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建筑施工企业商务管理表单化应用

发布时间:2020/10/12 8:34:49   阅读:

摘要:作为国有大型建筑施工企业,项目地点分散、涉及领域众多、管理难度大,要实现“以高效益经营为核心,规范与效率并重”,必须在实践基础上,将相关的规则、流程、表单固化,形成制度,以强有力的促进企业管理提升。

关键词:国有大型建筑施工企业;商务管理;表单化;流程化

中国葛洲坝集团第一工程有限公司是中国葛洲坝集团股份有限公司核心骨干企业。公司注册资本9.8亿元,具有年完成水工混凝土浇筑500万立方米以上、年填筑土石方填筑5000万立方米以上、年装机容量2000MW以上的施工能力。公司拥有水利水电工程施工总承包特级资质、市政公用工程施工总承包壹级资质、地基基础工程专业壹级等多项资质。公司承建工程遍布国内20多个省市区和7个国家。先后承建世界最大水电工程——长江三峡水利枢纽工程,世界最大水利工程——南水北调工程,世界最高面板堆石坝——湖北清江水布垭工程,世界最高碾压混凝土大坝——广西龙滩水电站,世界最大薄壁U形渡槽——南水北调湍河渡槽工程,国内乃至世界范围内最大的单体地下空间工程——南京江北新区地下空间一期PPP项目,等一系列标志性工程。作为集团内最早走出去的建筑企业之一,公司承建了柬埔寨最大水电工程——达岱河水电站;在埃塞俄比亚承建了FAN项目以及东非最大的EPC项目——GD-3水电站;在阿根廷承建了中国在海外承建的最大水电站——阿根廷圣克鲁斯NK/JC水电站;在尼泊尔、伊拉克、刚果布、泰国、老挝、科威特先后承建了一系列建设项目。公司紧跟国家发展步伐,踏准发展节奏,坚持结构调整、转型升级,全面进军高端业务,为企业实现转型升级、跨越发展开辟了新的路径。公司始终坚持强企富民的企业宗旨,秉承改革创新、勇争一流的企业精神,致力于建设行业一流的国际化工程公司。公司为加强商务体系标准化建设,强有力的提升企业商务管理水平,公司出台了《在建项目商务管理手册》,为项目部成本管控和变更索赔工作提供了详细操作指引,提高了项目部成本管控能力。具体介绍如下:

一、管理手册基本结构

公司在干好大项目,创造高效益,全力打造“廉洁项目”“阳光工程”的总体思路下,以项目高效益经营为核心,以主合同管理、分包合同管理为线索,串连项目商务管理各环节,深度优化基础管理流程,基本形成了简洁实用、科学系统的,并与公司发展态势相适应的商务管理手册(如图1所示)。本手册以一个核心、两条主线、三个阶段、四个专项、五种方式,全面梳理了项目商务管理工作的各个环节(如图2所示)。一个核心是指,以“高效益经营”为核心,即集团公司新班子上任以来,提出的要以“效益论英雄”贯彻到商务管理的全过程。两条主线是指,以商务工作中对上的主合同,对下的分包合同为主线,开展商务管理工作。三个阶段是指,从项目管理的策划阶段,实施阶段,完工阶段,实现全生命周期的穿透式分析,动态化管理。四个专项是指,按照商务管理工作的专项内容划分为四部分,主合同管理、分包合同管理、变更索赔管理和成本管控。五种方式是指,该手册采用五种方式对商务工作进行详细说明:制度清单、任务图、流程图、表单、操作说明,以便各使用单位理解商务管理工作。公司各级管理人员借助于手册,能更系统地进行商务管理,更全面地制订工作计划,更快捷的发布管理指令,更明确地对新进员工进行指导,更清晰的对工作进行考核。

二、管理手册的主要内容

通过规范化的商务管理,解决商务工作“做什么、怎么做”的问题。商务管理工作复杂而又精细,本手册每一章节采用制度清单、任务图、流程图、表单、操作说明这五种方式对商务工作进行详细说明,以便各单位理解商务管理工作(如图3所示)。

