学校档案管理员

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学校档案管理员范文第1篇

关键词：教学档案；分类标准；管理系统

一、教学档案研究的现状

目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。

二、教学档案管理研究的方法

本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。

三、教学档案管理系统研究的结论与对策

（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。

参考文献：

[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.

学校档案管理员范文第2篇

关键词 高职院校；学籍档案；管理创新俗话说，教育使国家发展的根本，是民族进步的源泉。近年来，随着社会各方面的发展进步，我国对教育事业的工作重视程度越来越高，尤其是对于担负着我国技能型、应用型等具有专业操作技能的高级人才的培养的高职院校的建设工作，国家投入了极大的关注。学生的学籍管理工作是教学秩序稳定进行的有效保障，对于确保办学目标的实现、优化高职教学环境，以及提高教学质量等方面都具有非常积极的影响意义。

一、高职院校学生学籍档案在学校管理中的作用

学籍档案是由学生在校学习、实习、参加社会实践、毕业等方面的动态构成的，全面记录了学生在学习期间的德、智、体、美、劳等方面的实际情况。它是学校对学生活动情况的掌握途径，同时也是学校为实现合格人才培养目标，对学生进行规范化管理的主要依据。学籍档案作为学校管理的重要组成部分，对高职院校提高管理水平和管理质量，加强完善学籍管理工作有至关重要的作用。另外学籍档案还是社会用人单位对学生的能力、性格、优缺点等进行全面评价的重要依据。完备的学籍档案对高职院校的毕业生就业服务有很好的辅助作用。

二、现阶段高职院校学生学籍档案管理中存在的问题

纵观各大高职院校中的学籍档案管理工作，都还是处于很不完善的状态，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表现为以下几个方面。

首先，高职院校的领导阶层对学生的学籍档案管理工作不够重视。学生的学籍档案在管理中和使用的时候具有潜在性和滞后性，再加上对它的投入往往不能够达到立竿见影的效果，因此很容易被管理者忽视。

其次，高职院校学籍档案管理工作人员的管理观念落后，专业素质较低。目前高职院校学籍档案管理还没有形成一个统一的、详细的规章制度，也没有统一的标准，每个院校基本上还是沿用老模式，老方法进行学籍档案的管理。另外，管理的不严格导致工作的随意性比较大，档案的保管保密性、信息利用和归档整理等工作都很不规范。随着现代网络信息技术的不断发展，档案管理也逐渐向网络化发展，但是大多数档案管理人员都没有受过专业的培训，对网络管理手段不熟悉，这些因素都对高职院校的学生档案管理工作带来了不便。

再次，学籍档案管理人员的队伍不稳定。大多数高职院校由于对学籍档案管理员的培训和管理不重视，往往会导致管理人员的频繁调动，再加上在管理的过程中又缺乏相应的规范制度，缺乏统一的标准，管理职责不清不楚，甚至还有一些部门只按照适合自己的方式进行学籍档案管理，使学籍档案管理出现脱节的现象。这些现象最终使学籍档案的完整性、准确性和可利用性都受到了极大的影响。

最后，学籍档案的开发利用还不够充分。

三、高职院校学生学籍档案管理模式进行创新的一些可行性措施

1.加强完善学籍档案管理制度的完善，对学籍档案进行规范化管理

高职院校学籍档案管理是一项复杂且系统的工作，各大院校要采取科学、合理的措施完善学籍档案管理有关的各项规章制度，实现管理的规范化和科学化。使学籍档案管理能够有章可循、有法可依。另外学籍档案管理制度还要与高职院校的实际情况有效的结合起来，改革以教务部门管理为主的管理模式，使其实现以各个教学系为主实行管理过程。

2.加强宣传力度，从学生、学校、管理人员等全方面加强学籍档案管理意识

学籍档案是学生在校学习情况的真实反映，同时也是教学水平的真实体现，对学校教学工作中有非常重要的作用。高职院校的领导要高度重视学籍档案管理工作，有效的利用学籍档案对学校的管理状况进行分析和改善。同时还要加强对学生有关学籍档案的重要性教育，使他们在进行档案填写的时候能够更加的慎重、认真，保障学籍档案的真实性和完整性。

