摘要:目前高校固定资产会计核算和实物管理中常常存在账账、账实不符的现象。这既有会计制度方面的原因,也受高校内部管理体制、管理人员素质等问题的影响,解决这些问题是加强高校固定资产会计核算和固定资产实物管理的关键。

关键词:高校;固定资产;实物管理;会计核算

一、引言

高校固定资产是保证学校正常教学、科研、生活的基本保障。是反映高校教学投入。衡量学校办学实力的重要标志。近几年来高校固定资产管理成了人们关注的焦点。针对高校管理工作的薄弱环节,许多专家学者对固定资产管理进行了研究,高校固定资产管理工作有所改善。随着高校教育快速发展,高校对固定资产的投人大幅度增加,而高校固定资产管理和核算中的薄弱问题却仍然存在。本文主要分析高校固定资产总账与所属明细账、实物账及固定资产实际价值不相符的原因,探析高校固定资产核算和管理中存在的问题,以进一步加强高校固定资产的核算和管理,最终实现固定资产的保值、增值,提高固定资产使用效益的目标。

二、高校固定资产管理与核算中存在的问题

高校对固定资产的管理方法多样,但基本上分为两类:一类是设置资产统一管理机构,设置一级实物总账、资产卡,对固定资产实物进行统一管理,分管部门和使用部门进行二级、三级管理;另一类是没有统一的管理机构,实行分散分块管理,即设备管理部门管理教学科研设备,后勤管理部门管理家具和房屋建筑物,图书馆管理图书资料等。固定资产的会计核算则根据资产管理部门并具的固定资产验收单、发票及报废、调拨等相关原始凭证,设置固定资产总账和分类账进行固定资产的增加与减少的核算。据调查,在实际工作中常常发生固定资产会计总账、分类明细账与资产管理部门、使用部门实物总账、明细账、资产卡不相符,资产的账面价值与实物价值不相符等问题,严重影响了会计信息的真实性、完整性和及时性。究其原因如下:

(一)相关的管理、会计核算人员对固定资产的管理政策、法规了解不深,管理意识薄弱,固定资产增、减变化时登记、建卡不够规范,固定资产会计核算不规范,造成固定资产账账不符、账实不符。

1系统设备固定资产登记不正确,会计核算不规范

(1)系统设备是指由多个可单独使用,且使用寿命不同的设备组合。一些高校没有按系统里的单独设备登记实物账及记录会计账,整套设备作为一项固定资产进行验收登记和核算,当系统中的某个设备需更换时,资产管理部门对新更换的设备不再开具固定资产验收单进行重新登记,财务也不作固定资产增加核算,而只作为设备修缮费支出。由于所购设备时间、地点、品牌、初始入账价值等存在差异,即使同一设备,新更换的设备往往与原设备金额不相等。由于新更换的设备不进行固定资产的核算,反映在会计账上该套设备只是初始入账固定资产原值,使固定资产账面价值与实物价值不符。

(2)一些高校对系统设备虽按所组成的单独设备进行了登记,但设备投人使用前的税费等在各设备之间分配不合理,造成固定资产初始计量不准确,固定资产账面价值与实物价值不符。

2各教学部门、科室订购的图书资料和一些属于固定资产的设备,没有开具验收单进行固定资产登记,财务部门也没有告知管理部门就进行固定资产增加的会计核算,使得资产管理部门的实物账与会计账产生了差异。

3因各种原因不及时清理已淘汰、报废的固定资产,在清理报废时也不按规定程序办理固定资产出售、报废、毁损、丢失等手续,资产管理部门没有做减少固定资产的登记,财务也不进行固定资产减少的核算。已淘汰、报废的固定资产早已不存在,也没有人去追究固定资产减少的原因,造成固定资产账账、账实不符。

