事业单位办公室工作范文第1篇

【关键词】事业单位;办公室工作;创新要点

认真做好事业单位的办公室工作，需要办公室人员开拓创新。事业单位办公室工作直接为单位领导服务，联系沟通领导与下属各部门以及各部门之间的配合联络，为共同完成事业单位的任务起桥梁作用。因此，办公室工作必须勇于创新。文章从承上启下、内外沟通、综合协调、参谋助手、监督检查和服务保障6六个方面探究办公室工作的创新。

一、做好承上启下方面的创新

办公室工作主要提供的是服务类的职能，其各项工作任务的开展主要以单位领导的正确决策为基本点，并帮助领导干部正确认识基层的整体情况，以便制定具体工作方向及任务。办公室的一项重要工作是在单位领导干部进行相关决策时，为其提供参谋服务，帮助领导及时全面了解工作内容及进展。在帮助领导干部做出有利于当前形势的决策后，应当自觉及时地总结本次参谋服务的工作要点和工作经验，争取在下一次提供参谋服务时有更加完美的表现。

办公室承办任务的内容主要来自两方面：一是单位领导干部的指示。二是事业单位下属各科室。在日常工作中，当单位领导干部或部门做出相关明确的工作指示后，办公室应当及时做好开展工作的准备，上级发出的工作指示，主要是专项调研、信息反馈、任务总结等方面的内容，不论是哪种类型的工作任务，都需要办公室去认真谨慎地完成。按规定在执行任务时，负责领导组织的办公室工作人员为第一责任人。事业单位下属各部门需要处理的工作比较多，在向办公室提出工作帮助时，应当首先与办公室负责人及时取得联系沟通;当工作人员需要对单位的具体情况提出针对性建议时，也应当和相关负责人取得及时联系。面对事业单位下属科室工作人员提出的相关工作要求，办公室主任应当及时开展实际情况调研，根据实际调研的客观结果来制定详细的工作计划。

二、加强内外沟通方面的创新

办公室所负责的日常工作，涉及多种类型，因此，内外沟通是否顺畅很大程度上将会影响办公室工作的完成情况。想要出色地完成办公室涉及的工作任务，必须时刻注意做好对内对外意见的沟通和协调，在执行工作过程中，有意识地找寻这方面的客观规律，为日后的沟通工作提供便利。办公室工作人员应当及时了解需解决问题的方方面面，并将获得的信息及时反馈给领导干部，帮助领导正确理清工作思路，办公室应当与领导充分地沟通思想建议，力争做到消除领导认知范围内的思想误区。

事业单位下属各单位向办公室提出的工作要求，往往是一些繁杂琐碎的事，因此需要办公室工作人员具备相关的专业素质。事业单位下属部门在日常工作中，时常需要办公室协助解决工作难题，办公室在提供相应帮助时，应当从部门的角度进行全面考虑，详细调查其所面临的现状与困境，尽最大的可能简化办事流程，提出最能帮助解决实际困难的工作方案，只有建立良好的双方沟通，才能提高工作效率，真正帮助基层解决实际困难。办公室也是对外提供服务的窗口，当外单位提出相关的工作要求时，办公室都应当及时开展讨论，并将结果反馈给外单位，帮助其解决工作中遇到的问题。

三、发挥综合协调方面的创新

办公室经常承担综合性极强的工作任务，因此需要做好协调各方的工作能力。这项工作的良好执行对事业单位的日常运行有极大好处，也是非常基础性的工作，它能够有效增强事业单位下属各部门间的凝聚力，为日常工作事务铲除不必要的误解和阻碍，极大地提高各部门的工作效率。办公室应当对事业单位各级部门有全面的掌握和细节的了解，能够清楚各部门及各事务间错综复杂的关系网，做好各部门间的协调工作，有效减少领导干部和各部门间在解决琐事时浪费的时间。

事业单位办公室的综合协调工作，虽然极具基础性，但实际操作起来有一定的难度。在协调各方的工作中，应当从把握全局的角度出发，对任务的整体情况有全面清晰的了解。对各项任务的展开都应以大局为重，坚守工作原则。办公室工作人员应当保持学习的积极性，从正确的政治角度出发，时刻坚持正义的工作立场。想要做好事业单位各部门或同事间的协调工作，应当注意在日常生活中便与同事密切联系，做好自己职责内的服务工作，综合协调各方是一个需要长期学习并积累工作经验的过程，对事业单位来说是不可或缺的职责所在。

