物品采购申请单范文第1篇

[关键词] ERP系统 采购管理 中小型企业

1.采购管理模块的功能需求

1.1.采购管理模块

(1) 采购申请单：包括各部门和生产分厂所需的办公用品、设备、备品备件和生产所需的材料，物资采购申请单流程审批控制节点包括“需求部门领导”、“供应部领导”、“主管领导”等。

(2) 采购订单：主要是来自各部门、生产分厂提交的采购申请单，采购执行部门由各分子公司供应部、生产部、部分业务单位，市场部也有特定物品采购业务，各自负责对应采购业务。采购订单包含的信息有（采购订单号、供应商、物料名称、物料数量、物料单价、交货日期、交货地点、备注等）。

(3) 采购验收：根据采购订单的条件选择验收内容。

(4) 采购付款：与采购收货对应，按照收到货品要求，需要给供应商一定的金额。付款过程中有应付和预付两种类型，选定其中一种即可付款。在付款过程中还涉及（付款金额、币别、汇率、发票号、付款方式、付款来源、采购业务员、备注），根据实际情况、选择其中任何一个组合方式来完成付款。该功能记录在财务管理模块处实现。

(5) 采购退货：采购物品不合格或由于单据做错等原因退回时，要填写的单据。

2.采购和管理模块分析

2.1采购管理子模块分析

2.1.1流程分析

采购管理，其目的是为了确保销售订单的完成，按需求计划，以合理的数量、准确地实践、较小的成本完成生产物料采购，实现完善的企业物资供应管理。其所涉及的业务包括：采购计划、采购订单、进料检验、仓库收料、供应商管理、价格及供货信息管理等，其中的采购付款设计在财务模块中实现。数据的输入是部门的需求之后得到的生产计划单，输出的是面向库存的采购入库的采购验收单，和面向生产计划安排的采购订单。

(1)具体业务处理流程如图1。

(2) 数据流程分析：

2.1.2 采购管理子模块的目标和功能分析 (1)在上述分析的基础上，制订该子模块的目标如下：

①及时收集并编制物资申请单，按照审批流审批。

②及时根据采购申请编制采购单；按照采购环节中出现的流程形成各种单据，包括采购订单、采购到货、采购付款、采购退货等操作；

③ 及时提供各种查询信息；

④ 定期形成采购以及货款记录，以便财务统计；

⑤ 及时、真实记录采购管理中各种档案

(2) 根据子模块的目标，确定子模块的基本功能如下：

① 采购订单管理单元

采购订单管理单元主要实现：根据部门的生产需要，生成采购申请单以及采购订单。输入生成记录，包括采购订单号、下单时间、产品型号、数量等。利用代码和名称的关联性辅助用户录入数据。

② 采购退货管理单元

在商品采购过程中，因为商品质量问题，可能会发生采购退货。采购退货主要实现 ：正确地修改商品库存、合计往来账。输入生成记录，内容包括退货单号、退货时间、采购单号以及退货原因。

③ 采购验收管理单元

采购验收模块主要实现：商品入库，按规定进行商品的检验，合格的进入仓库并产生入库单。输入生成记录，包括验收单号、产品型号、数量、质量检验结果以及时间等。利用表格辅助用户录入数据。

④ 查询单元

查询单元主要实现：能够进行采购订单、采购退货单、采购验收单的查询。能够实现各个单据的报表打印。在预期的设计的界面中，当用户在操作界面中录入数据时，例如采购部门、商品代码、商品名称等信息时，在录入过程中会以列表形式出现相关数据，用户双击列表中的数据时，这些数据会自动显示在表格中。

3.采购和管理模块设计

3.1“采购管理子模块”子模块使用的窗体、数据库和表“采购管理”子模块的功能结构参见操作界面主菜单的各功能选项。该子模块使用的窗体、数据库及表的关系。

采购管理子模块所使用的数据库是ORACLE 10g系统。查询和功能在每个单元里面已经设计了，因而取消了原查询单元。

3.1.1 采购申请单输入

采购申请单是根据部门的生成需要所生成的，在设计中，采购申请单需要经过审批，即通过审批按钮来实现对申请的审批，这是生成采购单的必须条件。

3.1.2 采购单输入

采购单需要经过申请单的审批才能产生，如果没有通过审批的申请单号是无法产生采购单的保存的，保证每次采购信息都是通过检验的。在操作中要经过对采购单编号的检验，以及申请单编号的检验，只有符合采购单编号唯一和申请单审批通过的情况下才能够获得保存按钮，从而保存生成采购单。这是借助两个参数条件来实现的，例如，设A 经过审批，我们设一个数M=1，然后设B 是唯一的，我们设一个数N=1，也就是当M，N，都为 1 时，成立，否则都不成立。通过查询申请单的数据表可以得到是否审批的值，查询采购单的数据表可以得到唯一性的值，通过比较，能够实现。

