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社会保障局大学生档案管理研究

摘要:在社会经济和文化飞速发展的今天,加强大学生档案管理工作越来越受到人力资源和社会保障局重视,只有不断提升档案管理水平,才能够将档案管理工作做到有条不紊和规范高效,为大学生提供更加优质的服务。但是,在当前的大学生档案管理工作中还存在着一些不规范不标准的地方,需要积极采取应对措施,强化对档案管理员的培训和考核,不断提高档案管理效率。本文通过分析大学生档案管理工作中出现的问题,进而探讨新形势下加强大学生档案管理工作的有效策略。

关键词:新形势;大学生档案;管理

随着我国实施机构改革,我县在原人事局和原劳动和社会保障局的基础上重新组建了人力资源和社会保障局,组建后人力资源和社会保障局的档案管理工作范围更加广泛,不仅包括公务人员档案管理,还包括大学生档案管理、劳动合同签订、企业职工退休审批等内容,肩负的社会责任逐渐增加。大学生档案管理作为人力资源和社会保障局的重要工作,在新形势下得到了广阔的发展机遇,同时也面对着严峻挑战。大学生档案是大学生就业、择业和用人单位筛选人才的第一手资料,是维护大学生真实面貌的重要文件,也是伴随大学生终身的财富。因此,人力资源和社会保障局必须要努力做好大学生档案管理工作,发扬爱岗敬业的精神,全心全意为人民服务,采用现代化档案管理方式,使大学生档案管理工作成为新时期人力资源和社会保障局的亮点工作。本文根据笔者的实际工作经验,通过分析人力资源和社会保障局在大学生档案管理工作中出现的问题,进而探讨新形势下加强大学生档案管理工作的有效策略,以供同行参考。

一、人社局在大学生档案管理工作中出现的问题

(一)对大学生档案及档案管理工作重视程度不够

在当前的人力资源和社会保障局里,一些档案管理人员由于大学生档案数量巨大和工作环节繁琐等原因对大学生档案及档案管理工作不重视,不能有效的发挥档案管理部门的职能作用,没有真正的为大学生提供档案服务。一些偏远地区的人力资源和社会保障部门由于经费有效和人员不足等原因,对档案管理部门的投入不足,对大学生档案管理工作归档不及时、整理不迅速,甚至出现档案丢失的现象。有的档案管理人员将生活中的情绪带入工作中,对待工作不认真,使得工作效率下降,严重影响了大学生档案管理的质量。在人社局里档案管理人员与大学生接触比较多,工作任务也非常艰巨。

(二)档案管理工作思路不清晰,管理模式落后

有些档案管理人员是由将要退休的人员担任,这些人员往往不是档案管理专业毕业,对档案管理知识也只是一知半解,工作思想守旧,工作方法单一,思路不清晰,不能很好的提出具有创新精神的意见和建议,无法为新形势下的档案管理工作提出新的突破。同时,我国的机关单位在档案管理方面一直遵循的是按“卷”整理,不可否认这种工作模式有其可取的一面,但是也应该认识到它的不足之处,比如档案数量大容易出错,并且经手人较多,在使用档案时不方便,交接时工作量繁重。人社局档案管理工作包含档案收集、整理、鉴定、保管、统计等等,管理模式落后必将会造成档案管理工作的低效或者无效。

(三)档案管理缺乏明确的目标和考核机制

档案管理工作在一些人力资源和社会保障局里被认为是后勤部门,与其他行政部门相比并不重要,因此没有为档案管理工作制定明确的管理目标和考核机制,造成档案管理工作开展不顺利,管理人员工作时没有方向。尤其是对于大学生档案管理,更没有对档案管理人员制定清晰的工作流程和职责,造成在工作中工作人员互相推诿,给大学生办理业务造成不便。另外,由于人力资源和社会保障局的工作范围广,工作强度大,使得档案部门与各职能部门之间沟通不及时、各部门之间沟通困难的现象,这样就为人社局的档案管理工作带来严重的影响。

二、新形势下加强大学生档案管理工作的有效策略

(一)优化档案管理人员的素质,提升对档案工作的重视程度

随着《中华人民共和国档案法》的实施,对档案管理工作做出了明确的规定,使档案管理工作逐步走上正规化和科学化的道路。在新形势下,人社局档案管理人员必须要做好大学生档案管理工作,提高对于档案收集、整理、鉴定、保管、统计等一系列工作的效率,并且认真思考在工作中的不足之处,提高对大学生档案的重视程度。针对档案管理人员不适应现代化档案管理模式的现状,人社局要不断优化档案管理人员的素质,加强对档案管理人员的内训和外训,使他们认识到工作的责任,增强自觉性和责任心。工作兢兢业业、妥善保管每一份档案,为大学生提供全方位的服务。

(二)运用信息技术提高工作效率,实施信息化和现代化的管理

随着社会飞速发展和政治经济的稳步提升,信息技术逐步成为机关单位工作中的有力武器,为提高工作效率奠定了基础。在人力资源和社会保障局里,大学生档案管理工作应该积极采取现代化管理模式,建立完善的档案管理系统,并且由专人进行管理和维护,将数量和种类繁多的档案进行归档,并且及时录入电脑系统中,使借阅和提档的工作效率得到改善。电子档案的建立,不仅减少了纸质档案的磨损和丢失的概率,还减轻了档案管理人员的工作强度,促进了工作标准化和现代化。同时还要加大投入力度,建设职能完善和设备齐全的档案管理办公室,加强对档案室的管理和监督。

(三)建立完善的考核及运行机制,为档案管理工作提供依据

在新形势下,人力资源和社会保障局必须要积极响应国家号召,加大对大学生档案管理各项工作的重视,出台有效的考核和运行机制,确保大学生档案管理工作正常有效的开展。要将大学生档案管理工作公开化和透明化,给大学生参与评价工作人员的机会,实施领导和群众共同监督的管理模式,将档案管理人员的工作情况与其各项考核直接挂钩,提高他们的工作主动性和积极性。同时,还要加强各部门与档案管理工作的协调,各部门要积极配合档案管理工作,为档案管理创设良好的环境,从而有效的保障全体大学生的利益,为社会发展做出积极的贡献。

三、结语

综上所述,人力资源和社会保障局的大学生档案管理工作任重而道远,需要全体档案管理人员的共同努力,坚持“全心全意为人民服务”的工作理念,运用现代化的工作方式,与时俱进,改革创新,使档案管理工作更好的适应社会的发展。大学生档案影响着我国高素质人才的吸纳和流动,是人事管理的重中之重。做好大学生档案管理工作,提高档案管理工作效率,创建大学生档案管理新模式,成为了当前人力资源和社会保障局档案管理人员面临的新挑战。

参考文献:

[1]贾洪慧.论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务,2014年第1期.

[2]刘芹.人力资源和社会保障部门档案管理工作的实践与认识[J].黑龙江档案,2012年第3期.

作者:张羽 单位:吉林省安图县人力资源和社会保障局

 

  发布时间:2016/5/17 10:08:13  阅读人次