四、当好参谋助手方面的创新

新时期针对当好参谋助手方面的创新工作，应当强化做好各方面工作的意识。办公室工作人员应当强化自身的参谋意识，及时发挥重要的参谋助手作用，做领导合格的“大脑”。当好参谋助手，是新时期事业单位各项创新中办公室人员必须掌握的工作技能，也是办公室工作的主要任务之一。想要做好参谋助手，不应当局限自己的眼界，在日常工作中应当具备长远的眼光以及全局思维能力，能够及时掌握事态发展的动态变化情况，提供有实践操作价值的有效建议。

当好参谋助手，仅靠其中一方的努力是不够的，需要双方共同努力。因此，事业单位领导干部也应贡献出自己的一份力量。领导干部应当全力支持办公室的各项工作，重视办公室工作人员在整个意见决策中的正面作用，调动办公室在工作中的主观能动性和积极性，为办公室各项工作的展开创造有利条件。领导干部不能只在需要办公室帮助决策时，才临时通知其参与;在日常工作中，必须尽一切可能创造条件使办公室能够参与各类现场会议，允许其能够调阅对工作有积极帮助的文件资料。对于一些理应由办公室出面处理的工作，应当全面相信其工作能力，提供给办公室实现工作成效的平台。

五、重视督促检查方面的创新

不断扩大监督检查方面的有效范围，完善有关监督管理的各项条例规定，对已实施的工作机制进行改善和创新，加强监督检查的实施力度。在办公室正常做好日常工作任务的同时，应逐步推进对工作现场的核查力度，促进办公室工作人员对工作情况进行及时记录和总结，从而帮助完善监督检查方面的工作创新。事业单位办公室各项职能极其复杂，因此，对办公室的监管工作不能只交给一个部门承担。在进行监管工作时，应当强化与相关部门的日常沟通工作，保持信息共享的有利局面，促进监管工作的良好开展。

在建立专门监管部门的同时，应当做好对社会各界及网络渠道监督的利用，及时在网络媒体上公布工作信息，注重对社会各界提供的有关办公室实际工作情况的收集，充分发挥社会舆论监督在督促检查中的优势。

六、优化服务保障方面的创新

办公室工作综合性强，专业技能要求高，需要工作人员时刻注意全局性的统筹兼顾，因此，针对办公室工作人员的服务保障工作也尤为重要。事业单位应加强对办公室人员综合素质的培养，在培养过程中，应当合理利用老职工的工作经验，使其能够帮助年轻工作人员取得进步，挖掘年轻职工的工作潜力。有关事业单位办公室职工的年龄层次优化工作应该得到重视，事业单位领导干部应当尽量创造条件使年轻人得到更多的工作机会，通过这种帮助促进年轻工作人员的成长，能够较快地帮助他们尽快适应办公室的工作状态。此外，还应当加强对办公室工作人员的理论知识教育和相关专业技能培训。

事业单位办公室是直接服务于领导干部的部门，更是联系各部门上下的主要渠道，因此，具有重要的特殊地位。为了使其日常职能更加满足新时代的需要，一定要做好办公室工作的各项创新工作，只有适应时展，及时对办公室的工作方式进行更新，才能充分发挥其服务水平。

参考文献：

事业单位办公室工作范文第2篇

xx年我从基层单位调到局运管处办公室工作。新的环境新的起点也给我提出了新的要求。工作以来在处领导的关怀下，在全处职工的帮助下，我能恪尽值守全身心地投入到工作中去，尽自己的全力履行好自己的工作职责。

在思想上加强学习提高理论和业务素养。始终坚持把政治理论和业务知识学习作为提高政治信念、思想素质、工作能力的重要途径。办公室是综合部门，对各方面的能力和知识都要掌握。要做好本职工作就必须首先用理论武装头脑。我积极参加局里处里组织的形式多样的学习教育活动，利用电视、电脑、报纸、杂志等媒体关注国内外形势，学习党的基本知识和有关政治思想文件、书籍。在学习过程中，注意理论联系实际的方法，不断提高自身的认识能力和思想政治素质，不断提高工作能力，以便更好地完成领导交办的各项工作任务。

