提案格式范文第1篇

在合同监管的众多制度中，备案作为合同格式条款监管的一项重要制度。对促进格式合同提供方规经营，保护消费者利益、净化消费环境起到了积极作用。本文试通过对合同格式条款备案性质及作用的分析，寻求完善合同格式条款备案制度的方法和途径，从而真正实现平等主体间的自由公平和消费市场的更大透明。

一、合同格式条款备案的法律构成

狭义的合同格式条款备案，是指合同格式条款提供方与为生活消费需要购买、使用商品或者接受服务的消费者，在订立合同且采用格式条款时，应当在合同订立之前将合同文本报备案。广义的合同格式条款备案，不仅指报备案行为，还包括建议修改、公告等多个环节。

目前，上海地区合同格式条款备案工作的主要依据是《上海市合同格式条款监督条例》第十一条、第十七条以及《上海市合同格式条款备案办法》的相关规定。根据上述规定，对狭义的合同格式条款备案，我们可以做如下具体界定。

(一)合同格式条款备案的申请主体

根据《上海市合同格式条款监督条例》第十一条规定，合同格式条款备案的主体为合同格式条款的提供方。虽然合同是由双方当事人共同缔结，经双方确认方可生效，但是由于合同中的格式条款属于预先拟定，在使用时也不与相对方协商，因此该备案义务应由合同文本的提供方承担。

(二)合同格式条款备案的对象

《上海市合同格式条款监督条例》对需要备案的合同格式条款作了限定，即并不是所有含格式条款的合同都必须备案，而是仅对七个领域的合同格式条款作出重点规制。在这些领域中，提供合同格式条款的一方在信息获取、经济地位等方面均占有一定优势。因此，为避免提供方利用合同格式条款侵害消费者权益，此七个领域的合同格式条款成为必须备案的对象。

(三)合同格式条款备案的内容

目前，法律法规对合同格式条款备案时需要记录的信息没有明确规定，但是《上海市合同格式条款备案办法》第五条规定了备案时需要提交的具体材料。在实务操作中，工商行政管理部门从合同中提取信息，这些信息要素大致包括合同双方的基本信息、价款或者报酬、违约责任、解决争议的方法等。

二、合同格式条款备案的法律性质

合同格式条款备案制度是工商行政管理部门对商品或者服务的提供者进行规和管理的重要制度之一，可以说是合同监管的有效手段。因此，准确理解合同格式条款备案的法律性质，将有助于更大限度地发挥它在合同监管中的作用。要想确认合同格式条款备案的法律性质，就要分清它与行政许可、行政登记之间的区别与联系。

(一)合同格式条款备案与行政许可

我国《行政许可法》第二条规定，“行政许可是指行政机关依公民、法人或其他组织的申请，经依法审查，准予其从事特定活动的行为”。可见，行政许可是一种事前控制手段，其本质表现为审查、核实相对人是否具有符合法律、法规规定的权利资格和行使权利的条件，其依据来自于法律、法规、地方性法规或省、自治区、直辖市人民政府的规章。备案往往是政府为了行政管理的需要，将不宜行政许可但必须管理的事项纳入备案制度，是一种事后监控手段。与行政许可不同的是，合同格式条款备案审查的对象是行政相对人提供的格式合同的具体内容，对行政相对人的权利资格并无审查。可见，合同格式条款备案不属于行政许可的畴。

(二)合同格式条款备案与行政登记

所谓登记是指法定行政机关根据相对人的申请，就其权利享有状态进行核准，并将该事实记录在册的行为。人们通常在两种意义上使用登记概念，即创设法律自由的构成性事实和证明特定主体拥有某种法律自由的证据性事实。另有一种特殊登记是指登记机关只要求如实登记有关信息并不设定特定标准的登记，这种登记具有披露信息的作用。第一、二种登记分别被认为是许可式登记和确认式登记，第三种登记则被认为是备案式登记。合同格式条款备案与第三种登记类型较为相似，但并不能完全等同。它亦审查相关信息的合法性，但对违法内容仅作修改建议。对拒不执行的行政相对人予以公告。再无其他行政强制行为或者行政处罚行为。

可见，合同格式条款备案的根本性质是履行社会管理职责的行政管理行为。它既不赋予行政相对人某种权利和资格，也不确认行政相对人是否拥有某种法律自由，其主要意图在于收集格式合同所拟定的有关信息，如实登记、披露信息。它对行政相对人的权利、义务并不产生影响，亦符合行政指导以劝告、建议、提醒等方式实现行政管理目的的法律构成。

