标准化档案管理

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标准化档案管理范文第1篇

传统的档案管理工作也面临着挑战，陈旧的档案管理机制落后于时展，不利于单位管理工作效率的提高。因此，要对档案进行标准化管理，提高档案管理的综合水平，全程记录新时期基层单位建设发展的风貌和功绩，更好的促进单位的各项工作的进展。

1 实施档案管理标准化的意义

档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。

2 档案管理标准化存在的问题

2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性

档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。

2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。

2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。

3 档案管理标准化问题的解决措施

3.1 建全档案管理标准化管理机制

针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。

3.2 加强档案管理队伍建设

针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。

3.3 抓住档案管理标准化的工作重点――财务档案管理

在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。

3.5 加强对档案管理标准化的监督检查

标准化档案管理范文第2篇

【关键词】标准化体系；生产管理；企业档案管理；规范化

1.前言

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对企业生产管理及档案工作缺乏足够的认识，认为生产管理就是把企业产品质量抓好，把现场环境卫生搞好就行了。至于档案工作更是可有可无，认为档案管理员只是一个企业资料仓库的保管员，档案管理工作也不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。然而，作为企业管理的重要组成部分，生产管理和档案管理的管理质量上不去，直接导致不少珍贵档案资料缺失，生产过程中积累的技术经验无法留存，企业成本增加，负担加重，整个企业管理也呈现出一片混乱，令企业高层领导大伤脑筋。近年来，随着科学技术的发展，人们认识的进步，企业生产管理日益标准化的需要，档案管理工作的规范化也变得越来越迫切。科学认识档案管理与标准化体系生产管理的本质内涵，准确把握两者之间的辩证关系，对于能否全面推行标准化体系的生产管理，科学、规范化地实行企业档案管理至关重要。

2.标准化体系生产管理与企业档案管理的内涵

2.1标准化体系生产管理

标准化体系规定了质量方针、目标、职责和程序，并通过建立相关体系进行过程管理、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进。目前，IS09000标准已经被100多个国家转化成本国标准。1996年ISO又制定了IS014000环境质量体系标准，它是企业自愿采用、自我约束性的标准。

标准化是一个永恒的话题，“没有规矩不成方圆”。过去非制度化、非程序化和非标准化成为我国企业传统生产管理模式的特征之一。它反映在管理业务、管理方法、生产操作、生产过程、报表文件、数据资料等各个方面，特别是在生产现场：生产无序，管理混乱，“跑、冒、滴、漏”以及“脏、乱、差”等现象比比皆是。随着国际标准化体系管理逐步融入全球领域，这种落后的生产管理方式已远远不能满足现代化生产的需要。生产与运作管理的制度化、程序化和标准化是科学管理的基础，现代生产与运作管理要求的是科学化的管理。在管理工作中，要完全按照各种规章制度、作业标准、条例等执行，一切都做到有据可依，有章可循，按制度办事，按作业标准操作，按程序管理。打破传统落后的生产管理模式，低耗、优质、高效地进行生产一直是企业管理者追求的最高目标。

2.2企业档案管理

企业档案是指企业在各项生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的全部档案的总和（包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、安全卫生和党、政、工、团工作等各方面的资料）。

著名企管专家谭小芳老师表示，一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度，没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验，一定是个难题。大量事实证明，档案在企业管理中起着不可忽视的作用：它准确地反映了企业的成长历程；能防患企业商业秘密外泄；是决策制订的参谋和帮手；是企业文化的活标本；是企业对外宣传的资料库；是员工成长的珍贵史料；是有力的法律武器。

3.标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系

规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础，标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件。企业的日常生产管理体系越标准、越规范，它形成的各项记录资料就越真实有效；而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力，档案管理工作做起来也更科学更合理。反之，档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证；档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆，科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值，必要时还能起到指导作用。

因此，规范化的企业档案管理与标准化体系生产管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开科学、合理、规范化的档案管理，企业的标准化生产管理就无据可依，无凭可证。而离开了标准化体系的生产管理，所谓的规范化档案管理也就成了无本之木，无源之水。

