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会计信息化下企业资金收支报表编制

发布时间:2020/8/14 8:33:25   阅读:

摘要:资金管理是中小企业日常管理的重点之一,也是管理会计的核心内容;资金收支报表是资金日常管理的重要工具,是全面预算和项目投资决策的重要数据来源。本文针对实务中普遍存在的该表编制工作量大、准确性差、时效性弱和无法稽核等问题,提出利用财务软件中的现金流量编制功能来实现资金收支报表编制这一解决办法。

关键词:资金管理;资金收支报表;现金流量表编制

一、管理会计时代加强资金收支报表的重要性

资金收支报表,又叫现金收支报表,是由财务部门编制、用来反映某一会计主体在一定时期现金和银行存款收支分类汇总情况的内部管理报表。按期限长短不同,常见有资金日报表、旬报表、月报表和年报表等形式。资金收支报表是管理会计报表的重要构成部分,其在编制范围、编制时间、编制人员、编制用途上均不同于日记账或现金流量表。某一时期资金收支报表反映了企业在该时期内经常性和非经常性资金收入、支出分项汇总统计情况,通过该表数据,方便资金管理人员及时掌握近期资金收支实际状态,是企业短期资金筹措决策的重要依据;同时随着我国管理会计工作的不断深入,作为管理会计的“预算、成本、绩效”三驾马车之一的全面预算管理,其核心是现金预算,历史年份资金收支报表数据是现金预算编制的重要基础。

二、目前资金收支报表常见的编制方法及缺陷

目前我国中小企业财务管理实务中,资金收支报表通常由负责资金日常收付的出纳人员编制和提供,从编制方法上来看有多栏式日记账法、手工编制法、事后分析填列法三种形式。1.多栏式日记账法:通过将现金和银行存款日记账设计成借贷多个专栏,在发生收支业务时,按对应类型填入到对应栏目,在办理日结和月结时按专栏进行发生额汇总,然后再按不同周期汇总形成不同时期资金收付报表。2.手工编制法:根据管理层的信息需求事先设计好资金收付报表格式,在办理资金收付后登记日记账的同时,在资金收付报表相应项目中同时进行加减处理,在要求上报时直接将该表上交即可。3.事后分析填列法:与手工编制法有所类似,但编制该表的时间不同。出纳人员平时按正常业务流程办理收付业务并在财务软件中登记日记账,在要求提供某期资金收付报表时,根据财务软件中的日记账记录和相应会计分录,逐笔或分类分析编制资金收支报表。上述三种编制方法,前两种较多在手工环境下使用,事后分析填列法在信息化环境下运用较多。三种办法的共同点都是出纳人员按事先规定期间和规定格式的报表进行手动处理、分类汇总后进行填列。这些方法均存在编制工作量大、编制效率差、数据准确性差和无法稽核检查的缺陷。由于该表实质为对企业收付业务按业务内容进行重分类和汇总,手工编制所需时间长,而且由于表中各项目上仅为汇总后金额,极易出现报表数据与现金、银行存款同期发生额不符,且无法查找原因,这种结果的不正确性往往导致企业管理层无法利用相应资金收支报表进行相关管理和决策。另外很多财务软件中提供一种简化的资金日报表,能自动生成以日为企业列示现金、银行存款科目当日累计借方发生额和贷方发生额,计算出当日的余额,并累计当日发生的业务笔数。但该种资金日报表仅能提供某日资金收付总体情况,很难用于日常资金明细管理和全面预算管理。

三、会计信息化下资金收支报表的编制方法

(一)方法原理

各种形式的资金收支报表,从实质上来看,是对企业收付业务按用途不同进行重分类和汇总,是期间、资金科目和资金用途三要素不同组合状态下的金额汇总。如能提供每笔资金收付业务关于期间、资金科目、资金用途和金额的明细数据,利用计算机的分类汇总即可实现各种需求的资金收支报表。由于各种财务软件都提供在各收付凭证的现金流量科目中输入相应现金流量项目生成现金流量表的功能,可利用该功能来获得上述现金收支报表的明细数据,从而解决手工编制现金收支报表的各种缺陷。

