商业信函范文第1篇

业务优势

所谓商业信函直邮行销法即是把一个公司的产品求购、招商引资等资料直接寄到能做决策的企业相关的负责人或终端用户的手中，引起收信人兴趣，再辅以其他方式完成商业交易。这种方式在中国虽然很少使用，在欧美却早就广为流行。它的好处主要就是：与其他行销方法相比费用低廉、有一对一的直接效果、有针对性。对于中国的企业来说，它是少数可以打入主流社会而不需天文数字投资的宣传方法。由于它是一种书面资料，还可以避免一般中国企业在国外没有办事处，中国与外国有时差，没有英文流利的员工可以随时接听、应答外商电话的烦恼。直邮行销法如与数据库营销配合，更可塑造一个现代化、国际化、数位化、高尚的整体企业形象，增加公司的商业魅力。

商务函电

商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

商务信函的写作需要注意以下几点标准：

(1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。

(2)简洁。在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

(3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

(4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

(5)体谅。要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。

商务信函写作的注意事项

1.句子不要零碎。 例子: he decided not to audit the last ten contracts. because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起：he decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

2.切忌主客不分或模糊。例子: deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (we决定呀, 不是report.)

3.结构对称,令人容易理解。例子: the owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: the owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。例如: an authorized person must show that they have security clearance. 应改为 authorized persons must show that they have security clearance.

6.时态和语气不要转换太多。看商务英语(论坛)已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

7.标点要准确。例如: he did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: he did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

商业信函范文第2篇

发展商业函件业务商业函件能否快速、稳定发展,在很大程度上取决于目标市场的选择。目标用户定位得当的话,商业函件的到位率会很高,起到的效果也会较好。

1.以三资企业作为龙头。国外企业使用商业函件比较多,商函这种媒体比较容易让他们接受。首先应该积极发展国内的三资企业来使用商业函件业务,通过他们使用后成功的事例来带动国内企业选择使用商函这种广告媒体。

2.以个体工商户、新产品生产企业、科技开发企业、出版社、报社等单位作为重点。这些单位有许多的产品需要推销出去,邮政商函可以帮他们策划、设计产品推销方案,与回购订单结合起来,提高回函率和交易的成功率,

3.以商业企业(如百货、批发商店、医药商店等)作为依托。这类企业面向广大的消费群体,通过他们的成功使用可以提高商函的知名度,扩大商函媒体影响面。

4.以在各种宣传媒体上做广告及派出大量营销人员推销产品的企业作为切入点。这类企业有大量的推销员,每年要花费大量的业务宣传和广告费用,应通过向他们宣传商函媒体的成功事例,宣传商函媒体的特点和优势,帮助他们将产品销售出去,帮助他们提高企业效益。

二、灵活营销,促进商业函件业务快速发展

1.产品策略

产品策略是商业函件业务发展的核心,根据用户不同的需求开发出适销对路的商函产品。

针对目前市场的供求状况,大力发展促销类、推销型的商业函件,帮助需要推销产品的企业收回订单,将产品销售出去;面向广大消费者,大力发展宣传企业形象、公益性广告等促销类、宣传型商函和明信片,如晋江局根据当地特色,与当地乡镇政府联系,推出了安海风光明信片、陈埭著名企业明信片、英林服装名牌企业明信片等,起到了成片开发农村市场的效果;面向广大电器、汽配等厂家,大力发展产品质量反馈卡,为这类企业做好售后服务工作;积极探索发展礼仪贺卡类商业函件,如生日贺卡、教师节贺卡等;千方百计发展各类型的对帐单业务,包括电信费用对帐单、金融、保险等部门的对帐单业务等等;大力发展邮送广告业务。同时,还可依托主业发展回音卡、回执寄送等业务。惠安局通过开展“多说一句话”活动,使得100%的包裹和大部分汇款都办理了回音卡。

2.促销策略

促销活动的重点要放在上门营销上,立足点应放在帮助用户分析使用商函业务能带来的好处,帮助用户提高商函回函率,将产品推销出去。如顺昌局通过帮助“顺心面包房”出主意,提出以邮资广告明信片作为其销售优惠卡,结果用户使用后日营业额比以往提高了40%;晋江局帮助“勿忘我婚纱摄影店”策划使用商业函件提高知名度,取得很好的效果,用户表示还要不断使用商函业务。在上门营销时,可以将使用商函取得较好效果的事例汇编成册作为活生生的例子来进行宣传介绍,通过比较,鼓励用户试用商业函件业务。