三、信息披露制度在合同格式条款备案中的运用

合同格式条款备案制度作为行政指导的一种。在工商行政管理部门履行社会管理职能、有效监管合同违法行为方面起到了积极作用。从上海地区备案工作的实践效果来看，正确看待合同格式条款备案的作用，不能仅关注登记备案的行为，更应关注建议修改、公告等行为的效果。这些具体环节构成了相对完整的合同格式条款备案制度，并在合同监管实践中发挥积极的作用。

(一)凸显行政指导效能，满足监管需求

所谓行政指导，是指行政机关在职责围内运用指导、劝告、建议、提醒、调停、号召等非强制性手段引导行政相对人行为，以达成一定行政目的的行政管理行为。在合同法律关系中，合同当事人中的一方往往因为在经济和技术上处于弱势，被动接受对方提供的合同格式条款或者落人合同陷阱。建立合同格式条款备案制度，就是通过建议、提醒的方式，及时纠正格式合同的不合理之处，指导格式合同提供方规经营，弥补事后监管的不足。

(二)发挥信息公开优势，降低行政成本

通过合同格式条款备案，工商行政管理部门主动提醒交易中处于强势地位的一方，保证合同内容的合法性，对不符合规定的条款及时予以纠正。充分利用公告制度，促进公众参与到监督中来，增加公众对违法合同的知晓度，有效避免市场交易中合同违法行为的重复出现，合同监管机关也可免于陷入无休止的规、查处的事务性工作之中，从而大大降低行政执法监管的成本。

合同格式条款备案制度在预防合同违法行为、规合同秩序、正确及时掌握消费市场动态等方面发挥了重要作用。但是，格式合同提供方主动备案意识不强或者虽经备案但仍使用不规合同的情况亦有发生，这些都会影响备案的实际效果，因此合同格式条款备案制度仍需完善。笔者认为，要想完善合同格式条款备案制度，可以充分发挥公告的信息披露优势。

信息披露制度保障了广大消费者的知情权，是消

费者权益保护的一个重要方面。消费者权益保护不仅关系到市场的规和发展，而且也关系到整个经济社会的稳定和发展。消费者相对于格式合同提供方，信息不对称、经济实力较弱，处于弱势地位，需要重点保护。从消费市场的发展历程来看，保护消费者利益，让消费者树立信心，是培育和发展市场的重要一环。

目前，上海地区的规性法律文件对信息披露制度有所规定，《上海市合同格式条款备案办法》第十三条规定：“提供方在收到《修改通知书》之日起十五日内拒不修改的，市局可以将该格式条款及其提供方的有关情况向社会公告。”该条款对信息披露的主体、围、对象作了必要的规定。但是对于信息披露的载体、需要披露的内容并未作具体规定。因此，笔者认为，对信息披露制度在合同格式条款备案制度中的运用，可以从以下三方面进行完善：

第一，适当扩展信息披露的围。《上海市合同格式条款备案办法》规定了应当向社会披露信息的围，即格式合同提供方在收到《修改通知书》之日起十五日内拒不修改的，市局可以向社会公告。事实上，格式合同提供方在向工商行政管理部门提交备案申请后，在收到《修改通知书》后，一般都能立即予以修改，因此需要公告的情况并不多。更为普遍的情况是，在交易过程中，提供方虽使用格式合同，却并未按照规定到工商行政管理部门进行备案或有些格式合同提供方在订立合同时并未采用经过备案的格式合同，这可能会使合同格式条款备案的效果无法显现。因此，对于这种情况不妨考虑列入信息披露的行列，对此类违法行为进行约束。

提案格式范文第2篇

关键词：Word排版；样式；大纲；目录

中图分类号：TP317文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)36-2851-02

1 引言

随教学评价工作的推进，各院校对教员在教学一线的教学资料的种类、内容及格式有了更高的要求，如课程标准、教学大纲、课程教学设计、实施方案、制式教案、一堂课教学设计等等，面对纷繁教学资料其中教学大纲、一堂课教学设计等很多内容均可从教案中进行抽取。因此，精通WORD排版，巧妙设置教案各段落的样式，可以大大提高教员的办公效率。

