【摘要】新时代，做好人事档案管理，可以为医院人才库的建立提供可靠支撑。本文从医院人事档案的作用出发，结合当前医院在人事档案管理中存在的问题，提出了通过加强人事档案管理构建医院人才库的有效策略。

【关键词】医院；人事档案管理；人才库

对比传统的人事管理，人力资源管理模式的系统性和科学性更强，同时具备前瞻性的特点，可以将员工的个人价值充分发挥出来，实现医院和个人的良性发展。从医院的角度来看，人才是实现可持续发展的关键，借助人事档案管理以及人才库建设的方式，能够实现对各级人员档案信息的整理，也可以对各种科研信息进行记录、保存，为医院职称晋升、薪酬调整等提供参考依据。

一、医院人事档案的作用

（一）是人事管理制度的一项重要内容。档案中记录了个人的身份、教育、工作历程以及取得的成就。通过建立人事档案管理系统和人才库，医院可以将自身的医疗水平和科研技术成果系统地进行反映与展示，争取到更多的科研项目。另外，人事档案对于医院各个岗位的调配以及医务人员的外部招聘影响巨大。对于人事部门而言，在制定人才调配方案的过程中，需要以人事档案作为参考，确保各个岗位的人才都能够将自身的优势发挥出来，以此来推进医院综合水平的提高。

（二）是医院进行薪资调整和职工评聘的依据。一方面，医务人员的薪资待遇关系着其日常生活，也是医院吸引、留住人才的重要手段。医院人事档案能够将员工的学历、工作经历和职称等情况直观地反映出来。以档案信息为参考，医院在对员工薪资待遇进行调整的过程中，基本可以做到公平公正，有效调动各个岗位工作人员的积极性，使其能够更好地为患者提供服务。另一方面，对比其他单位，医院专业性更强，在实施专业职称申报和评定的过程中，要求相关部门必须对员工的学历、工龄、年度考核情况、学术研究成果等进行全面考证，而这些信息都会被记录在人事档案中。通过分析人事档案，充分了解评聘人员各方面能力的基础上，开展相应的职称评聘工作。

二、医院人事档案管理存在的问题

（一）缺乏足够重视。计划经济时代，医院内部不少管理制度都表现出缺乏针对性的问题，在管理过程中采用了简单粗暴的“一刀切”模式，人事档案管理亦是如此。人事档案管理部门没有履行好自身的工作职责，在工作中仅仅重视档案的收集和保存，缺乏对档案的有效利用。医院领导层对于人事档案管理不够重视，缺乏对其功能意义的清晰认知，在实施人事档案维护的过程中，没有对岗位人员的职业变化情况进行记录，人事档案信息资料参考价值不高，在考察和任用干部时缺乏最新的信息支撑，导致在干部选拔和职位晋升上存在一定偏差。

（二）管理方式落后。新时代背景下，信息化技术对档案资料有着先天性的优势，可以实现资料的快速收集和分类存储。医疗行业是最早实施信息化建设的行业之一，但是直至今日，不少医院的信息化建设仅仅停留在就诊系统和住院系统方面，并没有实现对于人事档案的有效覆盖。部分医院的人事档案管理工作依然停留在纸质档案管理阶段，管理方式落后。纸质档案本身相对脆弱，在长期的保存过程中，容易出现缺失和破损，而且想要在档案中增加内容非常繁琐，需要档案管理人员从数量庞大的纸质系统中寻找目标档案，然后添加内容，工作效率极其低下。

（三）人员素质不高。因人事档案管理工作不受单位重视，导致部分医院存在档案管理工作人员素质不高的问题。某些医院没有设置专门的档案管理队伍，而是从其他部门调配兼职人员，档案管理人员缺乏专业知识，导致档案管理工作欠缺专业性，容易出现错误和遗漏，甚至存在档案已经完成提交却能及时建档与分类等重大问题。同时，相当一部分工作人员依然抱着“铁饭碗”的心态，认为档案管理部门本身并不存在与其他部门之间的竞争关系，没有业绩要求，工作内容不多，努力与否并不会对自身的收入情况产生影响，因此在工作中抱着一定的应付心理。

（四）档案内容缺失。一是档案资料内容不够完整。部分医院在以往的人事档案管理中，因为管理力度不足，档案管理人员在对人事档案资料进行收集的过程中，容易出现遗漏；档案持有者在对自身的档案资料进行提交时，可能存在档案内容不完整的情况，管理人员也没有能够认真做好归档工作。某些人事档案仅仅是对个人基本信息的记录，缺乏个人能力和专业水平等的记录。二是档案内容空洞，很多仅涉及档案所有者的个人履历及获奖情况等，缺乏详细的介绍和证明材料，一些体现突出贡献的工作表现和工作业绩没有被收录到档案中。同时，人事档案中评价性的内容很多，但缺乏具体描述，存在着形式化和模板化的问题。

三、加强人事档案管理策略分析

从医院发展的角度来看，面对新的社会环境和激烈的市场竞争，想要实现可持续健康发展，亟须高素质专业化的人才队伍作为支撑。因此，人才库档案信息的建设为当务之急。通过建设人才数据库，医院可以不断丰富和整合贮备人才数据信息，实现自身医疗水平、服务水平、科研水平以及管理水平的提高。结合实际情况，医院促进人事档案管理工作的发展，科学建设与高效利用人才数据库，可以从以下几个方面着手：