4在原有基础上进行改建、扩建的固定资产,应按改建、扩建发生的支出减改建、扩建过程中的变价收人后的净值增加固定资产价值。但实际操作中,由于改建、扩建工作主要是后勤部门、基建部门负责实施,工程结算审计后,财务部门按审计结果进行财务决算,会计核算只作修缮费支出处理,财务部门、资产管理部门及使用部门均没有意识到要进行固定资产增加登记和会计核算,造成固定资产实物价值与固定资产账面价值不相符。

5接受捐赠的固定资产,有些资产管理部门和使用部门登记了实物账,但因为不用支付款项,管理人员没有意识到需要开具固定资产验收单进行会计核算;有些资产管理部门、使用部门既没有登记实物账,财务也不作任何固定资产增加的账务处理,这样就造成固定资产账账、账实不相符。

6对已经注册独立经营的校办产业投入的固定资产,固定资产实物已转出学校,但没有办理投资转移手续,不做固定资产减少的账务处理,学校固定资产账面价值仍是原价值,使得学校固定资产账面价值与实物不符;同时,经营单位不进行固定资产增加的核算,不计提折旧,固定资产产权不明,账务不清。无形中造成国有资产流失。(二)原有的固定资产核算和管理相关制度、法规对固定资产价值的真实性、完整性和及时性的影响

1由于高校会计制度是以收付实现制为基础对固定资产进行核算,会出现以下情况:固定资产验收后,资产管理部门根据本部门填写的固定资产验收单,对固定资产的增加及时地登记实物账与明细账,建立了卡片;而财务部门有时会遇到资金困难,拖延付款的情况,会计制度对未支付款项的会计事项不要求做账务处理,付款时才进行增加固定资产的会计核算,这种时间上的差异使得会计账与固定资产实物账不相等。

2现行高校会计制度规定,已经投入使用但尚未办理移交手续的固定资产,可先按估计价值记账,待确定实际价值后,再进行调整。对这部分固定资产,财务部门按规定先进行会计核算,做固定资产增加的账务处理;资产管理部门则在固定资产实际价值确定后,才填写验收单登记固定资产实物账,并建立卡片。有些高校对这部分固定资产既不按规定估价入账也不登记,有些工程竣工几年都未结算,这种时间上的差异,使会计账与固定资产实物账不相符:固定资产账面价值与实物价值不相符。

3高等学校财务制度规定,一般情况下,高校的固定资产必须同时具备两个条件:一是单位价值在规定标准以上(一般设备单位价值在500元以上。专用设备单位价值在800元以上);二是使用年限在1年以上,单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产核算和管理。单位价值未达到规定标准的固定资产是否入账的不确定性,使各高校固定资产投入指标缺乏可比性,会不同程度地造成固定资产管理的混乱。一是横向可比性差。由于对单位价值未达到规定标准的固定资产的“大批量”理解不同,即使是同一类物品。同样的批量;各高校园办学规模不同,管理观念不同,对单位价值未达到规定标准的物资记入固定资产账务的标准就有差别,因而高校固定资产投入指标横向可比性差。二是纵向可比性差。高校发展的不同时期对固定资产入账价值有不同的做法。因各时期发展的需要,还有对“大批量”理解的不同,单位价值未达到规定标准但耐用时间在一年以上的大批同类物资,在不同的时期会做不同的核算和管理,因此,同一高校在不同时期固定资产投入的纵向可比性也差。同时,同一高校的同类物资,大批量购入时作为固定资产管理,小批量购入时则作为低值易耗品处理,这种会计政策的不确定性,会导致固定资产实物管理的混乱,使得此类固定资产账实不符,容易造成国有资产的流失。

4以收付实现制为基础的高校会计制度不要求固定资产计提折旧,而是在购人时作一次性支出处理(也可理解为一次折旧完毕),同时增加固定资产和固定基金。固定资产在使用期间账面价值不变,报废时一次性处理固定资产和固定基金账面记录。实际上。随着固定资产的使用,实物的磨损及技术进步,固定资产的价值是逐渐减少的;其价值随着使用将逐步转移到使用成本中,且其原值与净值的差距会越来越大。现行高校固定资产的会计核算不符合固定资产价值的运动规律,造成固定资产的账面价值不能体现其实际价值。