3.渠道策略

重视委代办业务的发展。目前商函广告业务处于启动阶段,与社会其它广告公司相比,在经营广告业务上差距较大,因此如果仅仅依靠自身的力量,是很难实现商函业务快速发展的。商函业务的发展还应该依靠社会委代办力量,委代办可以有两种。第一,聘请当地的乡镇领导或有活动能力的干部群众作为社会营销员,通过他们熟悉当地情况的特点来协助发展商函业务;第二,通过与社会广告公司合作,联合发展商函广告媒体,邮政主要赚邮资,广告策划费、制作费等让利于社会广告公司。

由政府部门出面,采取“政府搭台,企业唱戏”的办法来推动商业函件业务的发展。如通过经贸委等部门召开企业厂长、经理座谈会介绍商函广告企业明信片等业务,让各企业了解商函,使用商函,进而离不开商函。南平市邮政局在全市500人参加的企业厂长、经理座谈会上介绍商业函件、明信片等业务,取得了良好的效果。

4.价格策略

加快商函业务的发展,关键在于培育业务市场,尤其是大用户市场。因此,应该采取“低门槛”的资费政策或先免费试用一两次的办法,树立几个营销典型事例,形成营销过程中有说服力的事实依据,以说服更多的商家使用商业函件。优惠政策方面,可以在国家邮政局规定的范围内灵活掌握,可以根据交寄量的大小采取梯形定价。同时,在业务发展过程中还要用好、用活、用足国家规定的商函业务发展代办酬金政策,保证商函业务稳步发展。

三、商函发展过程中应该处理好几个关系

1.处理好加快商函发展与邮政多元化发展及发展其它邮政重点业务的关系。在发展过程中,不应该为发展商业信函业务而人为地削弱邮政金融、集邮、速递等其它重点业务的发展,应该在加大、加快有利可图的邮政重点业务发展的同时,加大发展邮政商业函件的力度,动态地使商函在邮政业务中的比重得到不断提高。

2.处理好推销型商函与其它类型商函发展的关系。目前,应该将产品推销型商函作为发展重点,因为推销型商函发展得好将会有大量的回头客。促销时应该立足于帮用户策划商函广告促销活动,让用户使用一次后会不断地使用商函业务。但在发展过程中,各地还应根据各地特色发展适合当地市场需求的商函业务,如产品质量反馈卡、旅游明信片、对帐单等等,促进其它类型商函业务的开发。

3.处理好投入与产出的关系。目前,商函的发展还处于市场培育阶段,处于投入期,在发展过程中不能急功近利,应该从战略发展、长远发展的高度来看待商函业务的发展。只要持之以恒,一个一个企业宣传,商函业务就会逐渐形成规模,就会给邮政企业带来较高回报,就会在邮政业务中占据举足轻重的地位。

4.处理好企业利益与用户利益的关系。在商函业务的发展过程中一定要注重用户利益的保护,应该将用户利益置于第一位,只有用户的利益得到保证,需求得到满足,企业形象上去了,邮政企业的利益才可能会体现出来。

商业信函范文第3篇

商业公文函格式〔一)语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的生意腔，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

(二)内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

(三)态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

(四)主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

(五)格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

(六)地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

(七)要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

(一)信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

2.标题

作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：

(1)由事由加文种名称函构成，如关于要求承付打印机货款的函、推销函、订购函、索赔函等。

(2)先写事由二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如事由：机动车索赔。

3函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用x函〔xxxx〕x号或(xxxx) 函第x号的形式;二是采用直接编号的形式，如第x号。

4称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：

(1)泛指尊称。尊敬的后加称谓并加冒号，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊称中可以使用职务，如尊敬的办公室主任、尊敬的财务部部长、 尊敬的销售部经理等。

(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的先生、女士等，也可以使用职务，如尊敬的办公室石主任、尊敬的财务部张部长、尊敬的销售部王经理等。

5.收信人地址、单位

收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

(二)正文

正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

1问候语

问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如您好,近来生意可好，效益颇高等。如果是初次联系，可使用久仰大名，未亲雅教等词语。如果是回函，可使用惠书敬悉，不胜感激等词语表示感谢来函。

2主体

主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：

(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

3结尾语

正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是拜托之事，承望协助解决为盼，希望回函的结尾语是不吝赐函，静候佳音等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

