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探析系部档案管理的方法和措施

摘要:系部教务档案是系部在教务管理过程中形成的最基层、最原始的各种材料,如何理顺管理好杂乱的各种资料,就显得非常重要。本文在分析了系部档案管理存在的问题的基础上,探讨了系部档案管理的方法和措施以供参考。

一、系部教务档案的产生

说到系部教务档案的形成,我首先要谈到系部教务管理过程。一般在一个学期里,我们要经历开课计划、教学任务、教材征订、教学安排、教学计划、实验计划、补考、重修、教学督导、期未考试、成绩收集等等教学管理过程,而在教学管理过程中形成的各项具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的文件材料形成系部教务档案,系部教务档案是系部教学内容、方法、途径和效果的真实记录,是系部进行教学活动不可缺少的依据和参照,是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源,是最基层、最原始、最重要的评估高院教育质量及管理水平的一个重要标志。因此学院一般都会要求系部将这些文件材料妥善保管。

二、系部教务档案在管理过程中存在的问题

1.学院没有制定专门针对系部档案管理的制度和措施

教务档案的管理分院、系(部)两级管理,院级管理由教务处负责。教务处是学院教务管理的中心,它统管着学院所有系部的教学管理,但在长期的教学管理过程中,教务处只对系部要交教务处的那一部份文档有附带的要求外,其它的文档,哪些是重点保管的对象,哪些只是临时保管的,哪些需要长期保管的,哪些只是短期保管的等,要如何保管,没有系统的制定出专门针对系部档案管理的制度和措施。势必会造成系部档案管理的自由性和随意性,也会给学院教学管理、领导决策、教学改革等所需数据资料带来不便和隐患。

2.系部档案管理没有指定有相关专业经验的人员进行管理

在系部教务管理过程中,一般系部都不会安排专门的人员对教务管理过程中产生的有关资料进行管理,这跟学院的人事管理体制指定的系部教务人员配备人数有关。因此,系部工作过程中产生的资料一般是谁产生的谁就负责,而这些教务人员往往都没有受过专门的档案管理相关知识的培训,他们只满足于完成现有的工作任务,没有积极认真的去思考如何提高档案管理工作的水平和效率以及它的重要性,也就难以发现在教务管理过程中存在的不足,更谈不上提高教学质量,拓展教学思路了。

3.系部教务管理人员更换频繁对系部教务档案管理不利

系部教务管理人员处于学院工作的最基层,他们的工作量大,工作时间长,责任重。而学院配备的系部教务管理人员人数有限,待遇也没有提高,系部一些教务管理人员身心不堪重负,纷纷要求调换工作岗位,致使系部教务管理人员更换频繁。频繁更换系部教务管理人员又没有完善的接换制度,新旧教务管理人员的接替使得系部档案资料的完整性不能很好的衔接,遗漏丢失现象严重。

4.系部档案管理的条件有限

开展档案的保管工作,必须有一定的物质条件作保证,否则是难以作好这项工作的。其基本条件如下:

(1)档案库房:档案库房建筑为档案管理保护提供了最基本的物质条件,档案库房建筑的好坏将直接影响到档案保护条件。

(2)档案装具:a.档案箱;b.档案架;c.档案柜。

(3)包装材料:档案经过包装,既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可以减少机械磨损。事实上除学院有专门的档案室外,一般系部没有分配专门的档案室,系部的大部分教务资料都是存放在系办公室有限的资料柜内,或乱堆在某个有空的地方。这样就难免不操成一些有用的资料丢失,由于没有制定专门的档案管理制度,对一些档案没有进行很好包装,使得一些重要资料损坏严重。