2 关于教学资料通用性的考虑

课程标准、教学大纲、课程教学设计、实施方案等教学资料中关于教材知识体系的内容大多与教员的教案中的纲目性的内容基本相同，方便快捷地提取出教案大纲，能够大大加快教员对课程标准、教学大纲、课程教学设计、实施方案等教学资料的补充和完善。WORD中通过段落样式、插入目录以及文档结构图等功能，可实现对任何WORD文档大纲的创建、编辑及查看，其中段落样式是其他功能得以实现的基础，所以，正确、规范的设置教案各个段落的样式是广大教员迎接评建、提高信息化办公效率的关键。

3 规范教案格式具体操作步骤

3.1 明确并创建教案将使用的样式

教案中一般常用5-7级标题制。如章标题、节标题、一级标题、二级标题、三级标题、内容序列及内容部分等，其中每一级标题对其段落样式有不同的规定，如章标题要求黑体初号居中，而节标题要求黑体三号加粗左对齐等。编写教案过程中如果每段都根据标题要求一步步设置，不仅繁琐而且容易出现前后样式不一的现象。为此我们可以利用WORD自定义样式的功能将所需样式进行定义，并列在样式表中以便使用。Word2003中具体操作如下：

以自定义章标题为例。首先，自定义格式。新建文档后，视图中显示任务窗格选择“样式和格式”任务窗格，单击“新样式…”按钮，创建新样式，并按章标题的格式要求设置其格式。其次，为确定该样式在大纲视图中的级别，还需设置该样式的大纲级别，即单击“格式”按钮选择“段落”，在“段落”对话框中设置大纲级别，这里章标题大纲级别设置为1。如果，希望每次新建一WORD文档都会有章标题样式则将“新样式”对话框左下的添加到模板选项进行勾选（如图1所示），单击确定章标题样式设置完毕。以此类推，分别设置其他自定义样式。

3.2 便于操作，建立“教案样式”工具栏

建立“教案样式”工具栏的目的是快速应用自定义的一系列样式，类似WORD常用工具栏如图2 所示。

图1 自定义章标题样式

图2 教案样式工具栏

图3 自定义“教案样式”工具栏

图4 基于规范教案的大纲视图

图5基于规范教案的文档结构图

该工具栏创建的具体方法为：单击“工具”菜单，选择“自定义”选项，在“工具栏”选项卡中单击“新建”，在新建工具栏对话框中设置工具栏名称为“教案样式”。确定后WORD中会出现一浮动的空“教案样式”工具栏。选择“命令”选项卡，类别选择“样式”，命令选择前面所自定义的样式（如图3所示），分别拖动到“教案样式”工具栏中，最终完成“教案样式”工具栏的创建。

4 基于规范教案的应用

1）利用大纲视图查看教案大纲，具体效果如图4所示。

2）利用文档结构图快速定位，效果如图5所示。

3）创建与提取教案目录

索引与目录是WORD中比较强大的功能，但常常由于文档各段落应用的样式和格式不统一、不规范，因此该功能不能很好的发挥作用。本文通过前面所述方法建立规范教案后，可以很快创建并提取教案目录。具体操作如下：

首先将光标定位到教案页首或页尾，单击“插入”菜单，选择“引用”，选择“索引和目录”，在弹出的“索引和目录”对话框中，选择“目录”选项卡，选择一种格式，设置显示级别，单击“选项”按钮设置目录建自自定义的样式。根据自定义样式的内容分别设置为1、2、3….级，如章标题设为1，节标题设为2，一级标题设为3，二级标题设为4，等等。设置完毕后，自光标后自动一域的形式插入教案的大纲目录。

目录在编辑状态下，带有灰色底纹，但打印时无底纹。同时，目录中每项条目都具有超链接功能，即Ctrl+左键单击可迅速跳转到教案中该条目所在位置。若不想使用超链接功能可选择所有目录，利用Ctrl+Shift+F9快捷键将超链接断开。

5 结束语

在当今信息化的时代，教育工作的信息化发展更应当面向实际、面向教学一线。本文从教员对教学资料的准备及管理工作实际需要出发，挖掘常用办公软件功能，设计出样式及索引目录的高级应用，目的在于提高广大教学工作者工作效率，节约出更多的时间服务于教学一线。

参考文献：

[1] 王诚君,杨全月.中文Word 2003应用教程[M].北京:清华大学出版社,2004.

