一、实物人事档案的特点

根据实物人事档案的定义可以看出它是一种纸质文档，它依托是纸质材料为载体，是传统载体档案一种形式，具有原始性和特殊性，也形成吱声的特点和规律，实物人事档案的得名源于其具有的实物属性，是一种纸质文档，它是伴随着一个人从出生到死亡的全过程，反映一个人的生命轨迹，是在人类的不断社会实践中形成的，因为其可靠性和来源真实性成为原始的第一纪录，实物人事档案是从一个人出生、入学、就业、退休乃至死亡的全过程的真实记录和反映，其覆盖的社会活动的方方面面，将实物的本来面目真实的记录下来，其保存的时间是永久性的，并且是经久不变的，实物人事档案必须借助“纸张”这一载体才能保存记录，这与电子人事档案存在巨大差异，因为电子人事档案主要借助现代科学技术如电脑和计算机，对大量的信息和数据库进行有效的存储和利用，实人事大难是以物质实体为载体，因其材料的不可逆性表明信息的记录具有可靠性和保真性，其反映出的信息是直观可感的，记录下一个人每个阶段的生活和学习取得的业绩和遭遇的挫折，对于考察一个人的具体情况是很有价值的第一手材料，具有极高的查考价值。而与现代较为流行的电子文档相比，电子文档也具有自身的优势，其查考便利，速度快。而与实物人事档案相比其存在严重的问题，其信息的可变性较大，因为现在的网络技术很发达，经常遭遇黑客攻击外部威胁，同时在内部因为受到信息技术的发达和道德风险的影响，档案信息的真实性也容易受到影响，因为电子文档是可以更改的，而且其变更后很难被其他人发现，其信息的真实性受到很大的质疑，而实物人事档案很好的回避了这个问题，因为纸质材料的文档一旦被涂改和替换，可以很快的通过技术手段和司法鉴定还原人事档案的真实面貌。

二、实物人事档案材料的形成规律

实物人事档案的形成最初要通过各级各部门主动的收集汇总在一起，之后再交给人事管理人员统一管理入档，因为每个人在递交材料时包含如专家资格、荣誉证书、学历证书、职称评定书等资料，在统一交给人事部门后还应进行相应真伪辨识，档案原始材料一般都是由本人填写的，还有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保证信息的完整性，这些表格种类很多有劳动合同、履历表、个人自传、入党申请书、学期鉴定表等等，涉及种类和内容方方面面。因为实物人事档案是以传统材料为载体，使用最多的是纸张，而纸张记录下的文字一般不会轻易变更，因此实物人事档案就有其独一无二的特性，文字的变更在档案中是显著的，因为字迹和内容信息是不可分离的，档案原始性和特殊性也就表露无遗，可以说实物人事档案跟随人的一生，与每个人的生命轨迹相关，一个从呱呱坠地到生老病死都被记录下来，在档案中可以找寻到生命中的任何足迹。人事档案的管理是由企事业单位的人力资源部、以及政府机构和相应的部门，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根据历史变迁在发生相应的变化。在现代社会信息技术逐渐取代纸质材料，但是就人事档案管理的特殊性导致了电子档案不可能取代纸质纸质档案，纸质文档的存在有着稳固的历史地位。现在由于信息技术的广泛应用，也出现很多病毒入侵导致电子档案的管理遇到技术上的困境，一旦系统崩盘，所有的信息将面临丢失的困境，而实物人事档案则原汁原味的保存了档案的原貌，重要的文档只要保存得当不会出现丢失的困扰，在受到电子档案不断冲击下，我们也越来越认识到实物人事档案的重要性。

三、实物人事档案的现状

人事档案是综合反映个人的学历、经历和工作的一种动态跟踪记录系统，是各级政府和企事业单位选拔人才的重要来源，因为处在新旧体制交替的时期，转实物人事档案管理体制也面临从旧体制向新体制转变的过程，目前人事档案管理模式还处在计划经济时期，与现代社会完全脱节，需要适应改革开放和市场经济的普遍要求，在原有的体制基础上实现一定的突破。人事档案管理目前存在多头管理的现象，除了一些主管部「刁外还存在一些无权管理的部门保存人事档案的现象，人事档案管理还存在管理不规范的现象，不是专业的人员进行管理，很多情况下是有人兼职管理，平时整理工作严重倦怠，这样使得档案材料整理会出现遗失的现象，人事档案资料不全，使得人事档案管理不规范。很多单位和机构并不重视人事档案管理这部分工作，因此投入的资金和人力很有限，在一定程度上人事资料的乱登、篡档等现象，严重影响档案管理的严肃性和权威性。

四、实物人事档案的发展趋势

基于现在人事档案管理出现的一系列问题，在今后工作方面出台一些政策，首先个人的身份管理逐渐淡化。随着管理的进步与改革，在过去我们将档案分成干部档案和工人档案，而在现在的企事业单位基本上不在区分干部和工人，笼统定义为员工，这样更便于人事档案的整齐划一，每个员工可采用相同的格式规范的内容，在档案整理时便于整理和查阅，很好改变过去脱节的想象。另一方面随着科学技术的广泛使用，档案的固定格式也在不断更新，为了解决档案材料大小、格式等问题，现在的人事档案管理也开始采用电子信息输入的形式，这样实现了信息的同步录入和动态更新。在逐步建立健全人事档案管理的监督机制，使得电子档案逐步完善，但是实物人事档案因其自身的优点也有存在的必要。

总之，实物人事档案现在正在不断的进步和完善，随着社会经济和管理水平的不断提升，实物人事档案的管理模式也在发生翻天覆地的变化，怎样发展实物人事档案自身的优势，实现企事业单位人事制度的不断完善，这不仅需要人事档案管理人员身素质的提高，还需要这个大的体制的系统化和精细化，真正将实物人事档案管理的工作达到极致。我们深信未来实物人事档案管理事业将进一步发挥其应有的积极作用。

作者：刘曼红单位：广东省梅州市水利水电勘测设计院