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目前,在我国的一些医院虽然也使用了规模较小的管理系统软件,例如档案管理、工作统计、仓库管理等,但是,这些软件的开发与运用水平不高,多数都是在小型数据库开发的基础上研制的。例如MicrosoftAccess,特别是在设备管理这方面,每个系统是单独分离,是以部门为基础设计的,不同的部门间未有充分的信息交流,数据信息的利用率一直很低。而在一个医疗系统中,医疗设备有着特别的运作及管理方式。医疗设备管理的特点就是所涉及的部门非常多,内容有交叉。主要涉及的部门有设备采购部、设备管理部、设备维修部、临床使用等等。所有的数据,如购置情况、工作量这些散乱的信息都是由不同部门分别管理,无法形成一个综合设备信息。因此要改变这样的情况就要求在设计医疗设备管理类系统软件时要全方位实现各部门间的数据共享。
2医疗设备管理系统主要模块的设计
2.1设备档案
设备档案主要指的是购置入医院的设备的基本资料,即为每一台设备都构建起专门的数字化个人档案。由入院-使用-保养-淘汰等都要进行跟踪。基本资料包括了厂家的基本信息、产品型号、注册号、说明书等等。
2.2维修、保养数据库
建构此模块目的是为了创立一个非动态的维修资料数据库,包括了设备的品名、故障的情况、维修的过程与方法等等。而这些资料的来源主要是一些医疗设备维修类的书籍,并且收集医院主要医疗设备的各类维修资料。把一些医院在设备维修、送气过程中所遇到的故障输入库。而工作人员在工作中可快速查阅维修数据库的各类资料,为工作人员提供方便的工作手段,可快速从资料中发现规律的内容,方便排除故障。
2.3设备的供需信息
主要是提供一个记录设备的供需信息。因为在医院的一些科室中,经常会收到各类机器的产品介绍、价格单等。这些信息可能在一时用不上,但是如果日后有需求却又找不到相关资料。或者,有时希望可将一份某类机器或是耗材各个厂家的报价及主要性能的综合表单拿给相关部门科室或是领导参考时,或是需要采购时才想到某某产品的联系方式,却无法从找寻。由此,设备的供需信息模块就是基于这类考虑而设想的。用户可在平时将各类产品介绍和报价性能、联系电话等输入资料库,需求之时即可立刻查询。
3医疗设备管理系统各模块功能
3.1总体系统
以XX医院的系统为例,设备管理系统的主界面如图1所示。一般来说,医疗设备管理系统要包括以下几个方面:用户信息修改、入库管理、设备检定信息管理、定期保养管理等方面,如图2所示。
3.2各模块功能说明
用户信息修改:目前登录用户个人信息修改,包括密码以及用户名等操作。入库管理:入库管理比较复杂,包括了新设备的信息录入、当前设备的信息管理、淘汰管理等。定期保养信息管理:主要包括了定期的保养计划、保养信息的录入和查询等。设备检定信息管理:包括了检定计划、临检管理等内容。
3.3运用效果
后勤保障工作离不开三个主要方面的任务:首先是常规的运行支持保障工作;第二是科学地执行新任务;第三是安全保障、应急性事件的应对与处置。
(一)常规运行支持保障:目标是保证医、教、研、管和后勤部门自身的高效运转;保障其业务发展供应需要;保障其设备设施、硬件软件、环境的安全和处于正常的工作和待命状态;保障环境处于科学、合理的状态下,使工作人员和病人及家属体验到舒适;在运行支持保障过程中达到有效、安全的同时还要经济节约和引导一线人员注意经济节约。要实现这个目标,就必须把支持保障的所有工作以动作管理为基础进行分析,标准化、科学化、规范化;将服务转化成可量化、可分割、可衡量、可评估、可完善的科学化体系。
(二)科学地执行新任务:包括新设备物资的采购和安装、建筑的新建与改扩建、创新性任务的研究执行等。设备物资的采购需要进行科学的规划和论证。如设备的购买,不是无条件地满足一线的需求;二是要考虑设备服务对象的需求、使用效率、价格、运行成本、维修成本、物价标准与社保支付,以及学科发展等因素。
