行政秘书范文第1篇

秘书，是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务，并为决策及实施提供服务的职务。从行政秘书的定义看出，作为领导的重要辅助者，秘书能够对组织起到很重要的影响，是组织中不可或缺的角色。但是另一个方面，由于秘书工作的复杂性和琐碎性，导致秘书工作又成为不同于其他可量化的工作职位的特殊的存在。若对秘书绩效管理方法不得当，将会挫伤秘书工作的积极性，甚至产生更为恶劣的负面影响。

一、秘书的工作内容与素质能力模型

秘书是领导的重要辅助者，能够对组织起到很重要的影响，另一个方面，秘书的工作具有复杂性和琐碎性。参考一些企业秘书的工作说明书可以发现，秘书的主要工作包括日常事务的处理、会议行程的安排、各项文字资料的撰写和辅助领导工作等几个方面。因此对行政秘书的素质要求是相当特殊的。概括起来，应当包括以下几个方面：

1.职业道德。每个职业都有不同的职业道德要求，具体到秘书来说，无非是忠于职守、忠于领导，讲诚实守信用，兢兢业业、甘当无名英雄，遵纪守法、廉洁奉公等等。

2.交往协调能力。秘书的工作，很大程度上是需要和人打交道的。领导安排的任务，很多时候都需要良好的沟通能力，协调各个方面才能完成。

3.筹划能力。秘书需要安排很多琐碎的事情，处理起来相当繁杂，筹划能力是秘书工作有条不紊的保证。

4.学习能力。长期跟随领导，就要善于从领导身上发现优点，学习领导的长处。

5.写作能力。同样是秘书处理文字工作的必备技能。

二、秘书的绩效计划

在进行行政秘书的绩效考核工作之前，上级领导要和秘书人员进行几次沟通，就工作的目标、考核标准等内容达成一致，制定出本文由收集整理一份完整的绩效计划。在制定绩效计划时要遵循几个原则：要遵循重点突出原则，秘书的工作内容多而杂，这就更要求在进行绩效计划时突出秘书工作的重点和关键点，选择那些与企业价值关联度大，与职位职责联系紧密的绩效指标和工作目标；要坚持可行性原则绩效计划中的设立工作目标是要在秘书的职责和权利范围之内，既要有挑战性又要可实现；要坚持职位特色原则，绩效计划必须针对职位而设定，绩效计划的内容、形式的选择和目标的设定要充分考虑到秘书工作的特别性。

在秘书的绩效评价考虑的工作内容方面，一般具有代表性的包括会务安排、出行安排、文字资料的撰写、接待访客与协助领导等几个方面，而考核的主要指标，则包括了领导满意度、访客满意度、工作安排流程科学合理性、文字材料的准确及时性等内容。

三、秘书的绩效考核

绩效考核主要取决于绩效目标的选择和绩效指标的设置。因此目标与指标是绩效考核的关键环节。不仅应该紧扣秘书工作的重心，还要能够对秘书工作的绩效状况给出一个准确的衡量。

考虑到秘书工作的特殊性，一些指标具有主观性（如领导满意度），一些指标的考核尽管客观但难度太大（如打字速度等），因此在进行秘书的绩效考核时应采用定性和定量相结合的考核方法，防止考核结果受主观随意性和片面性的影响。在进行秘书人员的绩效考核时候应该注重建立kpi关键业绩指标等定量的绩效考核体系，设定在日常具体工作中可以量化的一些考核标准，例如在录人文件时的错误率、起草打印各种文件的时效性等从关键职责中提取的关键业绩指标，这样才能对具体的工作表现进行评价，也能避免出现由于领导个人主观印象而做出的考核结果。在考核方法的选择上，为了提高考核的信度和效度，应该综合运用等级评定法、强制分布法、目标考核法、关键事件法等方法，采用有效的秘书绩效考核的评估表格等工具，客观公正地进行秘书的绩效考核工作，减少在考核过程中可能存在的误差。