(二)具体实现过程

1.整理企业管理层对企业收付业务的信息需求,对各类收付款业务进行归类,确定需要统计汇总信息的各收付项目名称。2.根据各收付项目的业务性质,建立收付项目与现金流量表项目的对应关系,如下表中以经营活动部分收付项目为例明确这一上下级代码归属关系。3.在企业所用的财务软件中将原有现金流量项目升级为类别,将各收付项目作为具体明细项目。4.在日常记账凭证录入或生成时,涉及现金流量科目在输入现金流量项目时,按收付业务类型输入各级最明细收付项目代码。5.通过自定义报表或者现金流量项目查询统计功能,即可实现指定日期或期间的资金收支报表。也可利用EXCEL的query功能直接访问财务软件的后台数据库,将全部现金流量明细导入到EXCEL中,通过数据透视表的功能来实现资金收付报表的任意条件统计查询。

(三)本方法的优点

1.生成报表速度快、工作效率高。该方法通过在输入凭证时录入现金流量科目的收付项目名称,对现金收支业务最明细数据进行重分类。在此基础上,按任意时期组合和部门组合的资金收支汇总信息需求,均可利用计算机进行相应范围数据分类汇总,立即取得相应数据。2.数据准确性高、易溯源。库存现金、银行存款科目的日记账与资金收支报表为同一数据来源按不同分类标志分别汇总生成,因此两者必然相等,确保资金收支报表与相关总账日记账数据完全一致。同时,收支报表中的任一数据均来自凭证明细汇总,报表数据都能反查相关明细业务数据,通过对各项明细业务数据的查询和分析,能明确变动主因和资金性质区分,从而大大提高资金收支报表的利用效果。

四、方法运用时应注意的问题

1.开始运用该方法的时点。该方法涉及对财务软件中现金流量项目的变更,因此该方法适合在该年度无会计凭证存在的会计账套中实施,即在新建账套或者是新建年度账时即开始上述调整;一旦存在有使用现金流量项目的记账凭证,则现金流量项目代码只能新增和修改,无法进行上述调整。2.收付类型明细项目的设计。按收付业务类型确定明细项目时,应明确各收付项目涉及具体业务用途和处理,同时结合现金流量科目运用的特点来设计。如从银行提现、现金交存银行、银行账号之间划转这三类业务,因不涉及现金流量总额变化,一般是不需要填写现金流量信息。但如果作为收付业务明细信息,涉及各资金账户之间变动是需要有相应明细记录。因此对于该三类业务应明确均通过某一明细项目比如“309其他经营流入”处理,而不是一方作流入另一方作流出从而虚增现金流量。同样如“702交回预支款”,这是现金流入项目,但该项目是“701预支款”项目的抵减,故应列入与“701预支款”项目相同类别而不应该分别列入现金流入和流出。3.预支款和报销业务的处理。各种款项预支和报销是中小企业日常收付的重要内容,在预支时不能明确用途和金额,报销时有明确用途和金额但会计处理中不涉及现金流量项目,导致收支报表中大量预支款金额而不是实际用途,故需对该类业务设置特殊处理规则。收回和报销做在同一张凭证上,虚拟科目的借贷发生额相等,余额为0。通过该虚拟科目,实现了现金流量收付项目中由预支款转变成实际收付项目的调整。

五、总结

本方法实质是利用财务软件凭证处理中的项目辅助核算功能来实现对收付科目业务重分类,由于一般财务软件均有对现金和银行存款科目设置现金流量项目核算来完成编制编制现金流量表的功能,故在该项目核算的基础上对编码进行升级,将资金收支项目作为现金流量项目的最下一级代码,从而实现通过原有现金流量项目核算的功能,既能生成现金流量表,也为资金收支报表提供所需最明细业务数据来源。对于我国众多管理相对粗糙、财务人力和素质相对紧张的中小企业来说,是一种较为简便而且能确保业财数据一体的可行办法。

参考文献:

[1]黄文艺.浅谈现金流量分析在企业管理中的作用[J].中国乡镇企业会计,2020(04):61-62.

[2]李延洪.民营企业预算管理实施过程中的问题探讨[J].财会学习,2019(25):74-75.

作者:冯迎春 单位:浙江商业职业技术学院财会金融学院

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