3.1.3 采购验收单输入

采购验收单是在采购物品到达后根据物料在设置中的规定进行检验，为入库单提供数据，以及作为不合格品生成采购退货单的依据。采购验收单记录验收合格的物料代码、物料名称和数量，传递到入库单，而根据采购数和实收数的区别来确定采购退货单的物料代码、名称和数量。

3.1.4 采购退货单输入

采购退货单在采购验收单生成之后，根据验收检验的结果来决定是否需要退货，如果需要退货，则生成相应的数据储存表，可以为以后添加供应商管理中信用度和等级评定单元提供依据，并且可以作为新的采购申请单。。

4.总结

对于ERP 系统的设计和实施，不同的人会有不同的见解。在设计中，数据间的相互关联和处理是主要的内容，应该从企业的实际情况进行调查和研究，进行设计和处理各个方面的数据。本文介绍了一个针对中小型企业采购管理模块的开发方案，给出了系统的总体结构及功能模块设计思路，并给出了实现结果。可以提供给企业，实现企业的自身的需求，或为企业实现自身的信息化提供参考。

参考文献：

[1] 刘菲．计算机管理在图书馆的应用探讨[J]．计算机工程应用技术，2011.

[2]徐芳曾德高现代企业采购管理[J];物流科技;2008

物品采购申请单范文第2篇

一、购物申请

1、坚持计划用款，各部门采购物品，应编制月计划，并区分轻重缓急，急之先办，按计划分布实施。[本文出自文秘站网-]

2、各部门每月计划购买物品，需填好申报单(见附表1)，由部门负责人审核，每周五交给企管部于下周二统一购买，急事特批。

3、各部门对于购买200元以上的物品，如专用物品、电脑、仪器等，填好申报单(见附表2)，除部门负责人审核外，经总经理批准后，交企管部统一购买。

二、事件申请

各部门对于需要调用其他部门的人力、财物的，需先填写申请单(见附表3)，由部门负责人审核，经总经理批准后，方可去有关部门调用其人力、财物，被调用的部门应本着资源共享的原则，积极配合调用部门认真做好各项工作。

三、急事特批

对于特殊急用的物品或事件，需先填写紧急物品或事件申请单(见附表4、附表5)，经部门负责人审核，紧急事件领导批准后，再购买或执行。如果遇见相关领导外出公干，需先电话联系领导，得到许可后才可购买或执行，但事后需补办相关手续。

x公司司20__-12-27

附表1

x公司计划购物申报单

申请部门申请日期年月日

购买物品

购买数量

购买规格

购买用途

部门经理签字申请人签字

附表2

x公司大额购物申报单

申请部门申请日期年月日

购买物品

购买数量

购买规格

购买用途

购买估价

交付日期

领导签字部门经理签字申请人签字

附表3

x公司事件批准申请单

申请部门申请日期年月日

申请内容

申请事由

被调用部门

是否批准

领导签字部门经理签字申请人签字

附表4

x公司紧急物品购买申报单

申请部门申请日期年月日

购买物品

购买数量

购买规格

购买用途

购买估价

紧急事件领导签字部门经理签字申请人签字

附表5

x公司紧急事件批准申请单

申请部门申请日期年月日

申请内容

申请事由

被调用部门

物品采购申请单范文第3篇

市属各预算单位、各协议供货厂商及供应商：

为方便单位采购，简化办事程序，提高采购效率，加强采购监管，我们开发了政府采购协议采购管理系统，对市本级协议供货实行网上采购，即以预算单位网上申请、供应商网上确认的方式，替代目前的到北京市财政服务大厅办理有关手续的工作方式。现将有关事项通知如下：

一、关于协议供货

本通知所称协议供货是指对纳入集中采购目录的部分通用类项目，事先通过公开招标等方式，统一确定中标供应商及中标产品的价格和服务条件，并以协议书的形式固定，各预算单位在协议范围内自主选择中标供应商及其中标产品的一种采购形式。

本采购方式所采购的货物称为协议供货商品。

本采购方式的中标供应商称为厂商；厂商推荐的经销商称为供应商。

本采购方式的资金支付实行统一支付和自行结算两种方式。凡纳入政府采购预算的资金，由市财政局直接支付到供应商，称为统一支付；未纳入政府采购预算的资金，由预算单位自行支付到供应商，称为自行结算。

二、协议供货网上采购的范围

协议供货网上采购的范围根据每年公开招标的结果确定。2006年5月26日前，协议供货网上采购的范围包括摄影、摄像设备、空气调节设备、计算机、显示器、打印机（含多功能一体机）、传真机、复印机（含速印机）、投影仪、投影幕、扫描仪、刻录机、UPS电源、移动存储设备、碎纸机、服务器、交换机。对于采购金额较大或需考虑设备配套性等情况除外。