(三)应急事件的应对与处置:医院的安全是一个整合管理体系,将医疗质量管理体系、环境安全管理体系和职业安全健康管理体系结合起来,充分调动医院内部各部门和系统与医院外部各相关部门和系统进行有效配合,实现医院安全的综合控制。医院安全体系建立后,就要求培训全员树立居安思危的理念。全员在格子的岗位上自觉地树立各种可能发生的危害、危险、灾难事件发生后的应对方式,建立应急管理体系并演练。
二、医院后勤支持保障体系的建立
医院后勤支持保障三个主要方面:常规的运行支持保障工作、科学地执行新任务、应急性事件的处置都是包含于系统之中的,必须在运行之初就进行规划,结合到整个系统的工作过程中去;并进行研究,保证与医院大系统之间达到最优的平衡,在这种平衡中已全面考虑了系统的性能特点、所需要提供的各种该资源、系统的效能、系统的支持保障目标与品质以及总的全生命周期的费用。医院后勤是一个系统,管理该系统从计划的全生命周期的保障工程观点出发应考虑到以下几个方面:
(一)规划设计功能流程规范:包括医院整体规划与设计、医院门诊建设设计与规划、设备设施及改造的论证。
(二)维护、保养、维修规划:维修包括为保持或恢复一个设备设施的可使用状态所必需的全部活动。维修可以分为排除故障维修和预防维修两类。
(三)供应保障:医院后勤的供应保障包括:医疗器械、修理零件、办公用品、特殊供应以及有关的用品。是为保障医院正常医疗、教学、科研活动,维护设备设施正常地运行、保持信息网络的通常以及其他辅助保障业务的树立开展所必需的物资基础。供应保障还包括提供文件资料、采购工作、仓储管理、物资配送,以及开展供应保障业务所需要的人员。
(四)测试与保障设备、设施:后勤保障人员装备的配置情况直接反应其保障水平。
(五)物流、储存于搬运规范:指标准的物流管理、库房管理规范和运输规范以及操作的标准化。
(六)基础数据与技术资料:基础数据的收集是后勤管理科学化的最关键的一步。
(七)人员与培训:工作人员的继续教育是能力、技术、文化、团队精神等提高的最好的方式。特别是团队成员的交流、沟通,信息的分享,相互的认同与激励等,使员工的潜能得以释放,才能增加绩效。
(八)信息化与循证管理:信息化平台的建立是后勤支持保障得以标准化、科学化实施的基础和关键。循证管理就是在管理时遵守科学依据,利用更合理、更深入的逻辑,充分援引事实,然后选择正确的处理方法。
三、医院支持保障团队文化建立
要建立一支优秀的医院后勤支持保障团队,首先就应从这个团队的精、气、神抓起。尊重他们,认同他们,激励他们,让他们释放出潜能。能量的大小不是以文化程度的高低为评价标准的,而是以沟通性、团队性、创新性、科学性、意志力、内省力、执行力、自信心、责任心、价值感等为标准的。
(一)对后勤员工及后勤岗位的认同:后勤重要性体现的第一位便是后勤员工的重要。要让员工知道他们的重要性和他们岗位的不可缺少性。
(二)员工的自我认同:鼓励员工带着解决问题的方案上报,形成一种员工敢于面对问题的文化氛围。
(三)团队学习能力与自我反思能力:建立团队内部互相学习制度,成员之间要开诚布公,提高成员相互的自尊心并建立能主动沟通的基础。要有开放的心态,建立部门、个人反思的习惯。
四、医院后勤从管理到服务管理的转变
(一)服务管理理念的建立:中国产业划分将卫生行业划分为第三产业,医院就应用服务、经营、营销、全成本等观念来看待医院。
1.1规范化尚未形成
由于医疗信息化建设逐渐推进,我国的城镇居民医疗保险档案已经初步的完成信息化。然而,在信息化的过程中却出现一个问题,即我国没有形成规范化的信息化档案格式,不同的省、市,甚至不同的医院都依自己的需要建立信息化档案。不规范的信息化档案建立的方式给未来整合信息化档案资源带来很多问题。比如如果两份格式不同的医疗保险档案资料要整合在一起,就有可能会出现丢失数据的问题。
1.2操作化尚未实现