提案格式范文第3篇

关键词：档案信息网格开发利用

档案信息的开发利用是推动经济社会全面发展的重要途径，然而受种种原因所限，我国的档案信息开发利用工作尚处于瓶颈之中。为此，应用先进的网格技术，寻求突破，促进档案参与社会活动，激发并实现档案价值，具有重大而深远的意义。

一、网格的特点与优势

网格（Grid）的理念萌生于1969年Klein？ rock所表述的“像使用电力和电话设施一样来使用计算机”的构想。[1]目前普遍为科研工作者所接受的概念，是Ian Foster表达的：“网格是建构在互联网上的一组新兴技术，它融高速互联网、高性能计算机、大型数据库、传感器、远程设备等为一体，为科研工作者和普通公众提供多于普通互联网的资源、功能与交互。”[2]由其含义可知，网格是互联网的延伸和发展，是下一代的互联网，与现有的网络相比，具有如下特点（见表1）：

可见，虽然传统互联网与网格在基本目标上是一致的，但网格在结构体系与共享的范围、模式和效率上有着更出色的表现。互联网解决了跨时空通讯的问题，网格则将整个互联网整合为一个超级计算机和海量资源池，面向用户提供电力网般“即插即用”式的资源利用方式，能够消除资源孤岛，提升人们利用全球范围内各类资源的能力，使互联网资源得到充分的利用。

正是这些特点决定了其独特的优势（见表2）：

二、我国档案信息开发利用瓶颈剖析

（一）信息资源分散

档案信息分散于为数众多的档案保管部门，它们相对独立，形成了分散、异构的孤岛。这些资源具有各自的组织方式，并以不同的检索方式提供利用，这就要求用户掌握每一个数据库的检索技术，从而为档案信息检索获取造成了不便。

（二）信息开发深度不足

传统档案管理体制和保密意识的制约、开发手段和人员的不足以及档案馆资金及软硬件条件的缺乏等原因共同导致了目前我国档案信息开发难以深入的现状。大多数未经增值开发的档案信息资源难以实现其价值，也增加了用户利用的难度。

（三）服务方式与理念滞后

长期以来，档案馆被动等待用户上门的服务方式、千人一面的程式化服务手段、局限于本馆资源的服务内容，⑤均与差异化、个性化、知识化、智能化的现代信息服务理念相违背。不但难以满足用户需求，更造成了其不愿利用档案信息的心理障碍。

网格技术能够以其强大的共享与虚拟集成能力完成广泛分布的档案信息资源的整合，并提供统一的发现与获取方式；能够以灵活性和容涵性在最大化节约成本的条件下引入高性能计算机的计算能力和数据处理能力、引入先进的信息开发工具和人力资源，向用户输出高效的开发手段，对档案信息加以深度开发；能够以自调整、自适应和容错性联合多种应用服务，提供良好的应用环境，根据用户需求提供多种服务方式和内容。

可见，档案信息资源开发利用问题的解决与网格的优势特点具有高度的契合性。构建档案信息网格能够帮助档案信息开发利用在新环境下取得突破。

三、档案信息网格体系架构设计

（一）总体结构

1.档案资源组块

该组块是用户利用档案信息网格资源的基础保障，由用户能够实际利用的分布于各处的各类档案资源组成。不仅包括档案信息资源还包括大型计算机、实验室、应用程序等实体资源，构成整个档案信息网格的基础。

2.虚拟抽象组块

该组块负责对档案资源组块提供的异构资源进行虚拟化，其目的是屏蔽底层资源的异构性，为其他组块提供统一的资源形式，并将资源进一步抽象为各类服务以为用户利用提供支持。

3.业务处理组块

该组块是档案信息网格重要的核心管理工具，提供包括服务创建、维护、生命周期管理等业务功能。

4.交互沟通组块

该组块允许用户在进行一次身份认证之后便建立证书，随后证书可被程序应用于任何远程服务的身份验证，保障用户利用网格资源的便捷性。

5.用户服务组块

该组块主要提供用户利用的界面，负责屏蔽网格技术的复杂性和网格资源的多样性。用户通过定制的界面透明、集中、一站式地访问网格。

（二）拓扑结构

以各组块间的联动式拓扑关系保证档案信息网格的整体性：

1.用户—交互拓扑

用户进行登录/注册后，交由用户管理器审查身份并赋予用户权限，再由服务根据用户的访问权限处理用户请求，调配适当的应用或服务满足用户需求。最后无论用户获取了何种格式、何种类型的档案信息或服务，都由视图分配器做统一响应，集中反馈给用户。