在工作中重视学习业务知识，提高自身的业务能力。严格要求自己，积极主动地研究工作中遇到的各种问题。讲奉献，讲正气，以诚待人。虚心向老同志学习，取人之长补己之短，努力丰富自己，充实自己，提高自己。各项具体工作按计划推进，分清主次和轻重缓急，做到有理、有节、有序、有效。按时完成领导交办的工作，不拖延，不出差错，有始有终。快速反应，各项临时工作和紧急任务雷厉风行地完成。坚持做事和做人原则，努力做好日常工作，热心为大家服务。和同志们的关系比较和谐，工作气氛融洽配合默契互相支持。遵章守纪、务真求实、乐观上进始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。不怕吃苦，主动找事干，做到“眼勤、嘴勤、手勤”。积极学习新知识坚持每天阅读各类报纸和文章学习有关经济、政治、科技、法律等新知识。认真学习党的xx大精神，努力做到融汇贯通联系实际，在实际工作中把政治理论知识、业务知识和其它新鲜的知识结合起来，开阔视野拓宽思路丰富自己，努力适应新形势新任务对本职工作的要求。

通过半年多的工作与学习我深刻地认识到了办公室是沟通上下协调左右的综合部门。办公室工作无小事，每一项工作都关系到办公室工作整体功能的发挥和整体效率的实现。办公室所处的地位和所属的工作性质决定着办公室的实质就是一个单位的服务中枢。办公室工作的核心就是服务。办公室的工作繁琐复杂要及时传达领导指示，及时反馈各种信息，做到快捷和实效保证全处上下政令畅通，做好宣传工作。可以说办公室是联系我处与外界的纽带，是反映我处精神面貌的“窗口”。强化自身建设促进我处工作正常有序运转是办公室的职责所在，也是提高工作效率完成各项任务的前提，作为办公室的工作人员我认为必须要强化服务意识，实现思想新的突破。

在新的一年里，在新的环境下我将继续发扬戒骄戒躁发扬团结务实开拓进取的精神，为我所热爱的这个集体做出自己应有的贡献！

事业单位办公室工作范文第3篇

承德市军队离退休干部休养所 河北承德 067000

[摘要]现阶段，我国事业单位或办公室工作人员的一项重要任务就是对单位的档案进行合理有效的管理。通过对事业单位档案进行有效的管理，加快事业单位的发展。进入二十一世纪以来，我国的计算机技术得到了迅速的发展，利用计算机技术进行档案管理成为了新时期我国档案管理的新趋势。以下文章就现阶段我国档案管理工作中存在的问题进行探讨，并进一步提出加强办公室档案管理工作的几点措施。

[

关键词 ]新形势；办公室档案；档案管理；意义；措施

引言

对于办公室里的工作人员来说，进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理，就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录，以便日后查询与应用。但是，就我国新时期下的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，本文就这些问题出现的原因进行探讨，并结合自身经验，提出几点改善档案管理工作的措施。

一、新时期办公室档案管理工作的重要意义

在我国经济高速发展的形势下，对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面，办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容，这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面，办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上，会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果，一旦发生产权方面的纠纷时，各单位可以从档案中查找证据，维护事业单位的合法权益。

二、新时期办公室档案管理存在的问题

第一，事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下，办公室档案的管理有着极强的专业性。然而，许多的单位管理层对档案管理不够重视，这就导致了档案管理问题的存在，比如没有将档案管理信息化，档案严重的老旧破损，管理工作缺乏合理性等。

第二，许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧，没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查，没有实质性的意义。另外，档案的填写十分随意，没有严格按照要求如实的进行填写，这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因，就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。

第三，办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性，也正是电子产品的应用，极大的提高了档案管理的质量。然而，由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持，这就导致了管理设备极度老化，严重影响了档案管理工作的进行。

第四，办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而，由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视，这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识，这对档案的管理来说十分不利。另外，由于档案管理人员对管理工作十分随意，加上其受教育程度有限，严重影响了档案管理的效率。