2006年5月26曰以后协议供货的范围另行通知。

三、协议供货商品的管理

协议供货中标商品及价格等信息由厂商负责维护。协议供货中标商品及价格等信息发生变化时，厂商负责在系统中及时变更，并发送到市财政局采购办，采购办负责在一个工作日内审核后，供预算单位查询使用。

四、协议采购政府采购预算指标的管理

（一）初步认定。对于已批复的部门预算，市财政局采购办负责根据采购项目的具体情况，初步认定为“协议采购”和“项目采购”。

（二）执行中调整。对于初步认定为“协议采购”和“项目采购”的指标，如需调整，各基层预算单位可向市财政局采购办申请，进行调整。

五、协议供货网上采购的具体流程

（一）基层预算单位登陆系统，浏览协议供货商品规格及价格等信息，填写采购申请，自行确定协议供货商品的品牌、型号规格、数量和供应商。

对于统一结算的采购申请，无需经市财政局审批，直接发送到选定的供应商。

对于涉及自行结算资金的采购申请，先发送到市财政局部门预算处室，市财政局部门预算处室负责在一个工作日审核完毕，并发送到选定的供应商。

（二）供应商负责在一个工作日内确认采购申请，采购申请确认后生成政府采购合同，回传到基层预算单位确认。

（三）基层预算单位负责在一个工作日内确认政府采购合同，并回传到供应商。

（四）供应商负责按照约定的供货日期供货。

（五）供应商负责打印《政府采购合同》、基层预算单位负责打印《政府采购验收结算书》，经双方盖章后生效。不需要统一支付的《政府采购合同》和《政府采购验收结算书》一式二份，基层预算单位和供应商各持一份；需要统一支付的《政府采购合同》和《政府采购验收结算书》一式三份，基层预算单位和供应商各持一份，另一份作为向市财政局申请资金支付的凭证。

六、支付管理

统一支付的资金，基层预算单位或者供应商按原程序申请支付。自行结算的资金，由基层预算单位按合同约定自行付款，因付款问题引起的法律责任，由基层预算单位自负。

七、各单位的职责

北京市财政局、基层预算单位、一级预算单位、厂商及供应商在网上协同工作，各司其职。

（一）基层预算单位负责在网上填写采购申请、确认采购合同、组织货物验收、申请支付或支付资金；

（二）一级预算单位负责督促所属基层预算单位的政府采购预算执行进度；

（三）厂商负责在网上及时维护中标商品及价格；

（四）供应商负责在网上确认采购申请、及时供货并做好售后服务；

物品采购申请单范文第4篇

1 库存管理

由于发电企业的连续生产的特殊性，库存物资分为两大类，一类是具有储备定额的备品配件，一类是以消耗为主的物资。为了有效的降低库存，需要更科学准确的备品配件储备定额和准确的采购计划。物资管理系统对具有储备定额的备品配件库存低于下限时产生自动补库采购计划，而对非储备定额管理的物资根据需用计划平衡库存生成准确的计划采购数量，帮助物资部门有效的降低库存。

实行储备定额管理的备品配件根据设备运行过程中的备品配件动态消耗来统计分析，逐步精确储备定额。

2 物资台帐

统一管理企业所有库存物资，对物资进行分类管理，形成物资编码及存放位置编码，建立物资树，显示物资的详细信息和当前库存以及储备上下限和物资的出入库记录。

3 领用申请

用户需要领取物资时，首先填写领用申请，如果所需物资可用库存能够满足需要，经相关人员审批后预借物资，等待领料人领取物资。如果可用库存不能满足需要，系统提示用户生成采购申请。系统根据工作流的配置，判断不同类别的物资按照不同的工作流程进行领取。

4 采购申请

对于未纳入储备定额管理的物资，当前可用库存无法满足需要时应填写采购申请，在物资台帐中选择物资及需用数量。提交采购申请给相关人员审批，根据工作流的配置，按照不同的工作流程进行审批，发送任务消息给相关角色的人员，相关授权角色批准后由物资部门核对接收，最终形成采购计划。

已纳入储备定额管理的物资，物资当前库存低于储备下限时，自动产生补库计划，由物资部门核对接收，最终形成采购计划，无需人员填写采购申请。

5 采购计划管理

根据物资需用计划，通过以下公式平衡库存：

推荐本次采购数量=本次需用数量-（在途物资采购总量-在途物资需用数量）-（库存数量-领料预借数量）。采购计划员根据实际情况制定本次采购数量形成采购计划，并指定采购员执行采购。