4.标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践

4.1生产记录表格的规范

针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象，笔者因持有标准化体系内审员资格证书且具有多年内审及基层技术管理经验，有幸被领导委以重任――在一个月内将各个部门正在使用的所有表格收集起来并加以整合优化。在此工作过程中，笔者发现本公司虽然也推行标准化质量、环境体系，但是却没有真正落到实处，导致各个部门各自为政，同是一份“异常处理单”，三个部门就使用了三个不同版本的表格，更有甚者，同一部门使用的“xx生产统计表”现用的表格和以前的居然也不相同。为了将所有表格达到格式统一，笔者严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求，在与各个部门负责人协商、取得一致的基础上，以方便于生产管理为原则，对内容与生产脱节、多余的表格加以删除，对内容表述不详的表格加以完善，并将其按标准要求一一编号，并尽量做到一表多用，以减少版面印刷费且方便管理，仅直接使用于生产管理的表格就整合了52份。公司上下通过使用标准化格式的表格后，生产管理现场已然规范了许多。当然，生产管理的标准化不仅是记录表格的规范，还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准，才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见，全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。

4.2“高起点、高要求、高标准”三高档案室的建立

笔者所在的企业为一家新能源公司，因历史遗留问题，加之领导层更换交迭，企业至2011年11月前都没有建立档案库，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无踪影（譬如大型设备出了故障，连一本说明书及操作手册都找寻不着，令维修人员无从下手，只得请厂家派技术人员前来维修），造成了许多不必要的浪费；整个公司办公区随处可见有用或无用的文件资料……以总公司为首的高层领导痛心之余，决定以本公司为“档案管理”的新试点成立档案室，而且以最快的速度建立起了约52平方米的档案密集柜库房及24平方米左右的档案管理办公室，同时还配置了专用电脑、打印/复印一体机、扫描仪、碎纸机等一系列档案管理的专用设备。软件方面：对档案室提出了“高起点、高要求、高标准”的三高标准，并要求所有部门对档案管理人员给予工作上的全力支持与配合。笔者因为有着丰富的档案管理经验而“临危受命”，在查阅了大量相关技术资料的前提下，又走访了某“人才市场档案馆”，学习其先进的档案管理经验，随后编写出了适合本单位的《档案管理标准》、《档案室管理制度》等一系列建设性档案管理文件及《档案移交接收清册》《档案查（借）阅审批表》等日常管理文件。仅至2011年底，便已成功接收科技档案共计506册；文书档案共计1969册；销售档案共计573份；财务档案共计249册；人事档案共计1437份；行政档案共计426册。且档案室自2012年四月初正式实行“档案借阅”制度以来，已先后为工程、研发、财务、人资、生产等提供了上百人次的档案借阅工作，对各类生产管理提供了极为重要的参考资源。本企业档案室在短短一年的时间内就充分发挥出了其档案管理的重要作用，由此看来，企业档案作为继承、保护与开发事业，对企业科技的发展占有举足轻重的地位。因此，档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。

5.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化

笔者从事了多年的基层技术管理工作，对制造型企业的生产流程、国际标准化体系的生产管理，规范、现代化的档案管理了然于心。并深切感受到企业要发展、要壮大，除了要有过硬的技术攻坚力量、雄厚的经济实力外，实行规范、标准化体系的企业管理是企业取得成功的法宝，而生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分，又是企业赖以生存的基石。因此，全面推行标准化体系的生产管理，实现企业档案管理的规范化刻不容缓。要想最终达成这一目标，可以从如下几个方面着手：

（1）公司高层领导者应本着高度重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作为立场，在取得现有成果的基础上，进一步赋予标准化管理人员和档案管理人员行使职能的充分权力，并制定相关激励机制，把标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作放在人才队伍建设的高度上来，提高相关人员的工作积极性，以便形成一股后进之力，推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。

