各乡（镇）人民政府：

全县电子政务视频会议系统已经建成，并将正式投入运行。为进一步管好、用好视频会议系统，充分发挥其功能和作用，现就视频会议系统运行、管理和维护等有关事项通知如下：

一、加强组织领导

沁源县电子政务视频会议系统由两个主会场（县委常委会议室、县政府会议室）和十四个乡镇分会场组成，主要承担县委、县政府组织召开的电视电话会议。县政府信息中心负责全县视频会议系统的管理，县联通公司负责视频会议系统的技术保障。沁源县电子政务视频会议系统的运用是转变工作方式，提高工作效率，节省人力财力的一项重要手段，各乡镇人民政府要予以高度重视，确保视频会议系统规范、优质、高效、安全运行。

二、明确管理职责

各乡镇人民政府负责各分会场视频会议系统设备的管理、使用和维护，必须确定一名分管领导、两名视频会议管理员专门负责此项工作，切实保证视频会议系统的稳定运行。视频会议系统的控制计算机须专机专用，专人负责，相关设备不得挪作他用或与其它电子系统混用，会议期间，除视频会议操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区。管理员必须建立管理使用日志，要做好视频会议系统使用情况的记录，并及时将有关问题报县信息中心。各分会场要时刻保证通讯畅通，人员外出时做好交接班工作，确保任何时候都有一人能熟练地进行系统操作。分管领导及管理人员的联系电话要于5月21日前报县政府信息中心（传真：7832789，联系人：王晨芳贾任超，电子邮箱：qyzfxxzx@）备案。

三、会议程序规范

（一）视频会议召开之前，各分会场应按照会议通知要求准时、全程参加会前的联调测试。视频会议召开当天，各会场及中心控制室管理人员须提前1小时到达控制室进行网络联通调试。视频会议开始前30分钟，主会场和各分会场系统应进入就绪状态，保持各项技术配置参数直到会议结束，视频会议系统调试和开会期间不得播放与会议无关的内容。各乡镇应在会场的明显位置设置本单位的名称，主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标，应保证图像效果清晰。

（二）视频会议期间，技术操作人员必须坚守岗位。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。各分会场应随时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和话筒。参会人员要自觉保持良好秩序，不得随意走动。不发言的分会场应将话筒置于静音状态。分会场设备或网络出现故障，应及时排除，并向主会场报告。

（三）会议结束后，由主会场统一中断会议视频设备连接，各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。视频会议主办单位要会同有关技术部门认真做好会议电子数据的存贮、归档管理及保密工作，未经批准，不得擅自对外公布有关信息。

（四）各会场管理人员要定期对电子政务视频会议系统及其设备的运行情况进行检查维护，确保整个系统能随用随通。

四、相关培训

县政府信息中心将于近期对各乡镇负责管理和维护视频会议系统的管理员进行培训，通过培训，管理人员要掌握视频会议系统的基本操作，并能够熟练使用视频会议需要的各种设备。