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管理科技档案中二维码的研究及应用

管理科技档案中二维码的研究及应用

[摘要]科技档案不仅具有保存价值,而且要运用现代技术手段进行开发和利用,从而为科技创新、社会发展提供必要的支持。二维码作为当下应用较为广泛且技术较为成熟的信息存储、识别技术,具有信息容量大、编码范围广、防伪性能好等一系列优势,在科技档案管理信息化的背景下,具有广阔的应用前景。文章首先概述了科技档案管理中二维码技术的应用优势,随后阐述了基于二维码技术的档案管理系统架构,最后从OR码识别、ECC信息加密等方面,对二维码技术的具体应用进行了总结。

[关键词]科技档案;二维码技术;OR码;数字签名认证

1引言

近年来,上级领导对科技档案管理工作的重视程度和支持力度不断加强,档案管理的信息化水平持续提升,大数据、云计算、AI技术等,相继在科技档案管理中得到了运用。基于二维码的科技档案管理,将科技资料的收集与归档、科技档案的开发与利用等各项工作进行有机整合,无论是在减轻管理压力,还是在提升利用效率和服务质量方面,均发挥了显著效益。在这一背景下,探究科技档案管理中二维码技术的应用策略,成为信息时挥科技档案利用价值的重要手段。

2二维码技术在科技档案管理中的优势

2.1运用二维码降低档案管理成本

传统的科技档案管理工作需要投入较多的人工成本、物料成本,由于近年来科技档案的爆发式增长,给档案管理部门增加了较为沉重的经济负担。相比之下,随着二维码技术在科技档案管理中的推广,不仅降低了管理成本,而且符合节能环保要求。另外,随着二维码技术的成熟,利用智能手机也可以进行二维码的精准识读,从而进一步突显档案管理便利性和低成本的优势。

2.2依托二维码提高档案检索效率和精度

科技档案的存储形式上,有纸质档案和电子档案两种;在档案信息方面,包含了文字、图像、表格、音频、视频等多种形式。面对海量化、多样化的科技档案,要想快速、准确的找到用户需要的档案,是一项费时费力的工作。借助于二维码技术,给每一份档案设计唯一的二维码,并将二维码存储在数据库中。后期需要检索、借阅科技档案时,利用大数据技术从数据库中快速匹配,既可以保证检索速度,又能够提高精确性。[1]二维码技术的应用让借阅者减少了等待时间,从而优化了档案借阅服务,进一步提升了档案服务水平。

2.3利用二维码助力档案管理的转型升级

利用二维码技术可以实现档案信息“一站式跨库检索”,无论采用PC机还是手机终端,都可以采用二维码信息检索技术访问档案信息资源,拉近了用户和档案信息平台间的距离。同时,利用二维码具有的唯一性、安全性和容错能力提高了档案信息检索的精准率、正确识读率。在档案管理中引入二维码技术建立“二维码档案馆”,实现档案管理向“档案+视频+网站”全媒体转型,为推动一站式档案检索通道和智能档案服务平台提供了技术支持。[2]

3基于二维码技术的档案管理系统研究

3.1归档

科技资料在归档时,每一份档案都会有唯一的编号。基于二维码技术的档案著录系统,会将档案编号、档案主题、归档时间等基本信息进行汇总,然后生成相应的二维码。如果是纸质档案,将二维码贴在档案盒上。这样后期在进行档案检索时,就可以利用二维码快速查找,极大的提高了科技档案检索效率。除此之外,二维码著录信息会同步在档案管理信息平台上,并且支持二维码信息的自动更新。这样在科技档案的日常管理中无须重复录入。[3]无论是档案分类、筛选还是查缺补漏,都可以高效率的办理。

3.2整理

嵌入二维码以后,每一份科技档案都拥有独一无二的二维码。在办理科技档案的交接时,档案管理人员只需要扫描二维码,就可以获得该档案的简略信息,用于核对档案是否正确,避免出现纰漏。完成交接后,新的二维码会自动同步并保存在新的档案管理信息平台上。在整理科技档案时,利用二维码也可以追踪档案的借阅情况,查看哪些档案借出以后已经归档,哪些档案借出后尚未归档,从而为档案管理人员进行统计、管理提供了必要的参考。

3.3借阅

有档案借阅需求的用户,可以登录PC端的网站或移动端的APP,进入主页界面,在线填写借阅申请,包括需要借阅的档案名称、借阅时间、归还时间以及个人信息等。提交申请后,档案管理人员可以在管理平台上收到提示,并进行信息审核。通过审核后,由档案管理信息平台自动生成一个二维码,并以私信的方式发送给该用户。用户在规定时间内办理科技档案的借阅业务,只需要出示二维码就可以获得相应的档案资料。在档案成功借出后,管理平台会自动记录,并根据借阅申请上填写的归还时间,于归还日期的前3天,通过借阅人预留的手机号发送提醒归还的短信。

3.4鉴定销毁

由于科技档案的生成速度极快,为了节约档案存储空间,需要定期对失效的或是没有利用价值的科技档案执行销毁操作。经过相关人员鉴定,确认符合销毁要求后,生成相应的二维码,然后按照相关程序执行销毁。档案出库时,扫描二维码进行确认,可以避免科技档案被误删。

