各科、室、队、四通养护公司：

为争创省二级档案室，根据《关于在全市公路系统开展档案管理推进年活动的实施意见》（公路〔〕308号），结合我段实际，决定在全段开展“档案管理推进年”活动，现就有关事项通知如下：

一、提高认识、成立机构

开展档案管理推进年活动，目的是为了进一步加强和规范我段档案管理，推进依法治档，提高档案管理现代化水平，更好地为公路事业服务。各部门要充分认识开展档案管理推进年活动重要意义，认真组织配合，开展好此项活动。

为加强对开展档案管理推进年活动的领导，段里特成立专项工作领导小组，组长张会国，副组长蒋林凤，成员姚红兵、徐永强、徐旦。

二、讲究质量、力求规范

（一）坚持集中统一管理原则。建立段综合档案室，各类档案须定期移交，实现档案的标准化管理，便于领导决策、部门协调和提供综合利用服务。

（二）坚持“谁形成谁立卷”原则。各业务科室形成的专业性比较强的文件材料，应根据各类业务档案的编制方法在规定的时间内完成立卷。档案整理可采取定期集中或分散立卷的方式进行。

（三）坚持规范化管理原则。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位实际，制定《县公路管理段文件材料归档范围和文书档案保管期限表》；根据《省交通系统档案工作目标管理认定标准》（档〔〕26号附件1），做到有档必归、有档必管，归档严谨，对文书档案、专业档案、科技档案、会计档案和声像档案（照片、录音、录像、磁带、光盘档案等）进行规范化整理。

三、健全制度、加强管理

（一）各部门负责人应把档案工作纳入本部门重要议事日程，并对本部门的档案整理归档进行监督和指导，为开展“档案管理推进年”活动创造良好的氛围。

（二）制定综合档案室收集、鉴定、统计、保密、防护、库房管理、借阅利用、销毁等档案管理制度和具体实施细则，落实岗位职责，通过制度把档案工作逐步纳入规范化轨道，做到工作有章可循。档案的归档范围、分类、排列、保管期限要始终按照本单位的档案管理办法，保持前后一致，做到有条不紊。

（三）严把业务关，既要强化文件前期控制，做好文件材料的收集、积累、整理各个环节的工作，又要按照本单位制订的《文件材料归档与不归档范围》、《保管期限表》等制度要求，按时接收各部门直接形成的全部档案，重要文件应实行双套制。切实做好档案鉴定工作，认真编制本单位全宗介绍、大事记、组织沿革等材料。

（四）加大硬件投入，改善保管条件。在现有基础上逐步添置有关设备和常用工具，以达到保管档案的“六防”（防火、防水、防盗、防光、防尘、防有害气体）、“三室”（库房、阅档室、办公室）要求。

（五）着眼社会需求，推进档案信息化。将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，整体设计，同步实施，实现文档管理一体化。

四、实施步骤、工作安排

第一阶段：1～3月，前期准备阶段。组织人员参加市处动员会暨业务培训、赴档案管理先进单位参观学习；制定档案创建目标，上报县档案局，并抄送市处和县交通局；按照县档案局要求，开展自查。

第二阶段：4～6月，全面整理阶段。按标准要求对原有档案进行重新整理，编研全宗介绍、组织沿革、年鉴等材料。

第三阶段：7月，自查申报阶段。对照标准逐一核查整理后的档案，并撰写自查报告。

第四阶段：8月，预检完善阶段。根据市公路处及市档案局有关人员的预检结果，查漏补缺，做好完善工作。

第五阶段：9～10月，达标验收阶段。积极配合上级有关部门做好达标验收。

第六阶段：11～12月，总结表彰阶段。认真总结本单位在“档案管理推进年”中的成绩和经验，为进一步推进档案工作奠定基础。