三、解决高校固定资产管理与核算问题的途径

(一)在建立健全固定资产内部控制制度的基础上加大其执行力度

制定固定资产购置的申请、审批、采购、验收、使用、维护、维修、盘点、清查、对账、报废等管理制度;明确每个环节应办理的手续和管理人员、经办人应履行的职责;完善固定资产管理的考核和奖惩办法。对在固定资产管理工作中不称职而给国家财产造成损失的要严肃处理,对管理工作做得好的要给予表彰,使部门之间管理和核算统一口径、相互合作、相互监督,做到固定资产账、卡、物相符,使固定资产管理逐步形成制度化和规范化。

(二)健全固定资产的管理机构,充分利用现代管理手段,加强固定资产的实物管理

根据高校的具体情况和管理需要,实行“统一领导,分块分级管理”的办法。设置固定资产一级机构统一管理全校固定资产;教务部门、后勤部门、图书馆等为二级机构,分管本系统固定资产实物;使用部门为三级机构,管理本部门的固定资产实物,并明确固定资产管理部门的职责范围。一级管理部门利用计算机管理等科学手段,分部门、分类别进行固定资产登记与建卡,通过固定资产记录,分析设备分布情况;结合使用部门的实际和教研发展的需要,分轻重缓急,统一全面优化配置教仪设备,以免资产多购重购,确保有限资金用在刀刃上。按学校的盘点、清理制度,一级管理部门定期或不定期组织使用部门、财务部门对学校固定资产进行清理、盘点、对账,及时掌握固定资产的现状,并监督使用、保养、维修等情况。使固定资产账实相符。对盘点中发现的闲置资产实行优化配置,或以出租、投资的形式提供给需用的单位或个人,以减少固定资产的有形和无形损耗,最大限度地提高固定资产使用率。(三)对固定资产管理人员进行培训,提高相关人员的固定资产管理知识和责任意识

培训内容要结合会计核算的有关知识,使管理人员从固定资产的购置、登记、建卡、入账,到固定资产的使用、保养、维修,再到固定资产的损毁、报废、清理、核销等一系列的程序和相关手续都有所了解,达到应知应会,统一思想,统一认识,共同提高管理理念。

(四)加强固定资产管理、使用与核算部门及相关人员的沟通

固定资产管理和会计核算是一个系统的过程,从固定资产的申请、审批、购置、验收、核算、使用、维护、修理等需要多个部门的合作才能完成。在此过程中。需进行一系列的工作,经过相关部门、人员之间的有效沟通和信息交流,可以减少固定资产的管理核算工作出现差错,保证固定资产管理与核算顺利进行,真正实现预定的目标。

(五)改革固定资产会计核算方法

1引人权责发生制的会计核算基础,以及时核算高校的固定资产。取消“固定基金”科目,在固定资产购入遇到财务支付困难时,先填写固定资产验收单,资产管理部门及使用单位登记固定资产增加。财务部门凭发票、运输单、验收单等原始凭证登记账簿,及时保证固定资产账实相符。

2参照企业对固定资产的核算方法,对固定资产使用中的价值转移情况进行核算,以真实地反映固定资产的价值。可增设固定资产的备抵科目“累计折旧”来核算固定资产使用中的价值转移,计提折旧时,借:教育事业支出或相关支出科目。贷:累计折旧。“固定资产”与“累计折旧”的差额即为固定资产的净价值,从而准确反映固定资产净值,提高会计信息的准确性。

总之,固定资产的会计核算和实物管理是一项基础性及政策性都较强的系统工作,需学校领导的大力支持和固定资产管理、财务、使用等相关部门的共同努力。固定资产会计核算的真实、完整、及时是提高会计信息真实性的保障;只有日常管理科学、有效,才能保证固定资产的安全、保值,最大限度地发挥其应有的使用效益,营造节约型校园。