,医疗卫生事业不断进步,常规医学装备管理模式已无法满足临床要求,临床迫切需要新型、有效的医学装备管理方式[3]。因此,本研究探讨医学装备物资溯源管理系统对医学装备的持续评估与改进,实现医学装备全生命周期的信息化管理。

1医学装备物资溯源管理系统

福建医科大学附属协和医院原有的医学装备管理系统主要针对设备购置后管理,结合线下手工登记账目(卡)的形式,记录医学装备的名称、规格、型号、价格及生产厂家等信息,进而完成入库、出库、使用和报废的管理。原有系统在业务功能上不够完备和健全,溯源能力不足,存在返流及产效低下环节,为此,对原有系统进行持续评估与改进,改进后的医学装备物资溯源管理系统主要涵盖购置论证、档案维护、设备运营和数据统计等模块。

1.1购置论证。改进后的医学装备物资溯源管理系统涵盖了拟购置设备的基本信息、预算金额、收入与维修保养费用预估及同类设备效益对比等内容。设备处依据临床科室申请情况,及时审批、编报和调整采购预算金额,并根据推荐的品牌型号,充分进行市场调研,论证其技术参数与商务条款,为后续购置业务奠定坚实的基础。

1.2档案维护。改进后的医学装备物资溯源管理系统涵盖了各类设备购置的项目档案,包括设备品牌型号、设备编码、设备价值、医疗器械注册证、资质证件有效期、采购合同及其附件、合同签订日期及保修日期等信息,便于临床科室与设备处调取查询,为保修服务购置以及维修采购提供参考依据。

1.3设备运营。改进后的医学装备物资溯源管理系统涵盖了设备巡检、设备报修、设备调剂及设备报废等功能。通过该模块,维修工程师可完成日常设备巡检并进行有效登记,临床科室可及时进行报修、调剂和报废申请,设备处实时接收信息,提高业务效率,确保临床诊疗工作顺利开展。

1.4数据统计。改进后的医学装备物资溯源管理系统涵盖了设备的全院科室分布、科室成本核算以及效益与故障率分析等内容的数据汇总与处理等,对提高全院设备运营效率、避免设备闲置浪费和评估设备性能具有积极意义,可有效辅助设备购置和维修决策的制定。

2医学装备物资溯源管理系统应用

2.1资料与方法。选取医院151名设备使用管理相关人员,按照医学装备管理方法的不同将其分为观察组(74名)和对照组(77名),观察组中男性35名,女性39名;年龄28~57岁,平均年龄(42.36±1.02)岁;采用医学装备物资溯源管理系统的管理模式。对照组中男性37名,女性40名;年龄29~58岁,平均年龄(42.80±1.11)岁;采用传统设备管理模式。两组基本资料相比差异无统计学意义。所有人员均能充分表达其设备使用经验并接受访谈和问卷调查,签署知情同意书,并自愿加入本研究。

2.2管理方法。2.2.1对照组管理方法。采用传统业务管理模式,即依据医学装备物资管理制度,制订装备物资采购计划;经由临床科室及设备处负责人纸质签批后供货商供货;手工登记出、入库信息及有关原始记录;装备物资由维修工程师定期维护,确保在用状态;做好巡检与处置记录。2.2.2观察组管理方法。采用医学装备物资溯源管理系统管理。(1)研究工具。通过访谈法和问卷调查法进行资料收集,主要工具为半结构式访谈提纲及封闭式调查问卷,所有调查对象均需在指定范围内进行体验叙述,顺序可以不同,但问卷均应按照给定的权重选项进行填写。(2)资料收集。对所有被调查人员均利用邮寄或发送电子邮件等方式完成对医学装备物资溯源管理系统各模块的评估意见汇总。模块经研发及运行后均可与用户联系,讨论并选择适宜的访谈时间、地点及调查问卷给予方式,获得其知情同意后进行。(3)资料处理。选择现象学分析方法进行资料处理及数据分析。①访谈资料:完整并认真阅读访谈记录,产生整体概念,结合用户背景资料,利用医学装备物资溯源管理系统的专业角度确定意义单元,最后组织并描述原始资料,对意义单元中有效信息进行滤过,描述整体与意义单元的事实关系;②调查问卷资料:回收所有调查问卷,并利用专业系统进行双录入和统计分析,当P<0.05时则认为所检验差异有统计学意义,最后联合所有访谈及调查问卷结论,在“二八”定律基础上明确解决问题的关键节点,制定系统改进的方法及策略,采用戴明循环(plandocheckaction,PDCA)法解决相关问题。

