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计算机通信技术在人事档案管理中的运用

发布时间:2015/10/15 9:26:45   阅读:

人事档案管理是一项十分复杂且繁琐的工作,尤其是在当代信息决定效益、信息决定成败的市场经济环境下,人事档案管理工作只有不断地改革与创新,顺应时代的发展需要,充分运用先进的计算机通信技术及其互联网功能,才能不断地提高管理工作水平,推动人事档案的管理工作朝着现代化方向迈进。

1计算机通信技术在人事档案管理工作中的重要作用

(1)提高人事档案管理工作的效率。

我们都知道,人事档案管理工作是十分繁琐且细致的,很多流程都是基于经验之下的重复劳动,需要耗费大量的时间和精力。计算机通信技术在人事档案管理工作中的运用,可以使得人事档案管理人员从繁琐的重复劳动中解脱出来,帮助其合理地运用影像特性,将所采集到的个人照片与信息清晰完整地反映出来,在图文并茂的情况下使得档案使用者可以更直观地了解与掌握所需要的信息,大大地提高了档案管理工作的效率,也使得人事档案管理工作朝着更加现代化、科学化的方向迈进。

(2)促进信息资源利用的最大化。

从传统意义上来看,人事档案管理的载体是纸,这很容易出现遗失或者损坏,不利于档案的携带与传递。而人事档案管理工作实现信息化后,各种信息资源和数据是以数字信号的形式展示出来的,而不是传统的依靠纸张当作载体,从而使得人事档案的传输与使用效率在更大的程度上得到提高;与此同时,在人事档案管理工作中合理地运用计算机通信技术,可以更好地实现资源共享,将各类人事信息资源系统化地整理出来,为档案信息使用者以及有关部门提供必要的依据与参考。

(3)保护人事档案载体。

在过去漫长的人事档案管理工作中,档案材料的保管主要依靠的就是就是纸质载体,它的客观性是毋容置疑的,所以,对于人事档案纸质材料的保管工作不但难度大而且质量低。而受社会发展进步的影响,人事档案的利用率却越来越高,各项工作中经常需要查阅个人信息,翻阅次数的增多、重复装订等使得薄薄的纸张不堪重负。实现信息化后,信息需求者就可以从人事档案信息系统内求得所需要的数据资料,减少了与纸质原始材料的接触,从而对人事档案载体形成了一定的保护。

2利用计算机通信技术不断提升人事档案管理工作水平的对策

在计算机通信技术的影响下,现代人事档案管理工作水平取得了显著的进步,但仍需不断的提高,具体方法可以从以下几方面着手:

(1)强化人事档案管理信息化建设。

要想在更大程度上提高人事档案管理工作效率,就要科学、合理地引进计算机通信技术,不断强化人事档案管理的信息化建设,进一步提高工作的质量。首先,要强化人事档案数据库建设,以人事部门所拥有的计算机为中心,借助于扫描仪、光盘、计算机以及多媒体等交互式技术,实现与单位企业部门之间的数据连接,并且通过建立人事档案的录入、维护、备份、更新、归档以及检索等各环节的技术标准,使得所构建的信息系统能够满足各部门对人事档案信息的需求,其他部门可以在权限允许的情况下,直接对人事档案管理部门的数据库进行查询、访问,从而逐步提升人事档案信息化管理的价值与作用;其次,为了提升人事档案信息系统的安全性,可根据具体情况对系统用户分权限设置,通过操作权限设置、防火墙设置、密码访问等多种多样的方式,使得每一个系统用户都有特定的数据访问权限和功能设置权限,且对于重要的数据资料要实行物理存储和访问的隔离,保证人事档案管理数据的真实性、可靠性;在此进程中,还要派专业人员定期或者不定期地对信息系统进行维护,一旦发现安全隐患问题,要及时妥善地进行解决与处理,做到防患于未然;再者,要想使得计算机通信技术在人事档案管理工作中发挥出更大的作用,相关负责人要开辟专供用户发表意见与建议的网络平台,鼓励信息用户根据自己的使用体验积极地说出自己的想法,从而在集思广益的基础上为人事档案信息化管理工作的完善提供更多的活力和源泉。

(2)培养高素质的人事档案信息化管理人员。

在信息时代,市场的竞争已经逐渐转变为优秀人才的竞争,培养高素质的人事档案信息化管理人员,是提高档案管理效率的关键,更是推动人事档案管理工作朝着更加正确、科学的方向迈进的需要。具体做法:其一,人事档案部门负责人要根据实际工作需要,通过组织“人事档案信息化管理”为主题的专题会议、主题性的拓展训练活动、推荐优秀员工外出深造、邀请外界专家前来指导等多种有效的方式,全方位地引导人事档案管理人员注重学习先进的计算机通信知识,学习相关的计算机操作技能、程序以及软件应用的流程等,逐步培养出既懂人事档案管理又知晓计算机系统操作规范的高素质复合型人才;其二,有效的激励考核机制可以在更大程度上提高人事档案管理人员的工作热情与主动积极性。一方面,领导要从整体战略的角度出发,舍得投资,不断更新计算时通信设备,引进专业的计算机技能人才,在以人为本的基础上还要重视硬件设施的建设,设立专业的计算机技能培训机构,广泛的培养计算机信息技术的操作人员,只有这样,人事档案的信息化管理工作才能得到不断的提高,且后继有人。现代社会毕竟已经进入到了信息时代,计算机网络无处不在,熟练地掌握这些技能并不断地引进新设备、培养新的专业人员是确保人事档案管理工作实现信息化的基本保障。另一方面,还要加强对人事档案管理人员的考核,考核的内容要包括计算机操作熟悉程度及其业绩等,通过考核这种方式方法督促相关工作人员严格要求自己,保证工作质量。考核结果可以通过局域网在一定的范围予以内公示,员工也可以通过局域网络向上级领导反映自己的意见,从而增进领导与员工之间的沟通与了解。

(3)纸质档案与电子档案相结合。

长期以来,我国企事业单位的人事档案管理都采用的是纸质档案管理的方式,尤其是人事档案在发挥其法律效应或者凭证时,纸质档案较之于电子档案,就有着更加安全、直观以及认同感高的优势。因此,要想更好地发挥计算机通信技术在人事档案管理中的重要作用,就要在遵循这种惯有的认同感的基础上,结合人事档案管理工作的实际需要,在做好电子档案工作的同时,也要分门别类、定期地对纸质档案进行科学的管理,对于法律效应、凭证、对安全要求较高的档案,要进行纸质管理,尤其是最原始的材料,要专人负责、不可随意借阅,并且将必要内容进行电子备份,以便为人事档案的完整性、安全性提供更扎实的保障;除此之外,由于纸质档案传阅面比较窄等因素,有些如反映企事业单位的性质、经营状况、竞争优势等内容的应当加大对外宣传的档案资料却不为人所知,此时可以合理地运用现代信息化的平台,加大宣传力度,使得部分档案信息资源能够得到很好的推广与宣传,提高企事业单位的知名度。

作者:王晶晶 单位:平顶山高级技工学校

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