1明确控制的内涵

控制可以定义为，监视各项活动以保证它们按计划进行，并纠正各种重要偏差的过程。一个有效的控制系统可以保证各项行动完成的方向是朝着达到组织目标运行的。控制系统越是完善，管理者实现组织的目标越是容易。张石高速公路工程档案管理工作的控制，就是规范该项目的档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、使用、养护服务。

1．1制订控制的目标

目标是指组织期望的成果，目标为所有管理决策指明了方向，并作为标准可用来衡量实际的绩效，正是由于这些原因，目标成为控制的基础。张石高速公路档案工作的整体目标是“建一流工程档案”，即形成一套反映工程建设全过程“完整、准确、系统”的工程档案。同时通过工程档案工作的有效管理和控制，从工程资料及工程档案层面的规范管理，来达到确保工程质量的目的。

1．2完善控制的标准

明确的、可证实的和可度量的目标即标准，是比较、衡量工作过程的依据。对于档案管理工作而言，即完整性、准确性、系统性的量化指标。

(1)完整性。工程档案工作做到与高速公路建设同步，即从立项时就开始了项目文件的积累，包括工程项目建议书、可行性研究及审批、初步设计、施工图设计、项目实施、交工验收、缺陷责任期及竣工验收各阶段内容。

(2)准确性。根据公路工程检验评定标准，质量评定单元划分，下发了分项工程质量检验及评定表格，细化了每道工序及检查项目，在确保资料真实可靠的前提下，达到控制工程质量的目的。

(3)系统性。根据张石高速公路建设项目的内容及形成特点，分类设置了六个一级目录，即综合类、工程设计类、工程施工类、工程监理类、工程竣工类。各大类之间既有联系，又相互独立，便于管理和使用。控制执行的具体标准为交通部《公路工程质量检验评定标准》及《河北省重点建设项目档案验收管理办法》。

2严格控制的过程在档案管理工作中，我们同时使用了前馈控制、同期控制、反馈控制三个控制系统。

2．1前馈控制

前馈控制发生在实际工作之前，它能避免预期发生的问题。档案工作的前馈控制表现在两个方面：

(1)组织机构的设立。张石高速公路张家口管理处在省高指的领导下，组建了交工档案编制领导小组，由管理处负责人任组长，总监、管理处工程科、合同科、办公室、财务科和驻地监理主任、施工承包单位项目经理为成员，具体组织与领导交工文件的编制工作。同时管理处、施工、监理单位都设立了专人负责的具体工作机构，形成了自上而下的管理网络体系。

(2)技术人员培训。工程伊始，管理处邀请河北省档案局、交通运输厅的专家，对全部工程技术人员进行了集中培训。将档案工作“全面、准确、系统”的组织目标，落实到了各单位技术人员个人的工作目标中。

2．2同期控制

同期控制是发生活动之中的控制，档案工作的同期控制，从以下几个方面进行：

(1)建立工作制度。工程伊始，管理处、施工、监理单位都建立了档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳人”即归档工作纳入工程计划管理工作，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位责任制，纳入经济责任制。“三参加”即专职档案员参加工程例会、参加工程质量评定会、参加各单项验收和工程项目总验收。这些制度和工作机制的建立与实施，有力地保障了工程档案工作的顺利进行。工程档案资料来源于整个建设项目的全过程。在建立档案资料管理网络基础上，从源头抓起，高度重视现场原始资料的收集。管理处根据情况，分片进行宣讲、指导，经常督促和检查，发现问题及时解决。同时坚持“三同步”：①施工和建档同步。工程开始就按照交通运输部《公路工程质量检验评定标准》列出所有分项工程，围绕分项工程的结束进行质量评定，监理对施工资料进行核查，确保真实齐全。为达到这一控制目标，管理处规定：如达不到资料同步的要求，资料检查人员有权提出暂缓或部分暂缓计量支付。②查工程与查资料同步，检查工程质量、进度的同时，检查档案资料的收集情况与真实可靠性，以保证达到档案资料必须真实、准确、完整和系统的管理目标。③评奖与评定同步，管理处在核定施工单位“优质优价”，监理单位“优监优酬”的同时，将抽查分项工程的质量评定资料和施工原始资料的结果作为重要依据之一。

(2)实行定期检查制度。为了更好地做好工程项目档案编制工作，管理处制订了对施工单位、监理单位定期检查督促的工作制度，规定每月对各标段交工档案工作检查一次，并将检查结果于月底进行通报，收到了较好的效果。

(3)抓住同期控制的焦点一完整、准确、系统。在同期控制的过程中即在日常资料检查时，控制的焦点是资料的完整性、准确性、系统性的检查。如路基工程压实度资料的检查，不单只是看压实度是否符合规范要求，同时将追溯检查现场取样的试验检测资料。如果路基为二灰土填筑，检查内容同时包括灰剂量实验报告。通过这些资料的系统检查，可及时发现一些可能存在的认识上的误区以及可能存在的人为假资料情况的出现，并立即予以纠正或查处。

2．3反馈控制反馈控制是控制作用发生在行动之后。反馈控制的主要缺点：管理者获得信息时损失已经造成。但与前馈控制和同期控制相比，反馈控制在这两方面要优于它们。一是反馈控制为管理者提供了关于目标的效果完簿如何的真实信息。如果反馈显示标准与现实之有很小的偏差，说明目标达到了；如果偏差很大，管理者就应该利用这一信息使新标准制订的更有效。我们在每月的内业资料检查过程中，注意通过观察、听取汇报等方式收集施工、监理单位的反馈信息，进一步细化上级要求，使之更好地符合工程实际，更好地指导档案工作。

2．4控制的重点案卷的标准化。为了确保案卷结构、形式的质量，管理处采取了以下措施：

(1)具体规定卷内目录填写须包括工程检验认可书、工程报验单、施工放样单、中间检验申请单等具体内容，保证每份文件的完整性。

(2)对软封皮的填写采取了格式化的要求，使得案卷题名详细、具体的反映卷内内容。

(3)要求各施工单位完成立卷、分册工作后，统一交管理处集中装订。为了确保装订质量，我们特地请市档案局的专业装订人员完成这些工作。

(4)竣工图是我们重点检查的内容之一。工程建设中，我们认真做到了设计变更内容与竣工图上所表示内容一一对应，并在竣工说明中，将变更内容做详细说明。

(5)我们还编制了一套文档模板，对竣工图表、分类目录表进行规范，并下发到各施工、监理单位。

(6)为了使交工档案进一步规范化，我们选取了交工档案工作较先进的施工单位张石高速公路04标，先于其他各标段将交工文件全部整理归档，装订完毕。将其作为张石高速公路交工文件的范本，使各施工、监理单位对交工文件编制的要求感性化，并有了参照标准。

3总结与评价

通过控制论的运用，张石高速公路的档案管理工作步入了良性循环的轨道。在交工验收中，受到了省档案局和省交通厅专家的高度评价，认为张石高速公路工程项目交工档案全面，反映了工程建设和管理的实际情况，分类组卷遵循了项目文件形成规律和成套性的特点，科学合理，符合规范要求，对张石高速公路张家口段二期工程化稍营至蔚县段优质高效地建成起到了极其重要的保障作用。