（2）企业标准化工作是一项重要的基础管理工作，它既是长期工作，也是日常工作。因此，领导者应更新观念，将标准化体系执行人员从兼职的状态中脱离出来，以便加大对全员标准化体系知识的培训宣传力度，使全体员工切实理解企业推进标准化体系生产管理的方向和决心。同时，企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化，让每个员工触手可及、触目可望，并对企业标准体系的实施进行认真的策划，对实施的结果进行检验、分析和改进，通过评审采取有效的措施，推动企业标准化体系的持续改进，真正做到生产现场的标准化管理。

（3）企业的档案资料是保证企业可持续发展的重要保障，档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训，更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案行政管理部门与各主管部门应密切配合，进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进，除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的各项规章制度进行程序化操作外，还必须认真学习文化知识和计算机信息技术，适时实现计算机智能化、网络化管理，将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体，促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理，以便提高档案工作效率，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。

（4）管理层适时监督、各部门负责人积极配合，做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。标准化体系执行小组及专职档案管理人员要及时将日常生产管理的反馈信息进行处理，以便不断加以修正。

结束语

只有我们全民动员，切实将标准化体系的生产管理和科学、规范化的档案管理落到实处，才能促进企业健康稳定的发展，我们的企业也才会经久不衰，百年传承。

参考文献

[1]陈国华，杨勇.关于我国制造企业生产管理模式更新的研究[J].企业活力，2006，（03）.

[2]张忠福.知识能力素质三者关系和素质教育[J].教育与教学研究，2010，24（02）.

[3]王学芳.浅谈企业的标准化管理[J].机械工业标准化与质量，2011年2月总第453期

标准化档案管理范文第3篇

1 当前机关事业单位档案管理工作现状

1.1 科学规范的档案管理及利用制度较为缺失

新时期机关事业单位若想高效的开展档案管理工作，需要充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程来进行。目前，各个部门自行处理内部事宜是大部分机关事业单位档案管理工作主要现状，各个部门依照实际所需资料自行进行查阅与相应管理，致使档案管理非但没有被充分的集中起来，还在各个科室中分散开来，实际管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要实施依据。另外，信袋式管理模式依据在存在于部分机关事业单位档案管理阶段中，实际采集、提取及有效利用信息的效率并不高，这也严重阻碍了档案管理工作不能科学、规范的开展。

1.2 硬件设施在实际档案管理中还不齐全

当前影响机关事业单位档案管理工作流程顺利开展的主要因素之一便是管理经费投入力度不够导致的。部门事业单位没有及时的更新与经费投入对于之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去严重导致新时期档案更新与各项管理工作远远超过现有档案硬件设施运行水平。部分机关事业单位所建立的档案室内部环境较差，且基础设施相对不完善，如铁质结构的档案柜在长期使用用出现老化、生锈现象，没有较好的通风性，档案室管理中因缺少健全的防霉、防虫等安全管理措施，使得档案管理工作质量一直无法提升上去。

2 新时期机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施策略

2.1 构建完善的档案管理体系，将档案管理职责进行明确

一套健全的档案管理体系需立足于本单位档案管理发展现状上来进行积极构建，将各个管理岗位人员自身的职责?M行明确划分，所开展的各项档案管理工作必须严格的依照建立的制度体系进行，这样可以确保在实际的档案管理中，违法乱纪行为有效降低；严格遵循统一管理、管理分级化的原则来做好实际的机关事业单位档案管理工作，分级管理档案管理内部现存的各类信息，在具体实施分级管理中要依照规章制度进行，这样有助于档案管理的规范化与标准化。在机关事业单位日常管理工作中，需将档案管理划定为一项重要的管理工作内容，依据实际情况将档案管理日常工作计划详细的制定出来，并将规范管理小组在档案管理内部积极成立起来，这样在专业化的小组团队中依照所制定出的管理计划来按部就班的针对档案管理的各项事宜进行详细管理，促使档案管理工作更加的规范标准。