在注重方法设计的同时，也要重视沟通的作用。良好的绩效沟通能够及时排除工作中的障碍，最大限度地提高工作效率。在绩效考核过程中，领导要不断地与秘书进行沟通，在沟通过程中秘书可以提出自己在工作中的困难以及需要上级提供的资源，而领导也可以在这个过程中指出秘书在工作中的不足之处，帮助秘书人员及时改进，从而提高工作效率。绩效考核中的沟通分为正式沟通和非正式沟通两种，在企业中可以建立起例会制度和定期汇报制度这样的正式的绩效沟通方式，同时也要求领导要在日常工作中通过工作方向引导等非正式沟通方式来指导秘书的工作，从而帮助秘书完成绩效目标。

四、秘书的绩效反馈

在绩效考核过程结束以后，必须及时将绩效考核的结果反馈给被考核人员。上级领导在绩效考核后要安排时间与秘书人员进行绩效面谈，一方面要让秘书人员了解自己获得绩效结果的原因，减少不必要的误解和猜忌，另一方面也为秘书人员在接下来的工作中改善绩效获得更好的发展提供建议。而为了形成良好的激励机制，秘书绩效考核的结果不应该仅仅简单地和工资奖金相挂钩，绩效考核结果还应该和秘书的培训、个人的职位晋升等奖励措施相联系，这样不仅能激励秘书人员更加努力地做好本职工作，还可以在绩效考核中发掘秘书队伍中的优秀人才，为企业的管理层储备人才。

行政秘书范文第2篇

【摘要】本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较，以便通过了解域外经验，为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。

关键词 行政助理和秘书手册；中外；对比

一、一般性介绍

自上世纪80 年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来，取得了不少成绩，出版了不少相关研究成果，为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导，但是相对于西方发达国家，我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较，具体呈现两本书的异同与优缺点，以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少，目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中，著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996 年出版的，比较权威，使用范围比较广，而且它也不像2000 年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此，笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995 年出版后，已连续修订了五版，最新的为2014 年版。不过因条件限制，笔者只找到了该手册的2008 年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7 年时间，个别内容（比如办公设备和电脑部分）与时代有点脱节，但其他方面的内容并不会脱节太多，所以可以选择用于比较。粗略地看，《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面，包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等，结构较为相似，涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册，概念解释和定义以辞典式写法编排，工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分，分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6 部分构成。整体来说，这本书是以大主题为基础，小标题为着眼点，具体解析每种事务之下的各个步骤，并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错，且各有千秋，但若仔细阅读比较，却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较，《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

( 一）受众对象较为单一，职业覆盖面狭窄。《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导，但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的，针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑，非党政机关秘书工作者，就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家，所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理，但是其内容却适用于各领域秘书助理，所以相对来说，美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

（二）内容设置过泛、过于庞杂。从另一个方面看，《秘书实用手册》的内容又好像太过全面，既有秘书学理论，又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书，秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中，这就不像实用手册，而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》，只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导，并无多少理论、历史知识之类的内容。

（三）实用性比较欠缺，理论与实际有些脱节。手册，在英文中有Handbook, Manual 和Notebook 的意思。根据《汉典》，手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书，或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密，或者只知大致步骤却不知如何实际操作，那么手册的指导、帮助性就会大打折扣，而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的，但具体陈述的却主要是概念，缺少对实际具体工作的明确指导，显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中，怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导，却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求，即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是，类似“该如何安排领导的住宿？”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间？”“实在订不到住房该怎么应急处理？”等问题，该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦，想从该手册中得到及时有效的帮助，恐怕就会落空。而相较之下，《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间，所以要提前联系好一家关系良好的旅行社，以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

（四）文字陈述多，具体流程性介绍不够，图例更少，缺乏直观性。《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述，工作流程性指导方式使用不多；而且相关指导也时常显得比较粗略，不够细致；至于图表展示法使用得就更少了，缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》，不仅细节指导详细，而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理，该手册就先简单解释邮件的作用，然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件，哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解，包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒，如果是要寄大件的东西，怎么选取箱子、怎么注意贴好封条；如果丢失了，应该怎么做。本节的最后，编者还列出了一个清单，以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导，无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作，大大提高工作效率，减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现，也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分，在具体介绍完相关程序之后，又给出图表归纳。再如，该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外，还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容，对此《秘书实务手册》也缺少关注，一个常规办公室哪些东西是必须的，亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》，其办公用品就陈列出了参考清单（见下图）：