三、新时期加强办公室档案高效管理的措施

通过上述文章的总结，不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题，这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率，制约着事业单位的发展，所以加强办公室档案的管理工作势在必行。

第一，事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了，才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。

第二，完善办公室档案管理机制，实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面，对档案管理的整个过程进行完善。首先，要求员工在进行档案采集时，一定要根据实际情况如实填写，以保证档案的准确性。其次，在档案的存放过程中，改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查，以确保档案的安全性。对档案进行分类存放，不同种类的档案不要混淆，方便以后档案的查找。最后，对档案进行实时更新，以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面，做好办公室档案的销毁工作。按照规定，部分档案的保存具有一定的时间限制，一旦档案到期，就要对档案进行销毁。在这一过程中，一定要向有关部门讲明，得到允许后才可以进行相关的工作。

第三，提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性，工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面，在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格，注重工作人员的专业素质，提高工作积极性。另一方面，注重工作人员专业知识的培训工作，对档案管理人员的专业知识进行及时更新，特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展，其更新速度逐渐变快，加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外，培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要，只有员工的工作态度得到转变，才会完善办公室档案的管理。

第四，办公室档案管理工作中，充分利用信息技术。随着信息技术的发展，一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世，它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此，充分考虑信息化，数据化等管理方式的应用，将办公室的档案进行分类别、分层次的管理，可以极大的提高工作人员办公的效率。当然，这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。

结语

二十一世纪以来，科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用，我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是，就现阶段我国的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识，严重影响了办公室档案的管理工作。因此，只有不断地提高档案管理的技术水平，加强体制的完善和工作人员的工作态度，才能促使档案的高效管理，加快事业单位的发展。

参考文献

[ 1] 熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[ J ] .办公室业务,2013,17:107.

[ 2 ] 陈玲玲,关亮.新时期办公室档案管理规范化[ J ] .办公室业务,2013,21:98.

[ 3 ] 吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[ J ] .办公室业务,2014,11:85.

[4]任彩霞,张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务,2012,09:26.

事业单位办公室工作范文第4篇

【摘 要】当今社会的快速蓬勃发展和机构组织的不断进步，使得办公室管理工作在单位中起到了重要作用，是每个单位不可缺少的部门，该文章对办公室综合管理中的问题进行讨论分析，以便更好的进行办公室的工作。

【关键词】浅析办公室；综合管理；实践思考

引言

办公室是一个有综合性的、服务型的管理部门，一个单位要想能正常的运行，提供决策，担负起服务的责任，办公室的工作水平和效率是一个单位的能力的体现，当前随着党的教育活动深入人心，办公室的综合管理工作也在不断突出，工作上也有了高要求，为了适应当前的新形势，我们要进行办公室的改进和创新。

1.综合办公室提升工作措施的实际意义

对于事业单位的发展来说，只有保证基本的工作措施得到升级，才能实现整体事业单位的长远发展。而在整体的工作项目中，对于事业单位的办公室工作结构优化直接关系到事业单位管理发展的未来趋势，于是要对办公室工作进行精细化的设计管理。无论事业单位的规模大小，工作结构如何，都需要相关负责人设置办公室的基础工作机制。办公室对于事业单位来说，具有一定的调和作用，既要保证对于上层管理层的领导意识进行传达，也要保证对于下层职员的基础管理。并且，在实际工作推进过程中，也要进行各方关系的协调，要对整体系统进行有效的连接，是一个信息和数据的中转传达的机构，也是整个单位运营的枢纽和调度控制中心。另外，多数综合办公室的工作人员都是单位领导层成员的助理，不仅要对基本单位信息进行细致的研究，也要对整体单位的发展规律和发展动向进行跟踪。综合办公室的工作人员也要对基础员工的工作情绪和问题进行有效的收集和整理，并提供实质化的改进意见和建议。