相关的部门领导有时对档案管理的认知出现问题。他们认为要做好档案管理就只需要被动的收集和整理资料,这些工作不需要有很大的技术性,于是他们将不能胜任第一线的工作人员调到档案管理办公室让他们继续发挥余热。然而随着经济的发展和社会节奏的加快,人们对档案管理的质量要求越来越高,人们要求档案管理人员能够主动了解如何才能做好档案管理工作、如何才能收集到更多档案资料、如何才能使档案被更有效的利用。以医疗保险档案信息化建设来说,人们要求医疗保险档案的工作人员要熟悉网络,以信息化的思路看待医疗保险档案建设的问题;要求他们熟悉计算机操作,能够准确的录入档案资料;能够从医疗保险档案的数据中提炼出更多的有用信息等。
1.3共享化尚未进行
医疗保险档案资料是带有隐私性质的档案资料,在未经持有人允许的情况下,接触档案的人不能泄露医疗保险档案的资料。然而随着我国信息化建设的推进,信息安全的不足也成为人们忧虑的问题。如果不能给予医疗保险档案共享平台一个安全的保障,那么医疗保险档案共享化就难以持续。
2做好医疗保险档案信息化建设的对策
2.1完善信息化档案的标准
要让医疗保险档案信息化实现,就要在全国的范围内统一一个科学的医疗保险档案建立标准备,它必须要能准确的记录持有人的姓名、性别、年龄、身份证号、参保的方式等等一系列信息,这些信息使用的字段必须是标准的、录入的格式必须是统一的、使用的标签必须是科学的。如果不能做好这一系列的基础建设工作,那么医疗保险信息化建设的根基会非常薄弱。要确保这个环节能够顺利进行,我国相关的部门要统一建设意见,督促执行过程、严格审核结果。
2.2培养现代化管理的人才
医疗保险档案建设能不能顺利进行,与执行该建设的一线工作人员的素质有很大的关系,为了让医疗保险档案信息化建设能顺利的推进,相关部门的领导必须抛弃陈旧的观念,用现代化信档案管理的方式看待医疗保险档案建设的工作。为了确保一线工作人员的素质,相关部门的管理人要从招聘、培训、考核这三个方面确保人才的素质。即人力资源管理部门要招聘具有现代化管理经验、具有较大发展潜力的档案人员;录取适当的人选以后,人力资源部门要定期为工作人员培训,让他们能拥有现代化的管理意识和管理手段;人力资源部门要拟订合理的指标考核工作人员的成绩,让他们的成绩与经济收入挂勾。
2.3做好安全化平台的建设
虽然信息化和共享化即意味着要做好档案安全工作会比较困难,可是利用先进的科学技术,依然能够提高医疗保险档案的保密性。比如医疗保险档案建设部门要使用先进的网络技术杜绝有人入侵信息档案建设的平台;要求医疗保险档案持有人牢记调阅医疗保险档案的密码,并用多重验证的方式确保其机密性。
3总结
设备的维修是维护保养、检查和修理的总称。而日常设备的维护保养、检查是设备科主要的工作之一,也是日常工作中容易疏漏的环节,虽然设备科巡检、保养、维护、记录已经成为医院质控必须要求,但是对于目前国内医院里维修工程师相对数量缺少的情况下,很多巡检制度都无法落实到实处,成为走过场或者是纯粹应付检查。一项对浙江数家医院进行的调查显示,40%以上的医疗纠纷涉及到医疗设备。本院2007年度没有一次医疗纠纷是涉及到设备,其中设备巡检制度起到了很大的作用。现作一介绍。
1概况
本院从巡检制度制订以来,也经过了很多个阶段,逐渐做到完善。
第一个阶段:所有的大型仪器列出清单,确定使用科室的使用负责人,巡检单分配给维修工程师,进行巡检、记录,每月汇总、保存。这种过程比较简单,应付检查没有问题,但是真正说起到作用,还是值得商榷,工程师会在多次巡检后由于所做的工作过于繁琐而找不到重点方向最后变为例行公事,到场一问,签名了事,导致机器保养得不到保障,影响贵重的大型仪器使用寿命。