(三)信尾

信尾部分包括四部分内容。

1祝颂语

所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有敬祝、顺颂、恭祝

等。

(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有商棋、金安、生意兴隆等。

2签署

签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。

3日期

日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：

(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20xx 年8月18日。

(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加0，如20xx年08月18日。

无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20xx年08月08日，不能写成20xx年08月08日。

4附件

附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

商业公文函范文道歉函

xx市兴达贸易有限公司：

贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

候复

商业信函范文第4篇

[关键词]对外贸易；商务英语；英语信函；翻译方式

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619191

1商务英语信函的定义

商务英语是国际间进行贸易活动的通用语言，专业性要求较高，针对性较强，是商务贸易活动的专用语言。商务英语和普通的英语在使用上有很大的差别，具有自身的特点。在通常的国际商务往来中，主要涵盖的内容有商品信息和商务谈判，信函往来和汇票保函与商务合同等。其中信函的往来贯穿商务活动的始末。通过信函的往来，能够了解双方的意愿和要求，从而使双方在信函的来往中达成意见的一致，促进合作的成功。信函往来在对外国际贸易中起到至关重要的作用。

在国际贸易活动中，英语是常见的交流工具。而商务英语主要的适用范围就是对外国际贸易，商务英语信函是国内和国外企业进行沟通的重要工具，利用信纸、邮件或者电传等方式，把信息传输给对方，从而完成企业之间的沟通。在经济全球一体化的今天，英语已经成为世界的通用语言，而商务英语信函作为重要的交流工具，流转于各个国家之间。由于每个国家都有自己的文化价值观，在商务贸易中经常会出现摩擦和分歧，从而使商务合作出现裂缝，甚至失败。因此，在国际贸易中，应当对商务英语信函进行统一规范，从而提高贸易合作的成功率。随着科学技术的发展，商务英语信函包含的内容越来越全面，满足了当前国际贸易市场发展的需要。

2商务英语信函的特点

随着经济全球一体化的深入，国际间的贸易往来越来越频繁，致使商务英语信函的应用范围也更加广泛，引起了人们的极大重视。国际商务贸易活动从始至终都离不开商务英语信函，无论是双方贸易的洽谈，还是双方达成协议，最后到合同的履行，在每个步骤中都发挥着决定性的作用。商务英语信函和普通的信函有很大的区别，它主要应用于对外的商贸活动中。而在书写方面必须简洁明了，内容表达明确，使对方能够轻易的了解到自己所要表达的含义。信函撰写者必须在抓住对方交易心理的同时，运用礼貌的语言，简洁的书写方式和清晰的交易内容和方向，来完成整体信函的内容。

1商务英语信函内容简洁明了、思路清晰

商务英语信函主要是让对方了解合作的内容、方向和提出的要求等，所以，在对商务英语信函进行撰写时，必须使用完整的语言表达，把要合作和交易的内容完整的表述出来，同时要求表达的语言要精练、简洁。同时，商务英语信函在书写格式上必须使用专业的格式进行撰写，用词精确，内容具体，尽量使用国际通用的专业术语，特别是在物流、海关和商检方面都要使用专业术语进行表达，保证信息传递的正确性。避免使用华丽等修饰的词汇，直接表述信函的主题，不要把问候或者寒暄的词语加入其中。所以，商务英语信函在书写和用词上要求比较严格，必须用词规范，内容井然有序，简洁清晰。

2商务英语信函文体要准确规范

商务贸易往来中，都是通过商务英语信函进行交流和沟通的，它涉及的行业范围较广。如海关、物流、银行、法律等专业知识都涉猎其中。因此对商务英语信函进行书写时，文体必须运用专业的固定格式，并且在其内容上必须利用礼貌的简洁的规范词语进行准确的表达，禁止使用多义词或者含混不清的词语。同时，要根据对方的意见和需求进行反馈，并运用礼貌的术语，让对方感觉到合作的诚意，从而大大地提高合作的成功率，达到双方共赢的局面。

3对外贸易中商务英语信函的翻译方式

1商务英语信函中进行感情交流、表示友好的信函内容翻译在国际贸易合作中，由于双方面谈的机会较少，大部分的沟通都要利用商务英语信函的方式进行。而很多商务英语信函不仅是要表达合作的项目、内容和方向要求等，还有表达友好，进行感情交流的商业信函。针对这一类的信函，要求翻译者在进行翻译时要选择正确的用词，使翻译的内容能够表现出诚信和优雅的美感。虽然有这种要求，但是，在实际的信函中，工作者的关注度毕竟在商品的信息上，包括商品的质量和双方的权利和义务上，关注点并不是在称谓上。所以，在翻译的时候，一定要突出信函的重点，利用清晰简练的语言进行诠释。