另外，在综合办公室工作过程中，相关的工作人员要针对事业单位的基本情况进行集中的调查和信息收集，并对基本问题进行集中的分析和研究，形成正确的工作理念和思路，保证整体意见对于单位的发展具有一定的针对性，更好地为领导的决策提供相应的数据支撑。相关部门的工作人员要做好基本的平衡助推行为，形成有效的沟通桥梁，促进整体单位的良性发展。综合办公室工作人员不仅要完成相应的基础工作，也要进行及时的自我提升，认真落实事业单位内部的各项规章制度，保证自身的学习力和执行力，沉着冷静的处理相应的工作问题，要不断优化自身的工作理念和意识。在实际的工作中，也要进行科学化的工作规划，处理好各方工作人员的管理，为事业单位的发展奠定坚实的工作基础。

2.办公室工作特点

办公室是一个服务型的部门，办公室工作的功能特性也有两个方面，不仅要在工作中遵循服从大局的原则，也要有自己的主观能动性

2.1工作内容复杂多样

办公室的工作要对外树立良好的工作形象，对内要明确办公室的管理权限和责任，制定相应的管理办法，协助领导做好各个部门的协调和公文、电子政务等工作，并且对工作中的事物进行调查，对内部进行应急管理。

2.2工作的服务性强

办公室工作的服务形式一个不可忽视的特点，具体体现在：一是为领导提供服务，发挥应有的助手的特点，提高自身业务能力，便于领导作出科学决策；二是，对服务的主体起到良好的作用，对工作的事物进行协调，由于办公室中的会议接待较多，办公室还要做到服务保障的职责。

2.3工作内容的综合性

在工作中要有大局意识和整体意识，在分析处理问题时，工作人员的素质要不断的进步，要有出色文字功底，要有良好的口才和处理事务的能力，办公室的工作涉及面也比较广，遍布到生活中的多个方面，例如：对日常事务的处理、文件的落实、物品的购买和发放、与外部的联络等方面，所以说，综合性是办公室的一个突出特点。

3.办公室综合管理工作中不足

3.1办公室落后的管理方式

经调查研究发现，许多企业的管理并不规范，工作人员在管理中采用了多种方法，但没有将制度具有的约束性所表现出来，实行办法不统一，这样就会出现错误，对企业造成影响，工作人员缺乏管理意识，缺乏专业素质，工作缺乏主动性对于人员和资源的配置不合理，制约着办公室的发展，使得办公室管理比较混乱。

3.2管理工具比较陈旧

办公室工作效率较低，所以要想提高企业的效益就要不断提高工作效率。由于现在很多企业依旧采用落后的管理工具进行工作，无法通过多种渠道进行搜集和获取信息，对办公职能的发挥造成影，影响办公室的工作效率，不能充分发挥办公室的职能。

4.加强办公室综合管理的措施

4.1管理思想的现代化

树立全局意识：办公室人员要学会谋大局，提高驾驭全局的能力，在思考工作时，心中要顾全大局，单个工作服从全局工作，局部利益服从全局利益，在日常工作中，树立全局的思想，在领导和员工之间。科室之间进行协调工作，形成一股强大的合力。

树立效率意识：办公室的工作人员要不断提高工作中的办事效率，实现效率和效益的统一。

树立创新意识：坚持和弘扬开阔创新的统一，要善于继承优良传统，学会适应形式的变化和任务的需求，勇于进行探索、勇于进行创新，运用创造性的思维，增强工作的主动性和预见性。

4.2管理上的转变

事业单位办公室工作范文第5篇

关键词 新形势；农业科研院所；办公室工作；挑战；建议

中图分类号 C931.4 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2017）05-0250-03

随着市场经济快速发展和政治经济体制改革不断深入，我国经济社会发展呈现出一些新的特征：经济增长模式告别简单粗放、经济增长速度趋于平稳适宜、电子信息技术飞速发展、政府作风趋于阳光透明、社会发展呈现科学高效，今天的我们已经站在了新的历史起点上。

办公室是单位负责人实施科学决策和有效领导的综合办事机构，是一个单位沟通上下、联系左右的桥梁和纽带，也是展示单位形象的“窗口”，肩负着调查研究、督察督办、参谋服务、综合协调等重要职能，其工作关系千丝万缕，错综复杂。随着我国经济社会发展进入新形势，农业现代化建设进入新阶段，农业科技创新也面临许多新情况、新问题。如何适应新的形势，与时俱进为单位搞好优质服务，成为摆在办公室人员面前迫切需要解决的问题。

