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法院诉讼电子档案管理问题与对策

摘要:

加强诉讼电子档案管理对于法院档案工作向现代化管理方向转变、实现阳光司法具有积极意义。目前诉讼电子档案管理存在档案人员队伍建设薄弱、技术应用不够完善等问题,对此应予高度重视,分析问题原因并寻求解决对策。

关键词:

诉讼电子档案;诉讼电子档案管理;问题与对策

加强法院诉讼电子档案管理,对于法院档案工作向现代化管理方向转变以及助推阳光司法具有重要意义。笔者以杭州市中级人民法院(以下简称杭中院)为例,简要分析法院诉讼电子档案管理存在的问题,并提出解决对策。

1问题分析

其一,档案人员队伍建设亟待加强。杭中院诉讼电子档案管理工作量大、工作技术含量高的特点很明显。工作量大集中体现在档案人员需面对大量的查档者,要经办一系列手续。首先是对内提供查询服务,内部工作人员如需查询诉讼电子档案,要登录电子卷宗查询系统,选中所需条目并提出申请,档案人员对申请人的相关情况进行审查,并予通过审查的申请人相应的临时权限,申请人获得权限后即可查询档案。其次是对外提供查询服务,社会人士事先递交查档申请,并附上身份证明、单位证明、查档事由说明等相关材料,档案人员对递交的材料进行审核,通过审核后将所需的诉讼电子档案发送到指定计算机供申请人查阅。此外,档案人员还肩负有对电子档案相关信息进行统计、指导各业务部门形成电子文件并及时归档以及与省高院和各区法院档案人员保持密切业务联系的职责。目前,杭中院只有8名档案人员,他们面对繁重的档案工作显得力不从心,8人中有4人为外聘人员,档案人员队伍不够稳定。工作技术含量高主要体现在与省高院、各区法院通过诉讼电子档案管理系统实现档案资源的互联互通,实现档案远程调档与异地查阅;将电子档案备份在信息数据中心的磁盘阵列上,并定期通过专门网络远程备份到杭州市容灾中心。目前杭中院档案人员普遍年纪偏大、缺乏信息技术知识,难以胜任工作。其二,工作中应用的技术不够完善。就杭州市的情况来看,现有的档案数据库在数据结构、逻辑设计和物理设计方面不够完善,在实现数据共享、确保数据安全和数据完整性方面有待提高,档案安全防范工作还需加强。此外,现有的检索条件无法满足海量档案的检索需求,检索效率低下;市中院与省高院、各区法院的档案资源互联互通缺乏深度与广度,工作成效并不理想。

2解决对策

2.1加强档案人员队伍建设

首先,增加外聘档案人员数量,确保人员队伍稳定。针对人员编制短期内难以增加的现状,应转变理念,积极依靠外聘人员开展工作,及时增加外聘档案人员数量。可与相关高校或高职院校建立长期合作关系,吸收信息资源管理专业或档案专业的优秀毕业生入职,提升档案人员队伍整体素质;要多措并举维护队伍稳定,既要提升待遇、提供上升渠道,也要鼓励档案人员安心工作、做出业绩、有“为”有“位”。其次,加强对外聘档案人员的业务培训。对外聘档案人员的培训侧重点应是法院业务工作特别是诉讼工作,以及与工作联系密切的信息技术,要在档案人员上岗前提供岗前培训、上岗后定期组织业务培训,让档案人员掌握法院工作和诉讼工作的最新进展,学习最新的信息技术知识;还要组织档案人员参加省、市档案部门组织的档案业务培训,或邀请高校信息资源管理专业的学者举办讲座,及时更新档案人员的档案业务知识结构、了解档案学前沿的理论知识,为他们创新工作理念与工作方式提供知识储备。

2.2完善工作中的技术应用

第一,制定各种技术标准规范。主要包括服务器的兼容性、不同类型电子化诉讼档案的格式区分、参数标准、关键设备的接口、查询终端的建设规范、运行环境等。电子档案管理系统应包括数据采集平台、智能处理平台、数据挖掘及智能搜索应用平台,通过多类型数据采集平台收集档案数据,在智能数据处理平台上分析非结构化信息、多媒体信息和用户信息,在应用平台上提供搜索功能和多媒体自动编研功能。第二,实现资源整合与共享。在与省高院、各区法院进行诉讼电子档案资源互联互通的基础上,与检察系统、公安系统等进行多级互联,实现诉讼电子档案的有效整合和共建共享,设立集中统一的诉讼档案信息资源中枢系统,强化档案信息利用的广度和深度,开展电子档案数据集中管理、统计分析和编研。第三,建立以立体防御、深度防御为核心的诉讼电子档案安全保障平台。平台需要包括预警、攻击防护、响应、恢复等主要功能,并积极应用防火墙、入侵检测、身份认证等安全措施;合理设置档案人员平台使用权限,如档案人员离职或调动,应及时撤销其权限。

作者:金星 单位:杭州市中级人民法院

 

  发布时间:2017/5/24 9:33:51  阅读人次