（一）完善管理制度。医院应该结合自身的运营和发展情况，对人事档案管理制度进行完善。人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分，需要得到医院管理层和相关部门的高度重视。医院管理层首先应该转变陈旧观念，更新管理理念，深刻意识人事档案管理的重要性，提供档案管理工作各方面的资源支持，建立完善的规章制度体系。在设置专门的档案管理部门时，可以引入相应的末位淘汰机制，督促档案管理人员不断提高自身的职业能力水平。还可以通过社会招聘的方式，向档案管理部门引入一批具备档案管理专业知识和档案管理工作经验的人才，充实档案管理工作队伍。通过管理制度的完善，不断提高档案管理人员职业技能，推动档案管理工作的创新与发展，从而对人力资源管理工作进行创新，提高档案管理工作的整体效果。

（二）优化管理模式。新时代背景下，医院在实施人事档案管理工作的过程中，应该借助专业化的人事档案管理软件来提高管理效率，对档案中收录的信息进行分析和研究，实现对人才的挖掘和利用。对比传统的纸质档案管理模式，信息化档案管理的优点在于内容录入方便、工作效率高。只需要在初期做好相应的分类设置，档案就可以实现自动归类，档案信息的检索可以通过多样化的方式实现。同时，数字档案本身可以实现快速备份，不容易出现损坏和丢失的问题。基于此，东营市第二人民医院近年来为建立基于信息技术的人才数据库，结合网络的优势来推动档案和医院其他部门之间的整合，推动人事信息共享，利用医院内部的人事档案信息完善了数字化干部人事管理系统。当职工办理入职、工资审批时，不需要再去各个部门办理相关手续，只需要借助系统功能，就可以完成各种信息的查询以及手续审批等，工作效率得到了极大提升。

（三）提高档案利用效率。人事档案是医院人力资源的重要组成部分，能够对医院内部的人才信息进行采集和整理，为医院人力资源管理工作提供数据支撑。基于此，医院需要高度重视人事档案管理系统的建设工作，为人才选拔与培养提供数据支持。同时，医院要对人才档案数据进行分析，对照分析结果察看当前的人力资源状况是否满足医院改革发展的现实需求，如果不能满足，则需要对人力资源管理模式和方法进行改革，制定出切实可行的人才计划和人力资源规划。不仅如此，医院还应该对照人事档案的信息，制定出符合医院运营特点的人才培养计划，促进内部员工业务水平和综合素质的提高。

（四）改革管理机制。医院可以借助先进的信息技术手段来对人事档案管理机制进行改革完善。通常来讲，人事档案的建立需要经过两个核心环节：一是档案信息采集。在这一过程中，必须保证信息的真实性和完整性，确保其能够将人员的资料信息全面反映出来。二是信息分类，采集到的档案信息需要做好分类工作，为后续的归档和使用提供便利。医院可以结合人事档案管理的流程来对档案管理相关的岗位进行合理分配，将专业型人才和经验型人才分配到适合的岗位，以此来加强对于人事档案的管理。同时，还需要加强人事方案专项审核。东营市第二人民医院依据全市统一部署和要求，在2021年6月到10月期间积极开展干部档案的专项审核工作，完成时间确定后医院迅速进行审核方案的制定及具体工作的落实，成立了医院干部人事档案的专项审核领导小组，对审核的内容、范围、方法和步骤等进行明确和细化，对审核发现的问题进行及时汇总和分析，并研究提出了初步的处理意见。通过此项工作的开展，审核完成科级及副高以上、新入职员工档案210余份，审核出存在问题人员28人，并对存在的问题进行了调查认定。医院借助档案审核的结果，将专项审核的结果当作依据，及时实现信息库的管理、维护和更新。

（五）加快信息更新。一是应该对基础设施进行完善。医院人事档案信息需要根据人员变动情况和履职变化及时进行更新，如果信息更新不及时，会影响人事档案的应用效果。新时代背景下，医院在实施人事档案管理的过程中，应该从完善基础设施的角度，做好人事档案管理系统的整改工作，进一步提高其对于信息变化的灵敏度。在部门之间信息互通的前提下，应该对人事档案进行适当调整，满足动态化的管理需求。医院要适当增加人事档案管理相关的资金和技术投入，保证档案室内计算机设备和网络设备充足。档案室的布置需要将档案材料的存储需求考虑在内，做好防尘和防潮工作，设置好分类存储空间，对不同类型和不同介质的档案材料进行分类存放，保证档案资料的完整性和安全。二是应该加强对电子档案信息管理。医院要将传统的纸质档案转换为电子档案，在遇到人事变动的情况下，档案管理人员需要及时对电子档案信息进行更新，要求档案信息和人员变动信息保持一致。在针对电子档案进行管理的过程中，管理人员需要定期做好工作经验总结，完善相应的电子档案管理制度，对照医院发展现状，逐步改进人事档案信息化管理模式，提升档案管理工作的专业性。

四、结语

总而言之，人事档案能够将档案持有人的专业能力、科研水平等客观全面地反映出来，为医院实施人力资源高效管理提供良好支撑。新的发展环境下，我国的医疗系统持续优化，医院人力资源管理取得了巨大的进步。由于人事档案管理本身并不能为医院创造直接利益，一直以来都处于不受重视的状态。在未来医疗系统改革中，医院必须切实加强人事档案管理工作，将人事档案的作用和价值充分发挥出来，实现对于人才的深入挖掘及合理分配。

作者:李燕丽 单位:东营市第二人民医院