1 山西省农业科学院办公室概况

山西省农业科学院办公室目前下设行政文秘、机关财务、宣传报道、档案管理4个科室；共有在职职工14人，其中，主任（正处级）1名，副主任（副处级）1名，行政文秘科5人，机关财务科3人，宣传报道科1人，档案管理科3人。

1.1 行政文秘科主要职责

督查院属各部门、各单位贯彻落实院行政决策和工作部署；组织协调需多个部门共同办理的综合性行政工作；负责组织起草以院或院领导名义发出的报告、总结、决议、通知、意见、函等文件，组织拟定全院性的规章制度，组织撰写行政管理事项的通告等；负责外单位来文的签收、批办、留存、归档等工作；负责机关各行政处室发文的登记、留存、归档等工作；负责院章、院长名章等公章的用印及保管；负责介绍信、证明等便函的开具；负责全院作息时间调整及国家法定节假日机关职工的排班值班工作；负责全院计划生育、保密、接待等工作。

1.2 机关财务科主要职责

组织制定本单位的财务、会计制度并负责贯彻执行；组织开展会计核算和会计监督；监督各项资金的使用和分配，负责转账和开具现金凭证，负责记账凭证的汇总；负责应收、应付款的结转和清理工作并负责登记往来账；负责各职能处室业务费、各项目资金的记账工作并监督各项资金的使用情况；负责本单位工资的核算工作，监督并管理工资资金的使用情况；负责审核报销机关职工差旅费；负责固定资产明细账的登记工作，核算本单位固定资产的增减变动情况；负责本单位财政国库支付系统工作等。

1.3 宣传报道科主要职责

负责全院信息公开工作；负责全院各类科研新成果、新技术、新产品的宣传报道工作；负责办公室日常新闻的工作；负责与电台、报纸等新闻媒体的联络和沟通工作；负责“京津冀晋豫蒙农（牧）科院六院信息”中本单位信息的收集、编写工作等。

1.4 档案管理科主要职责

负责院机关档案的收集、整理、立卷和归档工作；负责对院属各单位档案工作的指导和监督工作；负责本部门各种门类和不同载体档案的统一管理工作，维护档案的完整、准确和安全；按照规定向有关档案局移交档案材料；负责档案统计工作；负责对档案（资料）的保管状况进行定期检查核对，对破损的档案及时进行修补、复制或其他技术处理等。

2 面临的挑战

2.1 人员配备不齐

2012年以前，办公室有正处1人，副处3人，正科、副科及科员21人。近几年，随着事业单位机构改革，农科院内设机构做了部分调整，加之老员工逐u退休，办公室人员变动较大。目前，只剩1名正处、1名副处、12名科级人员，人员总数较之前减少11人，现有人员大多身兼数职。在如今形势日新月异、工作任务日益繁重、工作要求不断提高的情况下，办公室出现严重人员紧缺问题。

2.2 统筹意识淡薄

办公室工作的服务性和从属性，容易使人形成程式化的思维和处事模式[1]。面对琐碎繁杂的事务性工作，办公室人员习惯自我定位成“办事员”，每天忙于日常性的事务和领导交办的任务，很少从整体上思考布局和主动进行超前规划。

办公室的工作虽看似零碎、繁杂，但总结下来，也不乏时间性和规律性。如每年的全院工作会议、干部述职大会、公开招聘会议、全院汇报大会等会议的召开及个人总结、部门年度总结、《山西年鉴》《山西经济年鉴》等材料的撰写，都有固定的时间安排，需做的准备工作也大致相同。相关工作人员完全可以早做准备，但因习惯了被动等待领导分配，往往在这些任务突然来临时措手不及。