2.交互—业务拓扑

用户管理器通过用户认证中心和权限管理器获取用户权限。服务把用户需求传递给服务工厂来获取用户所需服务。服务工厂既可以组配与调度现有的档案信息服务，也可以通过任务管理器对下层资源进行进一步抽象来形成新服务。网格服务的创建、维护与删除由服务工厂中的服务管理器负责。

3.业务—虚拟抽象拓扑

虚拟抽象组块通过动态资源目录、资源组配器和资源管理器三者之间的联动实现对抽象资源的整合与调配。然后根据业务要求将整合后的资源提供给网格服务或其他任务。

4.虚拟抽象—资源拓扑

由数据提供者利用元数据整合各类资源，并通过OAI协议与服务提供者交互，同时注册资源。再由服务提供者结合资源注册建立索引分类，通过各类通信协议供虚拟抽象组块利用。

（三）节点组织结构

档案信息网格由若干节点联接而成。其中底层的档案资源提供者构成一个个信息节点，其内容包括但不限于档案资源，也可涵盖网络文档等。由网格管理中间件搁置它们内部结构的差异，对其进行一一封装后纳入网格环境之中。为了维护网格的正常运行，除信息节点外，还需要若干功能节点，包括元数据采集节点、元数据目录节点、统一入口节点及注册与认证节点等。

这些节点不能以一盘散沙的形态存在，而必须按照一定的结构加以组织，形成高效的网络。

1.纵向树形结构

依据上文设计，由档案信息网格下设功能节点与信息节点两个根节点。以信息节点为例，采取元数据与文献资源实体一一对应的形式按树形结构组织档案资源，即每个数字化档案实体都有相应的元数据对其加以描述，而每个信息节点都利用多个树状的目录将元数据组织起来，构成节点的树形结构。

2.横向网状结构

为了避免节点的孤立，在档案信息网格树形结构的基础上，还需要在其中各同级节点之间建立联系。这些联系能够以横向的网状结构来表达。

该结构也代表着档案资源的虚拟集中过程。即由各个信息节点构成树形结构的末端，由就近的服务器对它们采用收割元数据的方式加以整合，再汇总到根节点提供统一利用。根节点通过调用各个节点上的信息资源，实现各叶子节点的整合。

彼此相邻的两个节点间的关系比较密切，可以形成对等节点或关联节点。对等节点可以为相同的信息资源提供不同的获取途径，一方面突破了单服务器在性能上的限制，扩大服务可及性；另一方面能够实现故障的快速转移，确保整个档案信息网格系统的稳定性。关联节点是指二者具有一定的共性特点，所涵盖的资源内容可能有所交叉的节点，它们能够共同为用户进行跨领域研究提供条件。

四、结语

综上所述，通过档案信息网格的构建，实现其信息集成、统一检索获取、计算与分析资源共享、用户分级管理和服务拓展等功能。从而为目前档案信息开发利用中突出问题的解决构筑了基础平台，也提供了取得进一步突破的方向。

*本文是辽宁大学青年科研基金项目：“网格环境下档案信息开发利用研究”的部分研究成果。

注释：

[1]Smarr L，Catlett C. Metacomputing[J]. Com？ munications of the ACM，1992（6）：124-135

Ian Foster. WHAT IS THE GRID？ A THREE POINT CHECKLIST[EB/OL]. [2013-04-16]. http：// it.jcu.edu.au/Subjects/cp5170/2006-2/Tsv/re？ sources/session1/What_is_the_Grid.pdf

[2]朱兰兰.档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度问题初探[J].档案学通讯，2011（3）：79-83.