2.2 加强档案管理方式的改革升级

新形势下我国各地机关事业单位在档案管理当中，都会因检查各项数据信息以及不定期开展的治理、检查程序导致工作量增加，工作压力急剧上升，这样所采用的陈旧管理方式不能从根本上提升管理效率，还会致使管理人员的工作热情丧失。例如：针对机关事业单位就要其生产方式及各项管理工作内容的整改大检查中，会调取档案资料，为了提升工作效率，可以运用现代化的档案管理方式，将重要的档案信息内容都录入到电脑中，构建完善的档案共享平台，在档案管理信息系统中，实现对档案分门别类的加以管理，当需要时可以及时的对以往数据信息进行查找及调取，并且可以促使监管质量所有提升。与此同时，为了增强档案信息的搜索效率，将档案信息记录的更加全面且完善，需积极借助计算机、互联网等新型设备软件工具，将档案信息赋予图像、文字及影音等效果，便于档案管理人员进行及时查找，促使档案信息内容更加的丰富、生动，由此可以改进以往管理形式及方式，使单一的管理模式变得更具多样化，提升了管理质量。另外要定期的对各式各样的档案材料展开维护工作。基于目前各机关事业单位都开展信息化档案管理，构建了档案管理信息系统，为此需采取数字化扫描、病毒查杀及在线病毒检测的方式进行统一维护管理，做好重要档案文件的备份工作，并予以妥善保存，这样既确保档案信息管理的安全性，由此节省了大量维护管理时间，促使档案管理工作更为标准化、效率性。

2.3 档案案卷全面的实施精细化普查

当前的档案管理工作中，经常会涉及到一些陈旧、没有使用价值的档案，一些早先纸质的档案制作较为粗糙，这样在实际管理中既占用了管理人员大量的处理时间，同时也占据了一定的档案管理资源。基于此，新时期档案管理工作中，可将有价值的档案内容进行保存，清理出一些无用的档案，若是机关事业单位已经构建了信息化管理平台，可直接在网上查出存放年限较长，且没有使用价值的档案直接删除，若没有及时备案，还存有纸质档案，则需分门别类的对档案进行清查，将没有任何存储价值的档案资料予以销毁，随后再对档案管理信息系统进行完善补充。

2.4 档案管理队伍构建

大部分机关事业单位档案管理人员更多都是从其他岗位下来直接上岗的，因此其自身对于档案管理专业知识还十分欠缺，影响到档案管理工作质量。为此新时期档案管理人才队伍构建中，不光要求在岗人员档案管理专业知识掌握牢固，自身的服务精神及档案管理能力也要有所提升。所外聘的档案管理人员要善于迎接新问题、新挑战，勇于摒弃传统管理思想，在实际管理中要同社会发展形式相看齐，管理理念要与时俱进，针对档案业务管理需不断的创新完善，要有质的突破；机关事业单位要定期对在职的档案管理人员进行业务及专业知识的培训，结合单位经济实力及档案管理现状，聘请社会上一些档案管理专家就目前存在的档案管理现状进行有效讲解。根据市场化档案管理模式，将引进来、走出去的新型管理方式积极应用到现行档案管理模式中，促使档案管理人员可以对工作流程尽快的掌握，熟练的操作各项档案业务管理；在档案收集和管理工作中，要切实的遵循完整、统一、效率原则，对于各项归档档案内容加紧完善；档案管理人员知识再教育培训模式要所有增强，在培训过程中促使其自身的档案专业知识及应用技术水平得以不断提升，全面了解档案管理工作中的内容、数量、资料价值以及各种类别等专业知识，促使机关事业单位日后的档案管理工作效率得以全面提升。