3.加强档案管理队伍的建设工作，提高管理人员的专业素质

学籍档案管理工作不仅是一项具有技术性特点的工作，同时也是一项服务性的工作，是学校对学生切身利益进行保护的体现。档案管理队伍在学生的档案管理中起到关键作用。高职院校要通过对档案管理人员进行宣传和教育，使他们能够充分认识到档案管理工作的重要意义，树立良好的管理意识，在学籍资料的整理中能够认真、及时的对资料进行收集、归档和保管等工作，以确保学生学籍档案的准确性和完整性。另外，还要对他们进行计算机技术的培训，使他们能够熟练的操作电子信息系统，对学生的学籍档案进行更好的管理。

4.采用电子信息技术进行学籍档案的管理

高职院校在进行管理模式创新的时候尤其要注重将电子信息技术应用到学籍档案管理工作中，采用先进的软件管理系统，通过计算机网络建立学籍档案管理平台，并且通过教务管理等部门对学籍档案的查询和记录进行授权，从而能够实现档案资源的共享、保密和一定程度的开放性，增强学籍档案的利用率。学籍档案从形成到使用要经过很多个环节的处理，我们要在档案的登记和管理工作中对档案备份、密码设置、身份验证等方面进行有效的设置，以保证档案的真实性和原始性。

四、结语

总的来说，高职院校的学生学籍档案管理是一项需要得到高度重视的工作，随着社会的发展，电子信息技术渗透到各个领域，学生的档案管理也不能例外。另外，高职院校还要加强对学校领导、学生以及档案管理人员的教育工作，加强对档案管理重要性的认识，不仅能够有效的促进学校管理水平的提高，还对学生未来的就业提供了良好的保障。

参考文献：

学校档案管理员范文第3篇

（广西幼儿师范高等专科学校，广西 南宁 530022）

【摘要】通过对广西幼儿师范高等专科学校档案管理工作的调查分析，论述了目前档案管理存在的问题以及改进措施，提出了档案管理努力的方向，旨在进一步推进学校档案管理的规范化建设。

关键词 高职高专；档案管理；问题；对策

高职高专多由中等学校发展而来，随着学校的转型与发展，各种类别、形式的档案数量显著增加。这些资料信息是研究学校历史的第一手材料，是学校进行科学研究、人才培养、社会服务以及文化传承等活动的重要理论依据，是学校教学评估工作最基础的原始数据，对于学校各项工作的实施有着重要的意义。因此，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。本文以广西幼儿师范高等专科学校为例，探讨高职高专院校档案管理存在的问题和改进的措施。

1广西幼儿师范高等专科学校档案管理的基本情况

广西幼儿师范高等专科学校是提升中专学校而成。首先，在升格转型之初，学校档案室的基础设施简陋，设备不全。档案室未进行“三室分开”；库房没有恒温恒湿设备，工作室也没有照相机、扫描仪、刻录机、装订机等档案办公设备；在数字化档案管理建设方面更是完全空白。其次，学校未建立档案管理专业团队。一是专职档案管理人员不足。档案室仅1名档案管理员，导致很多时候难以有足够的精力去承担档案管理的规范化与科学化建设工作。二是学校各职能部门、各系部的兼职档案管理员流动性大，也基本上没有进行过专业的培训，对于档案管理工作的知识技能不够熟悉。最后，学校档案管理制度也不够完善，既未出台适应本校的档案分类办法，也未完全贯彻执行部门文书立卷制度，导致大部分的文件材料由档案室逐一整理、立卷、归档，不仅占去了档案室工作人员的大量时间，收集档案的完整性以及整理出来的档案质量也难以保证。