提案格式范文第4篇

关键词：Excel；办公自动化；信息统计

人事档案统计工作，为反映档案管理工作规模、水平、发展速度，加强和改善人事管理提供重要依据。从各种不同角度统计出来的数据和统计项目，在一定程度上，可以看出人事档案管理工作的业务水平和管理人员素质。实际工作中，面对大量的人事档案信息采集、整理、统计、分析工作，传统的人工操作速度慢、效率低、质量差，不能满足新形势下人事管理工作的现实需要。利用人事管理工作的办公自动化，采用中文Excel 是Office的主要组件之一，它集表格计算、图表、数据处理功能于一体，以其功能的方便性、操作的简易性、系统的智能性而被用户接受。它既可以单独运行，也可以与Office的其他组件乃至网络进行数据交换，应用于统计和数据分析。下面以事业单位工作人员基本信息为例，谈谈如何运用Excel电子表格做好人事档案信息的统计工作。

一、认真做好档案统计数据采集，创建Excel电子表格，确保档案统计的准确性

1、建立准确完善的人事档案基本信息工作表是一项政策性强、涉及面广、技术难度高的基础性工作，内容庞杂且输入量大，要由责任心强、工作认真、孰悉人事档案信息管理工作和熟练计算机操作人员承担信息采集工作。所有的人事档案信息要以档案记载为依据，符合人事档案信息的认定要求，有绝对的权威性。

2、在人事档案信息中含有大量的动态信息，如：党政职务、专业技术及任职时间、学历、学位、聘用岗位等，变化比较频繁，要及时对这些信息进行更新维护，确保工作表中信息准确。首先创建Excel“人事档案信息统计目录”。

3、Excel电子表格对录入数据的格式要求比较严格，特别是日期型数据，在信息录入时常见的日期时间格式为“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh：mm（am/pm）”，而不能用 “ yyyy. n n.jj ”格式。另外，在录入身份证号码时，还要把单元格的格式设定为文本格式，确保录入信息的完整与准确。 如图（1）所示。

二、使用Excel提供的公式与函数。

公式是指一个由等于“=”开头的计算表达式，其结果根据其他单元格式的数据计算而得到。函授是预定的内置公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。Excel提供大量的函数供用户使用。

1、公式

Excel中的公式由常数、单元数地址、函数及运算符组成。运算符是用于指定对公式中的元素执行运算的类型的标记或符号。Excel包含算术运算符，包括+（加）、-（减）、*（乘）、∕（除）、%（百分比）、∧（乘方）；比较运算符用于符号比较两个值大小，结果是一个逻辑值（True或False），常用的比较运算包括=（等于）、﹥（大于）、﹤（小于）、≧（大于或等于）、≦（小于或等于）、≠（不等于）；文本连接运算符和引用运算符4种。如图（2）所示。

2、函数

函数通过对给定常数、单元格或区域甚至其他函数的函数值进行指定的运算，完成比公式更复杂的数据处理。函数的值显示在函数所在的单元格。Excel为用户提供了许多内置函数，为用户对书籍进行运算、管理和分析带来方便。这些函数分为财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。

常用的统计函数有：最大值（MAX）、最小值（MIN）、平均值（AVERAGE）、计数（COUNT）、求和（SUM）、标准差（STDEV）、逻辑函数（IF）、条件函数（COUNTIF）。

在人事档案信息统计中，最常用的是逻辑函数（IF）。比如，郝x的民族填写在i11 单元格中，只要在其民族类别对应的单元格中输入计算公式 “ = I F（i11 =“ 汉族” ，“ 汉族”，“ 少数民旅”）”，可完成对郝x的民族信息进行分类。另外，在人员基本信息中，还要把年龄信息按3 5 岁及以下、3 6 至4 O 、4 1 至4 5 、4 6 至5 0 、5 1 至5 4 、5 5 岁及以上等六个年龄段进行分类，类似这样多个等级的分类 ，可以使用i f 函数多层嵌套办法来实现。比如郝x的年龄填写在H11 单元格中，只要在其年龄段对应的单元格r f l l 输入计算公式 “ = IF（H11

三、熟练运用Excel表数据管理与分析

电子表格软件不仅要具有表格数据的计算处理能力，更重要的是具备强大的数据管理与分析能力。灵活运用电子表格软件的数据管理与分析能力，可以提高管理效率，为决策提供支持，使管理水平上一个新台阶。Excel提供了一系列功能，如数据排序、分类汇总、数据筛选、图标制作等，可以很方便地管理与分析数据列表中的数据。包括：数据列表、设置数据有效性、排列、筛选、分类数据、数据透视表。