标准化档案管理范文第4篇

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

标准化档案管理范文第5篇

关键词：培训档案；标准；流程；管理

作者简介：杨颖琦（1980-），女，福建厦门人，国网福建省电力有限公司厦门供电公司，培训管理专责，工程师。（福建 厦门 361000）

中图分类号：G726 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）33-0161-02

一、背景

随着电力企业改革，对人才培养、人才培训的重视程度与日俱增，供电企业下大力气加强企业内部员工培训，伴随培训种类、培训班次的增多，如何科学有效地做好培训档案的管理，为拓宽培训成果的应用以及为企业的发展提供决策支持，成为了当前供电企业亟需解决的问题。

二、新形势下供电业企业培训档案管理

1.供电企业培训档案管理概述

新形势下供电企业不断开拓员工培训，努力提升员工的知识、技能、业绩、素质。如何归集种类繁多的培训档案，提升培训成果应用，这对培训档案的管理提出了新的要求。因此科学合理地划分培训档案的类别，建立标准一致的培训档案模板以及规范培训档案管理流程是做好培训档案管理的关键。

2.供电企业培训档案管理应用范围

供电企业培训档案管理主要适用于企业内部员工参加各类岗位培训、合作培训、在职学历教育以及各种以推进人才队伍建设的各类竞赛、调考、技能比武。培训档案主要对各类培训项目的实施过程、培训成果、存在问题及改进意见进行记录，使培训的各环节信息记录在案，培训项目的质量及效果有据可查，以达到培训质量管理、持续改进、扩大培训成果应用的目的。

3.培训档案管理实施

培训档案的管理工作是企业员工队伍素质建设的重要组成部分，培训档案对于员工上岗、任用、评先、晋级、晋升是重要的凭证和依据。科学规范地做好培训档案管理工作具有重要的现实意义，而随着计算机技术的迅猛发展，员工培训档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好培训档案的管理工作应该从档案类别的划分、标准统一的档案管理、规范化管理流程三个方面加强管理。

（1）科学合理地划分培训档案的类别。培训档案的管理应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的培训，将其划分培训类、竞赛类、合作培训、学历教育四大类别的档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。

1）培训类档案：根据职工教育培训项目的类别，建立培训项目类档案。主要指种类培训班，包括持证上岗（复审）培训班、转岗培训班、非持证培训班。其具体细分为经营管理培训、专业管理培训、技术管理培训、生产技能培训、服务人员培训以及新员工培训等六类培训档案。

2）竞赛类档案：将职工岗位业务竞赛、专业调考、技能比武三种类型档案划分为竞赛类档案。

3）合作培训类档案：是指职工参加国家电网管理学院合作培训、国家电网技术学院合作培训、国内相关院校合作培训、参加国家电网公司系统内上级单位培训、参加国家电网公司系统外单位培训等五类培训的档案。

4）在职学历教育培训档案：在职学历教育培训档案主要指员工经审批参加学历教育以及组织推荐参加的学历教育的培训档案。

（2）建立标准一致培训档案。培训档案的规范统一对于培训档案归档、后继查询及成果应用有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化培训档案模板以及培训档案装订顺序对于了解培训进度、培训师资、培训课时、参加人员、培训效果及培训评估、改进意见都具有直观性及针对性。培训档案根据培训类别分别制订各类标准化、系统化的档案。

1）培训班标准档案包括：培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表、培训班教师授课测评表、培训效果评估表及改进意见书、其他资料（培训照片、课件、报道等等）、兼职教师授课台账、津贴申请表等等。

2）竞赛和调考比武类标准档案包括：正式通知文件、具体实施方案、评分标准、参赛人员名单、签到表、试卷、座位安排表、考场记录表、竞赛结果通报等。

3）合作培训类标准档案包括：培训班正式通知文件、培训参加人员、学习情况反馈表（合作单位反馈）、成绩及持证情况明细表。

4）在职学历教育类标准档案包括：学历教育报名通知、组织推荐人员公示、参加在职学历教育人员名单的报告、培养服务协议书（组织推荐）、学历证书复印件留存。

（3）规范培训档案管理流程。由于传统的培训档案随意不规范归档的模式已经不能适应当前现代企业的培训管理机制，也不能适应信息化形式下电子档案查询的要求，因此供电企业要根据企业文化及企业特点在传统的培训档案归档的基础上引入现代档案管理理念和标准化管理方式，使培训档案管理更加贴合供电企业，为供电企业各类经营、管理、技能、技术人才的培养提供坚强的信息基础。