根据商务英语信函的书面表达的特点，要选择与之相适应的书面语进行表述。在中文的商务信函中，要使用半文言文的文体进行表达和书写。例如“Sincerely yours”可以翻译为“谨上”。但是在港台地区，仍然使用古语进行表达，根据这一特点，工作者在进行翻译时，需要把信函开头的“女士”之类的词语翻译成“敬启者”。而在以往的商务英语表述中，涵盖了大量的套语，使得表达烦琐，不清晰，要根据情况进行适当的删减。例如：“We acknowledge with thanks……”等语句，就会出现类似于“We are looking forward with interest to your reply”等句式，这句话表述的含义为“我们带着极大的兴趣盼望您的答复”，很明显，这句翻译使用的词汇比较烦琐，并且嗦，给人一种生硬的感觉。而我们可以利用简洁明了的词汇进行表达，可以翻译成为“盼复”，这种翻译很容易让人接受，并且清晰明了。

2商务英语信函中正式外贸交易英语信函的翻译

（1）专业词汇的翻译。对商务英语信函中的专业词汇的翻译必须准确，必须符合经济贸易专业的规范要求。如关于商品的价格术语，这个有专业词语与其相对应，offer（报盘）和inquiry（询盘）；有的也可以用几个单词组成，如to draw on somebody（向某方开出汇票）。如果这些词语在翻译中出现些许的错误，就会给双方企业合作带来不利影响，乃至高额损失。

（2）歧义词汇的翻译。在英语中，有很多词汇都具有一词多义的现象，并且所表达的含义不尽相同，甚至相反。因此，在商贸英语信函的书写和翻译中，尽量避免使用这些歧义词，从而保证信函翻译的正确性。如果在商务英语信函中出现了这类的词语，在没有确切说明的情况下，工作人员要及时地与对方取得联系，进行询问并加以纠正，防止矛盾和冲突的出现，以致影响整体的国际贸易合作。如词组“in a week ”既可以表述成“within a week”（一周内），又可以指“after a week”（在一周后），出现了明显的时间差异，在这种情况下，双方必须进行沟通，对文件内容进行及时的更改。

4结论

综上所述，商务英语信函在对外贸易中发挥着重要的作用，也是各国进行业务往来的重要方式和渠道。做好商务英语信函的翻译工作，能够有效地促进各国间的合作，从而达成共识，促进合作的成功。在经济快速发展的今天，我国需要相应的专业商务英语信函翻译人员，来完成国际间的合作。因此，我国应当加大对专业翻译人员的培养力度和宽度，在提高基础知识的前提下，进行综合发展，提高在市场中的竞争力，从而促进相关企业在国际贸易中快速前进。

参考文献：

[1]洪牧论商务英语的翻译原则[J].考试周刊，2011（12）.

[2]张利敏国际贸易中商务英语的翻译[J].安阳师范学院学报，2013（9）.

[3]王晓玉商务英语的实用探析[J].对外经济，2010（11）.

商业信函范文第5篇

关键词:外贸函电;“7c”原则;信函写作;重要性

一、引言

在全球经济飞速发展的今天,世界各国的贸易往来越来越频繁,商务信函已成为不同国家或地区的贸易双方在无法面对面谈判磋商的情况下,进行商务沟通、洽谈业务及合作的重要方式之一。众所周知,在不同的交易阶段,信函的内容和写作方法及所用专业术语都是不同的,然而,作为外贸函电写作的基本原则,“7c”原则是所有涉及交易的信函所必须遵循的写作规范。下面,笔者将从外贸函电写作概述以及“7c”原则的主要内容等方面入手,探讨“7c”原则在外贸函电写作中的重要性。

二、外贸函电写作概述

外贸函电写作是使用专业的外贸用语,与外商进行商务沟通和业务磋商的信函写作。在信息化高度发达的今天,外贸信函不再局限于纸质信件,也可以是电子邮件、传真或msn。信函种类主要包括:建交函、询盘函、报盘函、还盘函、通知函、订单函、确认函、催促函、抱怨索赔函等。