数据透视表是一种交互的、交叉制表的Excel报表，用于对多种来源的数据进行快速汇总和分析，是Excel中最富有创造性、技术性和强大分析能力的工具。在事业单位工作人员基本信息表中 ，最终需要的是对所提供人事档案信息进行相互交叉的汇总和分析。实现这一功能，必须通过数据透视表来完成。首先要创建数据表 ，具体如下：在“数据”下拉菜单中点击“ 数据透视表和数据透视图”选项，第一步数据源类型选择为 “Microsoft offi ce excel 数据列表或数据库”，表格类型选择为“数据透视表”，第二步选定的数据源区域为基本信息工作表中所列的所有人事档案信息数据范围，第三步数据透视表显示的位置 ，根据自己的需要自行确定（一般选择“新建工作表”） 。其次是对人事档案信息进行交互的快速汇总和分析。第三步指定数据的显示位置是新建工作表还是嵌入当前工作表。在“数据透视表字段列表”中，将选择的“职称、出生年月、学历、聘用岗位” 字段添加或直接拖到 “ 数据区域”，此时在数据区域，选择字段添加到 “ 列区域”或直接拖至数据透视表中的“列 字段”拖放处，即可得到快速交互汇总的数据透视表，从数据透视表中可直接得到所需要的各种分类和汇总数据。如图（4）和图（5）所示。

综上所述，在利用Excel电子表格进行人事档案信息统计工作中，首先要建立格式正确、内容全面真实的人事档案基本信息表，还要熟练掌握和运用Excel 提供的公式与函数，将人事档案的基本信息按照统计报表的要求进行准确分类；利用数据透视表从不同角度对数据进行分类汇总，得到所需要的数据信息。

提案格式范文第5篇

一、限定接收格式类型

遴选并限定接收进馆的电子文件格式类型是破解电子文件格式困局的第一招，这是档案部门最早使用而且沿用至今的招数。“弱水三千只取一瓢饮”实乃不得已而为之，格式林林总总，此消彼长，总不能照单全收吧。由于环境不同，选择标准不同，偏好不同，各国档案馆挑选进馆的电子文件格式不尽相同。2003年1月，英国国家档案馆公布《电子文件管理鉴定和保护指南》，该指南对向档案馆移交的电子文件格式进行了规定，要求这些格式比较稳定，具有较长的寿命，且可以很容易地转化为现行的文件格式，具有潜在的“未来保证”，具体格式包括PostScript、TIFF、SGML、PDF等。马来西亚国家档案馆要求向该馆移交的电子文件必须是不绑定软硬件的简单、经济、开放、易于转换和迁移的格式，具体包括ASCII和unicode编码纯文本，以及XML、SGML、PDF、TIFF、PCD、JPEG格式。美国国家档案文件管理署(NA R A)最初仅接收ASCII和EBCDIC编码的平面电子文件(flat file)，其接收形式和要求后来由美国联邦法规(36 CFR Part1228)形式加以规定。2002－2004年间，NARA根据形势发展，相继补充规定，增加接收了可带附件的电子邮件，JPEG、TIFF、PNG、GIF、BIIF格式的图像文件，XML、PDF格式的文本文件，符合地理置标语言(GML)或36 CFR 1228，270规范的数字空间数据，Web内容文件等。。澳大利亚维多利亚档案馆接收的电子文件格式包括TXT、PDF、PDF／A、TIFF、JPEG、JPEG－2000、MPEG－4等。

我国地方档案馆接收电子文件时，对格式也提出了限定。例如，《青岛市电子文件归档与管理规范(试行)》规定：文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集Word97、WPS格式文档；静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG，现阶段允许收集S2格式文档；影像文件收集时应按MPEG2方式压缩；声音文件收集时应统一转换为M P3格式；自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。《佛山市电子文件移交格式暂行规定》要求移交到市档案馆的电子文件的格式统一为：DOC、RTF、WPS、XLS、ET、TIF、JPEG、PDF。

二、格式转换

按照一定标准遴选进馆电子文件类型，只是被动地规避格式纷繁复杂、千变万化造成的困扰。因为拒绝不合要求的格式进馆，对于处置内容重要而格式欠缺的电子文件时，会不可避免地“把孩子连同洗澡水一起泼掉”。为了有效地化解这一难题，各国档案工作者使出了第二招：格式转换。仍以英国国家档案馆为例，该馆不接受HTML格式的文件，因为他们认为，这种格式文件的标准是动态的和不稳定的，易于受到商界的压力，如果政府机关已经使用HTML格式形成文件，并且这些文件需要移交到档案馆永久保存，或者需要在本单位保存，则都必须转换成档案馆可以接受的格式。澳大利亚国家档案馆(NAA)在格式转换方面有其独特做法，积累了成功经验。NAA开发了可免费下载使用的开源软件XENA(Xml Electronic Normalising forArchives，XMLiE规化电子文件)，该软件可以检测数字对象的文件格式并将其封装转换为开放的XENA信息包用于长期保存。其软件界面见图1。