2.3 不重视沟通协调工作

沟通协调是办公室的一项重要工作，单位的上下之间、部门之间、内外之间往往会出现许多矛盾和冲突，这都需要办公室人员通过精心、细致的沟通协调来解决。

在现行的行政管理体系中，山西省农业科学院各职能部门间按层次型功能框架建立，各领域保持独立，无责任关系，但在很多情况下，文件的传达、会议的召开、规章制度的落实、材料的上报等都涉及到若干部门，如果没有各个部门间的良性沟通与合作是不可能完成的。有一次省督导组给院办公室打电话让上报单位现任领导的住房数与住房面积、领导干部办公室的使用面积和综合办公楼的使用情况、机关公务用车的使用情况及机关全体在职人员的花名册等材料，这些材料分别由院办公室、党委办公室、组织部、人事处、后勤处等多个部门掌握，由于时间紧任务重，办公室的同志与其他部门的沟通工作做得不够充分，导致在上报时有2个部门出现相互推诿的情况，耽误了工作进程。

2.4 形象化建设亟待加强

办公室是单位的窗口，其点点滴滴都影响着单位的整体形象和声誉，反映部门的能力水平[2]。办公室的工作对象广泛而复杂，涉及方方面面的问题和公共关系，稍不注意就有可能损坏单位的整体形象。院属各单位职工或外单位人员到单位办事，一般都会先去办公室，办公室人员的一次接待洽谈、便函开具、印章使用，甚至一次电话的受理等，都能从一个侧面反映出单位的思想作风和精神风貌，甚至反映出单位的工作效率。

每年开春，行政办公室每天都要接听几十个甚至上百个咨询电话。有一次，该科室工作人员因一直忙于接听咨询电话而耽误了手头的工作很是恼火，竟与来电咨询的员发生争吵，导致双方都很不愉快，单位形象也因此受到损害。办公室的部门性质和工作特点容易使人产生较大压力，甚至产生烦躁情绪[3]，如何处理好日常工作和维护单位形象是办公室人员今后都应该注意的问题。

2.5 办公自动化发展程度低

随着信息产业飞速发展，办公自动化的程度越来越高，传统的办公条件逐渐被计算机、通讯网络等先进技术所取代。如今，山西省农业科学院每个办公室都配有计算机等一些现代化设备，但由于缺乏系统的学习和培训，也没有专门的办公室管理软件开发人员和设备维护人员，大部分部门信息利用程度较低，办公自动化程度普遍不高。比如山西省农业科学院有30家下属单位，其中有11家分布在太原市以外的地区，每次为领取一份文件或上报一份材料，都需派专人前往，浪费了大量的人力、物力和财力，严重影响了工作效率。

3 工作建议

新形势下，要在立足本职岗位和为全院事业发展服务的基础上，转变思想、改进作风，大力提升行政办公水平，积极履行好“参与政务、处理事务、搞好服务”的职责。

3.1 配齐人员，提高素质

按岗定编，配齐人员，扭转一人多职的工作现状。通过公开选拔、民主推荐、调任、公开招聘等方式增加2名副处级干部和若干名干事，明确其岗位分工及职责。同时，制定合理的办公室工作人员专职化发展方案，逐步实现办公室人员的专职化。

办公室人员素质的高低是能否做好各项工作的前提和基础，要注重办公室人员综合素质的培养和提高。一是要提高政治理论素质。作为办公室的成员，要不断学习党规、政策法规、系列重要讲话精神等，不断提高自己的党性修养，以科学的思想武装头脑，在工作中把握正确的政治方向。二是要提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识是视野开阔、思维敏锐、富于开拓创新的前提[4]。面对日益严峻的形势挑战和不断复杂化的工作内容，办公室人员应不断学习，建立起层级的知识储备和开放性的知识结构，为做好各项工作打好文化基础。三是要提高业务素质。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须树立终身学习的理念，不断提高自己的业务能力，掌握综合分析、组织协调、现代化办公管理等方法和手段，从而适应不断复杂化的管理工作，顺利完成岗位工作任务[5]。

3.2 树立超前意识

办公室所处的地位和职能作用决定了其工作大多是服从性的，但这不能与被动性“划等号”。要做好办公室工作，必须发挥主观能动性，增强超前意识。对年终汇报会议、全院年度工作会议等规律性和周期性的工作，要提前准备，超前谋划，增强主动性；对全院的重点工作，以及主要领导的“关注点”、院属单位的“闪光点”、职工群众的敏感点等，要主动开展调研并及时跟进，调查了解进展情况及存在的问题，为领导决策提供参考意见；对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。

