一、人事档案管理工作的重要性

人事档案是全面反映个人思想品德、教育背景、生活履历、工作经历、所受奖惩的文件材料，具有真实性、动态性、完整性、机密性的特点。人事档案的记录必须确保真实可靠、内容完整，同时还要跟随个人的成长发展而不断丰富完善，而且人事档案内容涉及个人功过及隐秘信息，属于党和国家的机密，任何人不能随意向外泄露。因此，人事档案是全面、客观地考察个人、选拔人才的依据，单位人事档案管理工作具有重要意义。首先，人事档案管理是人力资源开发的基础。单位通过查阅人事档案，才能对个人的能力和素质做出基本判断，为其安排合适的岗位，可见人事档案管理是单位知人善任的基础。其次，人事档案的有效管理才能实现档案的保存和使用价值。人事档案的妥善保存关系档案的真实性和完整性，单位人事部门必须对管理工作保持谨慎的态度，对生成的个人档案信息进行严格审阅。档案信息经相关人员审核盖章后，方可作为有参考价值的档案文件，而人事档案保存的目的也是为了更好地利用。最后，人事档案管理关系人事工作的法律效应。单位对人员的选拔、任用、评估、晋升都将生成对应的人事档案，因而人事档案是单位对人员进行职称评定、为员工缴纳社会保险的法律依据。

二、人事档案管理工作存在的主要问题

当前单位人事档案管理工作主要存在以下问题：第一，人事档案管理工作重视不足。人事档案管理常常被视为事务性的工作，单位领导主要关心业务层面的工作，认为人事档案管理只要保证日常查档、不发生丢失泄密的情况即可。各部门对人事档案工作表现出不关心的态度，填写档案表格时不认真，信息数据的真实性难以获得保证。人事档案管理人员也没有对档案资料给予严格审核，档案资料不全、不及时归档的现象时有发生。第二，人事档案管理制度不健全。人事档案管理是一项琐碎、复杂的工作，涉及档案资料的收集、整理、分类、编目、查询、传递、使用等多项内容，需要有专人负责，并保证工作质量。有的单位只是照搬《人事档案材料收集归档规定》，而没有建立具体的实施细则，因而缺乏对人事档案管理工作的严格约束。有的单位即使建立了相关制度，但执行过程往往流于形式。第三，档案内容不规范。由于单位对人事档案管理工作未能给予足够重视，档案收集力度不够，现有人事档案内容并不规范。例如，不少人事档案仅记录个人基本情况，对个人能力、信誉、业绩等方面的资料反映较少，难以为人事工作提供有力依据；有的人员离职、出国，档案却没有跟随变动，造成人员和档案的分离。人事档案信息的质量不佳，也就不能发挥应有的使用价值。第四，管理水平落后。不少单位开展人事档案管理工作的环境并不理想，缺少先进的基础设施，有的单位甚至没有设立单独的档案室，这对档案材料的保存极为不利。在现有的工作条件下，人事档案检索经常依靠传统的手工方式，档案传递速度慢，资料查询不便，管理效率低。尽管各单位业务部门都在积极进行信息化建设，但人事档案管理信息化水平仍然不高。

三、人事档案管理工作的完善对策

针对当前工作中的问题，单位应采取以下对策：第一，树立档案管理意识。人事档案管理工作的改进首先需要从思想层面给予重视，单位领导应认真学习并贯彻《档案法》，将人事档案管理放置在应有的高度，向各部门宣传人事档案工作的重要性，动员职工关心和支持档案工作。档案管理人员要时刻关注本单位人事变动情况，为单位人力资源开发提供有力支撑。而各部门职工本身就是人事档案的生成者，因而在填写档案信息时应保持严肃认真的态度，积极配合档案管理人员的工作。第二，建立人事档案管理制度。为确保人事档案管理工作落到实处，单位应建立严格的人事档案规章制度，明确人事档案管理人员的具体责任，档案信息收集、整理、录入、分类、归档、保存、更新、转档等各项工作都应有责任人与之对应，防止档案管理工作流于形式。同时单位应制定相应的奖惩机制，全面考核人事档案管理人员的工作成果，评估人事档案的完整性、真实性和机密性，对责任心强、认真履行管理职责的人员，单位应给予奖励，以激发人事档案管理人员的工作热情。第三，提高人事档案人员素质。人事档案信息填写是否规范、管理方法是否科学与管理人员的素质是分不开的。人事档案管理是一项专业性很强的工作，需要专业人才的知识和技能支持，才能充分实现人事档案的开发利用价值。所以单位应吸纳具备专业学历背景、工作经验、责任心强的人事档案管理人才，由专业人才为单位系统规范人事档案应填写的内容，对各部门填写的档案信息予以把关，及时处理人事档案的变动情况，加强人事档案信息的开发利用。第四，开展人事档案管理信息化建设。随着人事档案管理人员素质的提高，单位应积极开展档案管理信息化建设，设计符合本单位实际、通用性强、标准统一的人事档案管理信息系统，将人事档案生成相应的电子文档，以便于档案的录入、存储、分类、更新、传递，特别是为提供远程信息服务提供支持。因此，单位应加大人事档案管理工作的投入力度，提升软硬件水平，使档案管理人员能够应用先进的技术，对人事档案进行高效的管理与开发利用。

作者：王达单位：兴安盟行政公署办公厅