自动补库采购计划自动生成，采购数量缺省为满足储备下限，采购计划员根据实际情况制定不高于储备上限的本次计划采购数量，形成采购单执行采购。

6 采购订单管理

采购员接收到采购计划分配的采购任务后，对分配给自己的采购物资，按照一张采购单对应同一供应商的原则，编制采购订单，选择接受报价的供应商，系统将与此供应商询价并接受报价的物资列出供采购员选择添加到采购单中。

7 接收入库管理

采购物资到货后，发送等待验收任务消息，组织相关角色进行验收，根据验收情况填写入库数量、退换货数量、存放位置、批次等信息。支持多次到货多次入库操作，确保库存数量真实准确。填写采购申请的用户可以在采购申请中查看到自己所申请的物资是否已经到货，是否可以填写领料申请进行领料。

8 库存调拨管理

针对多仓库情况，物资可在仓库间进行调拨处理，通过库存调拨使库存物资能够达到最有效的利用率。

9 供应商管理

记录本企业的供应商信息，以及评价供应商的资质和等级。用户根据需要调整供应商的资质等级，以及修改供应商的相关信息。用户可以查询统计与某一供应商的所有交易信息以及产品目录。

10 物资退库管理

当领出的物资未使用需要退回仓库时，用户需要选择此物资对应的领料申请，填写退库数量，按照工作流的配置，提交给下一环节确认，退库操作完成后，库存数量变化同时原领用申请的物资领用数量减少相应的退库数量。

11 物资退货管理

当领出的物资无法使用需要退货时，用户首先需要将此物资退库，退库完成后由相关人员组织退货。在物资台帐上选择要退货的物资，系统自动列出此物资的入库记录，填写退货数量，按照工作流的配置，提交给下一环节确认，退货操作完成后，库存数量变化同时原入库单的物资入库数量减少相应的退货数量。

12 物资报废管理

当物资失效或在仓库中损坏需要报废处理，用户可以新建报废单，在物资台帐中选择要报废的物资，选择报废物资的入库批次，填写报废数量，按照工作流的配置，提交给下一环节确认。报废操作完成后，选中批次的库存数量减少变化。

13 物资盘点管理

用户根据需要对仓库物资进行盘点，新建盘点表，选择要盘点的物资分类，系统自动列出此分类下所有物资的库存信息，用户根据盘点结果录入真实的盘点数量，系统自动计算盘盈盘亏，同时修改库存数量为盘点后库存数量。

综上所述，在企业物资管理中运用MIS系统，提高了计划的先进性、合理性、可操作性和严肃性，压缩了库存，减少了物资资金的占用，加速了物资资金的周转，减少了产品质量事故，极大地提高了企业的物资管理水平。

参考文献

[1]刘林.管理信息系统分析与设计[M].大连：东北财经大学出版社，2011，4.

物品采购申请单范文第5篇

a.了解采购部门的职责权限

采购部门的职责权限如下:

（1）审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。

（2）与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选。

（3）执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。

（4）交货的稽催与协调。

（5）物料的退货与索赔。

（6）物料来源的开发与价格调查。

（7）采购计划与预算的编制。

（8）国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。

（9）供应商的管理。

（10）采购制度、流程、表单等的设计与改善。

采购部门的职责按其重要性来排列，其前九项重要工作项目顺序如下：

（1）评估现有的供应商。

（2）选择及开发新的供应商。

（3）安排采购及交货日期。

（4）谈判采购合约。

（5）从事价值分析的工作。

（6）自制或采购（外包）的决策。

（7）指定运输方式。

（8）控制交货。

（9）租赁或买断的决策。

b. 熟悉采购核准权限

采购员的作业流程一般为请购、报请核准、实施采购作业。采购员采购的物品可分为物料、财产及总务用品三种类。这些物品的核准权限如下：

b-1物料

（1）请购金额预估在一万元以上者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估在一万至五万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估在五万元以上者，由总经理核准。

b-2财产

（1）请购金额预估到二千元以下者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估到二千元至二万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估到二万元以上者，由总经理核准。

b-3总务用品

（1）请购金额预估到一千元以下者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估到一千元至一万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估到一万元以上者，由总经理核准。

c. 采购员的职责

采购员的职责如下：

（1）经办一般性物料采购。

（2）查访供应商。

（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

（4）要求供应商执行价值工程的工作。

（5）确认交货日期。

（6）一般索赔的处理。

（7）处理退货。

（8）收集价格信息及替代品资料。

（9）请购单、验收单的登记。

（10）订购单与合约的初步拟订。

（11）交货商来访的安排与接待。

（12）供应商来访的安排与接待。

（13）采购费用的申请与报销。

（14）进出口文件及手续的申请。