3.3 提高沟通协调能力

办公室工作千头万绪，做好部门之间、上下级之间、内外之间的沟通协调工作，对处理好办公室事务非常重要。首先，要当好各职能部门间的沟通协调者。办公室要从既维护全局利益又保护部门工作积极性的角度做好沟通协调工作，主动而不专擅越权，发挥好中介和桥梁作用，保证部门之间形成合力，避免不必要的扯皮和内耗。其次，要当好上下级之间的沟通协调者。要了解清楚上级的意图和工作要求，以便更好地传达落实，同时也要注意关注基层动向，广泛听取职工的意见和建议，实事求是地向上级进行反馈。三要当好本单位与外单位的沟通协调者。与外单位进行协调时，要采取积极措施，注意增进友谊、互通情况、合作交流，以得到社会各界的支持和帮助，为单位发展创造一个和谐的外部环境。

另外，在进行沟通协调时应注意以下几点：一是原则性。凡事都要坚持原则，讲究公正，照章行事，以理服人。二是谋略性。对各种矛盾都要深入调查，弄清事情的来龙去脉，不随便发表意见，不乱表态。三是灵活性。面临矛盾，要灵活应变，做到坚持原则不呆板，灵活处理不乱套[6]。

3.4 加强形象化建设

办公室是单位的“门面”，是代表领导同志处理问题、办理事务、反映领导意图的“窗口”，时刻体现着单位的形象和风貌，在工作中须高度重视办公室形象化建设。要努力做到不让领导交办的事项在手中延误、不让办理的文件在手中积压、努力避免各种差错和失密现象发生；要热情接待每一位来访者，耐心答复他们咨询的问题，切忌给人留下“门难进、脸难看、事难办”的印象，积极塑造办公室求真、务实、高效、和谐的良好形象。办公室的每一位同志也要珍惜在办公室工作的机会，立足本职，尽心竭力做好每一项工作，不嗵岣咦约旱囊滴袼刂剩努力做到博学、勤奋、求实、快捷，为维护办公室的良好形象做出自己应有的贡献。

3.5 推进办公自动化系统建设

计算机的普及和互联网的飞速发展为办公自动化提供了丰备的物质条件，合理高效利用现代网络技术，大力提高行政办公效率，已是形势所趋。办公自动化是一项系统工程，运用规模越大，功能配套越好，应用效率就越高，效益就越大。农科院院机关办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和行政服务等繁重工作，与院领导、机关各部门、院属各单位等都有着不同程度的联系，充分利用网络信息化技术，可大大降低行政运行成本，提高行政办公效率和行政管理水平。

首先要引进先进实用的办公软件，建立公文管理、会议管理、领导日程管理、部门事务处理等模块，把日常工作中文件的收发、起草、归档、查询，领导日程安排、信息收集上报、接待安排、督查、会议室管理、领导用车管理、部门请示报告审批等都纳入到模块中，并邀请专人进行软件使用、测试及维护等方面的培训；其次，在系统建设与应用的过程中，办公室的每一位成员都要提高自觉性，增强主动性，带头熟练掌握系统的操作流程，带头运用办公自动化系统，带头执行电子公文运行的管理规范，做办公自动化学习、使用和推广的楷模[7-9]。

4 参考文献

[1] 楚延峰.办公室工作无小事[J].办公室业务，2010（1）：23-24.

[2] 董斌彬.高职院校办公室管理工作现状及对策浅析[J].吉林农业科技学院学报，2012，21（1）：51-52.

[3] 黄得林，李海亮.基于分类管理理念的农业科研单位办公室工作实践[J].农业科技管理，2014，33（1）：45-47.

[4] 陈薇.高校院系办公室管理面临的挑战与对策[J].武汉科技学院学报，2005，18（10）：95-97.

[5] 李本华.浅谈新形势下如何做好办公室工作[J].贵州农机化，2008（2）：26.

[6] 姚丽英.小议办公室工作人员的角色承担和能力发展[J].中国石油和化工标准与质量，2011（2）：112.

[7] 杨廷慧.煤矿企业办公室管理工作存在问题及对策[J].东方企业文化・企业管理，2012（7）：66.