2广西幼儿师范高等专科学校档案管理的改进措施

针对上述情况，学校开始从档案管理工作的基础设施、档案管理队伍、档案管理制度等几方面入手，进行了学校档案管理工作标准化建设的探索。

2.1基础设施建设

学校档案室的基础设施建设是从硬件设施建设和软件设施建设两方面进行的。在硬件建设方面，首先，依据有限的空间，档案室被隔离出了阅览室、办公室和库房，做到了“三室分开”，并且在库房的规划和建设上也根据实际规模和发展水平留有充足的余地，以备档案数量的逐年增加。其次，增添了阅览桌椅和文件整理桌，购置了空调、除湿机、装订机、复印机、打印机、扫描仪以及专供查档所用的计算机等必备设施，基本达到了高校档案室基础设施建设标准。在软件建设方面，档案室购买了GD2000档案综合管理系统并已投入使用。

2.2档案管理队伍建设

建立一个健全的学校档案工作网络，有一支懂业务的专兼职相结合的档案工作队伍，对于高职高专院校的档案管理工作的规范化建设是十分必要的。[1]要做好档案工作，档案工作人员不仅要有良好的政治素质和较强的工作责任心，更要有过硬的业务素质。从全面提高档案工作人员的业务素质目标出发，广西幼儿师范高等专科学校从以下几个方面进行了努力：一是对学校分管档案工作的领导和专职档案员的培训提高，除了参加国家和自治区的档案业务培训，主动接受自治区档案局的业务指导外，也积极去兄弟院校学习交流，通过参加各种档案学术交流活动来开阔眼界，提高素质。二是加强对兼职档案员的业务培训和指导，邀请了自治区档案局业务指导处的专家对学校全体兼职档案管理员和各系部、各职能部门分管档案工作的领导进行业务培训和答疑，讲解《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，帮助兼职档案员在部门的立卷归档工作中活学活用。三是，档案室的专职档案员在平时工作中加强了对兼职档案员的业务指导，深入各系部、各职能部门释疑解难，同时档案室还积极发挥监督作用，督促基层部门按要求做好档案工作。

2.3档案管理制度建设

高职高专院校档案管理工作要真正走上正规化、标准化、规范化的道路，必须借助于行政手段“依法治档”。因此，在档案管理制度方面，广西幼儿师范高等专科学校档案室制定了《档案室工作职责》、《档案工作人员职责》、《档案材料借阅规定》、《库房管理制度》、《档案移交制度》、《兼职档案员工作职责》等一系列规章制度，并参照教育部和国家档案局制订的教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》颁发了《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，确定了适合学校档案的分类标准。这些措施使学校档案管理工作做到实体分类、编号、排架、检索、借阅的标准化与规范化。

2.4部门档案、个人岗位档案建设

高职高专院校大都经历了学校的升级或转型，档案资源丰富，但往往由于历史或现实的原因档案信息资料多散失在档案产生的部门或系部，得不到有效的集中管理与建设。为保证学校档案信息资源完整、齐全，广西幼儿师范高等专科学校档案实行分级管理、部门立卷制度。针对一些有价值的文件材料在《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》中并未明确是否需要归档的情况，各部门和各系部加强了对这些档案资源的管理，努力并适时地做好一些相应的整理、保管、归档工作。同时，根据《高等学校档案管理办法》第二十四条的规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”[2]即无论是学校党政领导、教师、教辅、行政人员，他们手中所保存的公务文件材料也是重要的档案信息资源，应予以整理、保管起来。广西幼儿师范高等专科学校档案室指导、督促学校每个岗位的工作人员做好对这部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了评比。由此，学校从档案室到部门到个人，建立了一个完整的档案工作网，档案信息资源的存储量日益增加，馆藏容量也不断丰富。