（五）与管理学、心理学等相关学科结合不够。秘书及行政助理工作及其相关研究，都需要较多其他学科知识或方法的帮助，但是《秘书实用手册》的编写，在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识，但是该手册的相关部分，却未见有所联系。而与之相对照，《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中，把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论，根据任务的轻重缓急设定计划，做出坐标图表，制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方，不够亲切，常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度，但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法，相当注意揣摩读者对象，尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应，从而针对性地定位语气、选择用语，给人以舒服、安慰、可信赖的感觉，这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

（六） 语言生硬，排版太密。《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容，比如建国后的第一次秘书长会议，通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似，以第三人称的表达方式为主，较为客观，介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨，但却缺乏灵活性，大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如，手册对刚进职场的人是这么说的：刚进入这个地方，你可能觉得这里有很多的问题，你也很想提出来，但是请你记住，你想提出的，是很多刚进职场的人都想要提出的问题，但是，你的上司拒绝了这样的提议，必定有他的理由；所以，请你再多观察一段时间，当你熟悉了这里的环境，真正了解了这里的规律，或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的，手册的用语平实、亲切，让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉，其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小，且编排得密密麻麻，不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册，可能难以快速找到所需内容，会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱，而是分点、分层，步骤之间隔段隔行，具体要求和关键字词制黑，内缩进，非常清晰，一目了然。

（七）缺少办公设备的使用指导与置办内容，与时展结合不够紧密。《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍，在办公设备及软件方面的介绍算是不错的，但也只是提到某种设备是什么，却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同，但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980 年代末到2011 年以来我国学者所著的多部秘书手册，发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容，即便这20 多年来，电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法，也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书，通过这一章，可以迅速地把握各类办公设备的用法，在工作中得心应手。比如它的2008 年版，就引入了PAD这样当时非常新的办公用品，而该书已出版五版了，笔者猜测，目前的第五版一定会包括Macbook，Pad，Surface 等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册，才不会落伍，持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是，《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇，如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识，极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。

同时，该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况，拓展了其他秘书技能，加入了许多“谋”和“管”的内容，对秘书工作的全面发展具有意义。

（八）服务意识不够强。这里的服务意识，指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者，这就涉及到办公室的合理布置了。比如，秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔，以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用，节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图，既可更好为领导服务，又可在来访人员询问地址的时候进行解惑，也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足，不只是《秘书实用手册》一本书的问题，而是我国同类手册中普遍存在的问题，的确需要引起我们的重视，并急起直追，快速改进。为此笔者试提出如下建议：

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题：手册到底是写给哪一类型的人的？这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助？

二是内容要精，不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚，具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中，而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容，如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时，排版要有条理，步骤要分段分行。合理的排版，才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容，不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是，手册旁边应该留出空白部分，以供读者将自己的经验记录在手册上，将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示，不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容，如电话号码大全，邮编大全等就应该列在手册中，以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度，为秘书工作提供更好的帮助。五是手册编辑应该与时俱进，将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时，办公设备与软件应该有具体的操作方法，而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中，应该把一些重要常规的事务列好预备清单，以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理，因此，物质置办的现时推荐与价格，也应该在此罗列出来，作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置，如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时，也应该注意领导的办公室布置习惯，以便于以后领导需要秘书找东西的时候，不至于把领导的办公室搞乱。

八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。

参考文献：

[1] 廖金泽：通用秘书手册. 中山大学出版社，2011.

[2] 王千弓，徐中玉. 秘书实用手册. 华东师范大学出版社，1996.

[3] Stroman, J., Wilson K. & Wauson J.. Administrative Assistantand Secretary’s Handbook. (2008). The U.S.A., Amacom.