在供电企业内部，建立标准化的流程及归档时限来实现整个培训资料归档的规范化管理，通过创建纸质及电子档案两种方式真实有效地记载员工在企业内培训的历史，通过信息手段推动培训成果的扩大应用，为企业经营管理决策提供有效信息。以下从五个步骤来介绍培训档案管理流程。

培训档案流程是在培训流程结束时启动。培训流程从培训计划—开班—培训实施—结班后，转入培训档案的管理流程。具体见培训及培训档案流程图（图1）。以下按培训班类档案流程进行讲解。

1）纸质档案制作。由培训项目部归集培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表；组织学员进行培训班教师授课测评形成任课教师测评表，由培训项目人填写兼职教师授课台帐、津贴申请表、培训效果评估表及改进意见书，并收集与本次培训相关的培训资料，包括培训照片、课件、报道等等。收集完成后按培训统一模板进行培训档案目录的制作。制作结束后按目录顺序装订成册。

2）纸质档案审核。培训项目部门在培训结束四天内向培训中心提交完整纸质档案，培训中心对纸质培训档案的完整性、规范性及真实性进行审核，如有错漏或不符合规范则将档案退回项目部门重新补充完善。

3）电子档案制作。在纸质档案完整规范的基础上，由培训中心在纸质档案提交后三天内统一进行电子档案制作。培训电子档案的制作主要基于供电企业系统内部的职工教育培训管理信息系统，将培训班的名称、培训班项目编号、培训班类型、培训时间、授课教师名单、课程、各课程学时、参加学员、学员出勤情况、学员考试考核结果进行录入。通过电子档案的制作可以便捷统计各类型培训班开班情况、学员年度总学时、各学员参加培训情况、各兼职教师年度授课课时数等等，极大方便了数据的统计与查询。

4）培训档案归档。电子档案制作完成后，将纸质档案按年度培训计划的项目编号进行排序，按照培训类别分别装入档案盒，并对档案盒进行编号后放入档案室进行存档。

5）培训档案查阅。培训项目部门在需要时可通过办理培训档案查阅手续向培训中心查阅培训档案。

培训档案在培训班结束后的七日内完成所有培训档案纸质资料及电子档案的归档，确保培训档案的及时真实有效，确保培训档案的信息化建设与其他工作同步发展。

4.培训档案管理的激励与约束机制

在企业内部通过职工培训档案的管理办法实现了“鼓励先进，鞭策落后”，进而促进培训档案的管理。开展培训档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如培训档案的送达培训中心的时限、培训档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀培训进行表彰，同时作为培训档案范例进行公开展览，并组织学习，促使各培训负责部门按照培训档案管理规范的要求按时保量完成培训档案工作。同时对于未按标准、未按要求时限办结培训档案的将列入全局绩效考核指标，对培训项目负责人进行考核。

三、培训档案管理对供电企业的意义

培训档案的精细化管理是供电企业不断加强培训过程精益化管理的一个重要环节，通过培训档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用，促进各培训项目的实施严谨有序，注重实效，具有很强的现实意义。

档案是企业的无形资产，是企业在各项培训工作中真实的历史记录，培训档案本身就是一种重要的教育资源。过往的一个个培训案例及一份份培训评估表及改进意见书则可以为今后的培训提供借鉴，从而提升培训的效率和效果。

培训档案记载着供电企业发展过程中各类人员的培训情况，对管理人员研究、了解企业整体员工队伍素质及培训情况，为经营决策提供支持性证据数据，同时有利于确认企业取得的经营成果。

培训档案是员工个人成长和发展的真实记录与见证。通过培训档案可以了解到员工学习成长的历程，能够加强员工对企业文化的认同感。