3高职高专档案管理努力的方向

随着现代信息技术的高速发展，特别是新媒体的大量涌现，全国各个高校都在努力加快本校的信息化建设。[3]高职高专院校档案室是高职高专院校的辅助部门，长期以来得不到相应的重视，更谈不上现代化建设。多数高职高专院校档案室虽然用了档案管理系统，改变了以前自建电子表格管理形式，但也因为电子档案少，只能提供一些一般性的基础目录检索，还没有能力提供更为深层次的详细信息检索。各系部、各职能部门对于信息资源的传输还尚未起步。广西幼儿师范高等专科学校档案室同样也只是利用了计算机进行管理档案，使用了专业的档案管理系统，但仅限于单机版数据库，网络版的数据库和数字化全文录入还未启动。因此，切实推进学校数字档案室建设是高职高专院校档案信息化建设的重要任务。抓住学校数字化校园建设的有利时机，选择适合高职高专院校档案信息化建设的发展模式，根据档案工作的专业特性，提出档案信息化建设的要求，将档案信息化纳入高等学校信息化建设之中。

参考文献

［1］彭志斌.高等学校档案分级管理研究[J].档案与建设,2009(11).

［2］中华人民共和国教育部令第27号.高等学校档案管理办法[Z].2008-08-20.

学校档案管理员范文第4篇

【关键词】二级学院 教学档案 管理

1 教学档案管理的类型和内容

1.1综合管理类档案

包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。

1.2专业实验室建设类档案

包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。

1.3教学与实践类档案

包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。

1.4学生管理类档案

包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。

2 教学档案的作用

2.1查考与凭证作用

教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。

2.2为提高教学质量提供依据

一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。

2.3为加强教学管理提供参考

教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。

2.4教学档案是教学经验交流的有利工具

学校要发展，有时需要接受兄弟院校的建设经验，要了解学校的规划、专业设置、教学计划、教学大纲等等。将这部分档案进行科学地集中统一管理后，势必方便兄弟院校间的经验交流，促进教育事业的发展。

3 二级学院教学档案管理存在的问题

3.1教学档案材料收集不全面

二级学院教学档案工作规范程度低，层级归档机制不明，师生员工的档案意识不强，不少教学档案散存于部门或个人手中，没有定时收集整理；档案材料不归、漏归现象严重。

3.2数据不统一，材料不规范

统计数据繁多，相互间不一致现象严重。诸如学生学籍异动、毕业论文答辩、科研获奖统计、历年考研学生人数统计等各类数据出处甚多，相互不一；有的教学档案未按档案归档要求进行规范。

3.3教学档案服务方式落后

当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代，但很多学院的教学档案信息仍停留在运用传统的纸质档案管理方式，信息化管理手段明显滞后。

4 二级学院教学档案管理策略

4.1树立正确的教学档案管理思想

教学档案的管理应由主管教学的院长具体领导负责。加强教学档案工作应从几个方面着手:一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理；二是要配备专职教学档案管理人员；三是要把教学档案工作真正纳入学院教学工作计划，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓。

4.2建立健全完善合理的教学档案管理制度

制定严格的制度，使档案管理能够做到按章办事。将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。

4.3提高教学管理人员素质与水平

教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。

4.4教学档案信息化管理，提高工作效率

充分利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。建立了一批电子教学档案数据库。另外要充分利用校园网络资源优势，实现档案材料的远程检索与鉴定利用，真正实现资源共享，从而提高教学档案的利用价值。

二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，它是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。

参考文献

[1]明艳.初议院系教学档案的管理[J].考试周刊，2008，（14）：169-171.

[2]曾菊君.高校系部教学档案管理刍议[J].长治学院学报，2008，（1）:84-86.

[3]武艳芹.浅谈教学档案建设与管理的重要性[J].宿州学院学报，2008，（2）：132-134.

[4]孟清兰.学院教学档案管理研究[J].山西财经大学学报，2008，（4）:119-126.