行政秘书范文第3篇

首先我在工作方面有自己的原则，努力工作，完成任务是我作为秘书最基本的任务。协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作;做好了各类信件的收发工作，为了不耽误学院、大家的工作，不怕辛苦每天按时取信取报，把公函，便函及时分发到部门及个人;协助好办公室主任做好学院的财务工作;做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情;做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全年没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。

思想政治上:我要求上进，一直以乐于助人为已任，多次参加青年志愿者活动。爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。

工作质量成绩、效益和贡献。在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，工作效率高，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为学院及部门工作做出了应有的贡献。

这段时间里，我也发现了我的不足之处，比如在思路上还是不够开阔，有时候过于追求任务，而忽略了其他几个方面，我相信在以后的工作中我会努力，活跃思路，把今后的工作完成的更加完美。

行政秘书范文第4篇

【关键词】行政秘书；职业道德

行政秘书的职业道德建设对于机关和企事业单位运行管理具有重要的意义，但是实际中的行政秘书道德建设还存在较多问题，这不仅对秘书的职业道德建设造成影响，同时也会影响机关和企事业单位的发展，所以应当强化行政秘书道德建设。

1行政秘书职业道德存在问题的原因

实际中影响行政秘书道德缺失的因素是多方面的，包括客观和主观两个方面。第一，市场经济的负作用。市场经济条件下经济主体获得更多、更公平的机会去追逐利润，但也有一部分因走入极端而滋生拜金主义，进而影响和冲击行政秘书人员的心理。第二，职业道德建设之后。现阶段完善的行政秘书道德标准在我国还没有建立起来，职业的道德建设体系规范化水平仍有待提升，同时也没有建立道德评估和道德监督部门。很多行政单位没有强有力的道德约束，仅仅通过纸面、口头约束秘书人员。由于职业道德跟不上秘书管理需要，行政秘书人员道德素质和道德水平的提升也受到了严重影响。第三，建筑机制有待完善。科学的监督和约束机制是预防权力滥用的重要途径。通过思想政治教育约束行政秘书的主观行为在短时间内是可行的，但是无法收获长期成效。同时，现阶段很多监督约束机制存在监管不及时、不到位的问题，所以加强行政秘书职业道德的当务之急是对监督、约束体制进行健全。第四，没能深入认识问题。实际当中得不到有效遏制的重要原因不仅是，各级行政机关警示教育不到位，还包括贪污者思想偏离正轨、利欲熏心、道德败坏等。

2提升行政秘书职业道德的策略

2.1培养行政秘书高尚的政治品德

首先行政秘书应当具备无私奉献、默默无闻的品质。行政秘书的工作多是围绕领导展开，一方面需要执行上级机关下达的文件，另一方面需要将相关文件精神传达到相关部门或下级机关，并根据领导要求进行各种书面材料的撰写、安排领导的行程等。行政秘书的工作成效往往通过领导或机关的名义展现出来，通常不会有机会抛头露面和数名。这就需要行政秘书的胸怀足够宽广，一直坚持做无名英雄的思想完成工作任务。其次，行政秘书应当廉洁自律、克己奉公。各级党政机关、企业事业单位的核心部门是行政秘书工作主要场所，这就要求行政秘书廉洁自律，不得利用职务之便做出不当行为。再次，平易近人、戒骄戒躁。实际中行政秘书经常会根据领导要求，以单位、机关名义开展协调工作、办理各项公务，他们代表着单位、机关的形象。所以单位、机关的声誉与行政秘书的态度和行为息息相关。所以，行政秘书在工作过程中应当平和待人，并摆正自身的位置。在协调办事的过程中，应当根据领导授权进行，超越授权范围的事项应当请示领导。另外，行政秘书应尽量减少通过强制命令的方式处理问题，应当细心地进行疏导和教育。和普通群众相处的过程中，行政秘书应当深入了解群众困难和意见，进而帮助领导分忧解难。最后，行政秘书在工作中还应当提高警惕、恪守秘密。实际工作中行政机关和单位的重要文件都是由行政秘书保管，并且这些文件中多是工作机密，这就要求行政秘书恪守机密。平时的工作中行程秘书人员应当树立保密意识，并对自身保密工作的自律性和自觉性进行强化，进而确保机关、单位的利益得到有效维护。