第二个阶段:把握重点,根据维修费用,找出容易损坏的大型仪器。重点部分也是因各个医院不同情况而变化的,但是ICU、急诊科、手术室等科室肯定是重中之重,而且关注的重点也很需要和临床沟通。比如说ICU,原来巡检工程师一进去,护士们提出来的主要问题一般是某几个气口不通畅,有几个吸引阀门不灵活,监护床的轮子不等,真正意义上的大型仪器如呼吸机、中心监护系统她们倒反而不太关心,这时候就需要工程师多和她们沟通,让她们把日常大型仪器的维护做到位。比如说呼吸机的简单自检,每日检查呼吸机的运转情况(使用时),每日检查主回路呼出、雾化滤菌器有无闭塞和破裂,检查滤水器是否存在凝水、污染,若有,必须要清到干并清洁,机器每250h须清洗空气过滤器[1]。当然工程师可以查看使用记录来确定清洗时间,但是由护士来把关肯定最好。在美国,一台呼吸机的使用寿命约为10万小时,而在国内,一台呼吸机使用1~2万小时,甚至几千小时就报废的现象非常普遍。医疗设备使用不充分和过早报废,其实也是造成老百姓看病费用居高不下的一个重要原因[2]。另外,还有检验科的生化、血球计数仪、血气分析仪,以及手术室的内镜系统等,进行重点巡检,记录详细,并和临床配合,保证日常保养、月保养和大保养。
第三个阶段:也就是目前本院实行的巡检制度。把每台大型仪器需要做保养维护的内容列一清单,了解哪些可以由科室使用人员操作,哪些是必须工程师到场进行维护、保养,然后和科室使用人员沟通,日常的普通维护保养交给科室使用人去做,月保养或者更大的维护保养由设备科工程师来执行,这样能保证工作效率,也解决了工程师由于工作量过大造成的敷衍了事。比如说本院手术室,由于大型仪器在这里比较集中,并且这些设备的使用维护直接关系到病人手术效果,本院特别派遣了一个以前从事麻醉工作的工程师专职巡检,每天在手术室上班,事无巨细,小到氧气口检查,大到麻醉机保养,每天都有巡检工作,日保养,月保养,年保养,及时发现隐患,保证手术室各种仪器能处于最佳状态。虽说多支出了一个人手,但是能因此减少医疗纠纷,而且增加大型设备的使用寿命。同时,本院设备科和所有大型设备的原厂家保持联系,从而平时能够获得保养维护机器的技术支持,紧要关头能够得到“随叫随到、手到病除”的紧急故障维修服务响应。有效的维护管理可以降低医疗设备故障率,提高医患安全,缩短停机时间,延长医疗设备使用寿命。然而,很多医院对设备根本就不维护,直到设备用坏了才迫不得已去维修,结果小故障变成了大故障,花了更多的钱,还影响了机器的寿命,并且在使用时出现的故障很容易导致医疗纠纷,医院的损失就更大了。2讨论
当前的医疗纠纷很大一部分是由于医疗设备原因引起的,或医疗设备故障延误了对病人的抢救,或仪器数据不正确影响了疾病的诊断。完善医疗设备巡检制度,是保证医疗设备完好正常使用的重要方面。在医疗设备巡检制度实施和不断完善过程中,作者认识到有几点非常重要。首先,医疗设备使用前检查属于临床日常操作规范之一,由操作人员完成,如呼吸机、麻醉机和高频电刀等用前检查备机,只有确认设备功能正常,才能给病人使用。定期检测是对医疗设备定期进行的维护、保养以及理化性能或功能的测试验证,需要借助于专门的检测仪器,由临床工程师完成并保存检测记录和粘贴检测标识,或者是进行详细记录[3]。另外,对少量大型设备进行保修,同厂家签署保修合同也是必要的,尤其是医院与厂家有对等的谈判能力的条件下,合理地选择保修厂家和保修时机,成本可能比自修低,修理时间也可缩短。并且原厂家具备例行巡检维护和业务培训能力,可以带动医院自身的巡检工程师的技术力量。同时,在巡检过程中,要着重对使用年限较长的大型设备做重要检测,通常这些设备的隐患占据比较大的成分,随着使用年限不断增长,设备的元器件进一步老化,造成设备技术性能的下降,是医疗纠纷产生的因素。当然,是否报废这些超期服役的设备是另外一种议题,但在医疗设备报废之前仍必须做到重点检测。
把握好以上几点,如果能落到实处,能有效的防止或减少由医疗设备所引起的医疗纠纷,且能更好的使用大型仪器,减少医院支出[4]。
【参考文献】
1廖火平.医院中心供气的建设与维护.医疗装备,2001,14(5):32~34.
