一、公共管理中沟通与互动的要求与原则

1.要求

有形性：提供公共服务的设施定期保养与整备、供应适当与充足等。即实体设备定期维修与整备的数据须建文件，适时更新换代。可靠性：公共行政人员作业应兼具效能与效率、在约定时间内完成服务等。即公共行政人员要有事先预防的观念，执行服务时第一次就把事情做对。反应性：公共行政人员能立即回答民众的问题、提供快速服务、积极协助民众解决问题等。即要有系统导向的观念，公共行政人员需清楚整个团队的运作，才能立即回答民众问题，不要有一问三不知的情形。胜任性：公共行政人员的专业知识与技能、改善质量的能力等。即公共行政人员要有质量管理的专业知识，并不断持续改进。礼貌性：公共行政人员的清洁和整齐仪表、礼貌应对、亲切回答等。即公共行政人员均能以民为尊，对民众体贴、友善。信用性：公共行政人员的人格特质是值得信赖的、积极与民众互动等。即公共行政人员对民众做好质量承诺，以追求更好的服务质量。安全性：提供安全的工作环境、严防保密资料外流等。即所有公共行政人员均肩负民众资料保密的责任。接近性：容易电话联络、较短等候时间、便利的服务作业时间等。即民众容易且方便联系到相关的公共行政人员。如落实民众抱怨申诉处理渠道。沟通性：公共行政人员随时与民众沟通、倾听民众意见等。即公共行政人员秉持民众导向的理念，了解民众意见以持续改进。了解性：探知民众需求与期望、提供个别服务等。即公共行政人员运用品质管理的方法探知民众满意程度，以提供良好的服务。

2.实施原则

公共管理中，实施良好的沟通与互动，必须遵守下列五项原则：以客为尊：以民众满意为核心，民众又分内部民众和外部民众两部分，其中内部民众指参与政府机关各项设计、生产以及服务的相关部门或人员；外部民众指政府机关服务的普通大众。全员参与：全面质量管理强调组织中的所有部门、所有人员均肩负着服务管理的责任，也享受产生高质量服务所带来的福利，这种伙伴关系(partnership)的建立，是实施全面服务管理的重要策略。事实管理：组织随时搜集、处理与解读有效信息，以持续改善质量、满足民众需求。该信息包括内部工作表现和外部民众需求。可持续改进：分成两部分，第一部分为政府机关内部的持续性质量改进，如设计、制造、服务过程及人员、制度的不断自我改进，第二部分为不断了解外部民众的需求情形，推出新的服务形式。服务质量承诺：全面服务管理的推动，首重政府机关管理人员的认同、全力推动，营造追求质量气氛，使所有人员齐心一致，共同为提升服务质量努力。

二、我国公共管理中沟通与互动工作促进措施

为了提升行政服务质量及民众满意度，导入全面服务管理理念来消除不同互动所造成的落差，先提出以下几种做法。

1.追求精益求精的服务质量

一是政府机关必须有前瞻思维及动态导向的概念，要能掌握先机，以符应外界环境需求不断创新、求新求变。公共行政人员需秉持以民为尊的理念，适时且定期调查民众满意程度，并能搜集、掌握有效信息，以寻求改善。二是建立良好的沟通模式，不只扩大参与，更能由上而下全员参与，借助内外部的有效沟通，更能了解民众的期望。建立PDCA“循环圈”等团体服务质量提升的方式，加强公共行政人员、对质量管理的重视，通过团队合作及讨论，不但可找出服务管理主要障碍并加以解决，也可以借此来减少认知上的差距。三是行政服务质量的提升需要上层人员的认同、全力推动，且所有成员需齐心一致，共同为追求提升行政服务质量而努力。建立客观、公正评估者及被评估者所接受的衡量标准，在制定效标时，相关人员需全员参与。行政服务质量改善是一个永无止境的循环过程。服务管理的作法是强调可持续改进的历程，不断精益求精，以求达到最好质量。

2.建立行政服务运作的标准化流程

标准化流程是一项有益的工具，它可帮助公共行政人员思考一步一步的过程，并且提醒公共行政人员正确的步骤。建立行政服务工作标准化也即建立一个完整而周到的工作依据，对有经验者而言，可以做为自我管控的参照点，对新手而言，则可做为开展工作的工具。实际的制作过程包括：分析相关的规定以及理想的原则与做法；进行分析找出工作要素，如工作目标、工作人员、工作时间、工作事项、注意事项；依据时间先后及工作逻辑，排定顺序；将行动要项建立成为工作模板，说明工作内容、相关人员(或单位)、时间及注意事项；将以上要素组织完成后，绘制成流程图。政府机关工作标准化的建立应以人员流动率高、工作内容复杂、工作较具争议性的事项为优先。标准化建立之后，必须让一位新任人员能马上进入状况，才算成功。标准化作业程序的建立，只是最低质量保证，为使机关行政工作确实负起服务民众的任务，政府行政工作必须不断改进、调整，建立更高的质量，并以谋求民众满意为最终目标。未来除了需要优质的公共行政人员之外，更应不断建立政府各项行政业务标准化的作业程序，一方面让整个机关业务的推动有标准作业程序可资遵循，不致因人事异动，产生青黄不接现象，影响工作的持续开展；另一方面公共行政人员根据作业程序准则进行工作，可避免摸索和减少时间浪费，进而提高工作的质量、效率与效能。

作者：徐俊单位：西北大学