论文关键词:仓库管理校园网络物流信息流

论文摘要:随着校园计算机网络建设的发展,校园网络的硬件平台及硬件环境日趋完善。如何利用校园网络,开发为教学、科研、实验室建设服务的各种管理信息系统,具有非常重要的现实意义。本文基于对高校物资、经费管理流程的分析,设计开发了基于网络环境下的仓库管理信息系统。

Keywords:depositorymanage;campusnetwork;materialflow;informationflow

Abstract:Thehardwaresystemofcampusnetworkisgettingperfectalongwiththedevelop-ingofcampusnetwork.Itisveryimportanttodevelopvariousmanageinformationsystemswhicharegoodforteachingresearchandconstructionoflab.Thispaperanalyzedthepro-cessofmaterialmanageinuniversities.Itdesignedanddevelopeddepositorymanageinfor-mationsystemsbasedonthenetworkenvironment.

我院设备科除了负责全院固定资产的管理工作以外,还担负着全院教学实验费的管理,教学科研实验材料采购、实验动物的供应等。长期以来,设备科的管理工作除固定资产管理采用计算机管理以外,其余如物资申购、供应均采用手工方式,对实验经费的管理采用集中管理的模式,即每学期末各教研室根据实验教学需要提出实验物资的需求计划,设备科整理汇总后统一采购。采用这种管理模式,存在以下主要问题:(1)实验经费的使用不合理。由于教学经费的使用与教研室无关,教研室普遍存在开大单的情况,教研室所报计划水份很大。这使得原来就很紧张的教学实验费缺口加大,而另一方面存在着不同程度的浪费现象。(2)工作效率低下,严重制约了教学科研的快速发展。物资仓库分为低值、材料、易耗和药品4个仓库,管理的物资品种上千个,由于采用手工的方式管理,教师申领物资的过程十分烦琐。必须到设备科查询,填单,批准,由设备科人员开正式的申领单,最后由库房管理人员发出。每个环节,都必须手工记帐,因而效率十分低下,成为教师投诉的热点。在这种情况下,改变教学实验费的管理模式、利用校园网络开发仓库管理信息系统就变得十分必要。

1仓库管理信息系统的系统设计

1.1系统的体系结构

要开发基于校园网络的仓库管理系统,需要解决的技术问题很多,且较为复杂。一方面需要对各种物资进行分类整理,制订出各种标准的编码体系,另外还必须对各类可用经费进行分类,总结出各类经费的管理模式;然后,还必须对物资采购、供应的各个环节进行分析,找出最适合计算机系统处理的各个步骤;最后系统还必须提供设备科日常工作所需要的各种统计功能及报表打印功能。经过反复的调研分析,将整个系统分解为以下5个功能模块:系统管理、出入库管理、动物供应、用户功能、统计报表功能。其中非设备科用户的全部功能集中于用户功能模块中,包括库存查询、填写申领(购)单、查询经费等功能。具体功能模块如图1所示。

1.2经费的管理模式与处理

设备科在日常工作中,需处理的经费种类很多。为了系统管理的方便,将经费划分为以下四种情况,并给予不同的处理模式:

(1)教学实验费:这是设备科处理的最主要的经费。教学实验费由学院按年度拨给设备科,用于解决各室实验教学所需的费用。设备科根据各科室所承担的实验教学任务,将教学实验费分解到各科室,由科室负责人全权处理。在经费的使用上,实行科室负责人审批,设备科审核的方式处理。

(2)研究生经费:研究生经费主要用于支付研究生做实验所需材料的费用,其经费由研究生导师和研究生部共同负责。经费的使用,采取研究生提出申请,导师批准,研究生部审核的方式处理。

(3)科研经费:科研经费是指为完成某一科研课题,支付实验材料所需的经费,其经费管理采用课题组长审批,科研处审核的方式处理。

(4)个人经费:个人经费是指教师将个人负责的经费,如引进人才、科研启动费等,按需要将一部分经费转入设备科,建立个人帐户。主要用于教师科研实验材料的费用。个人经费的使用由教师负责。在进行系统设计时,根据不同的经费种类,设计了相应的处理流程。

1.3系统的基础编码体系

对于任何一个计算机系统,其基础编码体系的设计都是一个非常重要的问题,编码体系设计的成功与否直接关系到系统开发的质量。在本系统的开发中,我们主要制订了以下几类编码:

(1)物资编码:根据我院实际,我们将物资划分为固定资产、低值、材料、易耗、药品、动物。物资编码采用10位,yyxxxxxxxx,其中yy为大类编码,xxxxxxxx为物资的编码。其中化学药品的编码采用上海市化学试剂总厂的药品编码体系。

(2)经费编码:经费编码采用xx形式,为01-04,分别表示教学实验费、科研经费、研究生经费和个人经费。(3)入库类别编码:根据物品的不同入库方式,其编码采用xx形式,01-05分别表示采购、自购、退货、盘亏、盘盈等。

(4)用户管理:根据不同用户的具体情况,我们将用户分为5个层次。系统级用户,享有系统的全部功能,可以进行系统的整体管理;个人级用户,可以进行除系统操作以外的全部功能;操作级用户,可进行填单、查询等操作;查询级用户,只能进行各种查询操作;动物供应用户,只能进行各种动物供应有关的操作。

2系统的运行环境

2.1软件环境

(1)客户端(一般用户):

操作系统:Windows+中文平台;

(2)服务器端:

操作系统:WindowsNTServer4.0;开发工具:VisualFoxpro5.0。

2.2硬件环境

(1)客户端:586/133以上,16MB内存,支持800*600真彩色的VGA;

(2)服务器端:ASTS6200PRO专用服务器,64MB内存。

2.3网络结构

校园网络采用100MB快速以太网,网络产品均为3COM品牌。

3实际运行效果

本系统于1998年9月投入实际运行,从运行情况来看,取得了明显的效果,主要体现在以下几个方面:(1)系统运行稳定可靠:系统自运行以来,始终安全可靠。一年来,共处理各种业务单据1088笔(次),入库金额22.2万元,出库金额16.6万元,没有发生过任何差错。(2)方便快捷:使用仓库管理系统以后,教师可以在实验室方便地进行各种操作,如查询库存、填写申领单据等。使教师节余了大量的往返于设备科与实验室的时间。(3)提高了设备科的工作效率:由于采用了计算机管理,设备科处理单笔业务的时间由原来的近5分钟缩短为半分钟,大大地提高了工作效率,改善了服务。(4)改善了设备科的管理水平与决策水平:由于系统提供了大量的统计分析功能,便于我们分析与划分各类物资的流通属性,提高了物资供应的计划性。在保障物资供应的前提下,尽量压缩库存,提高资金的使用效率。

实践证明,将计算机技术引入物资供应的全过程,将会大大地提高高校物资管理及供应的水平。

参考文献:

[1]谢元等.建立高校物资信息系统,促进高校技术物资工作现代化[J].实验室研究与探索,1999,18(3):131-136.

[2]杨华.发挥会计管理职能,提高经费使用效益[J].实验室研究与探索,1999,18(4):125-126.