2.2强化行政秘书的思想道德建设

首先，行政机关和单位应当对行政秘书人员的思想道德建设进行强化，与法律和制度不同，思想道德是通过人发自内心思想观念对自身的行为产生影响，是行政秘书遵纪守法的前提和基础。行政秘书只有经受充分的思想洗礼，才能够免受利欲的负面影响，这样即使不存在完善的监督机制和法律，行政秘书也会正确运用手中的权利。行政秘书科学价值观、世界观、人生观的确定是行政秘书形成良好职业道德的基础，开展思想道德建设应当包括以下两方面内容：一方面，充分开展理想信念教育。在我国改革开放的过程中虽然经济建设获得了较大成就，但是共产主义远大理想教育仍需加强，只有这有才能够保证人们在正确思想引导下进行社会主义事业建设。针对行政秘书开展共产主义信念教育，不仅能够实现提升其自身素质的目的，还能够帮助他们理解社会主义初级阶段的优越性，进而在社会主义事业发展中积极贡献力量。另一方面强化责任观和为人民服务的教育。通过责任教育应当让行政秘书明确以下问题，他们为谁负责、他们从何处获得权力，只有这样他们才能够在使用权利的过程中，时刻牢记自身的责任和使命。其次，完善法律制度和监督机制。完全依靠秘书的自身道德约束、自律是无法实现行政秘书的职业道德建设的，相关部门还应当对相关法律法规进行完善。现阶段我国关于这方面的法律规定还不够全面，立法部门应通过完善相关法律制度达到制度化和法律化职业道德的目的。相对于单纯的道德规范，法律制度能够形成对行政秘书行为更强的约束力和震慑力，对于防止不道德行为的蔓延和滋生具有重要意义和作用。再次，充分引入外国行政秘书职业道德建设经验。中国行政秘书职业道德建设是植根于中国特色社会主义政治制度的土壤之中的，但是也应当充分借鉴外国的有益经验。健全的职业道德监督和惩罚机制标志着一个国家职业得到建设的成熟，通常来说他的特点包括：惩处机制严格，违反职业道德行政人员需负担明确、具体的责任；道德监督机关独立；处罚程序严格。对于发现违反职业道德的行为，监督机关应当进行调查，对于违规违法行为确实存在的报上级机关或司法机关。

3结语

本文分析了实际行政秘书道德建设中存在的问题，并探索了解决这些问题的相应策略。但本文仍存在一定局限，希望机关和企事业单位能够加强重视，采取有效措施推动行政秘书职业道德水平的提升。

【参考文献】

[1]杜宏伟.市场经济条件下秘书职业道德之建设[J].济源职业技术学院学报,2010,(09):76-78.

[2]张梅.浅谈市场经济条件下秘书职业道德的建设[J].惠州大学学报(社会科学版),2014,(09):23-25.

[3]朱庆好.现阶段秘书职业道德教育的重要性及方法选择[J].吉林省教育学院学报(下旬),2012,(09):21-22.

行政秘书范文第5篇

关键词：工作现状 角色定位 职业素养

随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020年）的正式颁布与实施，我国高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣直接关系着新时期高校人才培养的质量。高校院系行政秘书既是办公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基层人员。行政秘书对院系与学院、院系与教师、教师与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的基本保障。

一、高校院系行政秘书的工作现状

高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。

1.工作繁杂，专业知识综合性强

知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。

2.职业规划不清晰，执行力不强

细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。

院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作？首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。

二、院系行政秘书的角色定位及工作职责

院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。

1.行政事务的小管家

行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。

（1）人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。

（2）资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。

（3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。

（4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。

（5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。

2.院系内、外交流的协调员

院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。

(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。

(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。

(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。

(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。

三、强化职业素养

1.良好的心态

院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。

2.加强业务技能

加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。

(1)公文写作能力

公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。

(2)应变能力

即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。

(3)组织管理能力

组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法？在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。

(4)表达能力

表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。

(5)操作能力

操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的速度，节省纸质资源。

四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率

高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。

1.纵横结合建档工作法

从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料（身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等），教学信息（教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等），教科研成果（论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等）。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。

2.自我培养

作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座；浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。

3.完善培训制度

高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素质；激励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。

五、结束语

综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。

参考文献：

[1]刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求[J].湖南科技学院学报，2008，（10）.