外贸函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。

与一般的交往信函不同,外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富,而讲求用精准朴实的语言,礼貌且明确地表达出写信人的意图。这也充分体现出商业领域效率优先的特性。在有效地运用电函进行贸易磋商的同时,结交商业伙伴,并取得对方的信任和尊重,也是函电写作的重要目的。

三、何谓“7c”

“7c”原则是外贸函电写作的基本原则。“7c”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“c”开头的单词,即:

完整(complete)

正确(correctness)

清楚(clearness)

简洁(conciseness)

具体(concreteness)

礼貌(courtesy)

体谅(consideration)

1. 完整(complete)

在外贸信函中,写信人必须要把需要说明的情况全面交待清楚,叙述问题要有头有尾、善始善终,不能出现上下句脱节。一个问题说明白之后,再引出与之相关的另一个问题。

例如:

1). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor. (worse)

2). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor which will reach you in june 15 and remain valid until the end of june. (better)

例句2所提供的信息比例句1要更加完整,说明了信用证的到达日期及有效期,符合出口商的期望。

2. 正确(correctness)

一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的,其中包括格式、语法、单词拼写、术语选择等。错误的用词不仅容易造成双方的误解,导致交易出现纠纷,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。例如:

1).this goods’ price is high. (×)

2).this article is high in price. (√)

3. 清楚(clearness)

在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此,信函中所述的问题必须让对方清楚明白,不会产生歧义或误解。例如:

1).the credit will remain valid the end of this month. (worse)

2).the credit will remain valid until may 31, 2009. (better)

4. 简洁(conciseness)

商务信函应该用最少的文字礼貌地说明最完整的意思。这样不仅能节约双方的时间,让人一目了然,而且还能给对方以干练、高效、说话办事不拖沓的良好印象。例如:用now 替换 at the present of,用for 替换 for the purpose of,用since 替换for the reason that等等。

5. 具体(concreteness)

商务信函的简洁并不意味着字数越少越好。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意,必须有一说一,明确详细,不能模棱两可。例如:a significant loss 应改成 a 55% loss,in the near future 应改成 by friday noon,light in weight 应改成 feather light 等。

6. 礼貌(courtesy)

礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的,应该力求避免。例如:

1).you are requested to ship our good without any delay. (worse)

2).your prompt shipment of our order will be highly appreciated. (better)

7. 体谅(consideration)

拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。要做到体谅,写信人需注意以下两点:

1). 使用“您”、“贵方”多于“我”或“我们”,例如:

you will be happy to know…

your new charge account is now open for your convenience.

2). 让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的,例如:

we are now enclosing the latest pamphlet to you for your reference.

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四、“7c”原则对外贸函电写作的重要性

从上述“7c”原则中,我们不难看出,用清晰、明确、简洁的语言,完整、正确、礼貌地表达出写信人的意图,最终达成交易是外贸函电写作的最终目标。因此,在写作的过程中,除了要确保单词拼写、语法句法和专业术语的正确性,还要注意谨慎选词构句,顾及对方在读到信函后的感受。“7c”原则作为一种重要的函电写作指导方法,不仅对信函从质量上提出了具体标准,还进一步地在写信人的态度和心境上提出了更高的要求。因此,它对外贸函电写作的重要意义,值得我们进一步深入探讨。

五、结束语

我们在详细地了解了外贸函电写作的特性以及“7c”原则在外贸函电写作中所起的重要作用之后,更加明确了一点,即学好外贸函电是良好商务沟通和交流的关键;而熟练掌握“7c”写作原则,则是写好外贸函电的关键。“7c”原则不仅从宏观上对信函写作提出了要求,还深入到心理学层面,要求写信人做到“沟通,从心开始”。一封“7c”信函能让远在天边的客户从字里行间看到一个诚信、负责、细致、周到的交易伙伴。

如果将外贸函电比喻成一座沟通海内外的桥梁,那么“7c”原则就是这座桥梁的灵魂与基石。只有基石牢固,才能一桥飞架南北,天堑变通途。

参考文献:

[1]梁树新.现代国际商务函电[m],北京,人民邮电出版社,2008.2:3-9.

[2]安然,孙继红.实用商务英语写作[m],北京,国防工业出版社,2008.6:1-6.

[3]甘鸿.外经贸英语函电与谈判(修订本)[m],上海对外贸易学院,上海科学技术文献出版社,1996.6:1-2