三、不良的档案管理可能造成的后果

一般,一个系部通过一个学期的教学管理过程会产生大量的文件资料,长期以往,系部文件资料不仅会数量众多,而且内容和成份复杂。不同的时间,不同的内容,不同的来源,不同的性能和作用等等文件资料,存在两种情况:一种是纯粹事务性或其它只有临时作用的文件,处理完毕了事,对日后的工作或评估等项活动没有查考价值。这种文件,不需要立卷归档保存起来,也就不会转化为档案。另一种是处理完毕后对日后的工作和科研、评估等项活动还有查考利用价值的文件资料。这类文件资料,必须立卷归档保存起来。就是说,文件资料要转化为档案是有条件的,并不是“有文必档”,只有处理完毕又具有查考利用价值的文件资料,才能转化为档案,这些档案,如果不按照一定的原则和要求,采取比较科学的方法,对档案进行分门别类的整理,那就会使系部档案资料杂乱无章,丢失、损坏,无序可查,严重时会影响到系部以及学院正常的教学管理。

四、系部教务档案管理的重要性

1.系部教务档案是院系教务管理工作的依据

教务档案文件是进行教学分析的重要数据来源。教师和教务工作者如能充分利用教务档案资源,则可以及时发现教学中存在的不足,从而提高教学质量,拓展教学思路。适时的查询教务档案资料对于任课老师或是教务管理人员制定新学期的工作计划无疑具有很大的参考价值。

2.系部教务档案是系部教学评估的参考依据

如果系部进行某项专业教学质量评估,对教学质量进行跟踪调查和分析,而教务档案就可以为此提供比较完整、系统真实的教学质量的有用信息、各种数据等等。

3.教务档案是专家组作出符合实际评价的依据

专家组进校考察评估,除了看、听到现实情况之外。大部分时间都是通过审阅自评报告和查阅各种档案资料来了解学校的情况。比如要衡量一个系的教学管理水平,我们就要对被评估单位所提供的教学文件,如教学大纲、课程、实习大纲、课程安排、教学指导、参考书目、试题与试卷分析学生成绩以及学籍、学位管理、学风建设等各方面的材料进行分析。如果一个单位能够完整无缺地提供这些档案材料,我们通过对这些档案材料进行分析,辅之以调查走访、民意测验等,就可以对这个系的教学管理水平做出基本的估价。反之一些单位不注意平时档案材料的积累,或者该归档的未及时归档而遗失掉了,那么做出符合实际的评价是难以办到的。

五、如何管理好系部教务档案的几点思考

1.系部领导要对系部档案管理高度重视

要想在单位做好一件事情,如果没有得到领导的支持,是很难成功的。系部教务档案管理也不例外,要想管理好系部教务档案,系部主管负责人首先必需指定专门的领导参入管理,并经常检查并具体指导档案工作。

2.建立一套适合系部教务档案管理的制度

俗话说:“没有规矩,不成方圆”。要想管理好系部教务档案必须建立一套完整、合理、科学、规范化的管理制度,教务档案管理完整、合理、科学、规范化主要是以相关的档案管理法律、法规为依据,制定严格的档案管理制度或实施细则,明文规定教务档案管理范畴、档案管理人员责任制、科学整理文档资料的方法等。

3.加强系部档案管理人员档案管理水平的培养

从目前的情况来看,学院刚刚升本,正处在建设和完善阶段,财力、人力欠缺,要想指定专门的人来管理系部档案那还是后话,因此,系部的教务档案管理工作自然落在教务管理人员身上,这就要求系部教管人员除了应具备良好的教务管理能力外,对档案管理工作也应具备一定的专业知识。

4.按评估要求完善和规范教务档案管理

教育部从2004年开始正式启动高职高专院校人才培养方案水平评估工作以来,地方政府和各院校校领导高度重视评估工作,投入大量的经费来改善办学条件,提高师资队伍建设,完善制度建设,加强教学管理,真正实现了“以评促建,以评促改,以评促管,评建结合,重在建设”的目的。各系部教管人员和主管领导应该认真学习高职高专院校人才培养工作水平评估指标的内涵,严格按照评估指标要求完善和规范系部教务档案管理。

 

  发布时间:2010/6/17 18:46:58  阅读人次