学校档案管理员范文第5篇

[文章编号]：1002-2139(2013)-2--01

一、总括

档案管理是管理中的一项重要内容，档案管理不仅仅体现在一个良好的制度方面，更是要求在复杂的形势下，尤其在经济、社会快速变化的情况下，需要我们把握好档案管理工作的时代性特点，不断的发现档案管理工作中的不足与失误，并紧跟社会发展的步伐，不断创新。提高学生档案管理工作水平，为高职院校的长远发展提供更优质的服务。随着高校扩招政策的推行,办学规模逐年扩大，在校学生人数不断增加，给高职院校的学生档案管理工作带来很多问题和挑战，在新形势新要求下，传统的手工管理模式已经体现出诸多弊端，这需要我们应用现代化的信息技术手段进行学生档案的数字化管理。

二、高职院校学生档案管理存在的问题

（一）学生档案管理体制不完善

高职院校通常上只设立档案室，没有按有关政策成立档案馆。档案工作的层次很难随学校的发展而提高，由于人员配置问题，档案管理人员基本限制在对档案收集、整理、归档、利用等工作中；学生档案数量多、收集分散，学生档案管理人员多认为将学籍材料归档移交便完成任务，因此高职院校学生档案管理经常处于被忽视的状态。由于高职院校逐年扩招，学生人数不断增加，大量的档案材料如果不规范入档，必然导致学生档案不完整，无法全面反映学生在校表现。

(二)学生档案管理程序漏洞多

由于学生档案的形成涉及面广，内容多数量大，部门之间协调困难，高职院校在学生档案管理模式上多采用分散管理，学校学生部门有学生档案室，但经常由于档案管理人员专业知识欠缺，而导致学生档案归档不规范，学生学籍归档移交过程中会出现班级混乱，丢档等现象，影像材料的收集和归档质量，容易出现档案收集不齐全，档案移交不及时，随意归档。虽然加大了在人力物力上的投资，但在不同程度上出现统一性欠缺，效率低下等问题。

（三）学生档案管理信息化存在不足

现代化管理是以管理的集合为特征的，任何一项管理制度几乎都以独自发挥效应。而档案管理信息化建设的落后导致了档案管理整体效率的降低，大部分档案管理单位到现在还是有手工录入、手工查档、手工登记，这导致档案管理工作量的增加，也降低了档案管理的整体效率。档案管理被认为是一项不能创造效益的工作，这种偏见导致档案管理工作没有足够的经费来支撑，档案管理工作人员也较少经过培训，很少有工作人员能了解和利用信息管理，更加导致了档案信息化程度的低下。要实现学生档案管理信息化，一般需要学校根据自身情况自行开发或者购买使用管理平台，学生人数多，流动性大，因此学生档案信息化工作量巨大，学生各项档案很难融合成完整电子版学生档案。而档案信息管理人才欠缺，因此学生档案无法实现全面信息化，即便有些院校的学生学籍档案信息化，但日常学习思想表现、社会实践以及活动等仍无法全面信息化。信息化档案仍不能很好地应用于高职院校学生档案管理的过程中，大多数院校的学生毕业前仍要用纸质打印放入档案移交用人单位，信息化真正意义无法落到实际应用当中。

三、改进高职院校学生档案管理工作的方法

针对高职院校学生档案管理中存在的种种问题，以及高职院校管理要适应信息化时代的需要，当前高职院校档案管理工作应更新观念，科学管理，充分利用现代信息技术手段，做好以下几方面工作。

（一）改善相应的档案管理制度体系

制度是运行的保障，要做好高职院校学生档案工作，首先要强化档案管理意识，提高档案管理工作的地位，应建立高职院校档案管理小组，各部门设立相应的兼职档案员，使全校档案管理形成网络，形成领导负责、组织落实、分工明确、责任到人的档案管理体系，把档案管理工作落到实处。应把档案现代化管理工作纳入学校工作计划和议事日程中，重视学生档案管理，为学校档案部门提供良好的工作条件。

（二）加强学生档案档案信息化建设

改变收集、整理、进库、取卷等繁琐低效的学生档案管理模式，将丰富的档案信息予以数字化，及时有效地将学生各项信息转变为高效的网络化服务，高职院校档案管理工作对管理科技化、信息化的水平越来越高。从现有发达国家档案管理的情况看，他们普遍的建立起了完善的档案数据库，借助科技信息优势，形成了强大的高职院校档案信息检索能力。

（三）加快高职院校档案管理工作信息化进程