4科技档案管理中二维码技术的应用

4.1基于云计算的OR码识别

OR码是二维码的一种,其特点在于读取速度快、存储容量大、读取结果精确。OR二维码可以记录不同形式的信息,除了普通的文字、数字外,还可以对指纹、图像等进行准确记录。识别OR码后,可以读取内部信息,然后快速检索与之匹配的科技档案。因此对OR码的识别速率有着严格的要求。基于云计算的OR码识别,一方面是保证了精准识别和快速读取的统筹兼顾,目前一些主流云服务器的运算速度可以达到每秒上亿次,可以从海量的科技档案词条中快速检索到与OR码信息匹配的目标档案。[4]另一方面是保证了系统的兼容性,PC终端、解码器、云服务器之间保持良好的兼容,避免出现OR码无法识别或信息不能读取的问题。基于云计算的OR码识别流程为:前端摄像头扫描二维码图像,利用内置无线通信装置,将图像完整的传送到PC端。计算机在解码器的辅助下,完成解码后,将图像信息转化为可识别的二进制数据,读取其中包含的信息,完成OR二维码的识别。

4.2二维码档案智能管理系统

现阶段档案管理信息系统已经得到了广泛运用,将二维码技术融入其中,构建二维码档案智能管理系统,从档案信息著录,到档案资料检索,再到档案信息更新,以及档案资源整合利用,实现了一站式办理。基于二维码技术的档案智能管理系统,其组成结构包括:①信息著录模块。有留存价值的科技资料,经过筛选后及时收集、归档。归档以后,该模块自动收集档案信息,并在数据库中存储。②档案生成模块。归档后的科技档案,系统会自动提取特征信息,包括归档时间、档案主题、档案来源等,基于这些特征信息生成二维码。③信息检索模块。通过识别二维码,从数据库中检索与二维码信息匹配的科技档案。如果是电子档案,可以直接呈现;如果是纸质档案,提供相应的存放位置。④信息更新模块。按照特定的频率,定期对数据库中的科技档案进行更新、维护。

4.3基于ECC信息加密与身份识别

近年来,科技档案的信息化管理已经成为常态。但是因为管理不严格、保护不到位,科技档案丢失、破坏甚至是泄露的情况时有发生。不仅影响了科技档案利用价值的发挥,而且这些信息也有可能被不法分子利用,造成不良的社会影响。因此,基于二维码技术的科技档案管理,也应当在档案信息的安全保护上采取相应的技术措施。其中,加密/解密技术和数字签名认证是应用效果较好的两种保护技术。

4.3.1

加密/解密技术鉴于科技档案的重要价值,为了防止档案信息被泄露,基于二维码的档案管理还引进了ECC信息加密和身份识别机制,有效的保护了科技档案信息的安全与完整。加密/解密技术是一种常用的信息保护技术,其原理是在二维码的生成和解码过程中,采用同一套密钥。[5]在生成二维码时,使用这一套密钥进行加密。档案管理员要想读取二维码,必须要掌握密钥,否则无法进行二维码的解码,也就不能读取档案信息。利用加密/解密技术,任何没有掌握密钥的第三方都无法获得档案信息,从而保证了科技档案的隐私性和安全性。

4.3.2数字签名与验证

数字签名认证也是现阶段常用的数据保护技术,在二维码档案智能管理系统中,这一技术也发挥了重要应用。其原理是:在生成科技档案的二维码时,管理人员自定义设计一段数字串。其作用有二:一是用于签名,二是用于验证。档案管理人员运用计算机上的Hash函数,完成对二维码的数字签名,并将数字串单独保存起来,防止泄露。后期如果想要借阅、读取档案信息,必须要重新启用数字串,进行签名验证。[6]只有验证成功,才能正常识别二维码,并读取二维码包含的信息。利用数字签名认证技术,在数字串不被泄露的情况下,只有管理员本人具备解码能力。这样既可以加强对科技档案隐私性和安全性的保护,同时在出现档案信息泄露后,也方便进行责任追究。

5结论

做好科技档案的保存、开发和利用,既是地方科技局的一项基本管理职能,也是发挥档案社会服务价值、促进科学技术发展的有力举措。近年来,电子科技档案的比例上升,档案管理的方式方法也需要与时俱进的创新。在构建档案管理信息系统的基础上,将二维码技术与档案智能管理相结合,实现了从归档、整理、借阅、销毁等常规工作的一站式办理,并且利用加密/解密技术、数字签名认证,切实保证了科技档案的安全性。从微观层面上,可以显著减轻管理人员压力,尤其是缓解了基层科技局档案管理人员匮乏的局面;从宏观层面上,实现了科技档案的开发,提高了其利用价值,更好的服务于社会的发展。

参考文献:

[1]蒋术.条形码、二维码和RFID在档案管理中的应用比较研究[J].北京档案,2015(7):121-123.

[2]沈超平.基于二维码技术的桥梁档案管理系统研究[C]//中国公路学会养护与管理分会第九届学术年会论文集,2019.

[3]冯怡然.基于云计算的二维码关键技术在档案管理中的应用[J].电脑知识与技术,2015(15):118-119.

[4]张莹,高大伟.增强现实技术在档案信息开发中的应用研究[J].浙江档案,2019,463(11):58-59.

[5]陈思.现代信息技术在档案管理中的优势与应用策略研究[J].数字化用户,2018,24(52):166.

[6]赵旭,王丹.二维码在档案信息化中的应用探讨[J].现代职业教育,2018(4):208.

作者:韩照杰  单位:韩照杰单县高新技术创业服务中心