1当前医学高校中电子档案管理中存在的问题

1.1电子档案的管理不规范

随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。

1.2缺乏电子档案管理人才

有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。

2信息时代电子档案管理的策略

2.1建立相关电子档案管理规范

医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。

2.2加强电子档案形成管理

针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。

2.3加强对电子档案的安全管理

制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。

2.4提高电子档案管理人员素质

电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。

3结语

医学高校电子档案是学校教学管理和行政管理的重要资源，高校档案管理人员应该从学校实际管理工作出发，积极采取有效的管理措施，强化医学高校的电子档案管理，提高电子档案管理水平，以促进医学高校教学和行政管理工作效率的提高。

作者：王蓓单位：商丘医学高等专科学校