(一)制度清单。给项目部定规矩,列出了项目部在各商务管理环节中应制定的基本制度,及制度中的主要内容。如在主合同管理章节,制度清单就包括:合同交底管理办法,往来函件管理办法,计量结算管理办法,变更索赔管理办法等。

(二)任务图是告诉项目部做什么。如在分包合同管理章节,在策划阶段,应完成分包策划;在采购阶段,应完成编制采购计划,招标文件,限价编制,分包合同签订等工作;在施工阶段,应完成合同交底、中间计量,中间结算,台账编制,分包商过程考核,纠纷处理等工作;完工阶段,应完成分包商退场,完工结算,分包商成本实测等工作。

(三)流程图和表单,是告诉项目部怎么做。通过梳理项目部各项商务管理工作,绘制出了32项工作流程,31项表单,任何一个新项目开工,通过商务手册即可全面展开商务工作,通过标准的表单化、流程化应用,至少商务工作不会出现大的偏差。

(四)操作说明,是告诉项目部如何做好商务工作。任何一名商务人员,通过商务手册中的制度清单,任务图,流程图,表单,就可以基本开展商务工作,如果想更深入、更细致的进行商务管理,在操作说明中有详细工作方法和工作要点。如在成本管控章节中,详细介绍了施工过程中的成本管控,包括如何确认收入;如何进行施工方案的经济比较,对重大项目、关键部位和重要施工环节留存第一手资料;如何根据项目特点制定计量规则,堵塞计量管理漏洞;如何控制好分包成本,不盲目下达指令;如何管理自营直接成本,包括作业人员薪酬、材料费、设备使用费,现场经费等;如何进行成本分析、单机核算、材料核销等。每一步骤都做出了详细的说明。

三、商务资料管理

各项目业主,审计越来越严格,对我们的商务基础资料也提出了更高的要求,因此在商务手册中对商务资料做了相应的规定。各项目与商务管理工作有关的各类资料(例如:施工方案、设计通知、监理例会纪要、外来文函等),均应采用书面资料和电子资料两种形式存档,所有资料编号必须唯一、连续,发生重复、漏号的,应做出说明。所有资料,商务部门应安排专人保管、备份,所有书面资料应有专用档案室存放,所有电子资料应有专用电脑归档保存。总经济师应定期检查,确保资料的完整性。对外申报的商务资料,必须经项目总经济师审核,项目经理批准后,由商务部门统一申报,无论业主是否接受,项目部商务部门均应存档,做好记录。分包商申报的资料,项目部商务部门均应接收、统一编号、归档,并及时处理,不得无故拒收或退回。项目部商务部门必须及时建立、更新、完善各类基础资料台账,与其他部门相关的台账应每月核对,发现问题及时查找原因进行修改,确保商务资料完整、合法、合规,各类资料之间形成闭环。项目部商务部门,定期向公司生产经营部门上报本单位的各类商务报表,确保资料的准确性、完整性。项目部各部门认真配合履行商务管理职责,将商务管理工作作为本部门主要工作职责之一,纳入项目部对各部门的考核。

四、结语

高质量发展要以高效益经营为核心,高效益经营离不开高水平的商务管理。实现公司健康可持续发展是我们使命所在、责任所系,我们将继续坚持“不忘初心,牢记使命”,真抓实干,顽强拼搏的精神,为开启公司高质量发展新征程而努力奋斗。

参考文献:

[1]皮顺祖.经济法在现代企业商务管理中的探析[J].中国商论,2019(23):23-24.

[2]孟祥辉,刘一丁,王笛清.国际工程机电项目商务管理风险管控研究[J].工程技术研究,2019(08):15-16.

[3]毕建才.浅谈国外EPC电站项目的商务管理[J].财会学习,2018(21):45-46.

作者:李 芳单位:中国葛洲坝集团第一工程有限公司

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