与此同时，NAA还开发了可免费下载使用的开源软件DPR(DigtalPreservation Recorder，数字保存记录器)，它作为工作流软件，支撑XENA格式转换，在电子文件病毒隔离、检查和向数字档案馆保存过程中形成并留存完整的审计跟踪元数据。其软件界面见图2。

格式转换已经被国际档案界视为解决电子文件长期保存和利用难题的一种基本方法。国内一些档案机构也开始研究和使用这一方法，例如，南京大学档案馆就通过南大之星软件的“电子文件标准化转换中心”功能模块将多种类型的电子文件转换成PDF格式进行归档保存。沈阳市档案局则专门研发了“电子文件格式转换及归档系统”，将不同格式的电子文件转换成统一的TIF格式，将不同数据库文件转换成统一的XML格式。

三、格式分析与注册

今天，电子文件已经遍布世界的各个角落。然而，电子文件格式管理还处在无序的世界。就像每一个父亲都有权利给自己的孩子取名一样，每一个软件公司(或有能力对数字进行编码的人)都有可能成为格式的定义者。假如我们能够理解电话本上为什么有那么多相同的人名，我们就会理解不同格式的电子文件为什么会是同一个扩展名。以扩展名为，dat的文件来说，它既有可能是一个VCD的视频流文件，可用视频播放器打开，还有可能是杀毒软件病毒库或软件资料类的数据文件，可用记事本或专用软件打开。对于管理者来说，如何正确地区分和利用类似，dat这样的电子文件呢，IT专家和档案工作者们想出了第三招：格式注册。格式注册通俗地说就是给格式“上户口”。目前，世界上的电子文件格式注册系统主要有：

(1)多用途网际邮件扩展协议媒体类型注册(MIME MTR，MediaTypes Registry)。由Internet编号分配机构(IANA，Internet AssignedNumbers Authority)维护管理，提供Internet上文件格式的权威定义和相关参数信息。其登记的属性包括：MIME类型名称、必备参数、可选参数、编码要求、安全要求、互操作要求、说明、所支持的应用、联系人等。MIME MTR支持在线自愿登记，且没有严格的约束，所以，有些格式虽有登记但不见应用，有些格式登记信息残缺不全。

(2)全球数字格式注册(GDFR，Global Digital Format Registry)。由于MIME MTR没有提供足够的格式属性表示信息。美国哈佛大学牵头建立了全球化数字格式登记系统，美国国家档案文件管理署是这一系统的积极参与者。

DGFR依据OAIS信息模型，定义了格式表征信息的4方面属性：一般属性，如格式标识符；特征属性，描述格式语法和语义；操作属性，描述已登记格式输入输出的系统与服务；管理属性，描述登记本身的重要管理事项。

(3)英国国家档案馆数字信息长期保存项目(PRONOM)。PRONOM提供一个文件格式数据库，收集记录了大量的文件格式信息，以支持对格式属性和软件产品的检索。英国国家档案馆还专门开发了用于格式分析的工具DROID(DigitalRecord Object Identification，数字文件对象识别软件)，供免费下载使用，见图3。

(4)统一数字格式注册(UDFR，Unified Digital Format Registry)。由于GDFR和PRONOM的各自为政，暴露了相对局限性，有关国家IT和档案领域专家认识到，有必要建立一个统一的数字格式注册系统，2009年4月UDFR项目正式成立。这一系统是融合GDFR和PRONOM两者优点的联合项目，根据其公开的计划和路线图，到2010年7月将正式开发完成并部署使用。

四、制定开放的格式标准

如果把遴选并限定接收电子文件格式比喻为“矮子里面拔将军”，格式分析与注册则等同于“上户口”，格式转换无异于上演“变色龙”游戏。限定接收格式以及格式分析与注册的特点是被动式跟进，格式转换的特点是适应环境变迁、以变制变，上述方法体现了档案界对日新月异的信息技术发展的适应力，但没有借此获取电子文件管理的主导权。为争取主动，以不变应万变，近年来，IT企业、档案界和相关数字资源管理领域的专家们祭出了第四招：制定开放的电子文件格式标准。