2.3观察与评价指标。(1)中、长期效果评价。分别于溯源管理系统实施后6个月和12个月进行中、长期效果评价,评价内容包括临床科室和设备处以及供货商等用户满意度、系统运行流程和操作事故发生率。评价标准:①优,用户满意度得分>80分,流程完整,操作事故率<20%;②良,用户满意度得分为60~80分,流程基本完成,操作事故率≥20%而<50%;③差,用户满意度得分<60分,流程未完成,操作事故率≥50%[4]。优良率=(优+良)÷总数×100%。(2)运营绩效。于资溯源管理系统实施后12个月记录两组平均操作时间、无关操作时间及差错流程数。(3)用户满意度。采用自制满意度调查问卷,调查两组对医学装备管理的满意度,问卷内容包括设备等物资管理模式、操作流程与用时、结构性配置合理性以及总体满意度等方面。问卷总分设置为100分:①>80分为满意;②60~80分为比较满意;③<60分为不满意。满意度=(满意+比较满意)÷总数×100%[5]。

2.4统计学方法。采用SPSS18.0软件对数据资料进行统计分析,计量资料呈正态分布以均值±标准差(x-±s)表示,采用独立样本t检验;计数资料通过百分比(%)表达,采用x2检验,以P<0.05为差异有统计学意义。

2.5应用结果。本研究共向两组人员发放满意度调查问卷151份,回收151份,回收的问卷全部有效,有效问卷回收率为100%。2.5.1两组对医学装备管理的中长期效果评价比较。观察组医学装备管理的中期优良率为91.89%,长期优良率为94.59%,均明显高于对照组的79.22%和81.82%,两组比较差异有统计学意义(x2=6.495,x2=7.837;P<0.05),见表1。2.5.2两组对医学装备管理的满意度比较观察组对医学装备管理的满意度为95.95%,明显高于对照组的83.12%,两组比较差异有统计学意义(x2=8.784,P<0.05),见表2。2.5.3两组对医学装备管理系统的运营绩效比较。观察组对医学装备物资溯源管理系统使用的平均操作时间、无关操作时间和差错流程数均低于对照组,两组比较差异有统计学意义(t=16.620,t=31.638,t=15.745;P<0.05),见表3。

3讨论

既往临床上对医学装备多采取常规管理方式,虽取得一定应用价值,但效果并不理想,其主要通过手工方式进行,利用登记账目形式记录医学装备的名称、规格、型号及厂家等基本信息,从而完成入库、出库、领用及报废等管理[6-7]。随着社会经济水平提升,我国医疗事业发生较大变化,需要进一步完善医学装备与厂家供货的数据库,改进既往业务流程,实现医学装备全生命周期的信息化管理[8-9]。随着对医学装备管理的深入研究,目前医学装备具有数量庞大、种类繁多、经济价值及技术水平较高等特点,常规管理方式已无法获得满意效果,其管理方式应逐渐向信息化和电子化转变[10]。临床研究发现,医学装备物资溯源管理能通过连续评估及改进方式提高中长期效果,避免差错流程产生,为实现医学装备全生命周期的信息化管理提供前提保障[11]。本研究结果显示,观察组医学装备管理的中期优良率为91.89%,长期优良率为94.59%,明显高于对照组的79.22%和81.82%;观察组对医学装备管理的满意度为95.95%,明显高于对照组的83.12%;观察组对医学装备物资溯源管理系统使用的平均操作时间、无关操作时间及差错流程数均低于对照组,表明观察组中长期效果显著,缩短操作时间,避免无关操作,同时可减少差错流程数。20世纪50年代国外学者Cheung等[12]提出医学装备物资管理理念应重点关注对设备的库存管理,随后微型计算机进入我国,医学装备计算机管理系统被广泛使用,但受到计算机专业人才匮乏、对信息化及电子化管理方式认知不足等因素限制,导致其管理系统不完整[13]。随着我国对医学装备的关注程度不断提升,经多次研究后提出标准化的数据格式及管理功能的标准规定,并统一了数据格式及软件[14]。目前医学装备物资管理系统已经成熟,可通过条码、无线网络或射频识别(radiofrequencyidentification,RFID)等技术达到医学装备全生命周期的可视化管理,并将其与医院信息系统(hospitalinformationsystem,HIS)、财物系统相连,构成整体化医院资源管理系统[15-16]。医学装备物资溯源管理是在PDCA循环基础上,通过访谈及问卷调查方式,完善医学装备、厂家及供货商数据库,并在常规医用耗材申购、采购、存储、领用及结算等流程中整合临床用户需求,从而达到医学装备全生命周期的信息化管理目的。此外,在系统进行中经过访谈、问卷调查方式不断评估,发现问题后及时提出改进措施,建立健全完整的管理系统,进一步提升管理效果,节约医院运营成本,避免资源浪费,增加社会经济效益。

4结论

医学装备物资溯源管理系统对医学装备管理的中长期效果显著,能缩短操作时间,减少差错流程产生,提高管理水平,保护患者权益,可实现医学装备全生命周期的信息化管理。

作者:张尉 黄榕 林洁 刘勇 林典 单位:福建医科大学附属协和医院 福建医科大学附属协和医院设备处

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