一、文件签发制度

1、根据单位安排和业务分工，各部门自己草拟文件，由分管领导审核把关，由主要领导签发。

2、主要领导签发后的文件，由办公室填发文件字号。

3、填发字号的文件才可打印并由业务科室进行校对，确认无误后，方可进行印制。

4、印制好的文件，经办公室主任审查合格后，方可加盖公章并对本字号文件存档。

5、成品文件由分管科室负责发送。

6、一切文件必须在单位印制，没有特殊情况和单位同意，不许在外印制文件。

二、文件签收登记制度

1、对邮寄文件，收件人在接收文件时要看清来件是不是写给本单位的，确认来件发送或投递无误后再签收，如果来件被错发或错投，应原封退回或原封代转。

2、对邮寄文件文件要由专人签收或拆封，除被授权者外，其他同志不准拆封，如果是指定专人亲拆的文件，须交被指定的人拆封或向有关领导请示后再签收、拆封。

3、邮寄交接的文件，应进行签收登记，登记包括收件人全名、收到时间，一般件写收到月、日，急件写收到月、日、时、分，以备事后查询。

4、认真检查邮寄收到的信皮和文件袋内部，切实取净文件，不要把零散文件遗漏在文件袋内。

5、对邮寄、上级下发或其它部门、个人递交的文件、信函或上访件，要及时收文登记。

6、对电子邮件要及时接收，及时印制并及时收文登记。

三、文件传阅制度

1、文件传阅要做到及时、准确、安全、保密。

2、办公室在收文后，须及时呈送主管领导阅批，对阅批后的文件要及时呈送主要领导阅示，对主要领导批示后的文件要及时呈送主管领导阅办，对密件、急件要加强跟踪并做好督办。

3、传阅文件不得漏传、误传、延误或扩大传阅范围，不得自行翻印，不得擅自借给外单位人员或抽出、带走自己保存。

4、领导阅批、阅示或阅办文件后必须签字，签字应用毛笔、钢笔、中性笔，不要用铅笔、圆珠笔或红色、纯兰色墨水批签，并注意不过装订线，以便存档。

5、要做好文件的清退工作，每日查对，每周清点，年终清查，发现缺少，及时追查寻找。

四、文件借阅制度

1、办公室必须建立文件借阅登记手续，随时掌握文件的流向及办理情况。

2、借阅文件，须经分管文件领导批准方可借阅。

3、严格履行借阅文件登记手续，并打借条，一般情况下当天借当天还，特殊情况最长不得超过3天。

4、查阅重要和绝密文件，须经主要领导批准，并在办公室或档案室内查阅，一般不外借。

5、借阅人员不得私自复印、翻印文件或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改、勾划，更不准摄像。

6、借阅文件应按时归还，并在《文件借阅登记簿》上注销借阅手续，注明归还日期。

7、借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保整洁安全，凡造成文件损坏、污损、丢失者，按情节轻重处理。

五、文件保密制度

1、文书档案，做到不泄密，不丢失、妥善保管。

2、凡属于办事处的秘密文件、资料以及其它物品，均由指定人员保管并做到保密。

3、重要文件资料，未经主管领导批准，任何人不得带离办公室或档案室。

4、需收发、传阅和外出携带的机密文件、资料以及物品，经主要领导同意由指定人员负责，并采取必要的安全措施妥善保管，密级文件资料不得私自带出单位。

5、销毁和处理过时的文件、资料案卷时，必须按处理制度办理，有人监销，安全销毁，不准擅自处理。

6、主管部门或分管领导要定期检查文件、档案保密工作，严防失密、泄密事件发生。

7、如发现文件、档案泄密事件，应立即报告，及时追查，严格处理，谁泄密谁负责。

六、文件复印制度

1、机关干部因工作需要复印本职工作范围内的一般文件材料时，要部门分管领导同意后，进行登记签字；机关干部复印本职工作范围以外的文件，需经办公室分管领导领导同意后，进行登记签字。

2、机关干部需复印机密文件材料时，须经主要领导同意后方可复印，并进行登记签字，复印件用后应及时归档。

3、外单位来人一般不予复印，确因工作需要应持单位介绍信，须经本单位主要领导或分管领导同意方可复印，并及时进行登记。

七、文件清退销毁移交制度

1、文件清退、归档。各科室保管的文件，要定期清查，按期清退、归档。发现泄密和丢失文件，要立即追查，及时逐级上报。年终应将所管文件进行一次清理，并按照规定要求，做好清退和立卷准备工作。

2、文件的销毁、移交。任何人不得自行销毁，更不得将文件材料散流市场。需要销毁的密级文件、内部资料，必须由分管文件领导批准后，由档案或文件管理人在监销人监销下进行销毁；一般性文件的销毁必须经办公室主任同意；档案或文件管理人调动时，必须将自已保管的文件、档案和有关登记本等移交给接替工作的同志，并办理接交手续。

八、档案立卷归档制度

1、为了完整、准确、系统地保存好本单位各种类型的文件档案，使之更好地为经济和社会发展服务，档案管理人员要及时收集好各类文件材料，按文件归档范围的要求，及时做好整理、立卷、归档工作。

2、对本单位自产挂字号文件要全面立卷归档；对年度内的协议、合同等和上级部门的批转件、会议纪要以及涉及办内容的重要文件，要全面立卷归档。

3、办公室要加强和市档案局的业务联系，根据上级要求每年定期做好对上一年度档案材料的立卷归档工作。