2张旭.医疗设备维修业的期待与困惑.中国医药报医疗器械双周刊.2006年11月9日,第13期B5版
1.1风险管理人员较少,技术人员培训欠缺
由于风险管理人员和整体专业素质的问题,医疗设备风险管理的潜在需求得不到满足。新技术、新设备的不断投入从而对设备的学习、培训、维护要求逐渐增加,专业性也不断在提升,现有的从事该专业的技术人员知识更新较慢,对一些大型和技术含量较高的医疗设备故障找不到解决方案。
1.2医疗设备应用质量管理有待提高
医疗设备使用期间存在操作风险和设备老化、故障等问题,这是由于相应设计缺陷造成的,责任人未做到严格监督医疗设备采购、验收、使用、使用后跟踪及日常监督等环节。
2医疗设备风险管理的相应对策
随着社会的快速发展、生活水平的提高,人们对改善医疗服务质量、加强医疗设备风险管理工作提出了越来越高的要求[5]。因此需要我们进一步提高工作效率、提升服务质量、加强风险管理工作的科学性,实现保障公众安全使用医疗器械的目标。根据该院医疗设备风险管理存在的问题,提出以下几点相应的医疗设备风险管理措施。
2.1规范风险管理监督和法规制度建设
该院应依照医疗设备风险管理具体规定的相关政策制度,拟定出适合本院的医疗设备风险管理规章制度。建立严格的风险管理体系与执行流程,对每个级别医疗设备风险管理人员的工作职责进行合理分配,加强医疗服务水平及质量,提高风险管理工作价值。
2.2增加资金投入,提高风险管理意识水平
国内的医疗设备风险管理还停留在初级阶段,相应的医疗设备管理人员对医疗设备风险管理工作重要性的认识往往需要一个过程。在目前风险管理法规标准、管理体系还不够完善的情况下,医疗机构相关管理层应在宣传和培训方面加强教育,将风险管理意识做到全面化,灌输正确的风险管理理念,加强医疗设备风险管理认知度及管理技能。另外应增加资金投入在风险管理工作上,提高医疗服务人员对医疗设备不良事件监测工作的意识及水平。
2.3建立风险评估管理制度
有效健全的风险管理系统的主要措施是将在用的医疗设备进行安全风险评估,并定期监测及建档[8]。在医疗设备使用过程中,评估分析不同设备、环境下出现的安全风险因素,并制定相应的对策使全程监控做到实处。为使医护人员在医疗设备风险管理的各个环节做到严密精细,要加强医务人员对医疗设备风险管理意识的培训,提升其风险评估的积极性。医疗设备管理人员应充分利用其监管作用,对临床科室医疗设备的使用进行正确的指导和督促,与临床科室交流学习,定期对设备进行安全检测,及时发现安全隐患并进行相应处理,从而保障广大患者能够放心使用医疗设备。
2.4建立健全的医疗设备风险管理体系
在医疗机构医疗设备风险管理工作的风险识别、评价和处理等环节中,风险信息的准确收集和及时反馈有着举足轻重的作用。根据医疗设备风险管理理论[8],建立管理制度,包含医疗设备的采购、验收、检测、评价、考核及维护等,并分析、评估及防控医疗设备安全风险,定期安全监测医疗设备进行并进行电子建档,拟定相关的质量保证体系。医疗设备风险管理体系的完善建议,应注意以下几点:
①在医疗机构内部建立医疗设备风险管理信息系统并把数字化信息网络管理系统作为辅助手段。
②建立健全的组织机构,明确职责,对医疗设备风险进行分析,并实施相应的防范对策。使用前,加强风险分析防范医疗设备、进行评估管理不同环境下医疗设备的使用风险分析、电气安全性和电磁兼容性及放射防护。
③在使用医疗设备期间,拟定并严格执行操作制度,以防控为主进行维修,加强巡检及程序维护,将质量、计量检测及维修质量等管理放在首位。譬如:根据反馈信息,及时整改处理呼吸机、监护仪、给类光学窥镜等。
④依据医疗设备使用情况,全面重点进行管理提高管理效率,如高风险植入性材料使用管理、设备材料管理制度、一次性材料用后管理等。
⑤制定《完善的不良事件监测与报告制度》,安排责任心强的医疗设备风险信息监测人员,完善风险信息的收集工作,使医疗设备风险管理信息得到及时上报,有效收集,科学分析和综合利用,全面提高风险管理工作风险评价分析工作的科学性和实效性,从整体上加强医疗设备风险管理水平。并加强不良事件教育,增强安全风险意识。
3结论